Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmän (KOOTuki) kokous

  • 13.9.2017 maanantaina, klo 10:02-15:00 yhteiskokous (10:02-12:10) ja yhteistyöryhmän kokous (12:59-15:00), välissä lounas
  • Sali 505, Tieteiden talo, Kirkkokatu 6 ja Väinämöinen, OKM, Meritullinkatu 10, Helsinki
  • https://wiki.eduuni.fi/x/w4sFAw

Muistio

Yhteiskokous 10:02-12:10

Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmän (KOOTuki) ja Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän yhteiskokous, kello 10:02-12:10. (liite 1 ja liite 1a)

Yhteistyöryhmä ja ohjausryhmä sopivat kokoavansa työryhmän edistämään korkeakouluista työ- ja elinkeinotoimistoille kulkevan tietovirran digitointia. Tavoitteena on, että tieto kulkee korkeakoulun näkökulmasta automaattisesti VIRTA-KOSKI-reittiä siten, että korkeakoulujen osalta varmistutaan keskustellen työ- ja elinkeinoministeriön toimialan kanssa siitä, että tieto on viranomaisen käytössä yhteismitallista ja samalla tavalla ymmärrettävissä. Tavoitteena on myös selventää vastuukysymykset sekä huolehtia siitä, että henkilöllä on mahdollisuus ymmärtää, mitä tietoja hänestä käsitellään ja missä. Työryhmän toimeenpanosta vastaa CSC. Työtä voitaisiin jatkossa laajentaa muihinkin tietovirtoihin.

Yhteistyöryhmä ja ohjausryhmä keskustelivat yhdessä opetus- ja kulttuuriministeriön ja työ- ja elinkeinoministeriön asiantuntijoiden kanssa opiskelijatietoja koskevien viranomaistietovirtojen kehittämisestä korkeakoulujen arjen näkökulmasta. Konkreettisena tapauksena olivat tiedot, joita korkeakoulujen on toimitettava työ- ja elinkeinotoimistoille. Näkökulmana oli tietojen toimittaminen suoraan korkeakoulusta, toimittaminen Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalvelun kautta tai jatkossa toimittaminen Eduskunnan käsittelyssä olevan esitetyn, ensi vuonna käyttöön tulevan, toimialan yhteisen opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun kautta (“KOSKI”, HE 72/2017 vp).  

Työ- ja elinkeinotoimistojen tietovirtojen osalta tavoitteena on hoitaa tiedonvälitys KOSKI-palvelun kautta. Yleisesti opiskelijatietoja koskevat tietovirrat eivät joissain tapauksissa kuulu KOSKI-palvelun kautta välitettävään tietosisältöön taikka VIRTA-opintotietopalvelun tietosisältöön, mutta jälkimmäisen osalta on säädetty, että korkeakoulut ja OKM voivat päättää tietosisällön laajennuksista yhdessä. Viranomaisten ja koulutustoimialan vuoropuhelussa on tarkoituksenmukaista myös arvioida, onko joku KOSKI-palvelun ulkopuolelle jäävä tietosisältö välttämätön jatkossa.

Haasteellista tietovirroissa on nykytilanteessa se, että eri viranomainen voi pyytää samaa tarkoitusta varten tietoja eri tavoilla. Myös KOSKI-palvelun myötä säilyy se haaste, että eri viranomainen, esimerkiksi yksittäinen TE-toimisto tai sen virkailija, voi samasta tiedosta tehdä eri johtopäätöksiä, joiden syynä voi olla myös virhe tiedon tulkitsemisessa. Yhdessä koulutustoimijoiden kanssa on varmistettava, että kaikki tietoa käyttävät viranomaiset ymmärtävät saman tiedon samalla tavalla, mutta viranomaisten vastuulla on tehdä tiedon perusteella johtopäätökset, jotka esimerkiksi erilaisissa alueellisissa olosuhteissa voivat olla perustellusti erilaiset vaikka koulutustoimijoiden näkökulmasta perustiedot ovatkin samat. - Viranomaisten tulkinnat voivat vaihdella, mutta korkeakoulujen antamien tietojen tulee aina olla yhdenmukaisia.

