Synergiaryhmän etäkokous

• 7.5.2012 kello 9 - 11
• http://csc-fi.emea.acrobat.com/rakettiopi/
• Kokous on avoin kaikille korkeakoulujen asiantuntijoille
• Synergiaryhmä omistaa varsinaiset kokoontumisensa työpajatyöskentelylle ja käyttää etäkokoukset ajankohtaisten asioiden käsittelyyn ja Opin tilannekuvan ylläpitoon. 

Asialista

1. Kokouksen avaus
2. Asialistan hyväksyminen
3. Tiivistelmä Turun työpajan 19.-20.4.2012 tuloksista ja ehdotuksista (Kristian)
   1. Työtavan nopea esittely
   2. Kokemukset ja tulokset
   3. Ehdotukset
4. Synergiaryhmän työn suuntaaminen keväästä 2012 (Janne)
5. Esittely: Valtakunnallisten tietojärjestelmähankkeiden kartta (Katariina Lehto)
6. Tilannekatsaukset
   1. OPI Ohjausryhmän kokous 14.5.2012 (Kristian) (kokouksen valmisteluaineisto)
   2. LADOK vierailu 15.5. 
      1. Asialista ja tavoitteet (Lauri)
   3. VIRTA-eteneminen (Antti)
   4. LVI- ja MAKSU-tilanne (Kristian)
   5. TIPTOP-eteneminen (Mats)
7. Muut asiat
8. Ilmoitusasiat
9. Seuraavat kokoukset
10. Kokouksen päätös

Muistio 

Läsnä: Janne Santala (pj.), Antti Mäki, Soile Pylsy, Mats Lindstedt, Lauri Stigell, Jaakko Rannila, Joonas Mäkinen, Julian Lindberg, Katariina Lehto, Sari Pulkkinen, Minna Pylkkönen, Kristiina Korhonen, Ulla Tiainen, Petri Heinonen (10:13 asti), Hely Lahtinen, Eila Partanen, Ossi Raatikainen, Päivi Aho, Kristian Haapala (siht.)

