Muistio 

  Osallistujat: Paula Merikko (siht.), Jukka Kohtanen (vpj), Katja Arstio, Raija Pappila, Suvi Remes, Ossi Raatikainen, Kirsi Pispa, Jukka Tiitto, Kati Tiihonen, Neea Salo, Johanna Passiniemi, Hannele Husa, Katja Pura, Hely Lahtinen, Heli Peltola, Kaarina Lilja, Raine Rapo, Päivi Lignell, Arja Neuvonen, Marko Kuparinen, Inka Paukku (pj), Anne Talvio, Sari Pulkkinen, Mikael Seppälä (2. vpj), Päivi Aho, Sirpa Levo-A., Totti Tuhkanen, Janne Santala, Katariina Lehto, Jaakko Rannila, Antti Mäki

1. Kokouksen avaus
   
   • Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 09:07. Sovittiin, että Seppälä toimii kokouksen puheenjohtajana puheenjohtajiston joutuessa poistumaan.
2. Asialistan hyväksyminen
   
   • Esityslista hyväksyttiin kokouksen asialistaksi muutoksitta.
3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
   • Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin muutoksitta.
4. Korkeakoulujen liitännät valtakunnallisiin Opintopolku-palveluihin; ajankohtaista
   1. KSHJ-ohjausryhmästä
      • Raatikainen esitteli (pdf) osallistumaan estyneiden OPH:n edustajien puolesta KSHJ-tilannekatsauksen viimeisen KSHJ-ohjausryhmän kokouksen jälkeisestä tilanteesta.
      • Seppälä esitti toiveen, että KSHJ:sta saisi opiskelijatiedot siirrettyä korkeakoulun omaan tietovarastoon, jotta korkeakoulu saa dataa opiskelijavalintojen kehittämistä tukevaa analytiikkaa varten. Raatikainen lupasi välittää pyynnön OPH:lle. 
   2. koulutustarjontatietovarannosta
      
      • Tilannekatsaus sisältyy asialistan edelliseen kohtaan.
   3. tiedonsiirroista korkeakouluihin, opiskelijaksi ilmoittautuminen
      
