Synergiaryhmän ACP-kokous

• Aika: 5.10.2015 klo 10:00-12:00
• Paikka: https://connect.funet.fi/synergia
• Kokouksen tallenne: https://connect.funet.fi/p75cg37oigb/
• Osallistujat: Pekka Linna, Outi Tasala, Anne Litja, Arja Kokkonen-Metsola, Arja Neuvonen, Eija Airio, Hanna Kosteila, Hannele Husa, Helena Majamäki, Jukka Kohtanen, Kaarina Räsänen, Kristiina Rita, Melanie Lotz, Mikael Seppälä, Neea Salo, Ossi Raatikainen, Pekka Harjula, Päivi Aho, Päivi Vähäsalo, Raija Pappila, Sari Pulkkinen, Sari Zitting, Silja Pesonen, Sirpa Leimio, Tarja Pakarinen, Virve Peltoniemi.

Esityslista

1. Kokouksen järjestäytyminen (Linna)
   
   1. Kokouksen avaus
   2. Läsnäolijoiden toteaminen
   3. Asialistan hyväksyminen
   4. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
2. Tilannekuvat
   
   1. Opintopolku(Tasala)

      • Kohtanen kysyi, koskeeko yhden opiskelupaikan säännöksen laajennus myös siirtohakuja.

        • Tenhunen totesi, että ei koske siirtohakuja.

      • Tenhunen kysyi Haka-tunnistautumisesta liittyen siirto-opiskelijoihin (kalvo 9): voiko hakija käyttää Haka-tunnistautumista, mikäli korkeakoulun Hakassa ei ole henkilötunnusta?

        • Tasala vastasi, että ei ole tietoa onko asiaa selvitetty, mutta poimitaan aihe ylös jatkoa varten. Tätä mahdollisesti voisi käsitellä myös marraskuun työpajassa. Askarruttaneita aiheita liittyen siirto-opiskelijoihin pyydettiin toimittamaan sähköpostilla.

      • Tenhunen kysyi, voiko jatko-opiskelijoiden osalta tallentaa jo koulutustarjontaa ja tehdä hakukohteet, vaikka hakeminen ei vielä onnistuisikaan (kalvo 10)?

        • Tasala arveli, että voinee tallentaa.

   2. OILI (Raatikainen)
   3. VIRTA(Majamäki)

      • Kohtanen kysyi otetaanko tämän vuoden KOTA-tilastot kuitenkin vanhojen koulutusalojen mukaan.

        • Majamäki vahvisti, että näin on.

      • Harjula tiedusteli liittyen viranomaisintegraation Kelan kanssa, onko mahdollisuuksien rajoissa, että syksyllä 16 tehtävä edistymisen valvonta hoituisi jo Virran kautta?

        • Majamäki totesi, että aikataulu tuohon kuulostaisi melko tiukalta. Aikataulu tarkentunee perjantaina 9.10. Kelan kanssa pidettävässä kokouksessa.

      • Neuvonen kysyi, mitä kuuluu KV_VIRTA tietojen keruulle.

        • Majamäki vastasi, että siirrot tehdään tämän päivän DWI-siirron jälkeen, sillä tietomallien muutoksia ei ollut kannattavaa tehdä vanhaan tuotantoympäristöön ennen siirtoa. Asiassa edetään, ja tiedotetaan kun KV-tietoja voi tuoda Virtaan.

