Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmän (KOOTuki) kokous
- 8.2.2017 keskiviikkona, klo 10-14 (kokous klo 10-12:58, lounas 13-14)
- K132 Aleksandria, HY, Fabianinkatu 26 ja Vuorikatu 7, Helsinki
Muistio
Koulutus- ja opetusyhteistyö, OKM:n erityisavustukset
Ilmari Hyvönen alusti, että kun hankkeissa syntyy yhteistä arkkitehtuuria, niillä on velvoite tehdä yhteistyötä CSC:n OKM:lle toimittamien arkkitehtuuripalveluiden kanssa. Kysymykseksi on noussut, mitä arkkitehtuuri tarkoittaa ja miten sitä voi hyödyntää. OKM järjestää 16.3.2017 hankkeille kokouksen, jossa mukana myös CSC arkkitehtuuriasian selvittämiseksi. Hankkeiden kokonaiskoordinaation ja ministeriön ohjauksen näkökulmaa varten ei tule yhteistä ohjausryhmää. Ministeriö järjestää hankeyhteistyön tukemiseksi tilaisuuksia. Raportointivelvollisuudet ovat hyvin vähäiset, mutta avointa viestintää ja julkista tiedon jakamista tarvitaan koko hankekauden, onko KOOTuki oikea ryhmä tietojen välittämiseen?
Sovittiin, että avataan keskustelu kehittämishankkeiden kanssa ja selvitetään, miten hankkeet kokevat, miten heitä voisi tukea. Tavoitteena on, että olemassaolevat verkostot, arkkitehtuurit ja rakenteet tulisi pohjaksi selville kaikille hankkeille: missä he voivat tukeutua olemassa olevaan, missä tehdä hommaa niin, että tukee muita – miten voivat keskittyä varsinaisiin sisältötavoitteisiinsa ja mm. tukeutua olemassaolevaan opinto- ja tietohallintoon. Kettunen ja Orama yhdessä Mäen ja Tasalan kanssa muotoilevat KOOTuen viestin keskustelunavauksesta kehittämishankkeille (viesti: https://wiki.eduuni.fi/x/PopCAg).
KOOTuki kutsuu KA-SIG:n ja Synergiaryhmän pohtimaan yhdessä, mitä tämä arkkitehtuuri on ja miten sitä voitaisiin hyödyntää kehittämishankkeissa. Hankkeet kutsutaan ministeriön kanssa koolle 3.-4. toukokuuta työpajaan yhdessä korkeakoulujen verkostojen ja yhteisten palveluiden asiantuntijoiden kanssa oppimaan toisiltamme, työstämään tapoja yhdessä tekemiselle ja keinoja hyödyntää eri palveluita ja toimijoita. Työpaja korvaa vuosittaisen VIRTA-seminaarin.
OPH liittyy kehittämishankkeisiin tärkeällä tavalla, koska kehitetään opiskelijavalintoja ja mm. tarjontatiedon välittäminen on esillä suurimmassa osassa hankkeita. Uuden Korkeakoulujen yhteishaun toteuttamisen ja Opintopolku.fi-palvelun kehittämisen ohjausryhmän kautta viedään keskustelua OPH:n suuntaan. KOOTuen omaa OPH-yhteyttä vahvistetaan, esitetään, että seuraava kokous olisi OPH:lla ja lisäksi, että uuden ohjausryhmän virkamiesjäsen OPH:lta osallistuisi myös KOOTuen toimintaan tiedonkulun vahvistamiseksi.
Tuetaan kehittämishankkeiden esille tuomista korkeakoulujen IT-päiville, Peda-forumille ja muihin valtakunnallisiin tapahtumiin (aikataulukooste asialistan kohdassa 9). Aikataulukoosteeseen lisätään jatkossa opetuksen vararehtoreiden tapaamiset.
CSC:n tulee esittää ideoita ja esimerkkejä siitä, miten voitaisiin tukea hankkeita.
Haku erityisavustuksiin vuosina 2018-2020 toteutettaville hankkeille avautunee maaliskuussa.
