Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Synergiaryhmän ACP-kokous

  • Aika: 23.4.2013 9:00-11:00
  • Paikka: https://connect.funet.fi/rakettiopi/
    • Kirjaudu HAKA-tunnistautumalla tai vieraana: 'etunimi sukunimi, organisaatio'.
  • Kokous on avoin kaikille korkeakoulujen asiantuntijoille
  • Synergiaryhmä omistaa varsinaiset kokoontumisensa työpajatyöskentelylle ja käyttää etäkokoukset ajankohtaisten asioiden käsittelyyn ja Opin tilannekuvan ylläpitoon.

Esityslista

 

  1. Kokouksen avaus
  2. Asialistan hyväksyminen
  3. Korkeakoulujen liitännät valtakunnallisiin Opintopolku-palveluihin; ajankohtaista

    1. KSHJ-ohjausryhmästä (Paula Merikko?)
    2. korkeakoulujen asiakaspalveluryhmästä (Maarit Tenhunen)
    3. koulutustarjontatietovarannosta (Paula Merikko)
    4. tiedonsiirroista korkeakouluihin, opiskelijaksi ilmoittautuminen (Ossi Raatikainen)
    5. KSHJ-hyväksymistestausryhmästä (Paula Merikko)
    6. korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta (Kirsi Pispa)
  4. Integraatioryhmän toimintasuunnitelma (Juho Friman ja Ossi Raatikainen)
    1. Ajankohtaiskatsaus ja toimintasuunnitelman esittely
  5. Korkeakoulujen tietomalli ja yhteentoimivuuden määritykset
    1. Tietomallin hallintamallin kommentointi: Synergiaryhmän yhteinen lausuntoluonnos Google Docsissa (valmistelleet Inka Paukku, Jukka Kohtanen, Pietari Tahvonen ja Paula Merikko)
  6. Opiskelun ja opetuksen alueen kehitysprojektien tilannekatsaus
    1. Projektit
      1. Peppi-projektin tilannekatsaus (Jaakko Rannila)
    2. Korkeakoulukortit
  7. Muut asiat
  8. Ilmoitusasiat
  9. Seuraavat kokoukset
    1. Kevään 2013 työpajojen ja ACP-kokousten aikataulu
      1. Käsiteltävät teemat:  aihe-ehdotukset
  10. Kokouksen päätös

Muistio 

 Osallistujat: Jukka Kohtanen (vpj.) Paula Merikko (siht.), Pekka Koivukoski, Raine Rapo, Hannele Husa, Raija Pappila, Taija Oksanen, Sari Pulkkinen, Ossi Raatikainen, Kristiina Uolia, Kari Kataja, Katariina Lehto, Mika Rintala, Virve Peltoniemi, Maarit Tenhunen, JP Pihlajakoski, Pauli Borodulin, Päivi Lignell, Sari Zitting, Juho Friman, Hely Lahtinen, Heli Peltola, Jukka Tiitto, Mikael Seppälä, Kirsi Pispa, Sami Virtanen, Katja Puranen, Susann Vainisalo, Mika Rintala, Miina Lehto

  1. Kokouksen avaus
    • Varapuheenjohtaja avasi kokouksen klo 09:01.
  2. Asialistan hyväksyminen
    • Esityslista hyväksyttiin kokouksen asialistaksi muutoksitta.
  3. Korkeakoulujen liitännät valtakunnallisiin Opintopolku-palveluihin; ajankohtaista

