Muistio 

 Osallistujat: Paula Merikko (siht.), Juha-Pekka Pihlajakoski (pj), Ossi Raatikainen, Suvi Remes, Miika Alonen, Päivi Lignell (vpj), Mariikka Kekäläinen, Totti Tuhkanen, Aila Kanniainen, Aila Markus, Anne Talvio, Arja Neuvonen, Eija Airio, Hannele Husa, Heli Peltola, Hely Lahtinen, Jukka Tiitto, Kaarina Lilja, Päivi Rahkonen, Pekka Liedes, Raija Pappila, Päivi Aho, Jaakko Rannila, Katja Arstio, Taija Oksanen, Inka Paukku, Eeva Saari, Maarit Tenhunen, Mikko Arasmaa, Virve Peltoniemi, Mikael Seppälä, Hannele Husa, Timo Hakkarainen, Pekka Harjula

1. Kokouksen avaus
   • Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 09:02.
2. Asialistan hyväksyminen
   • Esityslista hyväksyttiin kokouksen asialistaksi niin, että OTM-katsaus (10.A.1) pidetään kohdan 4 jälkeen.
3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
   • Puheenjohtaja esitteli edellisen kokouksen muistion ja se hyväksyttiin muutoksitta.
4. Synergiaryhmän toimintakertomuksen 2013 hyväksyminen
   • Merikko esitteli toimintakertomusluonnoksen.
     
     • Lignell pyysi, että Glossary Groupin kohdalla mainitaan, millä periaatteella ryhmä on koottu eli mukana kaikki ne korkeakoulut, joissa ruotsi on opetuskielenä. Merikko lisää maininnan toimintakertomukseen.
     • Synergiaryhmä hyväksyi vuoden 2013 toimintakertomuksen.
5. Synergiaryhmän toimintasuunnitelman 2014 hyväksyminen
   • Merikko esitteli toimintasuunnitelmaluonnoksen. Merikon sijaisena 21.2. alkaen Synergiaryhmän sihteerinä jatkaa Juha-Pekka Pihlajakoski, joka toimii siis jatkossa kaksoisroolissa sekä ryhmän sihteerinä että puheenjohtajana.
   • Synergiaryhmä hyväksyi vuoden 2014 toimintasuunnitelman.

