Synergiaryhmän etäkokous

  • Aika: 31.10.2016  klo 13:00-15:00
  • Tallenne: https://connect.funet.fi/p5j7ntbaaou/
  • Osallistujat: Janne Santala (pj), Anne Litja, Antti Ahola, Arja Kokkonen-Metsola, Arja Neuvonen, Bertta Hakkarainen, Eila Partanen, Hanna Kosteila, Hannele Husa, Helena Majamäki, Henna Pirttilä, Jonna Korhonen, Jukka Kohtanen, Kaarina Räsänen, Lilian Sjöberg, Marcus Caselius, Mats Lindstedt, Miina Vina, Mirja Ollila, Ossi Raatikainen, Pietari Tahvonen, Päivi Aho, Päivi Lignell, Raija Pappila, Maarit Tenhunen, Sari Pulkkinen, Taija Oksanen, Virve Peltoniemi, Outi Tasala (siht.)

Esityslista

  1. Kokouksen järjestäytyminen
    1. Kokouksen avaus
    2. Läsnäolijoiden toteaminen
    3. Asialistan hyväksyminen
    4. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
  2. Ajankohtaiset asiat (kalvot)    
    • Käsiteltiin kohdan 3. jälkeen.
    1. Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmän (KOOTuki) kokouksen (14.9.) kuulumiset 
      • KOOTuen muistioluonnos on jaettu Synergiaryhmälle tiedoksi, muistio vahvistetaan kuitenkin vasta KOOTuen seuraavassa kokouksessa.
      • Painopisteinä loppuvuonna Digitaalinen osaamisen osoittaminen ja Koulutus- ja opetusyhteistyö
      • Viime kokouksen aiheina mm. MyData ja Digitaalinen osaamisen osoittaminen
      1. Synergiaryhmän terveiset KOOTuen seuraavaan kokoukseen     
      • Seuraava kokous on 30.11. ja asialista vielä tässä vaiheessa auki, joten ehdotuksia otetaan vastaan. Toiveita voi esittää myös sähköpostilla
      • Tahvonen: Voisiko KOOTuki ottaa kanstaa sen puolesta, että oppijanumerot saataisiin massana korkeakoulujen kaikille hetullisille opiskelijoille? Sen lisääminen ei ole iso ponnistus, mutta sen puuttuminen nousee ongelmaksi joka käänteessä.
        • Raatikainen: hetuttomille varsinkin
           
