Skip to end of metadata
Go to start of metadata


Ohje ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen opintohallinnon työn tueksi.

Tietosuojavaltuutetun 2.5.2017 tarkastamat käytännesäännöt.


Käytännesäännöt eivät sido korkeakouluja, vaan kyseessä on suositus. Käytännesääntöjä noudattava korkeakoulu voi lähtökohtaisesti pitää toimintaansa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisena. Käytännesäännöissä käsitellään myös julkisuuslain soveltamista. Siltä osin tietosuojavaltuutettu ei ole tarkastanut ohjeiden lainmukaisuutta vaan ne edustavat laatijoiden käsityksiä.

Tietosuojakäytännesäännöt ovat valmistelleet lakimies Laura Karppinen Helsingin yliopistosta ja lakimies Anna Johansson Aalto-yliopistosta. Valmistelu on tehty yhteistyössä yliopistojen opintohallinnon verkoston (OHA-forum) ja ammattikorkeakoulujen opintohallinnon verkoston (amk-OHA) kanssa.

 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaikutuksia ei ole käytännesäännöissä vielä voitu huomioida.


Ladattava tiedosto: Tietosuojakäytännesäännöt

Suorat linkit käytännesääntöjen lukuihin (alisivut):


1.Ohjeen tarkoitus


2.Julkisuus ja tietosuoja korkeakouluissa

2.1 Keskeiset säädökset

2.2 Hyvä tiedonhallintatapa ja tietojenkäsittelytapa



3. Julkisuus ja salassapito

3.1 Julkisuusperiaate

3.2 Viranomaisen asiakirjan käsite

3.3 Salassapito

3.4 Julkiset ja salassapidettävät tiedot opiskelijavalinnassa ja opiskelussa

3.4.1 Opintoja ja opiskelijoita koskevien asiakirjojen julkisuus ja salassapito

3.4.2 Asianosaisjulkisuus opintoja sekä opiskelijoita koskevissa tiedoissa

3.4.3 Opetuksen julkisuus

3.4.4 Opiskelijavalinnassa käsiteltävien asiakirjojen julkisuus ja salassapito

3.4.5 Asianosaisjulkisuus opiskelijavalinnoissa


4. Henkilötietojen suoja

4.1 Keskeiset käsitteet

4.1.1. Henkilötieto ja henkilötietojen käsittely

4.1.2 Korkeakoulun henkilörekisterin käsite

4.1.2.1 Opintotietorekisteri

4.1.2.2 Opiskelijavalinnan henkilörekisterit

4.1.3 Arkaluonteiset henkilötiedot

4.2 Henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet

4.3 Tietoturvallisuudesta huolehtiminen

4.4 Rekisteriseloste ja rekisteröidyn informoiminen

4.5 Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa, vaatia virheellisen tiedon korjaamista sekä kieltää henkilötietojen käsittely tiettyihin tarkoituksiin



5. Tiedon antaminen asiakirjasta ja henkilötietojen luovuttaminen

5.1 Tiedon antaminen henkilötietoja sisältävästä asiakirjasta

5.1.1 Julkisen tiedon antaminen viranomaisen asiakirjasta suullisesti, antamalla asiakirja nähtäväksi tai jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi

5.1.2 Julkisen tiedon luovuttaminen viranomaisen asiakirjasta kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa

5.1.3 Salassa pidettävän tiedon antaminen ja luovuttaminen viranomaisen asiakirjasta


6. Päätöksenteko henkilötietoasioissa ja julkisuusasioissa

6.1 Päätöksen tekeminen tiedon antamisesta ja luovuttamisesta

6.1.1 Menettely tietopyyntöjen käsittelyssä: voidaanko tieto antaa

6.1.2 Menettely: voidaanko tieto antaa pyydetyllä tavalla

6.1.3 Tietojen pyytäjän henkilöllisyyden varmistaminen

6.1.4 Valtuutuksen käyttö tietopyynnöissä

6.1.5 Tietojen antamisesta perittävät maksut

6.3 Päätöksen ja rekisterimerkinnän korjaaminen 


7. Henkilötietojen käsittely opintoasioissa

7.1 Opiskelijoiden tietosuoja opintojen aikana

7.1.1 Opiskelijoiden osoite- ja muiden yhteystietojen käsittely

7.1.2 Opiskelijoiden henkilötietojen käsittely internetissä ja muussa tietoverkossa

7.1.3 Henkilötietojen käsittely ilman rekisteröidyn suostumusta

7.1.3.1 Henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle jäävä henkilötietojen käsittely

7.1.3.2 Erityislakeihin perustuvat säännönmukaiset luovutukset opintotietorekisteristä

7.1.3.3 Ylioppilaskunnan ja opiskelijakunnan oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja

7.1.3.4 Elintärkeä etu

7.1.4 Henkilötietojen käsittely rekisteröidyn suostumuksen perusteella

7.1.4.1 Mielipide- ja markkinatutkimus sekä suoramarkkinointi

7.1.4.2 Henkilömatrikkelit

7.1.4.3 Sukututkimus

7.1.4.4 Suositeltavat suostumuslausekkeet opintotietorekisteriin

7.1.5 Henkilötietojen luovuttaminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

7.1.6 Henkilötietolain mukainen käsittely erityisiä tarkoituksia varten

7.1.6.1 Tieteellinen ja historiallinen tutkimus

7.1.6.2 Tilasto

7.1.6.3 Viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtävät

7.1.6.4 Kyselytutkimukset

7.1.7 Henkilötietojen käsittely valmistuneiden ja entisten opiskelijoiden osalta

7.1.8 Opiskelijoiden arkaluonteisten henkilötietojen käsittely korkeakoulussa


7.2 Tietosuoja opiskelijavalinnoissa ja kansainvälisessä koulutusyhteistyössä

7.2.1 Ulkomailla hakukelpoisuuden antavan koulutuksen suorittaneiden valinnat

7.2.2 Kansainvälinen ja kotimainen opiskelijaliikkuvuus

7.2.3 Arkaluonteiset henkilötiedot opiskelijavalinnoissa


8. Erityistilanteita

8.1 Tietojen luovuttaminen etsivään nuorisotyöhön

8.2 Kriisiviestintä: kriisistä tiedottaminen korkeakoulussa ja opiskelijalle

8.3 Jos henkilötunnus muuttuu sukupuolen korjaamisen yhteydessä tai muusta syystä

8.4 Kuolleen opiskelijan henkilötiedot

8.5 Korkeakoulun antamien tutkintotodistusten ja vastaavien asiakirjojen oikeellisuuden tarkastaminen

8.6 Opiskelijoiden kameravalvonta


Keskeiset lait, lähteet ja taustamateriaalit