6. Korkeakoulujen liitännät Opintopolku-palvelukokonaisuuteen; ajankohtaista
   

   • Raatikaisen materiaali (esitys pdf:nä) asiakohtiin a-d.
   1. KSHJ-ohjausryhmästä ja hankkeen aikatauluista
      • Raatikainen kertoi, että on jatkossa mukana KSHJ-ohjausryhmän kokouksissa, tavoitteena saada sekä korkeakoulujen ääni kuulumaan että ensikäden tilannetietoa korkeakoulujen suuntaan. Seuraava kokous on 4.2.2014. Hankkeen aikataulusta Raatikainen kertoi, että korkeakouluosuuden toteutus on viivästynyt, mutta korkeakoulujen yhteishaun toiminnallisuuksien on suunniteltu valmistuvan ja olevan hyväksymistestattuna 16.5.2014. Koulutustarjonta syksylle tulee olla tallennettuna 12.6. ja keväälle 1.10. mennessä. Asiakaskäyttöönotto syksyn hakujen osalta tapahtuu 5.9. ja hakuaika syksyllä on 8.-22.9. Tutkintoon johtamattoman koulutuksen osalta tarjontatietoa voi alkaa syöttää 15.10. alkaen.
   2. tiedonsiirroista ja rajapinnoista
      • Raatikainen kertoi, että rajapintakuvaukset valmistunevat tammikuun loppuun mennessä.
      • Integraatioryhmä on järjestämässä kaksipäiväisen Code Campin korkeakoulujen ja järjestelmätoimittajien sovelluskehittäjille maaliskuussa. Code  Campin suunnittelupalaveri on 7.2. Opetushallituksessa, mukana myös korkeakoulujen tietomallin koordinaatio. Tietomallista on lisäksi suunnitteilla erillinen tapaaminen OPH:n kanssa.
      • Mikäli tunnukset testiympäristöön on voimassa, rajapintoja voi testata jo nyt siltä osin, kuin ne ovat valmiita. Henkilökäyttäjät ja palvelukäyttäjät autentikoidaan samalla tavalla (CAS-toteutus).
      • Hakemusten tuontirajapinta ja valintojen tuonti- ja vientirajapinnat ovat toistaiseksi keskeneräisimpiä. Koulutusinformaation rajapinnasta on huomioitava, että data on toisen asteen dataa ja rajapintaan tulee korkeakoulutarjonnan myötä muutoksia.
   3. KSHJ-hyväksymistestausryhmästä
      • Raatikainen kertoi, että seuraava hyväksymistestaustyöpaja on sovittu pidettäväksi 6.2. ja tällöin testataan koulutustarjonnan syöttämistä (ei näyttämistä), koodistojen hallintaa ja organisaatiotietoja. Testausympäristöt ja -materiaalit valmistuvat vasta tähän, joten ennakkotestaus ei ole mahdollista. Seuraavien testausten aikataulua ei ole sovittu, mennevät maaliskuun lopulle tai huhtikuun alkuun. Koska deadline koko yhteishaun testaukselle on 16.5., aikaa on rajallisesti ja on varauduttava intensiiviseen testaukseen.
      • Testaussuunnitelmasta saadaan OPH:lta päivitetty versio myöhemmin.
      • Mahdollisuuksia ennakkotestaukseen tai katselmointeihin pyritään järjestämään kevään aikana.
   4. opintopolkuryhmästä; tilanneseuranta
      • Raatikainen kertoi, että tilannetta seurataan acp-kokouksissa 2 kertaa kuukaudessa ja samalla käsitellään ajankohtaisia asioita ja OPH:n uusimpia uutisia. Raatikainen pitää OPH:n kanssa torstaiaamuisin viikkopalaverit ajankohtaisista asioista tiedonkulun varmistamiseksi.
      • Tilanneseurannan mukaan koulutustarjonnan sisältö on hyvällä mallilla, mutta valintaperusteiden mallinnuksessa on haasteita, tähän tarvitaan työpajoja ja koulutusta (tekstimuotoisten valintaperusteiden kääntäminen matemaattiseen muotoon Opintopolun funktioilla). Myös integraatiot ovat haaste. Korkeakoulut kuvaavat riskitasoaan tilanneseurantataulukossa korkeaksi. Puuttuvien korkeakoulujen tietojen osalta Raatikainen on henkilökohtaisesti yhteydessä korkeakouluihin.
      • Työpajoja järjestetään kevään aikana, sovittuja aiheita on valintaperusteiden mallinnus. Lisäksi maaliskuulle on sovittu tutkintoon johtamattoman koulutuksen työpaja (koskee siis avoimen korkeakoulutuksen lisäksi koko tutkintoon johtamattoman koulutuksen kenttää).
        • Lignell kysyi, millä jakelulla työpajan ajankohdan Doodle-kysely on lähtenyt. Raatikainen vastasi, että ensivaiheessa avoimien korkeakoulujen toimijoille, mutta viesti on tulossa myös Synergiaryhmän ja Opintopolkuryhmän s-postilistoille kokouksen jälkeen.
   • Pihlajakoski kiitti Raatikaista hyvin jäsennellystä tilannekatsauksesta.
   • Tenhunen kysyi, tuleeko 16.5. järjestelmä olla testattuna tulevilla vai vanhoilla valintaperusteilla; valintaperusteiden kanssahan joudutaan korkeakouluissa tekemään vielä paljon töitä lakimuutosten tiimoilta. Raatikainen totesi, että testauksen voi suorittaa uusilla tai vanhoilla valintaperusteilla, kunhan niillä pystytään todentamaan, että järjestelmä toimii oikein.
   • Raatikaiselle voi lähettää kysymyksiä ja/tai kirjata ne suoraan Opintopolkuryhmän Q&A -osioon.
   1. opiskelijaksi- ja lukuvuosi-ilmoittautumisesta
      • Raatikainen kertoi (esitys pdf:nä), että tarkennettu projektisuunnitelma on lähetetty 7.1. kommenteille opintoasiainpäälliköiden verkostojen puheenjohtajistoille.
      • E-lomakkeen käyttöä OILI:n pohjana on selvitetty ja se näyttää lupaavalta. Katselmointitilaisuus pidetään Synergiaryhmän työpajassa 11.-12.2.2014. Eduix esittelee/demoaa palvelua ja ryhmä arvioi sen soveltuvuutta korkeakoulujen tarpeisiin ilmoittautumisprosessissa. Alustavat hinta-arviot on saatu Eduixilta sisältäen arvion myös integraatioista. Työmäärä- ja kustannusarvio on kohtuullinen.
      • Raatikainen vieraili eilen amk-opintoasiainpäälliköiden työvaliokunnan kokouksessa ja heidän näkemyksensä tiivistetysti oli, että mikäli E-lomake soveltuu käyttöön ja kustannukset ovat esitetyn maltilliset, voidaan edetä suoraviivaisesti sopimuksiin, ohjausryhmän nimittämiseen ja projektin käynnistämiseen.
   2. korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta
      
