Synergiaryhmän etäkokous

  • Osallistujat: Anne Litja, Antti Ahola, Arja Kokkonen-Metsola, Arja Neuvonen, Hanna Kosteila, Hannele Husa, Helena Majamäki, Henna Pirttilä, Inka Paukku, J-P Pihlajakposki, Jaakko Rannila, Kaarina Räsänen, Katja Arstio, Merja Forest, Mikko Arasmaa, Mikko Eronen, Mirja Ollila, Neea Salo, Ossi Raatikainen, Päivi Aho, Raija Pappila, Samuli Malinen, Päivi Rahkonen-Ellä, Taija Oksanen, Totti Tuhkanen, Virve Peltoniemi
  • Tallenne: https://connect.funet.fi/p77ts1lqald/

Esityslista

  1. Kokouksen järjestäytyminen
    1. Kokouksen avaus
    2. Läsnäolijoiden toteaminen
    3. Asialistan hyväksyminen
    4. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
  2. Ajankohtaiset asiat
    1. KOOTuen kokouksen (17.6.) kuulumiset (Tasala)
      • KOOTuen tehtävä ja rooli tiivistetysti: Yrittää ottaa haltuun ison kuvan - millaisia muutoksia on käynnissä korkeakouluissa, niiden toimintaympäristöissä, tietojärjestelmissä ja toiminnan kehittämisessä. Erityisesti liittyen opiskelun ja opetuksen tukeen ja hallintoon.
      • Virallista muistiota ei vielä ole julkaistu
      • Koulutus- ja opetusyhteistyön tietojärjestelmäyhteistyön koordinoinnissa on KOOTuella rooli syksyllä ja parin seuraavan vuoden ajan
        Synergian toimintaan osallistuminen rajattiin korkeakoulujen palkkalistoilla oleville henkilöille ja korkeakoulujen omistamien in-house yhtiöiden palveluksessa toimiville. Puheenjohtajiston tulee kuitenkin tulla korkeakouluista. (EDIT: KOOTuki-ryhmän 14.9. kokouksessa hyväksyttiin päätösmuistio, johon kirjattiin ainoastaan, että "Puheenjohtajiston tulee edustaa suomalaisia korkeakouluja.")
      • OILI-palvelun ohjausryhmän jäseniksi on esitetty alustavat nimet, mutta asia oli mietinnässä vielä
      • Sähköinen osaamisen osoittaminen -työkokonaisuudessa tehdään valmistelutöitä pienemmässä ryhmässä. Ryhmä pyrkii seuraamaan tiiviisti myös OKM:n asettaman ryhmän (ylioppilastutkinnon parempaan hyödyntämiseen) toimintaa. Tarkoitus on hahmotella erilaisia etenemispolkuja KOOTuen seuraavaa kokousta (14.9.) varten.
    2. Synergiaryhmän terveiset KOOTuen seuraavaan kokoukseen
  3. Tilannekuvat
    1. Opintopolku (Eronen)
      • Keskeisin ongelma kesän suorituskykyongelmiin oli yhden paikan säännöksen laajennus, joka aiheutti datamäärän oleellisen kasvun. Jokainen toimenpide aiheutti aiemmasta poiketen useita tarkastuksia rekistereistä, mikä aiheutti kuormaa, jota ei ollut osattu ennakoida.
      • Sijoittelun logiikasta on keskusteltu jo kesän aikana, ja keskustelu jatkuu 12.9. korkeakouluille järjestettävässä, prosesseja käsittelevässä työpajassa.
      • Siirtohaun lomaketta ei toistaiseksi ole - tehtävien priorisoinnista (siirtohakulomake vs. suorituskykyparannukset) jutellaan OKM:n kanssa
      • Keväällä 2017 alkavaan koulutukseen hakevilla on viimeistä kertaa hakemuksen käsittelymaksu käytössä. Maksun käytöstä poistamisen vaatimiin toimenpiteisiin Opintopolussa ryhdytään loka-marraskuussa.
      • Maksumuurin suhteen on kentältä tullut useampia toiveita, että toiminnallisuus säilytettäisiin maksuvelvollisuuden poistumisesta huolimatta, eli Opintopolun ulkopuolella alkavissa hauissa (mm. UAF) hakemuksen teon voisi jatkossakin aloittaa Opintopolusta. Asiassa käydään keskusteluja OKM:n kanssa mm. rahoituksesta, jonka jälkeen OPH tiedottaa asianosaisia tilanteesta.
      • Syksyn yhteishaun aloituspaikkojen ensikertalaisille varatut paikat kalvoissa ovat ne, jotka ilmoitetaan hakijalle Opintopolussa, ja tulevat koulutuksen tallentamisen tiedoista. Lopulliset luvut voivat hyvin erota näistä.
      • Toisen asteen pohjakoulutuksen suoritusmaa tulee pakolliseksi tiedoksi niin yhteis- kuin erillishauissa.
