2016_03_21_muistio

Aika: 21.3.2016 klo 9-11
Paikka: https://connect.funet.fi/synergia

Osallistujat:  Hannele Husa, Henna Koskimäki, Inka Paukku, Janne Santala, Jukka Kohtanen (pj), Kaisa Keskitalo, Lauri Jokipii, Marko Borodavkin, Mikko Eronen, Päivi Lignell, Virve Peltoniemi, Outi Tasala.

Tallenne: https://connect.funet.fi/p8cla8jsg6a/

Asialista

1. VIRTA-opintotietopalvelun määritykset
   
   • Kentissä "opiskeluoikeus.alkamispaivamaara" ja "siirto-opiskelija.siirtopaivamaara" vaihtelee tieto sen mukaan, onko kyseessä lähtökorkeakoulu vai kohdekorkeakoulu. Opiskeluoikeuden alkamispäivämäärä on aina se päivä, jolloin opiskeluoikeus on alkanut kyseisessä korkeakoulussa. Siirtopäivämäärä vaihtelee, eli lähtökorkeakoulussa se on siirron päivämäärä, ja kohdekorkeakoulussa merkitään siirtopäivämääräksi opinto-oikeuden alkamispäivämäärä lähtökorkeakoulussa.
     
   • Kohdekorkeakoulun tulee toimittaa Virtaan myös tieto lähtökorkeakoulun lukukausi-ilmoittautumistiedoista, sillä näitä ei voida päätellä Virrassa sisäisesti. Tiedot toimitetaan summatietona. Tietomalliuudistuksessa on jaottelu ilmoittautumistyypeittäin - läsnäolot, poissaolot, lakisääteiset poissaolot - ja näistä tuodaan yksi summa per opiskelija.
   • OODI-yliopistoissa ei tietoja saada suoraan, vaan tämä vaatii päättelyä. Opiskelijan opintoajan päättely voi olla hankalaa, sillä lakisääteisen poissaolon käyttänyttä, läsnä-olevaksi merkittyä, ei voida siirron yhteydessä muuttaa poissa olevaksi.
     
   • Winhassa on asia hoidettu siten, että kohdekorkeakoulun järjestelmään on merkitty kausittain lähtökorkeakoulun lukukausi-ilmoittautumiset. Näitä ei siirretä Virtaan lukukausi-ilmoittautumisina, mutta näin pystytään määrittelemään opiskeluaika.
     
2. Synergiaryhmän keskustelu ja tehtävänanto helmikuun työpajassa 
   1. Välitetään työpajan keskustelu OPH:n ja opintohallinnnon siirto-opiskelijatyöryhmien tietoon
      • OPH:lle on välitetty toive siitä, että lähtökorkeakouluun saisi automaattisesti rajapinnan kautta koontitiedoston lähtökorkeakoulun eronneista siirto-opiskelijoista, jotta nämä tulevat kirjatuksi eronneiksi lähtökorkeakoulun järjestelmään
      • Erillishakujen koulutus 9.3.: "Hakijan ottaessa siirtohaun paikan vastaan, lähtee edelliselle korkeakoululle viesti lähtevästä opiskelijasta, jotta opiskeluoikeus voidaan päättää."
      • Koontilista on tärkeämpi kuin yksittäiset sähköpostit (pääkäyttäjälle tai korkeakoulun määrittelemään osoitteeseen). OPH:n kannalta koontilistan toteuttaminen on helpompaa kuin yksittäisten sähköpostien lähettäminen, ja siksi koontilista on ykkösprioriteetilla yksittäisiin sähköposteihin nähden. Rajapintaa tähän ei ole olemassa, eli tiedot lähetetään korkeakouluille ihmisluettavassa muodossa.
      • Toivottiin, että koontilista toimitetaan lähtökorkeakouluun vasta sitten, kun opiskelija on tehnyt ilmoittautumisen kohdekorkeakouluun, eikä vielä siinä vaiheessa, kun hän ottaa siirtopaikan vastaan. Näin ei tule eteen tilannetta, jossa opiskeluoikeuden päättämisestä on tehty hallinnollinen päätös, mutta ilmoittautuminen ei syystä tai toisesta ole onnistunut. On määrittelykysymys missä vaiheessa tieto tulee Opintopolkuun, ja täysin mahdollista toimittaa lista peruttavista opinto-oikeuksista ilmoittautumisten perusteella.
        