    1. KSHJ-ohjausryhmästä
      • Synergiaryhmän OPH-jäsenet olivat estyneitä osallistumasta kokoukseen, joten Merikko esitteli aihetta OKM:n korkeakouluille lähettämän kirjeen perusteella.Toisen asteen hakupalveluiden kiireellisestä toteutusaikataulusta johtuen korkeakoulujen uuden yhteishaun käyttöönotto siirtyy kokonaisuudessaan syksyyn 2014. Korkeakoulujen kevään 2014 yhteishaut toteutetaan nykyisillä järjestelmillä. Opetushallitus päivittää parhaillaan hankesuunnitelmaa ja sitä käsitellään KSHJ-hankkeen ohjausryhmässä 26.4.2013.
      • Pulkkinen pohti, miten aikataulumuutos vaikuttaa valintojen kehittämisen toiseen vaiheeseen ja toivoi ministeriöltä tietoa asiasta mahdollisimman pian.
      • Tiitto kommentoi, että aikataulusiirto syksyyn tuonee mukanaan kevättä enemmän ongelmia hakumateriaalien tuottamiselle.
      • Kohtanen kommentoi, että aikataulu on tiukka puolen vuoden siirtymästä huolimatta.
    2. korkeakoulujen asiakaspalveluryhmästä
      • Maarit Tenhunen kertoi, että asiakaspalveluryhmän loppuraportti on tehty vanhan aikataulun mukaan, sillä ryhmä ei saanut ennakkovaroitusta aikataulumuutoksesta. Pohjatyö on kuitenkin edelleen relevanttia aikataulujen muuttumisesta huolimatta ja lisäaika on hyvä asia aukiolevien kysymysten ratkaisun kannalta. Raportti esitetään KSHJ-ohjausryhmälle 26.4. kokouksessa. Kun raportti on julkinen, Tenhunen laittaa sen jakoon myös Synergiaryhmän sähköpostilistalle.
      • Kohtanen kysyi raportin sisällöstä. Tenhunen totesi, että raportti kattaa mm. seuraavat osa-alueet: hakemusliitteiden toimituksen ja tarkastuksen käytäntöjen yhtenäistäminen, erityisjärjestelyhakemukset, aikataulutus ml. liitteiden toimitusajat, esteettömyys- ja sora-ohjeistukset, oikaisumenettelyohjeistukset (joissa eri lait amk- ja yo-sektoreilla tuiovat haasteita), alkuperäisten liitteiden tarkastusprosessi, opiskelijavalinnan peruuttamisen toimintamalli ja menettelyohjeistus, kielikysymykset asiakaspalvelussa, tarve tuottaa hyväksymis-, hylkäys- ja varasijakirjeet suoraan järjestelmästä ja hakutoimisto/hakijapalvelut-palvelunimien yhtenäistämistarve. Tenhunen totesi, että raportissa on käsitelty laajoja alueita, mutta ryhmä on suhtautunut tämäntyyppiseen yhteistyöhön positiivisesti. Kun käyttöön tulee yhteinen järjestelmä, nähdään myös yhtenäiset prosessit sen ympärillä tarkoituksenmukaisina, eri lainsäädäntöjen tuottamien puitteiden rajoissa.
    3. koulutustarjontatietovarannosta
      • Merikko kertasi a-kohtaan liittyen vielä, että kaikkien koulutusasteiden tarjontatiedot sisältävää Opintopolku-palvelua ei oteta käyttöön syksyllä 2013 korkeakoulutuksen osalta, vaan korkeakoulujen koulutustarjonta esitellään nykyisissä palveluissa.
      • Merikko kertoi, että OPH ja OPI ovat tavanneet ja keskustelleet korkeakoulujen tietomallin ja oppijan tietomallin yhteentoimivuuteen liittyvistä asioista korkeakoulujen tietomallin haun ja valinnan osuuden uudistamiseen liittyen. Synergiaryhmän alainen tietomalli-iskuryhmä sai tapaamisessa vastaukset avoinna oleviin kysymyksiinsä ja jatkaa työskentelyään tavoitteenaan saada ratkaisuehdotus valmiiksi syksyyn mennessä. Merikko ja Pihlajakoski järjestävät toukokuun työpajassa jälleen aiheesta session, jossa päästään käsittelemään varsinaisia kaavioluonnoksia.
    4. tiedonsiirroista korkeakouluihin, opiskelijaksi ilmoittautuminen
