Muistio 

  Osallistujat: Paula Merikko (siht.), Inka Paukku (pj.), Jukka Kohtanen (vpj.), Ossi Raatikainen, Päivi Aho, Kirsi Pispa, Suvi Remes, Samuli Malinen, Pekka Liedes, Heli Peltola, Pauli Borodulin, Kati Tiihonen, Virve Peltoniemi, Soile Pylsy, Pekka Koivukoski, Raija Pappila, Taija Oksanen, Arja Neuvonen, Tiina Kainulainen, Hannele Husa, Maarit Tenhunen, Kari Kataja, Sari Pulkkinen, Mikael Seppälä, Minna Pylkkönen, Katariina Lehto, Päivi Lignell, Sami Virtanen, Hannele Husa, Mats Lindstedt, Pekka Harjula, Katja Arstio, Rebekka Nylund

1. Kokouksen avaus
   
   • Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 09:01. Puheenjohtaja ilmoitti joutuvansa lähtemään klo 10, jonka jälkeen kokouksen vetovastuu siirtyy varapuheenjohtajalle.
2. Asialistan hyväksyminen
   
   • Esityslista hyväksyttiin kokouksen asialistaksi niin, että kohta 6 käsitellään ennen kohtaa 5.
3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
1. Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin muutoksitta.
4. Korkeakoulujen liitännät valtakunnallisiin Opintopolku-palveluihin; ajankohtaista
   1. KSHJ-ohjausryhmästä
      • Raatikainen kertoi, että KSHJ-ohjausryhmä oli kokoontunut 16.9. ja esitteli ajankohtaiskatsauksen kokouksessa esiteltyihin kalvoihin (liitteenä) nojaten. Toteutuksessa painotus siirtyy nyt korkeakoulusektorin vaatimuksiin. Jatkossa yhteishaun yhteydessä järjestetään lisähaku, jonka aikaraameista päättää OKM. Korkeakoulujen valintajärjestelmäuudistukseen liittyvät ryhmät ovat OPI:n hyväksymistestausryhmä, OPI:n opintopolkuryhmä ja korkeakoulujen asiakaspalveluryhmä, on huolehdittava, että ryhmissä ei käsitellä päällekäisiä asioita. Aikataulu on luettavissa KSHJ:n ajankohtaista-sivulla.
   2. koulutustarjontatietovarannosta
      
      • Raatikainen totesi, ettei koulutustarjonnasta ole juuri nyt uutta kerrottavaa.
   3. tiedonsiirroista korkeakouluihin, opiskelijaksi ilmoittautuminen
      
      • Raatikainen kertoi, että opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelun projektointisuunnitelma on valmis ja se käsitellään OPI-ohjausryhmässä 24.9.2013. Kokouksessa päätetään jatkotoimenpiteistä projektointiehdotuksen pohjalta. Kokouksen jälkeen projektointiehdotus tulee jakoon Confluenceen ja Synergiaryhmän s-postilistalle.
      • Paukku kysyi ohjausryhmän kokousta varten, minkälaisilla aikataululla korkeakoulut olisivat valmiita kommentoimaan projektointiehdotusta. Ryhmältä ei tullut erityisiä aikataulutoiveita. Synergiaryhmä varautuu siihen, että ehdotus on tulossa korkeakouluille kommentoitavaksi.
   4. KSHJ-hyväksymistestausryhmästä
      • Raatikainen kertoi, että syksylle suunnitellut testaustyöpajat on siirretty loppuvuoteen. Viimeisin tieto aikataulusta on, että ennen joulua päästäneen testaamaan. Ensi viikolla 24.9. opintopolkuryhmän kick off -tilaisuudessa on tarkoitus pohtia, voisiko ennen varsinaista hyväksymistestausta käydä yhdessä yleisesti läpi toiminnallisuuksia ja kommnetoida niitä. Lisätietoa aikatauluista saadaan, kun toteutusten tilanne OPH:lla tarkentuu.
   5. korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta
      • Pispa kertoi, että korkeakoulujen tiedonsiirtoihin liittyvien toteutusten tilannetta voi tarkastella em. sivulla. Projektin tilanne on tällä hetkellä se, että korkeakoulujen on mahdollista toteuttaa tiedonsiirtoja tietovarantoon, viranomaislukurajapinta on saatu valmiiksi ja testiympäristö ohjelmistototeuttajia (mm. TIPTOP) varten on avattu. Noin puolet korkeakouluista on aloittanut testauksen. Ensi vuoden alkupuolelle aikataulutetut viranomaistietovirtojen toteutukset aloitellaan jo ennakkoon korkeakoulujen toteutusten viivästymisen vuoksi.
      • Paukku kysyi, voiko korkeakoulu tarkatella omaa dataansa tietovarannossa. Pispa kertoi, että korkeakoulujen oma lukurajapintatoteutus on juuri alkamassa ja valmistuu loppuvuoden aikana, nyt tarjolla on tietokantadumppi siirron onnistumisesta.
      • Pispa kertoi, että Raketti-hankkeen ohjausryhmälle esiteltiin 17.9.2013 kokouksessa tietovarannon jatkokehitysaihioita (liitteenä).
      • Kohtanen kysyi, onko jo kartoitettu, mitkä jatkokehitysaihioista toisivat mukanaan muutoksia nykyisiin tiedonsiirtoskeemoihin? Pispa kertoi, että suppea esiselvitys on tehty kolmesta aihiost. Pieniä koodistopäivityksiä mm. pätevyystiedon laajentamiseen on luvassa. Muutoksista pyritään tiedottamaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa heti, kun asiat varmistuvat. Ei siis ole luvassa massiivisia muutoksia ainakaan viranomaisjatkokehitysaihioiden osalta.
   6. opintopolkuryhmästä
      
