Aika: 24.3. klo 12.30-14.00
Paikka: https://cscfi.zoom.us/j/69492492077
Osallistujat: 

Muut osallistujat: Henna Toivola, CSC; Topi Litmanen, CSC (sihteeri).

Esityslista:

1 Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

1.1 Läsnäolevien toteaminen
1.2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
1.3 Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta
1.4 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta

2 Esityslistan hyväksyminen

Esitys: Hyväksytään esityslista
Päätös:

3 Edellisen kokouksen muistio

3.1 Edellisen kokouksen 27.1.2023 pöytäkirja
Esitys: Hyväksytään pöytäkirja
Päätös:

4 Talous ja toiminta

4.1 Konsortion toiminnan tilannekatsaus

4.1.1 Kehityksen tilanne
4.1.2 Taloustilanne 1-2/2023
4.1.3 Käyttötilastot 2022

4.2. Konsortion toimintasuunnitelma ja talous 2023

4.2.1 Konsortion toimintasuunnitelma 2023 Liite 2

Esitys: Hyväksytään vuoden 2023 toimintasuunnitelma
Päätös:

4.3 Vuoden 2024 konsortion jäsenmaksu

Esitys: Siirretään vuoden 2024 jäsenmaksusta päättäminen johtoryhmän kokoukseen 26.5.2023
Päätös:

5 Omakonetentin pilotin yhteenveto ja jatkotoimenpiteet

Liite 3

Esitys: 
Päätös: 

6 Konsortion sopimusasiat

6.1 Tilannekatsaus ja jatkotoimenpiteiden esittely

6.2 Työryhmän nimeäminen DPIA:n (tietosuojaa koskeva vaikutusten arviointi) laatimista varten
Esitys:
Päätös:

7 Strategiatyön tilannekatsaus

8 Tiedoksi

8.1 Eye-Able-saavutettavuussovellus
8.2 Pedaforum 2023

9 Muut asiat

10 Kokouksen päättäminen

LIITTEET: 

Liite 1: EXAM_johtoryhmä_24032023.pdf
Liita 2: EXAM_toimintasuunnitelma_2023.pdf
Liite 3: EXAM-omakonetentin jatkokehitys

Pöytäkirja:

1 Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen 12.30

1.1 Läsnäolevien toteaminen

Käytiin läpi läsnäolevat. Todettiin, että 21 korkeakoulua on edustettuna.

1.2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Todettiin että kokous on laillinen ja päätösvaltainen

1.3 Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta

Puheenjohtajaksi valittiin Sara Selänne ja sihteeriksi Topi Litmanen

1.4 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta

Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi Marjaana Kareinen ja Pekka Uotila

2 Esityslistan hyväksyminen

Esitys: Hyväksytään esityslista
Päätös: Esityksen mukaisesti

3 Edellisen kokouksen muistio

3.1 Edellisen kokouksen 27.1.2023 pöytäkirja

Henna Toivola kävi läpi edellisen kokouksen pöytäkirjan, jonka pöytäkirjantarkastajat olivat tarkastaneet ja hyväksyneet.

4 Talous ja toiminta

4.1 Konsortion toiminnan tilannekatsaus

4.1.1 Kehityksen tilanne

4.1.2 Taloustilanne 1-2/2023

4.1.3 Käyttötilastot 2022

Henna Toivola esitteli kehityksen tilannetta, taloustilanteen ja käyttötilastot. Saavutettavuusauditointi oli työläämpi ja kalliimpi kuin alunperin ajateltiin. Ensimmäinen kerta vei enemmän aikaa ja jatkossa pitäisi olla suoraviivaisempaa.

Sara Selänne totesi, että saavutettavuusselvitys antaa hyvän pohjan kehityksen jatkon pohdintaan.

4.2. Konsortion toimintasuunnitelma ja talous 2023

4.2.1 Konsortion toimintasuunnitelma 2023 Liite 2

Henna Toivola esitteli toimintatyötä ja strategiaa.