      • Pääpaino nyt syksyllä ja vuoden aikana on ensi kesän tilanteen varmistamisessa, jotta tänä kesänä kohdattuja ongelmia ei tule eteen uudelleen.
    1. VIRTA (Majamäki)
      • Tilastokeskus on varmistanut aikataulun syksyn tilastokeskuksen tiedonkeruiden osalta. On toivottu tarkistustiedostoja, jotta tarkastuksia voi tehdä jo ennakkoon: tiedostoja on jo tehty jonkin verran ja niitä on tulossa vielä lisää. Asiasta keskustellaan tarkemmin KOTA-seminaarin VIRTA-osuuden yhteydessä.
      • Keväällä 2016 on tehty yliopistojen osalta opettajatiedonkeruu, mutta AMK opettajatiedonkeruu jätettiin syksyyn. Tarkkaa ajankohtaa ei päätetty, ja valitettavasti asia unohtui edellisestä yhteyshenkilökokouksessa.
        • Husa: Koskeeko tämä ammatillista opettajankoulutusta? VIRTAn sivuita ei löytynyt suoraa kuvausta niistä tiedoista, joita tässä tiedonkeruussa kerätään. Se mitä tietoja tarvitaan, vaikuttaa myös aikatauluun.
        • Majamäki: Asia on uusi ja tämän suhteen on hieman epäselvyyttä siitä, mitä tietoja kerätään ja miten raportoidaan. VIRTA-tiimin suunnalta tiedotetaan tiedonkeruusta AMK osalta mahdollisimman pian. Asia tarkistetaan myös OKM:stä, ja käsitellään seuraavassa yhteyskokouksessa syyskuun alussa.
      • 55op:n raporttiluonnos on herättänyt kysymyksiä - aiheesta yhteinen keskustelutilaisuus, jonka ajankohta Doodlataan piakkoin. 
      • Kelan kuukausiseurannan tietoihin liittyvissä poiminnoissa on yliopistojen kohdalla ollut haasteita - aiheesta keskustellaan lisää KOTA-seminaarin VIRTA-iltapäivässä.
      • YTHS-integraatio on tuotantokäytössä. Jos koulutuskuntatietoa ei tuoda VIRTAan, tulee se toimittaa erikseen YTHS:lle.
      • Valvirassa ollaan kehityksen tilanteeseen tyytyväisiä; he tiedottavat kun ovat valmiita siirtymään tuotantokäyttöön.
      • VIRTA-KaPa -integraatio on tehty kesän aikana tuotantoon asti, mutta se ei ole vielä käytössä kenelläkään. Tulossa on Caleidonin Tuudo- sovellus, joka hyödyntää tätä.
      • VIRTAan ja tiedonkeruisiin liittyvä ohjepaketti tekeillä liittyen korkeakouluissa tapahtuviin järjestelmämuutoksiin (esim. KYAMKin ja MAMKin fuusioituminen XAMKiksi, Peppiin siirtymiset).
      • VIRTA-tietomallin paikalliset lisäykset sallittiin kesäkuun Korkeakoulujen tietovarannon ja tiedonkeruiden ohjausryhmässä. Jos on rahoitus on varmistunut ja toteuttavalta puolelta löytyy toteutukseen resurssit, katsotaan aikataulutus sen jälkeen. Hallintamallin päivitys on parhaillaan menossa, mutta ei ehtine seuraavaan ohjausryhmään syyskuun alkuun. Yhtenä tapauksena on parhaillaan selvitteltyssä EPPN-tiedon lisääminen VIRTAan.
    1. OILI (Raatikainen)
      • Suurta kehitystä ei enää tänä vuonna OILIin tehdä, vaan kehitykset menevät seuraavan vuoden puolelle, jolloin kehitykseen on oma budjettinsa.
      • OILI-sopimus on katkolla vuoden vaihteessa. Sopimusluonnoksen kommentteja saatiin muutamalta AMK:lta, YO-sektori ei ole vielä kertonut kantaansa sopimukseen (kommentteja odotetaan Oha-forumilta kootusti Oulun yliopiston opintohallinnon asianajajalta). Tästä syystä lopullista sopimusta ei ole vielä pystytty tekemään. Asialla alkaa olla kiire, sillä sopimuspaperien kierrätäämiseen ja käytännönasioihin menee aikaa.
      • Ohjausryhmä tullaan nimittämään viimeistään vuodenvaihteessa, mahdollisesti jo ennen sitä. Lista alustavia nimiä on saatu, mutta AAPA-verkoston näkemys esitettyihin nimiin ei vielä ole tiedossa. Mikäli vastalauseita esitettyihin nimiin ei esitetä, nämä tulevat valituiksi.
      • Kehityksen suunnan suurempia linjoja tarkastellaan ensi vuoden puolella.
      • OILI-infot järjestetään perjantaisin klo 10-11.