      • Raatikainen kertoi, että ryhmän kick off -tilaisuus järjestetään 24.92013. Ajatuksena on pitää keskusteleva kokous, jossa korkeakoujen toivotaan tuovan esille omia toiveitaan ja tarpeitaan siitä, miten ryhmä lähtee toimimaan.
      • Neuvonen kysyi, onko ryhmän kokoonpanoa saatu laajennettua toiveiden mukaan. Raatikainen kertoi, että nyt myös teknisen näkökulman osallistujia on saatu mukaan, jolloin ryhmässä pystytään ottamaan kantaa myös teknisempiin kysymyksiin, kuten rajapintoihin ja korkeakoulujen pään järjestelmämuutoksiin.
5. Ajankohtaista alaryhmistä
   1. Integraatioryhmä
      
      • Raatikainen kertoi, että integraatioryhmässä pohditaan, miten korkeakoulujen tietomallia voisi kehittää palvelemaan paremmin järjestelmäkehittäjien tarpeita. Agendalla on myös kokoontuminennorjalaisen WebAppParkin tiimoilta, tapaaminen ei onnistunut vielä NordForumin yhteydessä.
   2. Tietomalli-iskuryhmä
      
      • Remes kertoi tietomalli-iskuryhmän ja CSC:n tietomallintajien kuulumiset. Remes on aloittanut työt CSC:llä 24.6. ja vetovastuu iskuryhmästä on siirtynyt kesän aikana hänelle. Kesällä on jatkettu koulutus, koulutuksen toteutus ja hakukohde -kokonaisuuden parissa. Seuraavaksi iskuryhmä pureutuu keväällä aloitettuun haku ja valintaperusteet kokonaisuuteen. Koulutusluokituksesta on tehty ensimmäiset kaavioluonnokset ja asiasta on pyydetty ja saatu kommentit Tilastokeskukselta.
      • Remes kertoi, että KOKOA-koordinaatioryhmän kokoontui 9.9.2013, asialistalla ei ollut tietomallin suhteen päätöksiä, vain tilannekatsaus. Seuraava kokous on 1.11.2013, sinne on tarkoitus koota Synergiaryhmältä ratkaisuehdotus, jos mahdollista.
      • CSC:n tietomallintajat tekevät yhteistyötä integraatioryhmän kanssa tietomallin kehittämisen suhteen. CSC:llä on pohdittu laajemminkin tietomallin käytön tuen vahvistamista. Yhteinen kattorakenne (OPI:n prosessijako) hahmottaa kokonaisuuden ja luo yhteisen kielen myös tietomallityölle.
6. Korkeakoulujen tietomalli ja yhteentoimivuuden määritykset
   
   1. Opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon pääprosessit
      
      1. Oulun työpajassa 15.-16.5.2013 päivitetyn prosessijaon hyväksyminen
         • Merikko esitteli prosessijakoehdotuksen. Sovittiin, että jako käsitellään ja hyväksytään osakokonaisuus kerrallaan. Päätökset on kirjattu prosessijakotaulukon oikeanpuoleisimpaan sarakkeeseen. Alle on kirjattu keskustelut.
         • Koulutus- ja opetussuunnittelu
           