      • Raatikainen kertoi, että lausuntokierros päättyi 1.11. ja määräaikaan mennessä saapui 31 lausuntoa. Lausunnot olivat lähtökohtaisesti positiivisia. Lausunnot sisälsivät joitakin reunaehtoja ja huomioita, jotka käsitellään sopivilla foorumeilla, mm. Synergiaryhmässä. Seuraavaksi asiaa edistetään aloittamalla määrittely RAKETTI-resursseilla alustavan suunnitelman mukaan niin, että puolella resurssista ostetaan sopimustoimittajalta määrittelyyn tukea ja toinen puoli käytetään ilmoittautumisen asiantuntijatyövoiman ostamiseen CSC:lle. Määrittely tapahtuu tiiviissä yhteistyössä Synergiaryhmän kanssa.
      • Raatikainen kertoi, että tietopyyntöön saatiin määräaikaan mennessä 5 vastausta. Toimittajien arvioimissa työmäärissä on isoja eroja (100htp-350htp), joten on tutkittava tarkkaan, mitä työtä arviot sisältävät. Hintahaarukka olisi kyseisillä htp-määrillä karkeasti 50 000-200 000e, hinta painottunee haarukan yläpäähän.
      • Raatikainen kertoi, että aihe on esillä tänään iltapäivällä myös RAKETTI-ohjausryhmässä ja loppukuusta RAKETTI-OPI-ohjausryhmässä.
      • Kohtanen kommentoi, että summat kuulostavat todella pieniltä. Ovatkohan toimittajat ymmärtäneet, mitä olemme tilaamassa? Aikataulu on projektointisuunnitelmassa liian myöhäinen (käyttöönotto 1/2015), olisi siirrettävä aiemmaksi. Onko syksyllä 2014 tuotantoon -aikataulu kuinka realistinen ja mistä löydetään määrittelyyn aikataiulun edellyttämä rautainen asiantuntija?
        • Raatikainen kommentoi, että hintoihin eivät kuulu korkeakoulukohtaiset integraatiot palveluun, eli se osuus on tulossa päälle per korkeakoulu. Toteutusvaihtoehtopolkuja on ideoitu erilaisia; esim. E-lomakkeen käyttämistä palvelun pohjana (sis. maksutoiminnallisuudet; jos onnistuu, pudottaa kustannuksia ja helpottaa aikataulua). Toinen toteutusvaihtoehdotus on Goforelta, joka on ollut mukana Opintopolun toteuttamisessa. He ehdottivat, että suuri osa toiminnallisuuksista tehtäisiin suoraan Opintopolkuun ja maksamisosuus olisi oma palikkansa. Ehdotuksesta on keskusteltava OPH:n kanssa. Aikataulu on toimittajavastausten perusteella toteutettavissa niin, että jos päästään aloittamaan heti, on mahdollista saada minimiversio tuotantoon jo loppukesällä 2014, mikä riittää syksyn hakuun. Ajatuksena on toteuttaa minimitoiminnallisuudet ensin (määrittelyssä apuna Synergiaryhmä), ja toteuttaa sitten palveluun lisäosia vaiheittain.
        • Paukku kommentoi, että hinta kuulostaa siltä, mitä OPI-ohjausryhmän viime kokouksessa arvioitiin.
   4. KSHJ-hyväksymistestausryhmästä
      • Raatikainen kertoi, että 19.11. aamupäivällä järjestetään koulutustarjonnan ennakkotestaustilaisuus. Tuloksista kerrotaan seuraavassa Synergiaryhmän kokouksessa.
   5. korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta
      • Pispa kertoi, että 30 korkeakoulua on edennyt testausvaiheeseen. Näistä 4 on jo tuotannossa ja 12 on aloitettu tekemään osittaisia tuotantodatatestejä. Muut korkeakoulut ovat riskivyöhykkeellä. Moni ei ole aloittanut tuotantodatatestejä, koska tekevät vielä tietosisältökorjauksia lähdejärjestelmiin (mm. ASIO on aloittanut, Oodi on aloittamassa vaiheittain, Winhaajilla taas on haasteita toteutusviivästymisen vuoksi). Ehdoton tuotantovaihe-deadline on 31.3.2014, ja tietovarantopalvelun auditointi on varattu alustavasti heti huhtikuun alkuun, jotta vielä huhtikuun aikana palvelu voidaan todeta valmiiksi ja projekti voidaan päättää. Viranomaistiedonkeruiden osalta työtä on aloitettu projektissa etupainotteisesti ja pilotit Aalto-yliopiston ja Metropolian kanssa ovat käynnissä. Myös Vavira on ollut yhteydessä, ja heidnä kanssaan on aloitettu keskustelut.
      • Mäki kertoi, että RAKETTI-ohjausryhmässä käsitellään tänään laajaa koostetta tietovarannon jatkokehitysajatuksista seuraaville vuosille.
      • Paukku kommentoi, että nyt kun tietovaranto näyttää onnistuvan, sen sisältämien tiuetojen hyödyntämiseen on kohdentunut nopeasti monenlaista tarvetta.
   6. opintopolkuryhmästä
      
