Sivuston tiedot on tuotettu v. 2017, joten käytännesääntöjen nykyistä paikkansapitävyyttä ei voida taata.
Käytännesäännöissä ei ole huomioitu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaikutuksia.
Ohje ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen opintohallinnon työn tueksi.
Tietosuojavaltuutetun 2.5.2017 tarkastamat käytännesäännöt.
Käytännesäännöt eivät sido korkeakouluja, vaan kyseessä on suositus. Käytännesääntöjä noudattava korkeakoulu voi lähtökohtaisesti pitää toimintaansa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisena. Käytännesäännöissä käsitellään myös julkisuuslain soveltamista. Siltä osin tietosuojavaltuutettu ei ole tarkastanut ohjeiden lainmukaisuutta vaan ne edustavat laatijoiden käsityksiä.
Tietosuojakäytännesäännöt ovat valmistelleet lakimies Laura Karppinen Helsingin yliopistosta ja lakimies Anna Johansson Aalto-yliopistosta. Valmistelu on tehty yhteistyössä yliopistojen opintohallinnon verkoston (OHA-forum) ja ammattikorkeakoulujen opintohallinnon verkoston (amk-OHA) kanssa.
Ladattava tiedosto: Tietosuojakäytännesäännöt
Suorat linkit käytännesääntöjen lukuihin (alisivut):
2.Julkisuus ja tietosuoja korkeakouluissa
2.2 Hyvä tiedonhallintatapa ja tietojenkäsittelytapa
3.2 Viranomaisen asiakirjan käsite
3.4 Julkiset ja salassapidettävät tiedot opiskelijavalinnassa ja opiskelussa
3.4.1 Opintoja ja opiskelijoita koskevien asiakirjojen julkisuus ja salassapito
3.4.2 Asianosaisjulkisuus opintoja sekä opiskelijoita koskevissa tiedoissa
3.4.4 Opiskelijavalinnassa käsiteltävien asiakirjojen julkisuus ja salassapito
3.4.5 Asianosaisjulkisuus opiskelijavalinnoissa
4.1.1. Henkilötieto ja henkilötietojen käsittely
4.1.2 Korkeakoulun henkilörekisterin käsite
4.1.2.2 Opiskelijavalinnan henkilörekisterit
4.1.3 Arkaluonteiset henkilötiedot
4.2 Henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet
4.3 Tietoturvallisuudesta huolehtiminen
4.4 Rekisteriseloste ja rekisteröidyn informoiminen
5. Tiedon antaminen asiakirjasta ja henkilötietojen luovuttaminen
5.1 Tiedon antaminen henkilötietoja sisältävästä asiakirjasta
5.1.3 Salassa pidettävän tiedon antaminen ja luovuttaminen viranomaisen asiakirjasta
6. Päätöksenteko henkilötietoasioissa ja julkisuusasioissa
6.1 Päätöksen tekeminen tiedon antamisesta ja luovuttamisesta
6.1.1 Menettely tietopyyntöjen käsittelyssä: voidaanko tieto antaa
6.1.2 Menettely: voidaanko tieto antaa pyydetyllä tavalla
6.1.3 Tietojen pyytäjän henkilöllisyyden varmistaminen
6.1.4 Valtuutuksen käyttö tietopyynnöissä
6.1.5 Tietojen antamisesta perittävät maksut
6.2 Päätöksen tekeminen rekisteritietojen tarkastamisesta
6.3 Päätöksen ja rekisterimerkinnän korjaaminen
7. Henkilötietojen käsittely opintoasioissa
7.1 Opiskelijoiden tietosuoja opintojen aikana
7.1.1 Opiskelijoiden osoite- ja muiden yhteystietojen käsittely
7.1.2 Opiskelijoiden henkilötietojen käsittely internetissä ja muussa tietoverkossa
7.1.3 Henkilötietojen käsittely ilman rekisteröidyn suostumusta
7.1.3.1 Henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle jäävä henkilötietojen käsittely
7.1.3.2 Erityislakeihin perustuvat säännönmukaiset luovutukset opintotietorekisteristä
7.1.3.3 Ylioppilaskunnan ja opiskelijakunnan oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja
7.1.4 Henkilötietojen käsittely rekisteröidyn suostumuksen perusteella
7.1.4.1 Mielipide- ja markkinatutkimus sekä suoramarkkinointi
7.1.4.4 Suositeltavat suostumuslausekkeet opintotietorekisteriin
7.1.5 Henkilötietojen luovuttaminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle
7.1.6 Henkilötietolain mukainen käsittely erityisiä tarkoituksia varten
7.1.6.1 Tieteellinen ja historiallinen tutkimus
7.1.6.3 Viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtävät
7.1.7 Henkilötietojen käsittely valmistuneiden ja entisten opiskelijoiden osalta
7.1.8 Opiskelijoiden arkaluonteisten henkilötietojen käsittely korkeakoulussa
7.2 Tietosuoja opiskelijavalinnoissa ja kansainvälisessä koulutusyhteistyössä
7.2.1 Ulkomailla hakukelpoisuuden antavan koulutuksen suorittaneiden valinnat
7.2.2 Kansainvälinen ja kotimainen opiskelijaliikkuvuus
7.2.3 Arkaluonteiset henkilötiedot opiskelijavalinnoissa
8.1 Tietojen luovuttaminen etsivään nuorisotyöhön
8.2 Kriisiviestintä: kriisistä tiedottaminen korkeakoulussa ja opiskelijalle
8.3 Jos henkilötunnus muuttuu sukupuolen korjaamisen yhteydessä tai muusta syystä
8.4 Kuolleen opiskelijan henkilötiedot
8.6 Opiskelijoiden kameravalvonta