Kokous 27.11.2019

Aika: ke 27.11. klo 9.15 - 11.30
Paikka: Helsingin yliopisto
Osallistujat: https://wiki.eduuni.fi/x/sQjVAw

ASIALISTA

1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen
2. Edellisen kokouksen muistio

• https://wiki.eduuni.fi/x/wKQLBw

3. Ajankohtaista

• Konsortion toiminnan tilannekatsaus / Marjut Anderson

4. Puheenjohtajiston ja työvaliokunnan 2020 valinta ja tuoteomistajaryhmän vahvistaminen
5. Johtoryhmän kokoukset 2020
6. Rajapintayhteistyö Peppi-Sisu  

• Lähetekeskustelu

7. Tiedoksi

• Tenttivierailuseurannan toteuttaminen ja raportointi

• Arvioinnin osahankkeen jatkoaika

8. Muut asiat
9. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous

MUISTIO

Muut osallistujat: Marjut Anderson, CSC, EXAM-projektipäällikkö, sihteeri

Kokouksen materiaalit:

Liite 1: EXAM johtoryhmän materiaalit

Liite 2: Tenttivierailun tilannekatsaus 2019

1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

Kokouksen puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9:28.

Kokouksen puheenjohtajana toimii Sanna Sintonen ja sihteerinä Marjut Anderson.

Todettiin läsnäolijat. Todettiin, että kokous on päätösvaltainen.

Käsitellään kohdassa 8. Muut asiat Visiotyön jatkotoimenpiteet ja Centrian konsortiosopimus. Hyväksyttiin esityslista muutoksitta.

2. Edellisen kokouksen muistio

Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio.

3. Ajankohtaista

Marjut Anderson esitteli vuoden 2019 toimintaa ja vuoden 2020 painopisteitä (Liite 1). 

Tenttivierailu

Keskustelua herätti Tenttivierailun tilanne ja tulevaisuus. Päätettiin, että käsitellään samassa yhteydessä kohdan 7. Muut asiat asiakohta Tenttivierailuseurannan toteuttaminen ja raportointi.

Tällä hetkellä Tenttivierailuita on tehty n. 700 ja vaikuttaa siltä, että osa korkeakouluista toimii enemmän tilojen tarjoajan roolissa kuin heidän opiskelijansa tenttivierailijoina (Liite 2). 

Marjaana Kareinen/LUT-yliopisto nosti esiin kysymyksen millaisia resursseja korkeakoulut ovat tarjonneet Tenttivierailuiden käyttöön. Todettiin, että tilanne vaihtelee korkeakouluittain. Sari Koski-Kotiranta/HY kertoi, että Helsingin yliopisto on avaamassa tenttitilaansa tenttivierailuille vuoden vaihteen jälkeen. Pääkaupunkiseudun tenttivierailumahdollisuuksia on odotettu, joten odotettavissa voi olla suuri kysyntä, johon kannattanee varautua.  

Markku Närhi nosti esiin erilaiset vetovoimat Tenttivierailun edistämiselle. Toisaalta vaakakupissa painaa digivisionkin esittämän joustavuuden ja liikkuvuuden lisäämisen mahdollistaminen, mutta toisaalta tulee miettiä vaikutuksia opetuksen suunnitteluun laajemmin sekä kampusten ja korkeakoulukaupunkien kehittämiseen. 

Keskustelussa pohdittiin, että tavoitellaanko tasapainoa korkeakoulujen välillä ja saadaanko malli toimimaan siten, ettei vierailijat kuormita kohdekorkeakoulua. Nyt on jo havaittavissa, että myös alueellisesti oman korkeakoulun ja alueen korkeakoulujen välillä on nähtävissä liikehdintää. Totti Tuhkanen/TY nosti esiin, että Turun seudulla ja on jo pitkään toimittu yhteisillä tenttitiloilla. Leena Paaso/OAMK ja Aila Markus/VY nostivat esiin, että heillä ei nähdä mahdottomuutena, että tenttivierailut olisivat jatkossa maksullisia opiskelijoille. Markku Närhi/JY toi esiin avoimen yliopiston näkökulman, minkä mukaan ottaminen toisi merkittävän määrän opiskelijoita eri puolelta Suomea, jotka eivät tunne kampuksen toimintalogiikkaa, ja toisaalta joille maksullisuus olisi perusteltua. 