           • Paukku kommentoi, että opetuksen toteutuksen suunnittelu on opetusohjelman laatimista kapea-alaisempi toiminto. Lignell totesi, että samalla tavoin opetussuunnitelma on koulutuksen toteutusta laajempi asia.
           • Merikko ehdotti pidempiä nimiä, joissa molemmat osat ovat mukana.
           • Remes muistutti, että taustalla eurooppalainen viitekehys, jossa koulutuksella (LO) hierarkkinen rakenne.
           • Pulkkinen pitää tärkeänä, että vaikka kyseessä sama asia, pidetään toistaiseksi molemmat synonyymeina mukana, jotta laajempi yleisö ymmärtää mistä kyse.
         • Hakeutuminen
           • Lignell pohti, sekoittuuko ilmoittautuminen koulutukseen ja ilmoittautuminen opetukseen.
           • Kohtanen kysyi, onko tarvetta erilliselle koulutukseen ilmoittautumiselle.
           • Remes ja Pulkkinen huomauttivat, että on huomioitava myös tutkintoon johtamaton koulutus.
           • Peltola kommentoi, että jako on selkeä.
           • Paukku totesi, että toukokuun työpajassa keskusteltiin asiasta ja erottelu oli perusteltu.
         • Opiskeluoikeuden syntyminen
           • Kohtanen pohti, onko lopulta eroa aloitetaanko opiskelu vai opinnot ja totesi, että oleellisinta on alaprosessinimessä esiintyvä opiskeluoikeuden syntyminen
         • Opiskelu
           • Seppälä kommentoi, että ohjaus, neuvonta ja tuki ovat synonyymejä, voisi tiivistää.
           • Kohtanen lisäsi, että tuki on laajempi asia ja siksi hyvä säilyttää.
           • Keskusteltiin opintojen suorittamisen, arvioinnin, hyväksymisen ja AHOToinnin määritelmistä ja suhteista.
             
             • Lignell ja Arstio totesivat, että hyväksymisen rinnalla pitäisi olla hyväksilukeminen
             • Tiihonen kommentoi, että arviointiin liittyy jo hyväksyminen, eikä sitä siis tarvita erikseen
             • Aho ehdotti, että puhuttaisiin suorittamisesta, arvioinnista ja ahotoinnista.
             • Pulkkinen ja Peltoniemi ehdottivat, että puhutaan vain suorittamisesta ja arvioinnista.
         • Opiskeluoikeuden päättyminen
           • Peltoniemi totesi, että opiskeluoikeuden vastinparina tulee olla opiskeluoikeuden päättyminen
           • Neuvonen huomautti, että opiskeluoikeus voi päättyä muutenkin kuin listattuihin alaprosesseihin
      2. Prosessijaon hyödyntäminenopiskeluoikeuden päättyminen
         
         1. BencHEIT-yhteistyö: prosessijako käyttöön systeemikyselyssä
            • Merikko kertoi, että prosessijako otetaan käyttöön systeemikyselyssä lokakuun alussa. Kataja kertoi, että systeemilyselyn vetovastuu on siirtymässä bencHEIT-työryhmästä AAPA:n ja FUCIO:n Lisenssi-sig:lle.
         2. Prosessijako käyttöön korkeakoulujen tietomallin tietomalli.csc.fi-sivustolla
            • Merikko kertoi, että prosessijakoa tullaan hyödyntämään tietomallityössä ja mm. UML-kaaviot tullaan jaottelemaan uudelleen prosessijaon mukaan.
         3. Prosessijako osaksi opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuria
            • Merikko kertoi, että prosessijako sisällytetään hankekauden loppuun mennessä valmistuvaa korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuria.
            • Aho kysyi, miten tämä ja prosessijako suhteutuu kansalliseen opintohallinnon viitearkkitehtuuriin. Merikko kertoi, että  kansallinen opintohallinnon viitearkkitehuuri on huomioitu ja katsottu, että prosessit ovat yhteentoimivia sekä sen, että koko koulutuksen kohdealueen kokonaisarkkitehtuurin kanssa. Merikko kertoi valmistelleensa tästä materiaaleja, jotka käsitellään yhdessä myöhemmin syksyllä.
      3. Palvelut ja prosessit -ristiinmappaustyönjatkosta sopiminen (jatkotyöstöön sovittu pienryhmä Kohtanen-Neuvonen-Merikko ei ehtinyt kokoontua heinäkuun aikana)
         • Sovittiin, että työstämistä jatketaan seuraavassa Synergiaryhmän työpajassa.
   2. Passiivirekisterikäytännöt
      