   2. VIRTA-opintotietopalvelussa on määritelty siirto-opiskelijoiden osalta läsnä- ja poissaolot siten, että ne ovat saatavissa vain summatietoina.
   3. Lisätään opintopistekertymä kuvaan, jossa on hahmoteltu palveluiden välillä liikkuvat siirto-opiskelijoihin liittyvät tiedot
      • OILIssa ei ole mietitty sitä, mitä tietoja tarvitaan opiskelijavalinnan tekemiseen. Lisätään opintopistekertymä kuvan ensimmäisen nuolen kohdalle. Kohdassa 6 pitää miettiä, mikä opintopistekertymä tähän laitetaan.
        
   4. SO-Tieto -iskuryhmä on valtuutettu työstämään ehdotus korkeakoulujen yhteiseksi kirjaamiskäytännöksi opiskeluoikeuden alkamispäivän merkitsemiseen
      • Asiaa tulee miettiä tulevaisuuden mallien kautta ja määritellä tietotyyppi-tasolla. Tuoreet ekosysteemit (OTM & Peppi) tulisi ottaa pohdinnan lähtökohdaksi.
      • Ehdotuksesta keskustellaan ja se viimeistellään Synergiaryhmän toukokuun työpajassa
      • Käytännöt vaihtelevat korkeakouluittain esimerkiksi opinto-oikeuksien päätämisessä, ja yhteiselle käytännölle on tarve.
        • Sektoreiden yhteisissä suosituksissa on jo määritelty uuden opinto-oikeuden alkaminen 1.8./1.1.
          
      • Mietittiin tarvetta viedä asia opintohallinnon päällikköverkostoille
        
        • Tarvitaanko laintulkinta päällikköverkostoilta: voiko yliopistosektorilla merkitä alkamispäivämäärän menneisyyteen?
          
          • Todettiin, että Virran tietomallin mukaan kohdekorkeakoulu laittaa opiskeluoikeuden alkamispäivämääräksi siirtymispäivämäärän.
      • Tehdään yhteinen virkailijaohje iskuryhmässä suositellusta toimintatavasta
        
3. Siirto-opiskelijoiden opiskeluoikeuteen liittyvät kirjaukset vastaanottavassa korkeakoulussa
   1. Opiskeluoikeuden alkamispaivamaara
   • Ei lähetetä kyselyä, vaan nostetaan asia esiin 22.3. Synergiaryhmän etäkokouksessa.
   • Kysytään yliopistojen kantaa, sillä heille tämä on uutta, ja suunnitelluissa toimintatavoissa on eroja. Varmistetaan, että AMK:n käyttämä malli sopii myös heille.
4. Miten aiotaan jatkossa varmistaa uusien ekosysteemien huomioiminen
   • Ei käsitelty
5. Tiedon siirtäminen lähdekorkeakouluun opiskeluoikeuden siirtämisestä
   • Ei käsitelty
6. OP-tietojen ja LK-ilmotietojen siirtäminen Virrasta Opintopolkuun
   • Tarvitaan alustava suunnitelma opintopistekertymätiedon päättelyyn. Asiaa ei ole pohdittu Synergiaryhmän edellisessä työpajassa.
   • Kohtanen luonnostelee ehdotuksen suorituksista ja opintopisteistä, jotka ovat sisällytettävissä tutkintoon kohdekorkeakoulussa.
7. Muut asiat
   1. Sovitaan pari etäkokousta keväälle suosituksen muotoilua varten. Tasala lähettää Doodlet huomisen kokouksen jälkeen.
   2. Kohtanen ei välttämättä ennätä osallistua toimintaa yhtä paljon, ja ehdotus iskuryhmän puheenjohtajuuden ja vetovastuun siirtämistä Santalalle kannatettiin.

Päivitetty kuva (kohta 2 c):