1. Kokouksen avaus
   1. puheenjohtaja avasi kokouksen klo  09:05
2. Asialistan hyväksyminen
   1. Asialistalle lisättiin (Lauri Stigell) kohtaan 'ilmoitusasiat' -  OPI:n koordinaatiotilanne.
3. Turun työpajan 19.-20.4.2012 tuloksista ja ehdotuksista
   1. Työtavasta: Turun työpaja eteni niin, että jakaannuimme 4 ryhmään jossa jokaisessa ryhmässä oli noin neljä jäsentä. Jokaisen ryhmän tuli käsitellä jokaisen projektin (VIRTA,TIPTOP,KSHJ,KROK(lvi+maksu) TOP 3  akuuteimpia kysymyksiä ensimmäiset 45minuuttia. Sen jälkeen ryhmät lähtivät ratkomaan kysymyksiä jälleen uusissa (noin) 45min sessioissa. Tuotoksina sai tulla joko lisäkysymyksiä tai jopa itse ratkaisujakin. Näitä jatko työstettiin tällä samalla tekniikalla kumpainenkin kaksi päivää. 
   2. Tuotoksien työstö paikkana käytimme Google Doksia – jossa nämä akuutimmat asiat ovat kirjattuna ja joista ne tuodaan kunkin projektin ratkottavaksi tai käyttöön (riippuen oliko tuloksena vastauksia vaiko kysymyksiä).
   3. Kokemukset - Työpajan toisen päivän alussa kysyimme ryhmiltä oliko työtapa hyvä ja että menemmekö toisen päivän samalla tekniikalla. Ryhmät olivat sitä mieltä, että työtapa oli tehokas ja että ainoa asia mitä haluttiin muutettavaksi oli se että kun ensimmäisenä päivänä osa ryhmistä joutui joka session ajaksi siirtymään toisiin tiloihin ja taas palaamaan esittelemään tuloksia muille ryhmille, päätettiin toisena päivänä pysyä vain kaikki samassa tilassa jokaisen ryhmän kanssa. Näin säästyi huomattavan paljon aikaa verrattuna ensimmäiseen päivään. Tätä edellisen työpajan metodia toivottiin käytettäväksi myös seuraavassa työpajassa joka on kesäkuussa.
   4. Tulokset - Näiden siivous kautta tiivistys on vielä kesken. Miten näitä halutaan siirrettäväksi? -> Kristian Haapala lähettää kehitysprojekteille työpajassa syntyneen materiaalin (e-mail) !
   5. Seuraavaa työpajaa toivottiin kaksipäiväiseksi (tiistai-keskiviikko) eli 5-6.5
   6. Tälle ACP kokoukselle heitettiin pallona aihe -projekti kortit  …toivottiin, että ehdittäisiin perehtyä niihin joko ihan työpajassa tai ACP kokouksessa.
   7. Kolmas asia joka heittiin ilmaan, oli ns. kokonaiskuva. Se synnytti paljon keskustelua edellisessä työpajassa. Jopa niin paljon, että toisen päivän agendaa meinattiin muuttaa tätä aihetta pohtimaan.
4. Synergiaryhmän työn suuntaaminen keväästä 2012
   1. Tilanne on se, että synergia-ryhmällä ei ole hirveän paljon asiaoita käsiteltävänä, jotka eivät jo ole projekteilla hoidossa.
   2. Työnsuuntaamisen painoiste ja tehtävät ovat mainittu www sivuilla. Lyhyesti sanottuna, ryhmän työ määräytyy RAKETTIA lainaten: korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteinen hanke, jonka tavoitteena on korkeakoululaitoksen ohjauksessa ja vaikuttavuuden seuraamisessa sekä korkeakoulujen sisäisessä johtamisessa tarvittavan tiedon sekä käytössä olevien IT-ratkaisujen laadun, yhteentoimivuuden ja käytettävyyden edistäminen kansallisella tasolla.
   3. Tulevana syksynä on tarkoitus tehdä VIRTA roadshow - siinä yhteydessä olis järkevää kertoa Synergia-ryhmästä laajemmin jos sopii agendaan.
5. Esittely: Valtakunnallisten tietojärjestelmähankkeiden kartta
   1. Esimerkki korkeakoulun näkökökulmasta korkeakoulussa laadittu "kokonaiskuva" (vrt. Opin kokonaiskuva). Katariina Lehto esitteli heidän Seinäjoen ammattikorkeakoulussa tekemää karttaa malliksi muille
   2. Keskustelu: yhteisen Synergiaryhmän ylläpitämän kokonaiskuvan kehittäminen edellyttää, että korkeakoulut (ja kehitysprojektit) pitävät yllä omaa kokonaiskuvaansa omasta näkökulmastaan, jotta voidaan keskustella, miksi kuvat poikkeavat ja miten niitä tulisi kehittää (korkeakoulussa tai yhteisessä kokonaiskuvassa).