Keskusteltussa nousi esiin erityisesti Helsingin seudun tilanne sekä alueellisen yhteistyön, että pääkaupunkiseudun ulkopuolisten korkeakoulujen näkökulmasta. Sari Koski-Kotiranta/HY ja Venla Virtakoivu/Aalto ehdottivat tapaamista asian tiimoilta pääkaupunkiseudun EXAM-korkeakoulujen kesken. 

Todettiin, että palvelun kehittämiseksi ja ohjaamiseksi tarvitaan tietoa toteutuneista tenttivierailumääristä sekä tukipalvelutarpeista. Markku Närhi/JY ehdotti, että seurataan tilannetta säännöllisesti ja tehdään kooste kesän 2020 jälkeen konsortion suosituksesta jatkolle huomioiden sopimuksen aikataulu. Sari ehdotti, että valmistaudutaan linjauksien tekemiseen muodostamalla kevään 2020 aikana mahdollisia skenaarioita ja laaditaan loppukeväästä 2020 tiedonanto EXAM-korkeakouluille tenttivierailun oletetun kehityksen suunnista / ratkaisuvaihtoehdoista. Tämä pohjalta voidaan käydä keskustelua omissa korkeakouluissa.   

Päätettiin, että Marjut Anderson valmistelee Tenttivierailun jatkokehittämisestä vastaavan Liisa Kallion kanssa tenttivierailumäärien ja tukipalvelutarpeiden seurantamallin korkeakouluille.  

Päätettiin, että johtoryhmän kokouksissa seurataan Tenttivierailuiden kehittymisen tilannetta. 

Päätettiin, että työvaliokunta valmistelee kevään 2020 aikana vaihtoehtoisia malleja Tenttivierailun tulevaisuuden kehityksen suunnista kerättävän datan pohjalta sekä niiden pohjalta kirjeen korkeakoulujen johdolle. Kesän 2020 jälkeen muodostetaan suositus jatkosta. 

Omakonetentti

Keskusteltiin omakonetentin tulevaisuudesta ja Marjut Anderson muistutti, että tässä vaiheessa olla tekemässä POCia ja sen pohjalta rajattua pilottia. Tämän jälkeen vasta on mahdollista tehdä päätöksiä toteutetaanko EXAM-järjestelmään omakonetenttituki. 

Yhteistentti

Marjut Anderson kertoi, että tällä hetkellä pääasiallinen Yhteistentti-toiminnon käyttäjä on erikoislääkärikuulustelut, mutta keväällä 2020 on tulossa laajempi opetusyhteistyön pilotti (psykologia). Toiminnallisuuden jatkokehitystarpeita on määritelty ja osa toiveista on erityisiä erikoislääkärikuuluille. Todettiin, että ne tulee rahoittaa tarvitsijoiden toimesta ja keskitetään konsortion ja hankkeen rahoituksella tehtäväksi yhteisesti tärkeät toiminnot. Todettiin myös, että tavoitteena on, että ei tueta samaan aikaan tenttimistä, joka on tenttiakvaariomallin vastaista. Hanketyössä viedään eteenpäin omakonetenttimistä ja tenttivierailuita, joten näiden yhtymäkohdat tulee käydä läpi tarkasti ennen toimintojen laajentamista. 

Budjetti

Keskusteltiin budjetista ja todettiin, että hanke etenee tavoitteiden mukaisesti. Markku Närhi/JY ja Totti Tuhkanen/TY totesivat, että hankekauden jatkoa ajatellen on mietittävä millaisella strategialla kiinnitymme uusiin kehittämisohjelmiin. Sari Koski-Kotiranta/HY muistutti myös järjestelmän testausprosessin kehittämisestä ja siihen panostamisesta jatkossa. 

4. Puheenjohtajiston ja työvaliokunnan 2020 valinta ja tuoteomistajaryhmän vahvistaminen

Todettiin, että työvaliokunta toimii myös arvioinnin osahankkeen ohjausryhmänä, joten osahankkeiden työpaketteja toteuttavien korkeakoulujen edustus on suotavaa. Tuoteomistajaryhmän vahvistamisen yhteydessä keskusteltiin toiminnan resurssoinnin jatkosta. Nykyisen tuoteomistajaryhmän jäsenet ovat toimineet tehtävässään pitkään ja kyseiset korkeakoulut näin ollen osoittaneet merkittävää panosta konsortion toiminnan tukemiseen. Vastavuoroisuutta toivotaan jatkossa muista korkeakouluista ja asia tulee nostaa esiin suunnitteltaessa toimintaa vuosille 2021→. 