      1. Toimeksianto RAKETTI-tietohallintoryhmän kokouksesta 2.9.2013: Muodostettava korkeakoulujen yhteinen näkemys siitä, mitä passiivirekisterillä tarkoitetaan ja kuvattava vaihtoehdot, miten passiivirekisterin opiskelijat suhteutuvat korkeakoulujen rahoitukseen. Ministeriö ei ole antamassa aiheeseen liittyen suosituksia.
         • Merikko esitteli toimeksiannon ja ehdotti, että asiaa työstetään seuraavassa työpajassa.
         • Kohtanen ehdotti, että Merikko kerää taustamateriaaliksi korkeakouluista yhteenvedon, jonka pohjalta jatketaan työpajasessiossa.
         • Kohtanen painotti, että passiivirekisteriasiassa on hyvä olla tiiviisti yhteydessä myös opintoasiainjohtajien kanssa.
         • Pulkkinen totesi, että kysely pitää toteuttaa niin, että korkeakoulut eivät vastaa, ettei passiivirekisteriä ole heillä käytössä, vaan että kyselyllä kartoitetaan käytännöt, eli mm. mitä tehdään opiskelijoille, jotka eivät ole opiskelleet pitkään aikaan, voivatko he esim ilmoittautua aina vain läsnäolevaksi. Rahoitusmallissa 55 pistettä suorittaneiden määrää verrataan läsnäolevaksi ilmoittautuneiden määrään. Jos kaikki eivät saa ilmoittautua läsnälevaksi, suhdeluvun laskennassa on korkeakoulujen välillä eroa.
         • Sovittiin, että Merikko valmistelee kyselypohjan ja laittaa sen kommenttikierrokselle Pulkkiselle, Kohtaselle, Aholle ja Peltoniemelle
7. Opiskelun ja opetuksen alueen kehitysprojektien tilannekatsaus
   1. Projektit;tilannekatsaukset
      1. Ks. projektien tilannekatsaukset tulosseminaarin 30.8.2013 materiaaleista
      2. Mahdollisesti esittelyssä ura- ja rekrytointipalveluiden projekti (TaY esittelee)
         • Esittely siirtyy pidettäväksi myöhemmin syksyllä.
   1. Korkeakoulukortit
      • Merikko muistutti korkeakoulukorttien päivittämisestä.
8. Muut asiat
   1. RAKETTI-tulosseminaarin 30.8.2013 AC-tallenne ja esitysmateriaalit saatavilla.
   2. Toimintamalli korkeakoulujen tietomallin hallintaan löytyy nyt Confluencesta.
   3. Kooste syksyn tapahtumista opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon alueella, listaa saa täydentää.
      
9. Ilmoitusasiat
   1. DemoPeppi on julkaistu, demoympäristöä voivat käyttää kaikki HAKA-federaatioon kuuluvat korkeakoulut Suomessa.
   2. Opintotietojen tietosuojan käytännesäännöt -luonnos tulossa korkeakouluille kommenteille lokakuussa.
   3. OPH järjestää tutkintoon johtamattoman koulutuksen toimijoille Opintopolkuiltapäivän 8.10.2013.
10. Seuraavat kokoukset
    1. Syksyn 2013 työpajojen ja etäkokousten aikataulu
       
       1. Työpaja 16.-17.10.2013
       2. Etäkokous 12.11.2013
       3. Työpaja 3.-4.12.2013
       4. Etäkokous 18.12.2013
    2. Työpajojen isäntäkorkeakouluista sopiminen. Ehdotus: 1. työpaja pääkaupunkiseudulla, 2. muualla Suomessa.
       • Sovittiin, että joulukuun työpajaa isännöi Vaasan Yliopisto. Lokakuun työpajan isännäksi ehdotettiin Helsingin yliopistoa tai HUMAK:ia, asiaan palataan mahdollisimman pian.
    3. Käsiteltävät teemat: aihe-ehdotukset 
       • Merikko esitteli syksyn ohjelmaa ja kannusti ryhmäläisiä lisäämään taulukkoon ehdotuksia käsiteltävistä aiheista.
         
11.  Kokouksen päätös
    1. Varapuheenjohtaja päätti kokouksen klo 10:50.