  4. SOTELI -esivalintakoe: follow up (Orama) (käsiteltiin kohdan 6 jälkeen) 

      • SOTELIsta kerrottiin edellisen kerran Synergiaryhmän työpajassa toukokuussa.
      • Yhtäaikaisen käyttökuorman varmistaminen oli tärkeimpiä asioita ja lopulta infra olisi kestänyt jopa 200 000 yhtäaikaista käyttäjää.
      • Projektin kokonaisvastuu oli TAMK:lla sosiaalialan vastuukorkeakouluna. Työt oli jaettu sisällöstä/pedagogisesta puolesta vastaavaalle ryhmälle, opintoasioiden päällikköverkostolle prosessia ja hakumenettyjä tuntevana ryhmänä, ja Metropolian vetämälle teknisen kehittämisen ryhmälle (mukana mm. Eduix ja OPH:n teknisiä asiantuntijoita).
      • Esivalintakokeesta on tehty yksi kantelu eduskunnan asiamiehelle demokratian vastaisuudesta. Kantelulle on annettu vastine, ja eduskunnan asiamiehen vastausta odotetaan.
      • Esivalintakoe ei sinällään poikkea kulttuuri- ja taidealoilla jo ennestään käytetyistä esivalintamenettelyistä.
      • Alustavan analyysin mukaan hakija-aines pärjäsi varsinaisessa valintakokeessa mahdollisesti aiempaa paremmin.
      • 12.10.2016 on syksyn yhteisvalintaan liittyvä esivalintakoe (vain sosiaali- ja terveysala, ei liikuntaa). Syksyllä tai keväällä tulevat myös ruotsinkielisiin koulutuksiin hakevat mukaan SOTELIn sähköiseen esivalintaan.
      • Tällaisen toiminnan oletetaan laajenevan, sillä se vähentää manuaalista virkailijatyötä ja yksinkertaistaa prosessia. Säästö on ollut karkeastikin arvioituna n. 1m€. 
      • Opintopolun sähköpostin varmennus osoittautui hieman turhan kevyeksi; tähän toivotaan parannusta.
      • Varsinaisia sähköisiä valintakokeitakin järjestetään syksyllä (Metropoliassa bioanalytiikka). Myös Suvake-verkosto suunnittelee sähköistä vaintakoetta, jossa koe kuitenkin tehdään vielä paikan päällä.