Markku Närhi kertoi, että KOOTuessa päätetty, että OPI-viitearkkitehtuuria päivitetään Digivision resurseilla. Kansallisen tason toimintana tämä vaikuttaa Examin strategiatyöhön. Tarvitaan Digivisiota laajempi näkymä siihen mihin Eurooppalainen ja kansainvälinen palveluiden ja yhteistoiminnan kehittäminen on menossa. Kansallista työtä viritetty KOOTuesta ja suhteytetty https://ka.csc.fi -tiekarttaan. Korkeakoulujen  EU-Allianssikumppanuudet nostavat kysymyksiä yhteiselle opintotarjonnalle, tunnistamiselle, arvioinnille ja tietojen siirtämiselle. KV-liikkuvuus ja tunnistaminen ratkaistavia asioita. Näihin liittyen tarvitaan osaamisen tunnistamisen järjestelmiä.

Henna esitteli budjettia vuodelle 2023. Aikaisemman vuoden ylijäämää esitetään käytettäväksi kahden kehittäjän pitämiseksi täysipäiväisenä koko vuoden.

Sanna Sintonen totesi, että tuotekehittäjäryhmässä oli keskusteltu, että kahden kehittäjän avulla voimme kehittää uusia ominaisuuksia pelkän ylläpidon sijaan.

Markku Närhi kysyi onko arvioitu minkä suuruinen kustannus syntyy kehittämiseen saavutettavuuden testaamiseen ja mahdollisten ongelmien tunnistamiseen ja korjaamiseen liittyen.

Henna Toivola kertoi, että ei ole tehty laskelmia. Alihankintana tehty auditointia ja raportointia siten, että sitä voidaan hyödyntää kehityksessä. Menee osaksi kehityksen budjettia.

Markku Närhi totesi, että korjataan löydettyjen korjaustarpeiden lisäksi on tärkeää, että saavutettavuus otetaan huomioon jo kehitysvaiheessa. Ja jos saavutettavuudesta tulee kanteluita, joudumme AVIn toimenpiteiden piiriin. Hyvä varautua saavutettavuuden vaatimuksiin.

Pekka Uotila totesi, että budjetin ylijäämän käyttäminen toisen kehittäjän palkkaamiseen koko vuodeksi kannatettavaa. Ylijäämä käytetään suus järjestelmän kehittämiseen.

Henna Toivola totesi, että alihankkijan hintaan oli tullut muutos, jota ei ehditty päivittämään johtoryhmälle esitettyyn budjettiin.

Esitys: Hyväksytään vuoden 2023 toimintasuunnitelma

Päätös: Esityksen mukaisesti. Päätettiin, että kaksi alihankkijan kehittäjää resursoidaan koko vuodeksi 2023.

4.3 Vuoden 2024 konsortion jäsenmaksu

Asmo Myllyaho poistui kokouksesta

Henna Toivola esitteli laskelmia vuoden 2024 budjetoinnin ja jäsenmaksun suunnitelmia. 

Aila Markus totesi, että sääntöjen mukaan meidän pitäisi päättää seuraavan vuoden jäsenmaksuista 2024, mutta tähän ei ole vielä valmiutta.

Totti Tuhkanen totesi, että on hyvä, että keskustelu on avattu. Turun yliopistolla oli todettu, että kaikki esitellyt vaihtoehdot eivät ole mahdollisia.  Turun yliopistossa on ollut muutosneuvottelut ja kulukuri on tiukka. Korottaminen kertoimeen 1,4 on mahdollinen ja pitäisi sopeuttaa toimintaa sen mukaisesti.

Marjo Nenonen totesi, että kaikki korkeakoulut ovat tilanteessa, jossa kuluja tarkastellaan tarkasti. Yksittäisen tentin hinta Examissa on kallis pienelle korkeakoululle, jossa käyttö on vielä vähäistä.

Juha Hämäläinen kertoi, että Satakunnan ammattikorkeakoulussa Examia pidetään tärkeänä ja käyttömäärät kasvavat. Vaihtoehtoiskustannuksena tenttien teettäminen paperisina tuottaa myös kustannuksia. Kahden kehittäjän budjetointi on tärkeää. Vaihtoehdoista käyty keskustelua. Esitetty vaihtoehto kolme luonnistuisi kivuttomimmin.

Markku Närhi ehdotti, että hinnoittelumallin kannustavuus käyttöön kannattaa ottaa huomioon. Ehdotettu malli kolme olisi hyvä kompromissi, FTE:n ja kiinteän osuuden painotus tasaisesti. Pakko yrittää katsoa pidemmälle, jotta malli pysyy kasassa. Vaatinee hinnankorotuksia.

