Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki) kokous 2/2021

MUISTIO

1. Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

  • Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12:02.
  • Hyväksyttiin asialista sellaisenaan.

2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen

  • https://wiki.eduuni.fi/x/pyt6Cw
  • Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. 
  • Edellisestä kokouksesta:
    • Puheenjohtaja esitteli KOOTuki-ryhmän kevään toiminnan suunnittelun tulokset
      • KOOTuki-ryhmän kokoonpanon täydentäminen
        • Täydennetään ryhmää IR-tekijäverkoston edustajalla
        • Keskustelu:
          • Keskustelussa puollettiin IR-tekijäverkoston mukaanottamista.
          • Keskusteltiin myös tarpeesta käsitellä seuraavia:
            • Luentotallenteiden tekijänoikeuskysymykset.  
            • Kansainvälinen yhteistyö ja verkostot - esim. Europass jne,. muuttumassa todelliseksi toiminnaksi, jäävätkö nämä digivision ulkopuolelle?
          • Hyviä tavoitteita KOOtuen työlistaksi, mutta onko resurssit toteuttaa tuo kaikki ja millä vastuujaolla?
            • Fuciossa keskusteltu suhteesta digivision työpaketteihin, miten KOOtuki ja verkostot toimivat mukana. Työ laajentumassa eri suuntiin, mutta ei ole resurssia eikä sovittu, miten jaetaan työ eri ryhmille
            • Myös digikyselyn osalta on keskusteltu, mutta ei ole resurssia toteuttaa asioita eikä se siis toteudu kevääksi. Yhteistyötä Digivision peda-ryhmään avattu. 
            • Edelleen eletään poikkeusvuotta. Resurssit siis haasteena, mutta toiminnan suunnittelu oikealla polulla.
    • Todettiin koulutusmuodot ja Haka-attribuutit -ryhmän tilanne
      • Ryhmän ensimmäinen kokous 31.3.

3. Arkkitehtuurityö  

Vilho Kolemainen esitteli Digivision arkkitehtuurityön tavoitteita, OPI-viitearkkitehtuurin kehittämistarpeita sekä Ideapankin kautta tietoarkkitehtuuriin jatkokehitystarpeen. Yhteisesityksessä kuultiin Synergian ja AAPAn sekä FUCIOn näkökulmat. 

Keskustelu: 

    • Keskusteltiin Synergian tekemän työn ja Digivision TP3:n rooleista jatkossa. OPI-viitearkkitehtuuria tehty Synergian toimesta ja Digivisiossa tuotettavat palvelut asemoidaan tähän yhteistyössä Synergia-ryhmän kanssa tavoitteena päällekkäisen työn välttäminen. Synergian puolesta OPI-viitearkkitehtuurin kehittäminen nähdään tärkeänä ja työhön tartutaan KOOtuki-ryhmän toimeksiantojen mukaisesti, vältetään päällekkäistä työtä ja välitetään tietoa. 
    • Digivisiossa työtä tehdään useilla arkkitehtuuritasoilla lähtien kokonaisarkkitehtuurista, mutta pian ensimmäisten palveluiden osalta mentävä muille arkkitehtuuritasoille (tietoarkkitehtuuri, ratkaisuarkkitehtuuri).
    • Keskusteltiin syntyykö Digivisiolta velvoittavaa uutta arkkitehtuuria, joka pakottaa tekemään asioita yhteisellä tavalla tai velvoittaa tarjoamaan tietynlaisia palveluita. 
    • OPI-viiterkkitehtuurin osalta havaittu, että aikaisemmin OPI-viitearkkitehtuurityöhön osallistuivat opintohallinnon asiantuntijat - opiskelu ja pedagogiikka rajattiin ulos. Opetushenkilökunnan tarpeet tunnistettiin, mutta ei ehditty laajentaa viitearkkitehtuuria sille alueelle. Lisäksi strategista tasoa ei otettu alussa mukaan, vaan ensin tehtiin alemmat tasot ja jälkikäteen lisättiin strategiset tavoitteet Visio2030 tavoitteiden mukaisesti. 
    • Keskusteltiin OPI-viitearkkitehtuurin omistajuudesta ja todettiin, että Digivision tähtäimessä on vain osajoukko OPI-viitearkkitehtuurista, jolloin luonteva omistajuus olisi KOOTuella. Kehittäminen ja sen edistäminen asia, josta keskustelua kannattaa jatkaa. 