3. KOOTuki-ryhmän kuulumiset (Linna)
   • Linna kertoi, että KOOTuen kokouksessa keskusteltiin yhteentoimivuuden edistämisestä korkeakoulukentällä: tuleeko kehittää yhteisiä, vaikka pieniäkin operatiivisia järjestelmiä, vai edetäänkö yhteisten määrittelyn kautta arkkitehtuuri edellä. KOOTuen kokouksessa oli todettu, että asiaa tulee selvittää lisää, ja siitä tulee KOOTuessa tehdä periaatepäätös.
   1. Synergian Ekosysteemiryhmä
      • KOOTuen kokouksessa nousi esiin muutamia asioita, joissa korkeakoulujen tullee tehdä sellaisia toimia, joissa voisi löytää yhteistyöstä etuja. Mikäli korkeakoulut katsovat yhteistyön tarpeelliseksi, voisi esim. ekosysteemi-ryhmää herätellä uudestaan toimintaan. Tällaisia KOOTuessa esille nousseita asioita olivat mm. henkilöiden yksilöiminen korkeakouluissa, ja koulutussisällön kuvaaminen. Yhteistä toimintamallia voisi miettiä.
   •  Kohtanen kysyi, onko KOOTuki-ryhmän materiaalit ja pöytäkirjat jossain nähtävillä. 
     • Linna vastasi, että sihteerityössä on tapahtunut muutos, jonka vuoksi materiaalien jaon käytännöissä OPI-wikin sivulle on ollut nyt katkoa. KOOTuen varsinainen työtila on Eduunissa, ja tähän on pääsy päällikkötasolla verkostoille.  
   • Kohtanen totesi, että näkyvyyttä KOOTuen toimintaan ei juuri ole, ja tietoa KOOTuen toiminnasta tihkuu aina välillä. Kohtanen arvioi, että käsiteltävät asiat ovat usein asiantuntijatason asioita, joilloin paras osaaminen on usein muilla tasoilla. Tämän vuoksi asioihin olisi hyvä päästä tutustumaan jo aiemmin.  
     • Linna totesi, että viedään terveisiä eteenpäin KOOTuen suuntaan, ja etsitään parasta mahdollista tapaa. Viestiä on hyvä laittaa myös oman verkoston KOOTuen jäsenen kautta.  
     • Raatikainen totesi, että tässä kohtaa toiminnasta voisi mahdollisesti karsia hieman byrokratiaa, ja saada näin lisää avoimuutta. 
       
4. Opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon prosessien käyttöönotto (Linna)
   
   1. Prosessien viimeisin versio 
   2.   Tilaisuudet
      
      1. Yliopistojen opintoasiainpäivät (30.9.-1.10.)
         •  Esitetty toive, että prosessityöstä ja sen tuloksista levitetään tietoa: näin käyttöönotto mahdollistuu toiminnassa ja kehitysprojekteissa.  
         • Vastaanotto oli innostuneen kriittinen, joitain huomioita puutteistakin tuli.  
      2. KA-rinki (2.10.)
         
         • KA-ringin kuulumiset kuultaneen myöhemmin
           
      3. Ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäivät (4.-5.11.)
         • Päivi Ahon pitää esityksen aiheesta.
           
      4. Systeemikysely   
         • Uudet prosessit viedään systeemikyselyyn 2016, jolloin prosessit ovat juurtuneet ja ne on helpompi viedä käyttöön.
           
   • Linna esitteli kokouksen lopuksi opetuksen tuen ja hallinnon prosesseja, jotka oikeammin ovat ehkä Koulutuksen järjestämisen ja Opetuksen järjestämisen prosesseja.
     
5. Opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon palveluiden määrittelytyö (Tasala)
   
   1. Syyskuun työpajassa työstetyt palvelut
      
      1. Palvelun määritelmä ja Service blueprinting -metodi (kalvot)
         
   2. Jatkoaskeleet
      • Työstö jatkuu iskuryhmän toimesta, ja marraskuun työpajassa 16.11.2015.
        
6. Opiskelijan ja opettajan prosessien ja palveluiden määrittelytyö (Linna)
   
   1. Etenemissuunnitelma
   •  Lähestymistapaa vaihdetaan suunnitellusta pedagogisesti vahvasta työryhmästä, ja eteneminen tapahtunee nyt selvitysmiesten toimesta. Ensimmäinen versio pyritään käyttämään eri tahoilla arvioitavana. 
   • Pyritään tunnistamaan tilaisuuksia, joissa keskustelua aiheesta voisi käydä.  
   • Kyseessä on oppimiseen tähtäävän toiminnan, ja siihen liittyvän opetushenkilökunnan toiminnan jäsentämistä. Tähän pyritään luomaan kehys.  
   • Seppälä totesi, että Opetusmenetelmiä voi olla vaikea määritellä niin, että niitä voi mahdollistaa ICT:n avulla, mutta opetuksessa käytettävää vuorovaikutusta kannattaa pyrkiä mallintamaan ja sen avulla voi saada kiinnostavia tuloksia. Esim.     
7. Opintoaikojen rajauslaki ja lakiperustaisten poissaolojen tulkinta
   1. Sari Zitting (HY) esitteli Oha-forumilta Oodi-konsortiolle työstettäväksi tulleen lakiperusteisten poissaolojen tulkinnan ja tallennuksen.
      