      • Raatikainen kertoi, että 27.11. on Opintopolkuryhmän työpaja aiheesta valintakokonaisuus ja valintaperusteiden mallintaminen. Tarkempi aiherajaus on tulossa lähempänä työpajaa. Työpajan tuloksista kerrotaan seuraavassa Synergiaryhmän kokouksessa.
5. Yhteentoimivuuden määritykset
   1. Seuraavat askeleet korkeakoulujen tietomallin uudistustyössä
      1. Synergiaryhmän tietomalli-iskuryhmän  laajentaminen uusilla jäsenillä
      • Remeksellä oli mikrofonin kanssa teknisiä ongelmia osallistua etäkokoukseen, joten Merikko esitteli Remeksen lähettämän yhteenvedon.
        • Työn alla ovat kehittämiskohteiden ja -suuntien kokoaminen ja konkretisointi ja korkeakouluista nousseiden erilaisten tarpeiden yhteensovittaminen tietomallityössä. Toiminnan suuntaaminen on suuri asia, sillä työn lähtökohtana on tähän asti ollut tietovarastoprojekti ja sen näkökulma. Nyt mm. tiedonsiirtojen merkitys on korostumassa. Eurooppalaisen standardin käyttöönottoa edistetään
           täydentämällä taustadokumentaatiota keväällä koottuun valmistelumateriaaliin. Työn alla myös valintaperusteiden käsittely osana koulutustarjontatietoja. Asiassa edetään yhtä matkaa Opintopolkuryhmän kanssa (työpaja 27.11.). Yhteistyötä OPH:n kanssa tiivistetään jälleen, Remes tavannut OPH:n edustajat. Tietomalli-iskuryhmää on tarve laajentaa haun ja valinnan osaajilla, Remes on asiasta yhteydessä (työmääräarvio n. 2-3 etäkokousta ja dokumentaation tekemiseen osallistuminen).
      • Seppälä kertoi, että Aalto on lähettänyt toiveita uudistaa korkeakoulujen tietomallia tietovarastoonsa liittyen, mm. päivittämissyklin tulisi tukea korkeakoulun omaa toimintaa niin, että projektit etenevät jouhevasti. Seppälän puheenvuoro IT-päivillä tietomallin mukaisten tietojen hyödyntämisestä on saatavilla Tietovarastofoorumin sivuilta.
   2. Korkeakoulujen kirjauskäytännöt ja Valviran tarvitsemat kelpoisuus/pätevyystiedot korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta
      • Merikko kertoi, että VIRTA-projektilta on tullut OPI:lle pyyntö, että olisi hyvä sopia käytännöstä, miten merkitään tieto, jonka perusteella Valvira voi päätellä, että terveydenhuollon ammattiin opiskelevalla on oikeus ennen valmistumistaan työskennellä tilapäisesti laillistetun terveydenhuollon ammattihenkilön tehtävissä (käytännössä, 2/3 keskeisistä ammattiopinnoista on suoritettu). Merikko ehdotti, että Ekosysteemiryhmä muotoilee ehdotuksen yhteisestä käytännöstä ja tarvittaessa konsultoi esim. sote-alan opintopäälliköitä/koulutusalavastaavia.
      • Mäki täydensi että korkeakoulu päättelee nytkin asian jostain vastatessaan Valviran lähettämiin yksilöityihin tietopyyntöihin asiasta. Mäki ehdotti, että mikäli korkeakoulu katsoo, että riittävät opinnot on suoritettu, tehtäisiin opiskelijarekisteriin pätevyysmerkintä, jonka Valvira löytäisi tietovarannosta. Asiassa on syytä toimia nopeasti, sillä sote-alojen kesken noussee kysymyksiä ja periaatteellisia näkemyksiä asiasta, joten jos tavoitteeksi asetettaisiin, että tiedot saisi 2015 alusta tietovarannosta, nyt on hyvä aloittaa keskustelut. Asia ei vaadi tietovarannon arkkitehtuuriin muutoksia, mutta korkeakoulukohtaisen integraation toteutustavasta riippuen muutoksia voi olla tulossa.
      • Sovittiin, että asiassa edetään Merikon ehdotuksen mukaisesti.
   3. Opetusaika-, opetustapa- ja opiskelumuotokoodistot -follow up
      • Merikko kertoi, että Synergiaryhmän ehdotusta OPH:n vanhan opetusmuotokoodiston korvaajaksi on työstetty eteenpäin Synergiaryhmän Glossary Groupissa. Ehdotus on lähetetty OPH:lle ja viety myös OKSA-sanastoryhmän käsittelyyn.
   4. Opintoja suorittamattomien opiskelijoiden opiskeluoikeuksien kirjausmenettelyt ja tilastointi -follow up
      • Merikko kertoi, että RAKETTI-tietohallintoryhmän toimeksiantoon "Muodostettava korkeakoulujen yhteinen näkemys siitä, mitä passiivirekisterillä tarkoitetaan ja kuvattava vaihtoehdot, miten passiivirekisterin opiskelijat suhteutuvat korkeakoulujen rahoitukseen. Ministeriö ei ole antamassa aiheeseen liittyen suosituksia." on saatu vastattua ja kooste esiselvityskyselyn, Synergian työpajatyöskentelyn ja OPI-ohjausryhmän kokouksessa keskustellun tuloksista (ks. pdf) on lähetetty OKM:lle.