Case tiedot, joita korkeakoulujen on toimitettava työ- ja elinkeinotoimistoille: mitä KOSKI-palvelun avulla ratkaistaan (liite 2).

Yhteistyöryhmä ja ohjausryhmä keskustelivat alustuksen pohjalta kehittämishankkeiden tunnistamiin kehittämistarpeisiin vastaamisesta valtakunnallisin ja paikallisin, yhteentoimivin ratkaisuin. Koulutus- ja opetusyhteistyö ja sen mahdollistaminen tietovirtojen, prosessien ja sopimusten tasolla on keskeinen teema kummankin ryhmän työssä. Tavoitteena on varmistaa, että arjen operatiivinen toiminta ja kehittämishankkeiden pyrkimykset tukevat toisiaan, erityisesti siten, että kehitys on mahdollista ja toimintatavat ja yhteentoimivuuden määritykset voidaan ketterästi, mutta hallitusti uudistaa. On tärkeää artikuloida muutosta ARENE:n ja UNIFI:n tasoille päätöksentekoa tukemaan ja huolehtia siitä, että eri asiantuntijatahot, erityisesti Synergiaryhmä, pystyvät osallistumaan valmisteluun ja ehdotettujen muutosten katselmointiin.

Case ristiinopiskelu ja opetusyhteistyö ja VIRTA-tiedot (liite 3).

Yhteistyöryhmän oma kokous 12:59-15:00

Ehdotetaan Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmälle, että CSC:n tulee yhdessä OKM:n ja OPH:n kanssa selvittää, miten henkilö voi saada tietoonsa, miten ja millä perusteella tai luvalla hänen tietojaan käytetään ja miten tämän on heijastuttava tietosuojaselosteissa. Korkeakoululle tulisi olla saatavilla tietovirtoja koskevat koontilistat, mitä, kenelle, milloin. CSC:n olisi ylläpidettävä koontilistoja ainakin VIRTA-opintotietopalvelun kautta kulkevista tietovirroista.

Yhteiskokous ohjausryhmän kanssa oli hyödyllinen ja vastaava kokous kannattaa järjestää jatkossakin, keissinä työ- ja elinkeinoministeriön tuominen keskustelukumppaniksi toi konkretiaa, jonka pohjalta voitiin tunnistaa yhteisiä jatkotoimia. Eri viranomaisista ja toimijoista korkeakouluihin asioita tiedustellakseen yhteyttä ottavia tahoja on paljon. On tarpeen yhteisesti kartoittaa, mitä nämä tahot ovat, ketkä korkeakoulujen opiskelijatietoja oikein hyödyntävät.

Tietojen ja tietovirtojen tärkeys selviää, kun tiedetään, mitä tietoja käytetään, kuka niitä, käyttää, mihin ja kuinka usein. Tietojen käytön lisääntyessä tietojen ajantasaisuutta kuvaavat aikaleimaukset muuttuvat yhä tärkeämmiksi, on esimerkiksi tiedettävä, minkä päivän tiedon perusteella joku ratkaisu on tehty. Siirtyminen VIRTA-opintotietopalvelun tietosisällön inkrementaaliseen päivittämiseen on välttämätöntä, jotta yhteisten palveluiden tasolla voidaan tietää, koska tieto todella on päivittynyt.

Henkilön intressi omiin tietoihinsa on hyödyllinen, koska oma intressi tietoon ja sen oikeellisuuteen on tehokas korjausmekanismi tiedon laadun parantamiseksi ja varmistamiseksi. Näkyvyys omiin tietoihin ja niiden käyttöön viranomaispäätöksissä on keskeistä oikeusturvan kannalta.

Todettiin, että Valviralle toimitetaan tietoja edelleen tikuilla ammattikorkeakouluista. CSC:n tulee  selvittää Valviran kanssa, mistä kiikastaa ja samalla yliopistot kiittävät lämpimästi tikuttomuutta osaltaan.