      • Kekäläinen (esitys pdf:nä) kertoi aloittaneensa koordinaattorina VIRTA-projektissa vuoden alussa. Lisäksi uusi projektipäällikkö aloittaa projektissa maaliskuun alussa. Kekäläinen vetää jatkossa korkeakolujen yhteyshenkilöiden kokoukset ja toimii korkeakoulujen yhteyshenkilönä.
      • Korkeakoulujen tiedonsiirtoihin liittyvien toteutusten tilanne näyttää siltä, että 6 korkeakoulua on tuotantovaiheessa ja 29 testausvaiheessa, 2 kohonnella riskillä ja 2 merkittävästi kohonneella riskillä. On hienoa, että Winhaajat ovat päässeet kattavasti tuotantotestivaiheeseen.
      • Tietoturva-auditointiin valmistaudutaan parhaillaan korotetun tietoturvatason vaatimusten mukaisesti. Sopimusmalli auditointia varten toteutetaan ministeriön muistiona, aiheesta on TIEHA-ohjausryhmän kokouksessa tuolossa käsittelyyn luonnokset OKM:n päätökseksi sekä sisäiset ohjeet.
      • Viranomaistiedonkeruiden pilotointia jatketaan Aallon ja Metropolian kanssa; opiskelijatiedonkeruu on työn alla ja seuraavaksi tartutaan tutkintotiedonkeruuseen. Pilotointi on nostanut esiin tiedon laatuun liittyviä kysymyksiä.
      • Projektiryhmältä on tulossa ohjeet siitä, miten tilanneseurantataulukkoa päivitetään.
      • Pihlajakoski kiitti Kekäläistä hyvästä tilannekatsauksesta.
7. Yhteentoimivuuden määritykset
   