Pekka Uotila totesi, että olisi järkevää, että kehittäjiä on kaksi kokonaista. Olemme varautuneet siihen, että hinnat nousevat. 

Tuomas Orama kysyi miten Siili-solutionsin kanssa toimitaan? Onko ohjelmistokehityksessä luvattu Siili solutionsin suuntaan varata kaksi henkilöä etukäteen. Kehitysmäärä riippuu tavoitteista. Ei kannata sitoutua tiettyyn määrään kehittäjäresurssia ellei tiedetä mitä tehdään.

Topi Litmanen totesi, että CSC pyrkii pitkäaikaiseen kumppanuuteen ja varaamaan kehittäjät, joille järjestelmä on tuttu.

Marjo Nenonen kysyi onko laskettu korotustarve, jos ei kasvateta kehitysresurssia?

Henna Toivola totesi, että tällaisia laskelmia ei ole tehty.

Totti Tuhkanen totesi, että kun Turun yliopistossa laskettiin Examin toiminnan kustannuksia, konsortion maksut olivat 12% kokonaiskustannuksista. Järjestelmä- ja tilakustannukset kattoivat valtaosan.

Markku Närhi (chatissa): Tarvitsemme seuraavaan kokoukseen pohjaesityksen ja sen perustelut jolla päättää vuosimaksusta. 

Anna Pulkkinen, Kirsi Viitanen, Juha Viertola ja Marjaana Kareinen poistuivat kokouksesta.

Esitys: Siirretään vuoden 2024 jäsenmaksusta päättäminen johtoryhmän kokoukseen 26.5.2023

Päätös: Esityksen mukaisesti. Keskustelun pohjalta valmistellaan esitys seuraavaan johtoryhmän kokoukseen 26.5.2023.

5 Omakonetentin pilotin yhteenveto ja jatkotoimenpiteet

Liite 3

Ei käsitelty ajan vähyyden vuoksi.

6 Konsortion sopimusasiat

6.1 Tilannekatsaus ja jatkotoimenpiteiden esittely

Ei käsitelty ajan vähyyden vuoksi. Käsitellään seuraavassa johtoryhmän kokouksessa.

Materiaalin lähetetään sähköpostitse johtoryhmälle tutustuttavaksi. 

6.2 Työryhmän nimeäminen DPIA:n (tietosuojaa koskeva vaikutusten arviointi) laatimista varten

Sanna Sintonen totesi, että tavoitteena kerätä tieto ketkä olisivat tulossa DPIA:ta valmistelevaan työryhmään.

Pekka Uotila ehdotti, että työvaliokunta valitsisi keskuudestaan valmistelijat.

Sara Selänne totesi, että työvaliokunnassa sopimus- ja strategiatyö työn alla. DPIA:n aikataulu aiheuttaa huolta. Miten aikataulu riittää tänä keväänä.

Pekka Uotila ehdotti voimmeko palauttaa käsiteltäväksi ja ottaa esille syksyn ensimmäisessä kokouksessa.

Markku Närhi totesi, että esitys on järkevä. Onko pohjaa tai tietosuojavaltuutettua, jota voitaisiin hyödyntää?  Pohjustettaisiin ja tehtäisiin valmistelutyötä ennen esitystä johtoryhmälle.

Henna Toivola totesi, että RIstiinopiskelupalvelussa on tehty DPIA ja sitä voidaan hyödyntää.

Päätös: Palautetaan työvaliokunnan valmisteluun ja otetaan käsittelyyn syksyn ensimmäiseen kokoukseen.

Markku Närhi poistui

7 Strategiatyön tilannekatsaus

Ei käsitelty ajan vähyyden vuoksi.

8 Tiedoksi

8.1 Eye-Able-saavutettavuussovellus
8.2 Pedaforum 2023

Ei käsitelty ajan vähyyden vuoksi.

9 Muut asiat

10 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.10

LIITTEET: 

Liite 1: EXAM_johtoryhmä_24032023.pdf
Liita 2: EXAM_toimintasuunnitelma_2023.pdf
Liite 3: EXAM-omakonetentin jatkokehitys