   3. Esitys: 2021_05_07_SEAMK-Kartta-diat.pdf
   4. Kartta: http://ops.seamk.fi/kartta.pdf
6. Tilannekatsaukset
   1. OPI-Ohjausryhmän kokous 14.5.2012 (kokouksen valmisteluaineisto)
      1. LADOK vierailu 15.5. (kokouksen runko löytyy tästä - kokousta valmistellaan lisää 8.5 kello 15:00-16:00)
   2. VIRTA: 
      1. Tänään (07.05.2012) projektiryhmän kokouksessa aiheena kokonaiskuvan versiot ja esittely eri tilaisuuksissa sekä tietoarkkitehtuurin pääkohtien 2. luonnoksen käsittely. [Projektiryhmän kokous 8.5|]
      2. Tietoarkkitehtuurin 2. luonnos keskittyy "kysymyksiin". Tietosisällön rajaus on pääkohtien osalta ilmeisen selvä 1. luonnoskierroksen perusteella. Toiselle kierrokselle painotetaan kysymyksiä, kuten sitä, pystyykö korkeakoulu sitomaan suoritukset tutkintoihin ym. Kommentit pyydetään tiistaihin 15.5.2012 mennessä. [VIRTA/Tietovarannon+tiedot|]
      3. Opetus- ja kulttuuriministeriö pyytää korkeakouluja nimeämään yhteyshenkilönsä VIRTA-projektia varten. Nimeämispyyntö on ensimmäinen kaikkiin korkeakouluihin kohdistuva viesti projektista. Konkreettisia tehtäviä olisi alustavasti keväällä korkeakouluvierailusta sopiminen ja järjestely sekä yhteistä tietoarkkitehtuuria koskevan lausuntopyynnön käsittelyn järjestäminen korkeakoulussa. Lausuntopyynnön käsittelyyn liittyisi yksi tai kaksi projektin järjestämää esittelytilaisuutta yhteyshenkilöille. Syksyllä yhteyshenkilö huolehtisi korkeakouluvierailun toteuttamisesta korkeakoulun puolesta sekä korkeakoulukohtaisen integraation toteuttamisesta vastaavan vastuuhenkilön nimeämisestä. Yhteyshenkilön/vastuuhenkilön työajankäytössä tulisi varautua siihen, että syyslukukaudella tehtävään kuluisi noin 10% työajasta.
   3. LVI- ja MAKSU-tilanne
      1. MAKSU: Määrittelyn ensimmäinen vaihe valmistuu pian ja nykyinen versio on metropolialla laajalla kommenttikieroksella.  
         1. Kehitystyötä aloitellaan käliproton osalta piakkoin.  
         2. Alkuperäisen palveluväylä kehittäjän sijaistaja aloittaa ensi viikolla, joten hänen tehtävänään on tutustua määrittelydokkariin ja antaa oma panoksensa aiheeseen. Sitten aloitetaan koodin kirjoitus.  
         3. Kehityksessä valitaan yksi tuettava prosessi ja tehdään toimiva putki asioinnista talousautomaatioon.  
         4. Vetuma-selvitys on vielä kesken, tosin ongelmallista on tuo, että ollaan tehty määrittelyä Vetuma-mielessä. Jos tulee negatiivinen vastaus, niin joudutaan tekemään uudelleen määrittelyjä.
      2. LVI: Lukuvuosi-ilmoittautumispalvelun projektointi tarvitsee seuraavaksi OPI-Ohjausryhmältä pohdintaa, ohjausta ja jatkotyö-ideoita projektointi-statuksen nostamiseksi projekti-tasolle.
   4. TIPTOP
      1. Ohjausryhmän ensimmäinen kokous 3.4.2012
      2. Käyttäjätarina työpaja: 12.4.2012
      3. Milestonet ja projektin tarkempi aikataulu sovittu.
7. Muut asiat
   1. OPI-Koordinaattori ::: Ensi syksyn kokousaikataulu doodle -kierrokselle, ennen kuin kalenterit täyttyvät!
   2. LADOK3 + tietoturva asiat - tähän täytyy palata myöhemmin.
8. Ilmoitusasiat
   1. Uusi OPI-Koordinaattori - Paula Merikko - aloittaa tehtävät CSC:llä 14.5.2012.  Paulan tehtäviä ovat mm. OPI-ohjausryhmän ja Synergia-ryhmän tehtävien koordinointi ja tukeminen.
9. Seuraavat kokoukset
   1. Pääkaupunkiseutu - Aalto - 5-6.6.2012
10. Kokouksen päätös
    1. Kokous päätettin 10:55.

Opin kalenteri

• Kokousajat
• Koko RAKETTI-kalenteri, josta tilaisuudet voi poimia myös omaan kalenteriin: linkki (Google-kalenteri)