Tarkasteltiin UNIFI:n juuri samana päivänä vahvistamaa listaa yhdessä valmisteltavista hakemuksista OKM:lle erityisavustuksista osana hallituksen kärkihankkeen korkeakoulutuksen kehittämisen toimenpiteitä. Lista ei rajaa pois muita hankehakemuksia yliopistoista eikä ARENE:n toimesta ole käynnissä samanlaista koordinointia lokakuun lopussa päättyvälle erityisavustusten hakukierrokselle. (liite 4)

Uusien kehittämishanke-ehdotuksia koskevien erityisavustusten valmistelijoille kerrotaan tukitoimista, joita järjestämme yhdessä ja, joita CSC koordinoi yhteistyöryhmän ohjauksella osana OKM:n rahoittamaa arkkitehtuuripalvelua.

Valmistellaan kehittämistoiminnan tarkistuslistaa opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon näkökulmasta. Laaditaan muutaman virkkeen viesti, jolla voitaisiin lähestyä hankehakemusten valmistelusta vastaavaa korkeakoulun johtoa, jotta huomio kiinnittyisi yhteistyöryhmän tavoitteisiin kehittämishankkeiden ja muun toiminnan synergian parantamiseksi. Synergian avulla kehittämishankkeiden resurssit voidaan käyttää mahdollisimman täysimääräisesti sen sijaan, että resursseja kuluu päällekkäisten hallinnollisten tai it-ratkaisujen rakentamiseen ja ylläpitämiseen. Tarkistuslistan inspiraatioksi otetaan Helsingin yliopiston kokonaisarkkitehtuurin tarkistuslista ja CSC työstää sitä sekä muotoilee viestin pohjan. Yhteistyöryhmän viestiä viedään opintoasioiden johdon verkostojen kautta korkeakouluihin. Tarkistuslistan luonnos viedään Synergiaryhmän työstettäväksi.


Tutustuttiin luonnokseen korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisaation tiekartaksi: http://ka.csc.fi. Yhteistyöryhmän seuraamat asiat olisi hyvä siirtää samaan tiekarttaan.


Keväällä sovittu seuraava kokous 24.10. siirtyy, kokoukselle etsitään uusi aika siten, että myös Ilmari Hyvösen on mahdollista osallistua kokoukseen. Todettiin, että 30.11. kokous joudutaan mahdollisesti siirtämään, mikäli yhteistyöryhmän jäsenet osallistuvat samana päivänä olevaan EMREX:n päätösseminaariin.

Asialista ja liitteet

Yhteiskokous Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän kanssa

  • Yhteiskokous aamupäivällä, klo 10-12, kokouksen jälkeen lounas
  • Tieteiden talo, Sali 505, Kirkkokatu 6, Helsinki
  • Tiedoksi ohjausryhmän asialista: https://wiki.eduuni.fi/x/rCSoAg

1. KOOTuen ja Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän esittely

2. Viranomaistietovirtojen kehittäminen korkeakoulujen arjen näkökulmasta

  • Case tiedot, joita korkeakoulujen on toimitettava työ- ja elinkeinotoimistoille: mitä KOSKI-palvelun avulla ratkaistaan (liite 2) 
  • Tietovirrat korkeakoulusta: suoraan, VIRTA-opintotietopalvelun kautta tai toimialan yhteisestä KOSKI-palvelusta 

3. Kehittämishankkeiden tunnistamiin kehittämistarpeisiin vastaaminen valtakunnallisin ja paikallisin, yhteentoimivin ratkaisuin

  • Case ristiinopiskelu ja opetusyhteistyö ja VIRTA-tiedot (liite 3)

4. Ryhmien välinen työnjako

KOOtuen kokouksen asialista

  • Yhteiskokouksen ja lounaan jälkeen yhteistyöryhmän oma kokous kello 13-15
  • Väinämöinen, OKM, Meritullinkatu 10, Helsinki