  5. Viestintäkokonaisuuden kehittäminen

    1. Koulutuksen ja opetuksen järjestämisen palveluja esittelevän wikisivun kehittäminen (Linna)

      • Viestintäkokonaisuutta on pyydetty selkeyttämään ja muokkaamaan entistä hallitumpaan suuntaan. Tarkoitus ei kuitenkaan ole poistaa sitä tietoa, mikä on työskentelyn kannalta oleellista.
      • Palveluja esittelevän sivun tarkoitus on antaa yleiskäsitys palvelujen määrittelytyöstä, sen etenemisestä ja tuloksista. Sivustolta puuttuu tällä hetkellä pääsivu, josta saa helposti kokonaiskuvan tilanteesta. Tähän asiaan pyritään tuomaan ratkaisu.
      • Kommentteja on pyydetty ennen kesälomia: https://docs.google.com/document/d/17CL3qfw61j8GWjjMrk9-1WanA8hmXLcaCEq5IFUjrWc/edit. Palautetta pyydetään vielä, jotta suunniteltu malli vastaa Synergiaryhmän jäsenten tarpeita. Asiasta voi keskustella myös lähinnä arkkitehtuurikeskusteluun luodussa Slack-työkalussa https://synergiaryhma.slack.com/messages/arkkitehtuurviestinta/
      • Menetelmäpuolesta on esitelty tarkemmin alisivuilla. Nyt keskitytään palveluiden tuomaan lisäarvoon. Aiemmin käytössä ollutta Service Blueprinting-menetelmää ei hyödynnetä enää sellaisenaan, sillä se on kuvausmenetelmänä turhan tarkka nykyiseen tarkasteluun (kuvaa tarkemmalla tasolla vuorovaikutusrakennetta), mutta se voi olla olemassa olevien palveluiden kehittämisen kannalta korkeakouluille hyödyllinen.

    1. SeAMK:in ylläpitämä kuva kentän toimijoista (kuva päivitetty kokouksen jälkeen)

      • Katariina Lehto SeAMK:ista ylläpitää kuvaa (ops.seamk.fi/kartta.pdf) kentän toimijoista. Kuvaa voisi kehittää siten, että se jäsentäisi kenttää entistä paremmin, auttaisi projektien hahmottamisessa, vastuutahojen ja henkilöiden yhteystietojen löytämisessä, jne.
      • Synergia pysyisi opintohallinnon ja tietohallinnon sektorilla, muutoin kuvaa voisi jakaa muille verkostoille, mikäli näillä on tarvetta siihen ja halua kuvan selventämiseen. 
      • Kuvasta olisi mahdollista rakentaa esitys, josta on linkitys eri tahoihin. Ajantasaisuus on myös haaste. Olisi sovittava, kuka ottaa vastuun kuvan päivittämisestä.
      • Kuva sai kiitosta hyvänä viestintävälineenä
      • Aika ja vastuutus jätetiin toistaiseksi auki, mutta ne tullee ratkaista myöhemmin. Mahdollisesti tulevista työpajoista (pl. syksyn työpajat) varataan työlle aikaa.

    1. Korkeakoulukorttien päivitys

      • Kortit on luotu VIRTAan liittyvän korkeakoulukierroksen yhteydessä, 2012-2013. Kuvaavat miten osallistutaan valtakunnalliseen yhteistyöhön tukipalveluiden kehittämiseksi ja millaisia omia kehittämistoimintaa, hankkeita ja projekteja on menossa.
      • Koetaanko korkeakoulukorttien päivittäminen tarpeelliseksi? Korkeakouluilla lienee ohjelmistot projektinhallintaan, joten tietojen kopiointi korttiin voi olla turhaa työtä.
      • Kortit jäävät Confluenceen, ja mahdollisen uuden korkeakoulukierroksen tiimoilta kortit päivitettäneen.