   1. Korkeakoulujen tietomalli
      
      1. Iskuryhmän uudistettu kokoonpano
         • Remes kertoi, että iskuryhmän kokoonpanoa on päivitetty sekä korkeakoulujen osalta että osana OPI-koordinaation organisoitumista.
         • Iskuryhmässä mukana jatkaa OPI:n puolesta Tuhkanen, lisäksi Pihlajakoski on mukana Synergiaryhmän puheenjohtajan ja sihteerin roolissa. Korkeakouluista mukaan tulevat lisäksi Inka Paukku ja Arja Neuvonen. Lisäksi ryhmään liittyy CSC:ltä Miika Alonen ja Remes itse jatkaa ryhmän koordinoijana. Remes totesi, että edustus on asiantunteva ja kattava ja kiitti mukaan lähteneitä.
         • Iskuryhmä kokoontuu seuraavan kerran, kun tietomallityön laajempi organisointi on saatu CSC:llä valmiiksi.
      2. Tietomallinnusresursseja vahvistettu CSC:llä
         • Remes kertoi saaneensa uuden työparin; Miika Alonen on aloittanut vuodenvaihteessa CSC:llä.
         • Alonen esitteli itsensä ja kertoi tulevansa ylläpitämään ja kehittämään korkeakoulujen tietomallia ja ottavansa mieluusti vastaan kehitysehdotuksia ja toiveita. Alonen osallistuu jatkossa iskuryhmän ja integraatioryhmän toimintaan.
      3. Tilannekatsaus haun ja valinnan osuuden uudistamiseen
         • Remes kertoi, että OPH:n kanssa on tulossa tapaaminen ja Alonen on osallistumassa aiemmin kokouksessa esiteltyyn Code Campiin. Määrittelytaulukon työstöä on jatkettu ja työ jatkuu keväällä.
   2. Korkeakoulujen opintotietojen tietosuojan käytännesäännöt
      