      • Paukku kommentoi, että jo passivoinnin näkee ennen kaikkea tapana ohjata opiskelijoiden toimintaa oikeaan suuntaan, ehdotettu FTE-luvun muutos vähentää osaltaan korkeakoulun tarvetta ohjata opiskelijoita ilmoittautumaan läsnäolevaksi vain, kun oikeasti suorittavat opintoja.
   • Seppälä siirtyi johtamaan puhetta klo 9:48.
6. Opiskelun ja opetuksen alueen kehitysprojektien tilannekatsaus
   1. Projektit; tilannekatsaukset
      1. KOUTSI-projektin tulokset Töissä.fi ja Korkeakoulusta.fi
         • Kuparinen kertoi, että töissä.fi on valtakunnallinen korkeakouluopiskelijoiden työelämään siirtymisen tueksi tehty verkkopalvelu, jossa korkeakoulujen keräämää sijoittumistietoa tarjotaan visuaalisesti helposti lähestyttävässä muodossa. Lisäksi palvelussa on esillä jo työelämässä olevien tarinoita. Opinto-ohjaajat ja alanvaihtajat ovat myös kohderyhmänä. Ensimmäinen versio on avattu kesäkuussa ja virallinen julkaisu tapahtui lokakuussa. Ensi vuonna lanseerataan suuremmalla volyymilla, nyt kerätään lisää kertomuksia. Mukana palvelussa ovat ne korkeakoulut, jotka ovat antaneet luvan sijoittumistietojensa hyödyntämiseen. Bannereita ja printtimateriaalia on saatavilla Anne Karkulahdelta (@helsinki.fi).
         • Kuparinen kertoi, että korkeakoulusta.fi tarjoaa tukea opiskelijoiden ohjaukseen ja urasuunnitteluun korkeakoulujen henkilöstölle. Käyttöliittymä ja visuaalinen ilme ovat vielä beta-vaiheessa.
         • Karkulahti kertoi, että korkeakoulusta.fi on tehty yhdessä asiaan liittyvien hankkeiden kanssa, mukana mm. hankkeita, joissa osallisina TaY, TAMK, HAMK ja TY. Palvelu on toteutettu ketterästi ja vaiheittain.
         • Seppälä kommentoi, että tietoa palvelusta on tullutkin jo oman ammattiliiton kautta.
      2. Tenttis ja SITNET, sähköisen tenttimisen työkalut
         • Kristiina Uolian ollessa estynyt osallistumaan Merikko kertoi että Tenttis, TaY:n toteuttama sähköinen tenttityökalu, on siirretty tänä vuonna CSC:lle ylläpitoon. Ensimmäinen yhteinen versio on testauksessa ja opettajan käyttöliittymä on seuraavaksi tulossa mukaan niin, että korkeakoulut maksavat toteutuksen itse. SITNET (nimi; Tenttis väärinpäin) puolestaan on kokonaan uusi sähköisen tenttimisen projekti. Korkeakouluissa on todettu tarve kehittää kokonaan uusi tenttityökalu, joka mahdollistaa modernit tenttikäytännöt. CSC on koonnut ydinryhmän 9-10 korkeakoulusta ja projektisuunnitelma on kommenteilla.
         • Lahtinen kertoi, että TY on mukana molemmissa projekteissa. Tenttis on käytössä, kunnes uusi palvelu saadaan tuotantoon. Palvelun toteuttamiseen on lähdetty ripeästi ja ketterästi, määrittely-ydinryhmää ja johtoryhmää kootaan ja ensi kesään mennessä ensimmäinen vaihe on jo toteutettu. Alkukesästä on mahdollisuus ottaa ensimmäinen versio käyttöön, se sisältäisi nykyisen Tenttiksen toiminnallisuudet ja sen päälle rakennettaisiin ja julkaistaisiin vaiheittain uusia ominaisuuksia (toiveita on runsaasti).
   1. Korkeakoulukortit
      • Merikko muistutti korkeakoulukorttien päivittämisestä. Mäki pyysi, että kortit syytä pitää ajantasalla nyt erityisesti VIRTA-integraation luvun 1.1.3. tietoturvan valvonnasta vastaava tahon osalta. Jos korkeakoulu ei halua kirjata asiaa kortille julkisesti, pääkortilta löytyy linkki HAKA-kirjautumisen vaativalle korkeakoulun omalle JIRA-tiketille.
7. Muut asiat
   • Ei muita asioita
8. Ilmoitusasiat
   1. RAKETTI-hankkeen päätösseminaari järjestetään 28.3.2014 Heurekassa.
   2. Kooste syksyn ja kevään tapahtumista opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon alueella, listaa saa täydentää.
9. Seuraavat kokoukset
   1. Syksyn 2013 työpajojen ja etäkokousten aikataulu
      
      1. Työpaja 3.-4.12.2013 - ilmoittautuminen käynnissä.
      2. Etäkokous 18.12.2013
   2. Käsiteltävät teemat:  aihe-ehdotukset
      
10.   Kokouksen päätös
    1. 2. varapuheenjohtaja päätti kokouksen klo 10:30.