  6. Opetuksen, opiskelun ja oppimisen kokonaisuus (Linna) 

      • Pyritty luomaan kehikkoa, jolla pystytään paremmin puhumaan ydinilmiöistä, opiskelusta, oppimisesta ja opetuksesta. 
      • OKM viesti keväällä, että työtä ei jatketa merkittävällä panoksella, mutta asiaa käsiteltiin vielä Peda-forumin työpajassa edellisellä viikolla. Peda-forumissa tiedusteltiin, löytyikö työpajan osallistujista, opetuksen kehittäjäryhmästä, sellainen taho, joka ottaisivat tämän omakseen.
      • Työpajassa luotiin kevyt hallintamalli:
        •  Tampere3 ilmaisi kiinnostusta ottaa malli kätttöön ja ottaa vastuulleen sen edelleen kehittämisen ja ylläpitämisen.
        • Työpajassa oli mukana myös opettajia, jotka halusivat osallistua keskusteluun, mutta eivät omistajan roolissa: Peda-forumin kautta yhteys paikallisiin opetuksen kehittäjiin.  
      • Omistajuudesta ehdotettiin määräaikainen ja päätettiin, että Synergia seuraa aihetta aina väliajoin etäkokouksissa.

  7. Koulutus- ja opetusyhteistyö - syksyllä käynnistyvä selvitystyö (Tasala)

      • Pyrkimys on lisätä digitalisaatiota hyödyntävää yhteistyötä koulutuksen ja opetuksen järjestämisessä, parantaa tietojärjestelmien ja palveluiden yhteentoimivuutta, ja näin saada hyötyjä koulutuksen laadun ja resurssien tehokkaan käytön kannalta koulutus- ja opetusyhteistyössä.
      • Pyritään luomaan hallinnollisesti yksinkertainen tapa saada muiden korkeakoulujen opinnot osaksi tutkintoa ja kehittämään tämän edellyttämiä tietojärjestelmien välisiä kytkentöjä.
      • Kyse on tietojärjestelmien ja palveluiden yhteentoimivuuden kehittämisestä ja arkkitehtuurityöstä liittyen koulutus- ja opetusyhteistyöhön

      • Keväällä tehtiin esiselvitystä, jossa tavoitettiin eri yhteistyöhankkeita, ja tämän tiimoilta pidettiin seminaari toukokuussa. Syksyllä käynnistynee selvitysvaihe arkkitehtuurikuvaustyöllä, josta KOOTuki ottaa koordinoivan roolin. Selvityksen pohjaksi tulee kartoittaa tiedonsiirto- ja rajapintamäärityksistä, ja luoda kokonaiskuva tietovirroista.

      • Mahdollisesti Synergiankin asiantuntija-apua tullaan tarvimaan ja pyytämään työstön yhteydessä.

      • Pappila: Menossa on AVOT-hanke, jossa joidenkin avointen yliopistojen ja avointen AMK:n toimijoiden kanssa selvitellään työelämälähtöisesti opintopolkujen tarjoamisesta tietyillä koulutusaloilla. Tässä on tunnistettu samoja kysymyksiä - kuinka tietojärjestelmät ja eri palvelut toimivat yhteen mielekkäänä kokonaisuutena opiskelijalle.

  8. Synergiaryhmän hallinnolliset asiat

    1. Uuden varapuheenjohtajan valinta
      • Kokouksen osallistujista ei löytynyt ehdokkaita varapuheenjohtajaksi.
      • Varapuheenjohtajan paikka jätettiin toistaiseksi täyttämättä. Kiinnostuksen tehtävään voi ilmoittaa koska vain.
  9. Muut asiat (todettiin, ei käsitelty)
    1. NordForumin seuraava kokous Oslossa 25.-26.10.
      1. Kenttää koskettavia kokouksia, seminaareja ja konferensseja löytyy yhteentoimivuuskalenterissa: Kalenteri (vanha)
    2. Glossary Groupin syksyn kokoukset sovittu
      1. Englanti 
      2. Ruotsi
      • Kyseessä on OKSA-sanaston kieliversiointiryhmät. Erityisesti ruotsin ryhmään kaivataan lisää osallistujia. Kaikki halukkaat ovat tervetulleita osallistumaan Glossary Groupin AC-kokouksiin!
    3. 20.-21.9. työpaja Jyväskylässä
      1. Ilmoittautuminen
  10. Kokouksen päätös
  • No labels