4. Organisoituminen Digivision kanssa - Digivision toimintasuunnitelma 

  • Hanna Nordlund esitteli Digivision toimintasuunnitelmaa
    • Yhteiset palvelut:
      • identiteetinhallinta
      • tietoallas
      • minun tietoni -portaali
      • koulutustarjonta tiedon esittäminen yhdessä paikka /ilmo+hakeutuminen
    • Rehtoreille/vararehtoreille järjestetään kolme työpajaa haastatteluissa nousseiden strategisten kysymysten osalta ja näiden perusteella tehdään tavoitteiden tarkennus
    • Nyt on alustava selvitys koottu palveluiden kuvauksista, joista lähdetään yhdessä keskustelemaan, että mitä lähdetään tekemään
    • Tarkoituksen on tehdä yhteistyötä olemassaolevien verkostojen kanssa ja löytää toimivat yhteistyömallit - tästä järjestetään yhteistyökokous 7.4.
    • Lainsääädännön muutostarpeista julkistettu ensimmäinen versio kommentoitavaksi tänään

Keskustelu:

  • Ovatko yleiskokouksen dokumentaation julkisia?
    • Nordlund: on tulossa tiivistelmä, joka julkaistaan Digivision sivuilla. Rakennamme eDuunia parhaillaan ja dokumentaatio kootaan sinne. On toivottu yhteyshenkilöiden ja operatiivisten ryhmien yhteystiedot, käymme läpi, minkälaisilla käytänteillä näitä voidaan julkaista.
  • Korhonen: Aikataulupainetta työlle tulee monesta suunnasta. Esim. elpymisrahassa on vaatimus aikaraamista korkeakoulutuksen digitalisaation toteutuksille ja neuvottelut sisällöistä ovat alkamassa. Miten ministeriö voi tukea työtä? Lainsäädäntövalmistelu on yksi tällainen asia ja Koski-lain (884/2017) valmistelu on aloitettu ja jo kahden viikon sisällä tulisi saada korkeakoulujen näkemykset, mitä asioita pitäisi tarkastella tässä yhteydessä. Odotetaan näkemyksiä liittyen mm. Omadataan, yksilöiviin tunnisteisiin, tietovarantojen tietosisältöihin ja tietoluovutuksiin. 
  • Liittyen esityksen kohtaan 8. identiteetinhallinnan mvp-ratkaisusta, mikä on Digivision osuus tässä ja miten nämä linkittyvät?
    • Kolehmainen: alkuviikosta on kommenteille lähdössä Digivision selvitys, jossa pyritty löytämänään eri tasoille ratkaisuja. Esiselvityksen kommentoinnin jälkeen jatketaan eteenpäin.
  • Nordlund: pyrimme edistämään kansallista työtä eteenpäin ja nähdään tärkeänä yhteistyö myös OKM:n kanssa
  • Onko nyt jo tunnistettu rehtorihaastattelujenkin pohjalta, että mitä palveluita rajataan Digivision ulkopuolelle? 
    • Nordlund: Toiveet kuultu ja työpakettien valmistelussa tuodaan yhteiseen keskusteluun, mitä rajataan ulos. Toivon, että yhteistyötä tehdään KOOTuen kanssa. Kaksi asiaa on noussut jo aikaisemmissa keskusteluissa esiin: kirjastojen rooli ja AOE + sähköinen arkistointi.
    • Sisältyvätkö opiskelijavalinnat/oppijoiden valinnat hyvin keskeisenä asiana Digivisioon?
    • Nordlund: Nämä tulivat osalla korkeakouluista priorisoiduksi korkealle. Otetaan Digivisiossa kantaa asiaan, mutta pidemmälle aikajänteellä kuin tämän tai ensi kevään valinnat. On asioita, joissa näkemyksissä on hajontaa, opiskelijavalinnat on yksi näistä ja digipedagogiikka on toinen - tarpeita ja näkemyksiä on esitetty laidasta laitaan.
  • Opetusyhteistyö on yksi asia, joka olisi hyvä ottaa tapetille. Tavoitetilan tarkentaminen tarvitaan. Halutaanko esim. vapaa sivuaineoikeus kansallisesti. Verkostoja on tällä hetkellä jo paljon ja toiminta on vireää - tekniset ratkaisut mahdollistavat lisäksi kasvun. Ylätason keskustelu ei riitä, vaan pitää mennä syvälle ja saada heti vaikeat kysymykset nostettua esiin. 
    • Nordlund: Tämä kysymys on tärkeä rehtorityöpajoissa. Huhtikuun lopussa on seuraava rehtorityöpaja, jossa lähdetään hahmottamaan asiaa skenaarioiden kautta. Seuraavaksi pohditaan, miten edetään tämän asian kanssa - mahdollisesti tehtäisiin pilotteja. Olemassaolevaa kannattaa hyödyntää. Miten pitkälle oppijakeskeisyys halutaan viedä, mitä se tarkoittaa yksittäisen korkeakoulun näkökulmasta, mistä korkeakoulujen kilpailuetu 2030 rakentuu? Näitä on hyvä lähteä ratkomaan heti alkuvaiheessa, koska muuten ne tulevat vastaan jatkuvasti
  • Digivision ulkpuolella oleviin kokonaisuuksiin liittyen KOOTuki-ryhmällä on koulutuksen kokonaisuuteen liittyvä rooli. On loogisia osaratkaisua, mutta miten toimivat arkkitehtuurisesti kokonaisuutena - täytyy linjata ja ratkaista. Jos halutaan nopeiata ratkaisuja, niin täytyy tehdä velvoittavia linjauksia eikä voida loputtomiin keskustella.
  • Osaavista henkilöresursseista odotetaan tulevan pulaa. Merkittäviksi riskeiksi on tunnistettu osaajien saaminen ja että ei saada päätöksiä syntymään. Jatkossa Digivisiotyöhön pyritään tekemään 2-3 vuoden kiinnityksiä, jolloin voidaan ottaa korkeakoulussa korvaavia henkilöitä tilalle.