      • Raatikainen kertoi, että esiselvitystyö on polkaistu käyntiin tuottamalla nykytilan kartoituksesta webropol-kyselypohja, jossa on parikymmentä kysymystä. Kysely lähetetään ensin jollekin pilottikorkeakoululle, ja sen perusteella viimeisteltynä koko korkeakoulukentälle. Raatikainen totesi, että nykytila on hyvä kartoittaa ensin, jotta saadaan tavoitetilaan pohja ja sitten mahdollinen tarkennettu jatkokysely tavoitetilan tarpeista. Lignell kysyi esiselvityksen aikataulusta, ja Raatikainen kertoi, että selvitys valmistuu syksyllä 2013.
      • Kohtanen kommentoi, että asialla on edelleen kiire, ja mahdollisia yhteisiä palveluratkaisuja pitäisi alkaa valmistella niin pian kuin mahdollista.
      • Tenhunen kysyi löytyykö Confluencesta lisätietoja. Raatikainen totesi, että tässä vaiheessa vielä rajatusti täältä.
    5. KSHJ-hyväksymistestausryhmästä
      • Merikko kertoi KSHJ-ohjausryhmän nimenneen korkeakoulujen KSHJ-hyväksymistestausryhmän, jonka ensimmäinen tapaaminen on huomenna 24.4.2013. Testattavia palveluita ensimmäisessä työpajassa ovat organisaationhallinta ja käyttäjähallinta sekä käyttövaltuudet. Testausaikataulu säilynee suurinpiirtein ennallaan, ja vuoden 2013 aikana järjestettäneen vielä kolme 2-päiväistä testaustyöpajaa.
    6. korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta
      • Pispa kertoi, että korkeakoulut voivat edelleen alkaa ladata tietoja korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA) suunnitellussa aikataulussa yhteishaku-uudistuksen siirtymisestä huolimatta. Lisäaika käytetään testaamiseen ennen tuotantoonottovaihetta, eli tiedonsiirtojen toivotaan valmistuvan edelleen marraskuuhun 2013 mennessä. Tällä hetkellä Aalto-yliopisto on ainut tuotantodataa tietovarantoon tuottava korkeakoulu, lisäksi testausvaiheessa ovat Arcada, Haaga-Helia, Humak ja Metropolia. Ennen kesää on toiveissa saada muutaman muunkin korkeakoulun toteutus testausvaiheeseen, ja Pispa muistuttikin, että testaus voi alkaa, vaikkeivät kaikki xml-skeemat vielä olisikaan valmiina.
      • Pispa kertoi Virta-lukurajapintatoteutuksen etenevän Solenovon kanssa. Toukokuun 13. päivälle on suunniteltu suorituskykytestaus, ja toiveena olisi saada useammalta kuin yhdeltä korkeakoululta tuotantodataa datan monimuotoisuuden huomioimiseksi. Tietohallinto-ohjausryhmä kokoontuu 27.5. ja esillä ovat VIRTA-projektin jatkokehityshankkeet vuoden 2014 osalta, lisäksi ryhmä tutustuu korkeakoulukohtaisiin toteutustilanteisiin ja riskiarvioihin.
      • Kohtanen kertoi, että Oodi-konsortion projektivastaavien ryhmässä on käsitelty opintojakson osien tietovarantoon siirtämiseen liittyvää problematiikkaa: jos opintojakson osia siirretään tietovarantoon tänä vuonna, ja opintokokonaisuus seuraavana vuonna, saattaa opintopisteiden tilastointia tapahtua virheellisesti useampaan kertaan. Projektivastaavat ovat pohtineet asiaan ratkaisua ja tekevät esityksen VIRTA-projektille muutoksesta tietojen toimittamiseen liittyen.
  4. Integraatioryhmän toimintasuunnitelma
    • Juho Friman kertoi, että Integraatioryhmän toimintasuunnitelma on saatu valmiiksi ja se on kiertänyt ryhmässä, mutta kommentteja ei ole tullut. Tarkoituksena on pyörittää Integraatioryhmää Synergiaryhmän alla niin, että siihen kerätään teknistaustaisia henkilöitä, jotka toteuttavat käytännön ratkaisuja. Ryhmä pyrkii pitämään sääntömuotoiset kokouksensa lyhyinä ja käsittelemään niissä hallinnolliset asiat ja kuulumiset. Varsinainen toiminta tapahtuu CodeCampien muodossa, sillä ne on havaittu hyväksi tavaksi mm. käytäntöjen jakamisessa eri tahojen kesken. Tarkoitus on myös suosia joustavasti ja nopeasti koollekutsuttavia ad hoc-acp-kokouksia esim. joknin konkreettisen ongelman ratkaisemiseksi. Toimintasuunnitelma ei ole kiveenhakattu, vaan sitä voidaan päivittää, pääasia on että ryhmä saa asioita aikaan. Integraatioryhmän jäsenhankinta on edelleen käynnissä, ja mukaan voi ilmoittautua ryhmän sihteerille Ossi Raatikaiselle. Ensimmäinen säännöllisistä kokouksista sovitaan lähiaikoina.