Sovittiin, että taustaverkostoissa pohdittaisiin, mitkä olisivat ne tärkeimmät asiat, joita pitäisi lähteä kehittämään. Verkostojen kokouksissa esiteltäisiin hankkeet, jotka saaneet rahoitusta, ja kerrotaan KOOTuen terveiset nyt käynnistyneille hankkeille ja ”verkostoissa annettaisiin toimeksianto”, että jäsenet keskustelevat omien organisaatioidensa kanssa ja sisällä näkymistä ja tavoitteista seuraavalle rahoituskierrokselle. KOOTuki on tärkeässä roolissa, koska koko korkea-asteen yhteistä ajattelua tarvitaan. Kutsutaan Birgitta Vuorinen OKM:stä kevään kokoukseen käsittelemään seuraavan hakukierroksen taustoja.
Yhteistyöryhmän seuraamat projektit, hankkeet ja toimijat
Aikataulutetaan yhteistyöryhmän vuoden työsuunnitelmaan asiat, joissa KOOTuella on tukeva rooli: EMREX, VIRTA-opintotietopalvelu, NordForum, OILI.
Yhteistyöryhmän toimintasuunnitelma
Kevään kokousajat ovat, kokouspaikat ovat ehdotuksia
- 20.3.2017 maanantaina kello 12-15, Opetushallitus?
- 21.4.2017 perjantaina kello 9-12, Laurea?
- 29.5.2017 maanantaina kello 10-13, Metropolia?
Laaditaan kokouksista sisältö- ja teemaehdotukset: kansallinen palveluarkkitehtuuri ym. alustukseksi OPH:ssa pidettävään yhteistyöryhmän kokoukseen; sateenvarjon alla olevat hankkeet; erityisavustuksilla rahoitettavat hankkeet. Kutsutaan KA-SIG vieraaksi seuraavaan kokoukseen ja järjestetään keväällä yhteinen kokous Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän kanssa siten, että molemmat ryhmät voivat samalla pitää myös omat kokouksensa.
Sekä opintoasioiden että IT:n puolella tunnistetaan asioita, jotka ovat yhteisiä ja sitten olisivat sopivia Unifin ja Arenen yhdessä ajettaviksi, kuten vaihto-opiskelijoiden pankkitiliasiat: näitä nostetaan esille taustaverkostojen huomioitaviksi.
EU:n tietosuoja-asetus ja opintohallinnon järjestelmät
Käsiteltiin Jukka Kohtasen, VY, aloite EU:n tietosuoja-asetusten soveltamisesta opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon tietojärjestelmiin Suomessa. CSC kokoaa Synergian ekosysteemiryhmän tutustumaan SEC-ryhmän laatimaan tiekarttaan ja katsomaan mitä puuttuu. Kootaan pääsihteereiden ja koordinaattoreiden kesken yhteistä tilannekuvaa (ml. Arenen ja Unifin toimet).
Kokouksen osallistujat
Ryhmän jäsenet
- Kati Kettunen, OHA-forum, Helsingin yliopisto, puheenjohtaja
- Tuomas Orama, AAPA, Metropolia Ammattikorkeakoulu, varapuheenjohtaja
- Erja Nokkanen, Opetushallitus - ESTE
- Markku Närhi, FUCIO, Jyväskylän yliopisto - etänä
- Tapio Rimpioja AMK-OHA, Metropolia Ammattikorkeakoulu
- Ritva Sammalkivi, Opetushallitus - ESTE
- Janne Santala, Synergiaryhmä, Satakunnan ammattikorkeakoulu - ESTE
- Teemu Seesto, FUCIO
- Tore Ståhl, AAPA, Yrkehögskolan Arcada
- Erja Widgrén-Sallinen, OHA-forum, Itä-Suomen yliopisto
- Marko Wilen, AMK-OHA, Laurea-ammattikorkeakoulu
- Antti Mäki, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy, sihteeri
Asiantuntijat
- Ilmari Hyvönen, opetus- ja kulttuuriministeriö – kohdassa 3
- Marko Borodavkin, ammattikorkeakoulujen opintoasianpäälliköiden verkosto
- Henna Koskimäki, OHA-forum, Tampereen teknillinen yliopisto
- Jaakko Riihimaa, AAPA
- Outi Tasala, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Liitteet
Asialista
1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen
2 Edellisten kokousten muistiot
- Muistioluonnos KOOTuen kokouksesta 30.11.2016 (liite 1a)
- Muistioluonnos KOOTuen kokouksesta 20.4.2016 (liite 1b)
3 Koulutus- ja opetusyhteistyö, OKM:n erityisavustukset
Rahoituksen saaneet koulutuksen kehittämishankkeet (liite 2, toimitettu 3.2.): päätökset ja hakemukset rahoitetuista hankkeista
Alustava yhteenveto ja hankkeiden liittymät opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuriin:
Outi Tasalan esitys kokouksessa: 2017-02-08_Liite_x_Koulutus ja opetusyhteistyö_erityisavustuksen saaneet hankkeet.pptx
Visualisoitu yhteenveto hankkeista:
Hankkeiden yhteistyön ja yhteentoimivuuden tukeminen?