      • Rajauslakityöryhmä on todennut, että olisi hyvä olla yhtenäinen tapa toimia, ja muotoillut kyselyn, joka tullaan lähettämään korkeakouluille.
   2. Kysely
   • Tasala kysyi Millä jakelulla kysely lähetetään.
     
     • Zitting vastasi, että Synergiaryhmän jakelulla, ja listalla olevat tietänevät parhaiten kenelle talossansa lähettää kysely.
   • Tuhkanen kysyi, että tuleeko tuloksista jonkinlainen koonti?
     
     • Todettiin, että kysely lähetetään Synergian sähköpostilistalle, mutta yksittäiset vastaukset toimitetaan kyselyn tehneelle työryhmälle, joka tekee tuloksista koonnin ja toimittaa sen Synergiaryhmälle tiedoksi. Ehdotettiin, että tuloksia voisi käydä mahdollisesti käydä läpi Synergianryhmän jossain etäkokouksessa.
   • Kyselystä tehtäneen E-lomake.
   • Sovittiin, että kommentit kyselyn aikatauluun liittyen laitetaan Sarille (sari.zitting@helsinki.fi) tai Jukalle (jukka.kohtanen@uwasa.fi). Työryhmän jäsenet kertovat Synergian listalla, kun toimintatapa kyselyn toteuttamiseen on selvillä.
8. Marraskuun työpaja 16.-17.11.2015 (Tasala)

   • Asialista ja ilmoittautumislomake lähetetään piakkoin.

   1. Toiminta-arkkitehtuurin palveluiden jatkotyöstö (16.11.)
      

   2. Tilannekatsaus opintohallinnon tietojärjestelmiin

      1. Jyväskylän yliopiston perusrekisteriuudistus (ROTI)

      2. OTM

      • Ajankohta todennäköisesti 17.11.2015
        

   3. Siirto-opiskelijat (17.11.): Opintopolusta, OILIsta ja Virrasta saatavan tiedon hyödynnettävyys opinto-oikeuksia luotaessa

9. Seuraavan puheenjohtajiston valinta loppuvuonna  
   • Halukkaita pyydetään ilmoittautumaan sihteeristölle
     
10. Seuraavat kokoukset
    
    1. Marraskuun työpaja 16.-17.11. Taideyliopiston tiloissa
    2. Joulukuun etäkokous 14.12. klo 13-15
11. Muut asiat

    • Seppälä pohti kuinka voitaisiin ottaa käyttöön ketterän kehittämisen menetelmiä korkeakoulujen tietojärjestelmissä. Käytössä on useita isoja järjestelmiä, joissa voisi miettiä kuinka näitä on kannattavinta työstää, ja miettiä tavoitetaanko kaikki tarpeet.

      • Linna varmisti tarkoitetaanko palvelukehitystä vai järjestelmäkehityksen näkökulmasta?

      • Seppälä: Kyse on molemmista. Palvelunmuotoilun alueella kehitetään työvälineitä yhdessä käyttäjien kanssa, ja tätä tapahtuu yleensä vain isoissa järjestelmähankkeissa, mutta ei järjestelmien (HR, tilajärjestelmät, jne) välillä. Fokus on usein vain opintohallinnon alueessa, sen sijaan että kehitettäisiin opiskelijan ja opettajan toiminnan kokonaisuutta.

      • Aihe on lähellä sitä, mitä on työstetty prosesseissa, ja käytännönläheinen.

      • Sovittiin, että Seppälä lähettää muutamalla lauseella tietoa tästä aiheesta Synergiaryhmälle, ja voi tarvittaessa alustaa aihetta työpajassa.

12. Kokouksen päätös
    • Kokous päätettiin 11.35, jolloin ilmoitettiin, että halukkaille esitellään vielä Linnan yliopistojen opintoasiainpäivillä esittelemät kalvot.
      • Esitykset