5. Lukuvuosimaksujen kerääminen OILIssa 

  • Lähetekeskustelu ja toimeksianto lukuvuosimaksujen keräämisestä OILI-palvelussa - Laihonen esitteli

Keskustelu: 

    • Opetushallitus: Osaltaan asiaa rajoittaa lain tuomat mahdollisuudet, Migrin kanssa keskusteltu tarpeesta ja tarvitaan henkilötasoinen tieto. Voisiko Virta-opintotietopalveluun viedä hakeneiden tiedot jo aiemmin ja siten tiedot olisi saatavilla ennen lukukausi-ilmoittautumisen tekemistä? Olisi joka tapauksessa parempi kerätä maksut Oilissa kuin Opintopolussa. 
    • Ajankohtainen aihe, joka pitää liittää isompaan keskusteluun oleskelulupaprosessin sujuvoittamisesta ja tässä yhteydessä lukuvuosimaksutietojen tarpeet ja prosessin sujuvoittaminen ovat myös esillä. 
    • Korkeakouluissa on erilaisia käytäntöjä ja maksuja maksavat muutkin kuin itse opiskelija. Stipendien vuoksi maksujen suuruudet jne. eroavat. Prosesseja pitäisi yhdenmukaistaa. Tunnistautuminen ei ole ainoa asia joka prosessissa nostettu haasteelliseksi vaan tämä on myös yksi. 
    • Pispa: Asiaan liittyen OILI ja ilmoittautuminen. Eri maksuja maksellaan ilmoittautumisten yhteydessä. Kun tulee yksi uusi maksu, pitäisi pystyä katsomaan kokonaisuutta myös.

Päätös:

  • KOOTuki-ryhmä antoi CSC:lle tehtäväksi selvittää mahdollisuutta kerätä lukuvuosimaksuja Oili-palvelussa

6. EXAM tenttivierailu: yhteiskäyttöisten tenttitilojen kustannusten jyvittämismalli 

Karoliina Sipovaara esitteli EXAM-konsortion ehdotuksen kuinka yhteiskäyttöisten tenttitilojen kustannusten jyvittämiseen mallia tullaan lähestymään. Ehdotus perustuu epäsuhtaan opiskelijoiden tenttivierailuiden kohdentuessa pääkaupunkiseudulle ja isoihin kaupunkeihin. Vaihtoehdoissa ehdotetaan joko kustannusten jyvittämismallin rakentamista tai pääkaupunkiseudulle korkeakoulujen yhteisen tilan rakentamista.   

Keskustelu:

  • EXAM-konsortion johtoryhmän jäsen Markku Närhi täydensi tilannekuvaa kertomalla, että hankkeissa rakennettu palvelun ja konsepti on pilotoitu ja todettu selkeä tarve opiskelijoille. Opintohallinnon näkökulmasta ratkaistavia asioita on miten tätä suoritusmuotoa tullaan jatkossa tarjoamaan korkeakouluissa, mille opiskelijaryhmille ja miten opintohallinnon tuki tullaan järjestämään erityisesti jos palvelua halutaan laajentaa merkittävästi esim. avoimen opiskelijoille, joka taas on linjassa jatkuvan oppimisen tavoitteiden kanssa. Asiassa on sekä tekninen näkökulma, että korkeakoulujen yhteistyön näkökulma, jonka takia asia haluttiin tuoda KOOTukeen keskusteltavaksi. Tämän hetkisen yhteistyösopimuksen takaraja tulee nopeasti ja viime hetken tietona on tullut ehdotus pilotin jatkamisesta vielä vuodella. Kokonaisuus ei ole niinkään tekninen haaste vaan opintohallinnollinen siinä miten eri opiskelijaryhmien (kesäopiskelijat, avoimen opiskelijat) ja opiskelijoiden liikkuvuutta halutaan tukea. 
  • Keskusteltiin tenttivierailun maksullisuudesta (valvonta) opiskelijoille. Tästä on konsortiossa myös puhuttu, mutta mikromaksujen perimisessä on omat haasteensa. Ilmari Hyvönen kommentoi myös, kannattaa kysyä ministeriöltä tähän kantaa ennen tuon suunnan valmistelua laajemmin.
  • Voitaisiinko maksuja kompensoida korkeakoulujen välillä esimerkiksi jo nyt kerätyn datan perusteella? Ilmiössä samoja näkökulmia kuin ristiinopiskelussa sen suhteen miten opiskelijoiden opintoja korvataan korkeakoulujen välillä. 
  • Seurataan keskustelun etenemistä muissa verkostoissa. 