Valittiin konsortion puheenjohtajaksi vuodelle 2020 Sanna Sintonen/ TAMK ja varapuheenjohtajaksi Leena Paaso/OAMK. Työvaliokuntaan nimitettiin Markku Närhi/JY, Tuula Heide/UEF, Sari Koski-Kotiranta/HY, Totti Tuhkanen/TY, Katja Lempinen/SAMK, Vesa-Matti Sarenius/OY sekä puheenjohtajisto Sanna Sintonen/TAMK ja Leena Paaso/OAMK.

Tuoteomistajaryhmäksi vahvistettiin Henna Toivola/ VY, Hely Lahtinen/TY, Liisa Kallio/JY, Taru Torssonen/OY. Tuoteomistajaryhmään toivotaan ammattikorkeakoulujen edustusta. 

5. Johtoryhmän kokoukset 2020

Päätettiin vuoden 2020 ohjausryhmän kokousajat seuraavasti:

• Pe 24.1. klo 12.30 – 14.00 Zoom
• Pe 27.3. klo 12.30 – 14.00 Zoom
• Toukokuussa lähipäivien yhteydessä (Jyväskylä)
• Pe 18.9. klo 12.30 – 14.00 Zoom
• Marraskuussa lähipäivien yhteydessä

6. Rajapintayhteistyö Peppi-Sisu  

Opintohallinnon tietojärjestelmien kehitys etenee Peppi- ja Sisu -ekosysteemeiden toimesta ja on nähtävissä kolme rajapintakäyttäjäryhmää EXAM-järjestelmän näkökulmasta. Peppi AMK, Peppi YO ja Sisu-yliopistot. Lisäksi osa korkeakouluyhteisöistä toimii molempien järjestelmien käyttäjinä. 

Markku Närhi kertoi, että Sisu-käyttäjien kesken tehty yhteinen vaatimusmäärittely, joka laajentaisi nykyistä EXAMiin tuotavaa tietosisältöä ja siten tietomallia. Sari Koski-Kotiranta esitti, että Sisu-työn kannalta olisi olennaista kelpaako sama määrittely Peppi-korkeakouluille. 

Muutama Peppi-ammattikorkeakoulu on toteuttanut opintojaksotieto- ja suoritustensiirron EXAMin nykyisen rajapintatoteutuksen varaan. 

Sari Koski-Kotiranta esitti, että johtoryhmän tahtotilan pitäisi olla, että ekosysteemien toteutukset eivät eriytä EXAM-kehitystä. Kirsti Niemeläinen nosti esiin taaksepäin yhteensopivuuden tärkeyden. 

Konkreettisena ehdotuksena on nostettu esiin yhteisen työpajan järjestäminen alkuvuonna, jonne toivotaan eri asiantuntijoiden osallistumista. 

Totti Tuhkanen totesi, että aloite yhteistyötä on tehty ja nyt on tärkeää että työhön osoitetaan asiantuntijoita. 

7. Tiedoksi

DigiCampus-hankkeen jatkoaika

Tuula Heide kertoi, että DigiCampus-hankkeella ollaan hakemassa 6kk jatkoaikaa. Muutoshakemus on valmisteilla. Marjut Anderson kertoi, että kuten aiemmin on jo päätetty, arvioinnin osahankkeen osalta on tätä myös esitetty erityisesti 2. työpaketin toteuttamiseen. Lisäksi budjettia siirretään myös koordinaatiotyön ja järjestelmäkehityksen osalta vuodelle 2020. 

8. Muut asiat

Visiotyön jatkotoimenpiteet

Asiaa ei ehditty käsitellä. Sovittiin, että työvaliokunta koostaa työpajan tulokset jatkokäsiteltäväksi. 

Centrian sopimus

Sanna Sintonen kertoi, että Centrian konsortiosopimus on allekirjoitettu. 

9. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous

Sanna Sintonen päätti kokouksen klo 11:43.