    • Kohtanen totesi, että toimintasuunnitelma vaikuttaa hyvältä ja perusteelliselta. Ryhmän kokoa on hyvä kasvattaa, jotta edustus olisi myös ad hoc -kokouksissa lyhyellä varoitusajalla riittävä. Tähän liittyen Kohtanen kysyi jäsenhankintakampanjasta. Raatikainen kertoi, että ryhmästä on uutisoitu tiedossa olevien relevanttien s-postilistojen kautta, ja että tarkoitus on vielä FUCIO:n ja AAPA:n kautta välittää tietoa korkeakouluihin.
    • Kohtanen lisäsi, että Integraatioryhmässä on tärkeää olla tarpeeksi jäseniä, jotka osallistuvat aktiivisesti myös Synergiaryhmän toimintaan, jotta yhteys ryhmien välillä säilyy.
  5. Korkeakoulujen tietomalli ja yhteentoimivuuden määritykset
    • Merikko esitteli Paukun, Kohtasen, Tahvosen ja Merikon valmisteleman lausuntoluonnoksen sisällön. Aluksi käsiteltiin kysymystä siitä, otetaanko lausuntoon mukaan ehdotus referenssitietokannan päivityslauseiden tuottamisesta. Pulkkinen kommentoi, että tietovarastoasiantuntijat pitävät niin luonti- kuin päivityslauseidenkin tuottamista tärkeänä yhtenäisyyden kannalta, sillä ne edesauttaisivat ylimääräisen työn välttämistä, kun tietovarastot olisivat mahdollisimman lähellä referenssitoteutusta. Tämä kuitenkin edellyttäisi, että päivityslauseet olisivat saatavilla ja hallintamalli sisältäisi lupauksen siitä, että näin toimitaan jatkossakin. Kohtanen pohti, onko päivityslauseasia liian teknisluontoinen asia Synergiaryhmän lausuntoon mukaanotettavaksi ja ehdotti. että asia voisi edetä tietohallintoryhmän kautta, mutta toki se voidaan lisätä lausuntoonkin. Raatikainen totesi, että teknistä ulottuvuutta Synergiaryhmässä edustaa sen alainen Integraatioryhmä. Aikataulu lausunnon tuottamiselle on kuitenkin niin tiukka, ettei lausuntoluonnosta saada enää kierrätettyä Integraatioryhmän jäsenillä. Sovittiin yksimielisesti, että otetaan päivityslauseasia mukaan lausuntoon.
    • Keskusteltiin lausunnon muusta sisällöstä ja todettiin sisältö ryhmän toiveiden mukaiseksi. Vastuunjakotaulukko todettiin hallintamallissa hankalaksi ja RACI-mallin nähtii ratkaisevan näitä ongelmia. Lignell pohti, pitäisikö lausunnossa Synergiaryhmän resurssien lisäksi puhua myös korkeakoulujen resursseista. Kohtanen totesi valmisteluryhmän päätyneen siihen, ettei lausunnossa otettaisi kantaa yksittäisen korkeakoulujen vähäisiin resursseihin, vaan rajauduttaisiin puhumaan Synergiaryhmästä kokonaisuutena. Lignell totesi, että hallintamallidokumentin luvussa 3.3.3. kuitenkin mainitaan, että korkeakoulu voi minimoida sille lankeavia kustannuksia osallistumalla erilaisiin asiantuntijaryhmiin. Aina korkeakoulu ei kuitenkaan ehdi kaikkiin ryhmiin mukaan, mikä on ongelmallista, jos käytössä on pääosin omia järjestelmiä, kuten TTY:llä, jolloin pitäisi olla monessa mukana muutosten huomiomiseksi. Sovittiin, että jatketaan resurssikeskustelua sähköpostitse niin, että Lignell lähettää aiheesta tekstiehdotuksen.
    • Sovittiin, että lausunnon kommentonitiaikaa jatketaan huomiseen 23.4.2013 klo 16 asti, minkä jälkeen OPI-koordinaattori lähettää lausunnon ryhmän nimissä eteenpäin.