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

2 Edellisten kokousten muistiot

3 Johtopäätökset yhteiskokouksessa esille nousseista asioista

4 Koulutus- ja opetusyhteistyö, OKM:n erityisavustukset osana hallituksen kärkihankkeen korkeakoulutuksen kehittämisen toimenpiteitä

  • UNIFI:n sopimat hankeaihiot yhteiseen valmisteluun (liite 4, jaettiin kokouksessa)

5 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisaation tiekartta, keskeneräinen luonnos

6 EU:n tietosuoja-asetuksen vaikutusten hallinta opiskelun ja opetuksen tukipalveluissa ja hallinnossa

7 Yhteistyöryhmän seuraamat projektit, hankkeet ja toimijat

  • NordForum
    • 20-21.9. Nodforumin seminaari: "Free flow of information in Education", Helsinki
      • Ilmoittautuminen vielä 13.9.2017
      • Rajoitettuun ohjelmaan osallistuminen ilmaista, koko ohjelma 100 euroa
      • Yhteenveto opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon perusjärjestelmistä
    • 16-17.1.2018 Norforumin tapaaminen, Ruotsi
  • EMREX
    • 30.11.2017 EMREX Final Seminar, Bologna
    • EMREX-jatkohakemus ei saanut EU-rahoitusta, samassa haussa myös EMREX-ratkaisua hyödyntävä Erasmus Without Paper kuitenkin sai jatkorahoituksen

  • Yleisesti seurannassa olevia asioita https://wiki.eduuni.fi/display/CSCTIES/Seurattavat+asiat

8 Seuraavat kokoukset

  • 24.10. tiistaina, kokouksen teemana opetuksen digivälineet 

  • 30.11. torstaina 

9 Muut esille tulevat asiat

10 Tiedoksi (ei käsitellä kokouksessa)

11 Kokouksen päättäminen

Kutsutut

Ryhmän jäsenet

  • Kati Kettunen, OHA-forum, Helsingin yliopisto, puheenjohtaja
  • Tuomas Orama, AAPA, Metropolia Ammattikorkeakoulu, varapuheenjohtaja - POIS
  • Erja Nokkanen, Opetushallitus - POIS
  • Markku Närhi, FUCIO, Jyväskylän yliopisto - etänä
  • Tapio Rimpioja AMK-OHA, Metropolia Ammattikorkeakoulu
  • Merja Väistö, Opetushallitus 
  • Janne Santala, Synergiaryhmä, Satakunnan ammattikorkeakoulu - ESTE
  • Teemu Seesto, FUCIO
  • Tore Ståhl, AAPA, Yrkehögskolan Arcada - ESTE sijaisena N.N.
  • Erja Widgrén-Sallinen, OHA-forum, Itä-Suomen yliopisto 
  • Marko Wilen, AMK-OHA, Laurea-ammattikorkeakoulu
  • Antti Mäki, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy, sihteeri

Asiantuntijat

  • Marko Borodavkin, ammattikorkeakoulujen opintoasianpäälliköiden verkosto
  • Ilmari Hyvönen, opetus- ja kulttuuriministeriö - POIS
  • Laura Pellikka, OHA-forum
  • Anne Rautanen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Jaakko Riihimaa, AAPA

Liitteet

  File Modified
Microsoft Powerpoint Presentation 2017-09-13_KOOTuen_esittely.pptx Sept 13, 2017 by Antti Mäki
Microsoft Powerpoint Presentation Free_flow.pptx Sept 13, 2017 by Antti Mäki
JPEG File Free_flow.jpg Sept 13, 2017 by Antti Mäki
Microsoft Powerpoint Presentation 2017-09-13_KOSKI-palvelu_ja_TEM.pptx Oct 18, 2017 by Antti Mäki
Microsoft Powerpoint Presentation 2017_9_13 OPTIETOR_KOOTUKI_Liite_3_kk_yhteistyo ja VIRTA.pptx Oct 18, 2017 by Antti Mäki
Microsoft Powerpoint Presentation 2017-09-13_kehityshanketeemat_UNIFI.pptx Oct 20, 2017 by Antti Mäki

  • No labels