      • Merikko kertoi Synergiaryhmän yhteiskommentin valmistelusta ja sen sisällöstä. Etukäteen saatujen kommenttien ja kahden etätapaamisen perusteella on koottu vastaus lakimiesten kommenttipyyntöön. Laurean kommentit on vielä käsittelemättä, kun ne on huomioitu, kommentti on lähetysvalmis.
      • Synergiaryhmä hyväksyi kommentin lähetettäväksi.
   3. Sähköisten plagiaatintunnistuspalveluiden kehittäminen; työryhmätyöskentelyn ja loppuraportinesittely
      • Tuhkanen (esitys pdf:nä) kertoi, että nykyinen PT-infrastruktuuri on rakentunut korkeakouluissa 2008-2013. Sähköistä plagiaatintunnistusta käsiteltiin 5.6.2012 RAKETTI-ohjausryhmässä ja todettiin, että kyseessä on tärkeä laatutyön osa-alue. Tuhkanen aloitti OPI-osahankkeessa PT-selvitysmiehenä alkuvuonna 2013. Korkeakouluille järjestettiin seminaari aiheesta huhtikuussa. Seminaarissa perustettiin 3 jatkotyöryhmää, jotka ovat pitäneet 14 työseminaaria sekä muita aktiviteetteja. Keskustelevan prosessin tuloksena on syntynyt loppuraportti. Tuhkanen on pyrkinyt selvitysmiehenä fasilitoimaan muita kentän toimijoita työryhmissä.
      • Plagiaatintunnistuksen kokonaisuus sisältää 3 osaa:
        • Plagiaatintunnistusjärjestelmä (pilvipalvelu) on merkkijonojen samankaltaisuuksia tunnistava algoritmi, joka hyödyntää eri referenssitietokantoja ml. avoin internet, kustannetut julkaisut ja asiakkaan aineistot.
        • Plagiaatintunnistuspalvelu lokalisoi pilvipalveluna toimitetun järjestelmän, kuten integraatiot, mutta myös erilaiset säännöt ja ohjeet.
        • Lisäksi näiden hallintaan tarvitaan ohjausmalli.
      • Seurantatietoa plagiointi-ilmiön laajuudesta Suomessa ei ole. Ruotsissa tilastointia on tehty, 2001-2011 sanktioiden määrä kasvoi 522 prosenttia. Syiksi voi nähdä, että toimintatapa on muuttunut ja sähköinen tunnistus on otettu käyttöön, lisäksi opinnäytteet ja tutkimukset ovat saatavilla avoimissa julkaisuarkistoissa.
      • Hankitatilanne näyttää tällä hetkellä siltä, että ammattikorkeakouluissa Urkund on hallitseva (2008-2009 käyttöön), yliopistoissa puolestaan Urkundin rinnalla vuoden 2012 viimeiset 10 hankintaa ovat olleet Turnitin. Järjestelmän on oltava globaali, koska ongelma on globaali - siksi suuret ratkaisut ovat olleet vallitsevia.
      • Selvityksen perusteella korkeakouluissa palvelun omistajana on 3/4 korkeakouluista opintohallinto ja 1/4 kirjasto. Loppukäyttäjätuki on myös valtaosin opintohallinnolla. Teknisen ylläpidon tuki on puolestaan it-hallinnolla, mutta osassa korkeakouluja myös kirjastolla ja opintohallinnolla. Tyypillistä plagiaatintunnistusprosessille on moniomistajuus ja koordinaatiohaasteet. Plagiaatintunnistuksen kokonaiskuvassa on huomioitava niin yleinen, tutkimustyön kuin opetustyönkin näkökulma.
      • Tuhkanen esitteli loppuraportin toimenpide-ehdotukset ja kehittämisalueet:
        • Hankinnat ja tuotantokäyttö
          • Luodaan valmius yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen hankintayhteistyöhön kansallisella tasolla
          • Kehitetään järjestelmien ja toimintaprosessien kokonaistietoturvaa
          • Kehitetään PT-järjestelmien testausmenettelyjä
          • Suomalaisten vertailutietovarantojen kehittäminen
          • Suomalaisen vertailutiedon laatua edistävistä toimenpiteistä
          • PT-järjestelmien luotettavuutta ja käytettävyyttä heikentävien tekijöiden hallinta
        • Prosessinhallinta
          • Ohjeistojen kattavuuden, rakenteen ja käsitteellisen tarkkuuden kehittäminen
          • Plagiointia ehkäisevän ohjausmallin kehittäminen ja ohjausjärjestelmän arviointi
      •  Merikko ehdotti aiheen tiimoilta erillistä acp:nä järjestettävää esittely- ja keskustelutilaisuutta laajemmalle yleisölle niin, että kutsua välitettäisiin eri verkostojen s-postilistojen kautta. OPI-koordinaatio valmistelee asiaa Tuhkasen kanssa.
   4. AAPA:n ja FUCIO:n Lisenssi-SIG:n systeemikyselyn OPI-alueen vastausten tarkastusprosessista sopiminen Synergiaryhmässä
      • Merikko kertoi, että Synergiaryhmä sai aiemmin sähköpostitse käsiteltäväkseen koosteen OPI-alueen järjestelmistä ja niiden statuksesta. Systeemikyselyn korkeakoulukohtaisten vastausten täydennysaika on päättynyt eilen. Synergiaryhmäläiset ovat voineet koosteen perusteella pyytää täydentämään korkeakoulunsa vastauksia oman korkeakoulunsa tietohallintojohtajan tai systeemikysely-yhdyshenkilön kautta.
      • Seuraava vaihe kyselyn vastausten laadun parantamiseksi on vastauksissa esiintyneiden järjestelmien tuotenimien ('Turnitin'), help-tekstien ('plagiaatintunnistusjärjestelmä') ja toimittajaluokkien ('kaupallinen') läpikäynti ja täydentäminen työryhmätyöskentelynä 11.-12.2.2014 Synergiaryhmän työpajassa.
8. Ajankohtaista alaryhmistä
   1. Integraatioryhmä
      1. Toimintakertomus 2013
         • Sisältyy Synergiaryhmän toimintakertomukseen yllä.
      2. Integraatioryhmän puheenjohtajan valinta vuodelle 2014
         • Pihlajakoski kertoi, että Integraatioryhmän puheenjohtajaehdokkaaksi vuodelle 2014 on ilmoittautunut Jaako Rannila ja kysyi, onko tehtävään muita halukkaita. Muita ehdokkaita ei ilmoittautunut.
         • Synergiaryhmä valitsi Integraatioryhmän puheenjohtajaksi vuodelle 2014 Jaakko Rannilan.
      3. Toimintasuunnitelma 2014
         • Sisältyy Synergiaryhmän toimintasuunnitelmaan yllä.
9. Opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyön organisoimisesta RAKETTI-hankekauden jälkeen
   • Merikko (esitys pdf:nä) kertoi yhteistyön organisoitumissuunnitelmista RAKETTI-hankekauden päätyttyä. Synergiaryhmän toiminta jatkuu normaalisti, uuden ohjaavan ryhmän alaisuudessa.
   • Opintoasiainjohtajien ja IT-johtajien verkostot kokoontuivat 13.12.2013 yhteistapaamiseen laatimaan osana hankekauden jälkeistä organisoitumista yhteisesityksensä perustettavasta korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmästä, sen tavoitteista, tehtävistä ja edustajista. Esitys on kokouksessa perustetun, 7.1. toimintansa aloittaneen valmistelevan yhteistyöryhmän työstössä.
10. Opiskelun ja opetuksen alueen kehitysprojektien tilannekatsaus
    