OKM:n kick off seminaari hankkeille?
Hankkeiden, Synergiaryhmän toukokuun työpajan, VIRTA-seminaarin ja yhteisen työpajan järjestely 3-4.5.2017
Haku erityisavustuksiin vuosina 2018-2020 toteutettaviin hankkeisiin avautuu maaliskuussa
4 Yhteistyöryhmän seuraamat projektit, hankkeet ja toimijat
Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyössä (ka.csc.fi) seurattujen asioiden lista: https://confluence.csc.fi/x/t4S0Ag
Kokonaiskuva kaikesta siitä, missä KOOTuki on mukana: missä kaikissa toimitaan yhteyspisteenä, mitä ohjataan, seurataan tai mitkä asiat pyrkivät KOOTuen syliin (liite 3 Seuratut palvelut ja hankkeet, esitellään kokouksessa)
Ohjausyhteistyön ryhmät ja edustukset niissä
Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön rakenteiden muutokset
Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmälle jatkoaika vuoden 2017 loppuun
Korkeakoulujen yhteishaun toteuttamisen ja Opintopolku.fi-palvelun kehittämisen ohjausryhmä (liite 10)
ASETTAMATTA: Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmä (liite 5)
ASETTAMATTA: Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon ohjausryhmä ja johtoryhmä (liite 6)
5 Ryhmän toimintasuunnitelma
Verkostojen puheenvuorot: kuulumiset
Opintomatka Tanskaan syyskuussa?
Kevään kokousajat
6 Kansainväliset kuulumisen hallitusten välisestä seminaarista Maltalta
8 Tiedoksi (ei käsitellä kokouksessa)
NordForumin kokous 9.-10.5. ja laaja kansainvälinen seminaari opintoasioiden johdolle 20-21.9, molemmat Helsingissä
- Opetus- ja kulttuuriministeriön korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osaston ja CSC:n sopimus vuonna 2017 toimitettavasta palvelukokonaisuudesta (liite 8, sopimuksen liitteet osassa luottamukselliset liitteet)
9 Muut esille tulevat asiat
- EU:n tietosuoja-asetusen soveltamisesta opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon tietojärjestelmiin Suomessa, ehdotus Jukka Kohtaselta 7.2.2017
- Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöverkoston kooste tapahtumista 8.2.2017
14.2. AAPA-verkoston sidosryhmäseminaari Lappeenrannassa
15-16.2. Synergiaryhmän työpaja Oulussa
14.3. Korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuuriseminaari, Helsinki
5-7.4. ITK2017-päivät, Hämeenlinna
25.4.2017 FUCIO:n sidosryhmäkokous Turussa
3-4.5. Erityisavustushankkeet, VIRTA & Synergia –seminaari, Helsinki
9-10.5. Korkeakoulujen KV-kevätpäivät, Vaasa
9-10.5. Nordforumin kokous Helsingissä
17-18.5. AMK-päivät Kajaanissa
7-9.6. EUNIS Saksasssa, Münsterissä
16-17.8. Peda Forum –päivät Vaasassa
30.8.-1.9. MyData2017
20-21.9. NordForumin kv-seminaari opintoasianjohdolle ”Life long learning and right to one’s own information”, Helsinki
?.9. OKM:n KOTA-seminaari
27-28.9. Yliopistojen opintoasianpäivät Helsingissä
4.10. AAPA-FUCIO-yhteiskokous Vaasassa
8-9.11. IT-päivät Jyväskylässä
8-9.11. (!) AMK-opintoasiainhallinnon päivät Vaasassa: Peppi ja tietosuoja