  6. Projektien tilannekatsaus
    1. Projektit
      • Peppi-projektin tilannekatsaus
        Jaakko Rannila kertoi Peppi-projektin edenneen alkuvuonna käyttöönottovaiheeseen. Tammi-helmikuun vaihteessa Metropoliassa otettiin käyttöön suunnittelijan ja opettajan sähköiset työpöydät ja viime viikolla resurssivarausjärjestelmä ml. tilavaraus ja lukijärjestyssuunnittelu. Vanhat toiminnansuunnitteluvälineet, tilavarausjärjestelmät jne. eivät enää ole Metropoliassa käytössä, ja projekti on loppusuoralla. Eilen palveluissa oli 400 yhtäaikaista käyttäjää. Opiskelijan sähköinen työpöytä on myös otettu Metropoliassa käyttöön eilen, ja se sisältää mm. TIPTOP:n ROS-tyyppisen palvelun. Integraatiot mm. Winhaan ja käyttäjähallintaan on tehty, ja avoimet rajapinnat koulutustarjontaan avataan kevään aikana. Palveluissa on vielä pientä korjattavaa ja kehitettävää, mutta viimeistään syksystä projekti saadaan onnistueesti päätökseen, puoli vuotta aikataulusta edellä.
      • Kohtanen onnitteli etuajassa valmistuneesta ja onnistuneesta projektista ja kysyi, mikä TAMK:n puolella on käyttöönottojen aikataulu. Rannila totesi, että TAMK:ssa on otettu käyttöön opettajan ja suunnittelijan sähköinen työpöytä maaliskuussa, ja resurssivarauspalvelu tulee käyttöön toukokuun alussa.
      • Kohtanen kertoi, että OPI-ohjausryhmän viime kokouksessa esiteltiin myös Peppi-konsortiota. Rannila totesi, että konsortiomalli on nyt viimeistä kierrosta lakimiehillä tarkastettavana ja se julkistetaan pian.
    2. Korkeakoulukortit
      • Merikko muistutti korkeakouluja pitämään korkeakoulukorttinsa hankelistan edelleen ajantasalla, sillä tietoja käytetään moniin eri tarkoituksiin.
  7. Muut asiat
    • Ei muita asioita.
  8. Ilmoitusasiat
    1. RAKETTI-hankkeen 18.4.2013 järjestämään Plagiarismin hallinta ja sähköinen plagiaatintunnistus korkeakouluissa -seminaariin osallistui lähes 70 henkilöä. Seminaarin sivuilla on pian luettavissa korkeakouluille tehtyyn kyselyyn perustuva raportti plagiaatintunnistusjärjestelmähankinnoista ja palvelun organisoinnista. Raporttiin vastasi seminaaripäivään mennessä 13 ammattikorkeakoulua ja 13 yliopistoa.
    2. Ekosysteemiryhmä käsittelee korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon koodistoselitteitä kahdessa etäkokouksessaan 2.5.2013 ja 3.5.2013.
  9. Seuraavat kokoukset
    1. Työpaja 15.-16.5.2013 Oulun seudun ammattikorkeakoulussa
      • Merikko kertoi, että opintotietojen tietosuojan käytännesäännöt dokumenttia parhaillaan työstävät Aallon ja HY:n lakimiehet Laura Karppinen ja Anna Johansson tuovat luonnosverison työpajaan kommentoitavaksi. Toinen sessio tulee käsittelemään BencHEIT:ia, mutta sen suhteen odotetaan vielä tietoa tuleeko Synergiaryhmän kehittää varsinaista kategoriarakennetta vaiko tehdä ohjeistusta nykyiseen rakenteeseen liittyen. Kolmantena sessioaiheena on tietomallin haku ja valintaosan uudistus, jonka tiimoilta Merikko ja Pihlajakoski valmistelevat kaavioluonnoksien käsittelyyn pureutuvan session. Neljäs sessioaihe on vielä avoinna, ehdotuksia voi lähettää OPI-koordinaattorille tai täyttää suoraan aihe-ehdotukset -dokumenttiin.
      • Työpajan isäntänä toimii Oulun seudun ammattikorkeakoulu ja JP Pihlajakoski. Pihlajakoski kertoi, että tilart on varattu Liiketalouden yksiköstä, kävelymatkan päässä keskustasta ja rautatieasemalta.
    2. Kevään 2013 työpajojen ja ACP-kokousten aikataulu
  10. Kokouksen päätös
    • Varapuheenjohtaja päätti kokouksen klo 10:30.
  • No labels