    1. Projektit;tilannekatsaukset
       1. OTM
          • Inka Paukku esitteli OTM-projektin tilannekatsauksen. Ensimmäinen virallinen sprintti on nyt käynnissä, vuoden 2013 lopussa on tehty pohjatyötä. Työskentely on aloitettu opiskelijan opintojensuunnittelukalenterista. Esiteltävää valmistunee huhtikuun alkuun, ensimmäisten 6 sprintin jälkeen. Tietomallia on työstetty aktiivisesti, myös yhteistyössä Peppi-konsortion kanssa. Backlogin työstö on käynnissä mm. prosessityöpajoista saatavien materiaalien avulla. Opiskelijaksi ilmoittautumiseen liittyen on varattu projektiryhmästä resursseja, jos OILI-projekti käynnistyy.
            • Pihlajakoski kysyi, miten muut korkeakoulut saavat parhaiten tietoa OTM:n etenemisestä. Paukku vastasi, että projektiryhmä voi säännöllisin välein tiedottaa Synergiaryhmän etäkokouksissa etenemisestä ja keväällä on tarkoitus pitää myös seuraava sidosryhmätilaisuus. 
    2. Korkeakoulukortit
       • Merikko muistutti korkeakoulukorttien päivittämisestä. Vuodenvaihteessa yhdistyneiden ja nimeään vaihtaneiden korkeakoulujen tiedot on päivitetty.
11. Muut asiat
    • Ei muita asioita.
12. Ilmoitusasiat
    1. Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuurin versio 0.8 löytyy Confluencesta.
    2. RAKETTI-hankkeen päätösseminaari järjestetään 28.3.2014 Heurekassa.
       
    3. Opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon alueen tapahtumakalenteria voi täydentää ja hyödyntää tilaisuuksista sopiessa.
       
    4. Merikko jää äitiysvapaalle 21.2.2014. CSC:n OPI-koordinaation työnjako vuodelle 2014.
       
13. Seuraavat kokoukset
    
    1. Kevään 2014 aikataulu
       • Työpaja 11.-12.2. isäntäkorkeakoulu Arcada (Helsinki)
       • Etäkokous 11.3.
       • Työpaja 2.-3.4. isäntäkorkeakoulu Tampereen teknillinen yliopisto (Tampere)
       • Etäkokous 9.4.2
       • Työpaja 7.-8.5. isäntäkorkeakoulu HUMAK (Helsinki)
       • Etäkokous 4.6.2014
    2. Käsiteltävät teemat: aihe-ehdotukset
       
14. Kokouksen päätös
    • Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:01.