7. Tiedoksi

  • Kv-opiskelijoiden maahantulon pilotti - tilanne 
    • Marjut Anderson kertoi, että tuo on organisoitunut 4 alatyöryhmään. Työskentely on käynnistymässä. Kevään aikana pyritään löytämään kehityskohteet ja tekemään mahdollisesti paperipilotteja. Syksyllä toteutetaan mahdolliset tekniset pilotoinnit. 
    • Lisätietoja: https://wiki.eduuni.fi/x/FB3ICw 
  • Identiteetinhallinta
  • Ristiinopiskelupalvelu
  • Korkeakoulujen Digivisio
  • Opiskelijoiden hyvinvointi
    • Erja Widgren-Sallinen kertoi opetus- ja kulttuuriministeriön tietopyynnöstä ja tapaamisesta rehtoreiden kanssa: Opiskelijoiden hyvinvointia edistävien toimenpiteiden tehostaminen, skaalaus ja nostaminen isommalle tasolle - opetus- ja kulttuuriministeriön tietopyyntö ja tapaaminen rehtoreiden kanssa

Merkittiin asiat tiedoksi. 

8. Muut asiat

9. Kokouksen päättäminen 

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.57.

Seuraava kokous 6.5.


Osallistujat

KOOTuki-yhteistyöryhmän jäsenet

  • Puheenjohtaja: Erja Widgrén-Sallinen, OHA-forum, Itä-Suomen yliopisto 
  • Varapuheenjohtaja: Tuomas Orama, AAPA, Metropolia Ammattikorkeakoulu 12:00-13:45, 14:08-
  • Sami Hautakangas, OHA-Forum, Tampereen yliopisto
  • Kari Helenius, AAPA, Hämeen ammattikorkeakoulu 
  • Irma Mänty, Peda-forumin digiopetusryhmä, Laurea-ammattikorkeakoulu 12:00-13:50, 14:20-
  • Joonas Mäkinen, Opetushallitus 
  • Markku Närhi, FUCIO, Jyväskylän yliopisto
  • Tapio Rimpioja, AMK-OHA, Metropolia Ammattikorkeakoulu klo 12:55-15:00
  • Sanna Waris, Synergiaryhmän puheejohtaja, Oulun yliopisto
  • Päivi Vähäsalo, Synergiaryhmän varapuheejohtaja, Seinäjoen ammattikorkeakoulu
  • Merja Väistö, Opetushallitus 
  • Marko Wilen, AMK-OHA, Laurea AMK 14:10- 
  • Christa Winqvist, FUCIO, Aalto-yliopisto klo 14:05-15:00
  • Sihteeri: Jukka Kohtanen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy

Ryhmän asiantuntijat

  • Marjut Anderson, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Marko Borodavkin, AMK-OHA  
  • Ilmari Hyvönen, opetus- ja kulttuuriministeriö klo 12:10-
  • Jenni Karppinen, OHA-forum, Aalto-yliopisto klo 13:05-
  • Jonna Korhonen, opetus- ja kulttuuriministeriö 12:15-
  • Klaus Lindberg, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy 12:00-13:50
  • Helena Majamäki, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Hanna Nordlund, Korkeakoulujen Digivisio klo 12:10 -13:50 
  • Jussi-Pekka Pispa, FUCIO, Tampereen yliopisto 
  • Jaakko Riihimaa, AAPA 12:00-13:00, 14:00-15
  • Teemu Seesto, FUCIO, IT-pääsihteeri 12:00-13:00, 14:00-15
  • Vilho Kolehmainen, Korkeakoulujen Digivisio 13:50 saakka
  • Max Laihonen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy klo 14-15
  • Karoliina Sipovaara, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy klo 14-15
  • Lara Anastasiou, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy 13:50 saakka
  • No labels