        • Tasala: Asiasta keskusteltiin Ekosysteemiryhmän kanssa alkuvuodesta. Ongelmana on lainsäädännön tulkinta; oppijanumeron saadakseen henkilö on luotava Opintopolku-järjestelmään - voiko sellaista henkilöä luoda Opintopolkuun, jos hän ei ole hakeutunut sen kautta? Tilanteessa on odotettu KOSKI-lainsäädäntöä, joka ratkaisisi tämän tulkintaongelman. Viestiä asiasta viedään eteenpäin KOOTuelle.
    2. Koulutus- ja opetusyhteistyö
      • Jatkoa keväällä työstetylle esiselvitykselle ja kesällä ministeriön Opetus- ja koulutusyhteistyötä koskevalle muistiolle.
      • Yhteentoimivuus eri perusjärjestelmien välillä perimmäisenä tavoitteena.
    3. Tietovirta- ja sanastotyön koordinaatioryhmän kokouksen (26.9.) kuulumiset
      • Viime kokouksessa päätettiin, että Glossary Group siirtyy pois Synergiaryhmän alaisuudesta
      • OKSA-sanaston julkaistavasta versiosta tulee vielä puuttumaan varhaiskasvatuksen osio, joka on otettu osaksi sanastoa.
    4. Glossary Group
      • OKSA-sanaston kieliversiointityö on loppusuoralla, mutta työtä julkaisua varten on vielä.
      • Kieliversiointityöhön kaivataan lisää osallistujia
  3. Tilannekuvat 
    1.  ARVO ja EMREX projektien tilannekatsaukset (Korhonen)
      • Käsiteltiin kohdan 3b jälkeen. 
        ARVO:
      • AVOP (ammattikorkeakoulujen kysely): sekä AMK että YAMK-kyselyihin on tulossa muutoksia. Uudet kyselypohjat saataneen tehtyä marraskuun aikaan (Arenelta muutokset), ja kukin ammattikorkeakoulu joutuu luomaan ensi vuodelle uudet kyselyt.
      • Datan omistajuuden ja hallinnan suhteen Arenen, korkeakoulujen ja CSC:n keskinäisistä rooleista ja vastuista on tulossa tiedoksianto/sopimus, sekä uusi tietosuojaseloste, jossa rekisterin ylläpitäjäksi/yhteyshenkilöksi/omistajaksi on merkitty Arene.
      • Raporttimuutoksen myötä korkeakouluilla tulee olemaan vastuu datan jatkokäytöstä ja anonymiteetistä huolehtimisesta.
      • Rekrytointitiedonkeruu toteutunee siten, että 2018 helmikuussa tulee olla kerättynä tiedot vuoden 2017 osalta.
      • ARVOa on mahdollista hyödyntää myös korkeakoulujen omissa kyselyissä ja keskusteluja on käyty muutamien korkeakoulujen kanssa.
      • Kohtanen: Haka-tunnistamisen yhteydessä tarvitaan oppijanumero tai hetu. EPPN ratkaisisi tämän ongelmatn - onko EPPN-tiedon lisääminen edistynyt?
        • Majamäki: Keskusteluissa mietittiin onko kyse paikallisesta lisäyksestä ja ketkä muutoksen kustantaisivat, muutoin asia ei ole vielä edennyt. OppijaID:n saamisesta kattavammin Virtaan tulisi keskustella lisää.
         EMREX:
      • Ministeriötason hanke opiskelijan omien opintosuoritustietojen sähköiseen siirtämiseen.
      • Peppi-konsortion kanssa on keskusteltu EMREXin integroimisesta suoraan heidän AHOT-palveluun. Tekniset vaatimukset ovat jo tiedossa, mutta rahoituspäätökset tulevat tammikuussa.
      1. Haka-tunnusten voimassaoloaika ja sen pidentäminen (Lindstedt)
        • Tunnistautuminen opinto-oikeuden päätyttyä on iso ongelma monille palveluille, ja tilannetta halutaan helpottaa Haka-tunnusten voimassaoloa pidentämällä.
        • Kansainvälisesti käytännöt tunnuksien voimassaolon suhteen vaihtelevat; verrattuna muihin maihin tunnukset ovat Suomessa voimassa erittäin lyhyen aikaa.
        • Alumni-kategorian luominen ratkaisisi osan ongelmista
        • Asiaa esitellään vielä muille verkostoille ja päätösehdotus pyritään saamaan Haka-ohjausryhmän kokoukseen 26.1.2017. Kun asiasta on varsinainen esitys, se lähetetään nähtäväksi Synergiaryhmälle.
        • Kyseessä on väliaikainen ratkaisu - pitemmällä aikavälillä tarvittaneen jokin EU-tason opiskelija-ID, jolloin opiskelijalla olisi sama ID useammassa maassa.
        • Raatikainen: Ajaisiko ilmainen suomi.fi-tunnistautuminen saman asian?
          • Lindstedt: Ei palvele KV vaihto-opiskelijoita.
        • Lindstedt: Onko EPPN uniikki vai korkeakoulukohtainen? (chat-kysymys)
          • Raatikainen: Korkeakoulukohtainen; yhdellä ihmisellä voi olla useampi ePPN, jos hänellä on useampi opiskeluoikeus tai muutoin saatu HAKA-tunnus
          • Kohtanen: EPPN mahdollistaa, että tiedot saisi edes korkeakoulukohtaisesti VIRTAsta
    2. VIRTA (Majamäki) 
      • Korjaus kalvoihin: TK:n tiedonkeruu 31.1.2017 on tutkintotiedonkeruu, ei opiskelijatiedonkeruu. 
      • Seuraavan viikon yhteyshenkilökokouksessa käydään tarkemmin läpi tiedonkeruita.
      • Tavoite saada kuukausiseurannan tiedot Kelalle Virrasta ensi vuoden aikana
      • YTHS-integraation suhteen on ollut epätietoisuutta siitä keiden tiedot VIRTA-aineistossa tulisi siirtyä heille (ketkä ovat oikeutettuja YTHS:n palveluihin). YTHS:llä on aiemmin ollut käytössä tiedekuntatieto, jota Virrasta ei saa, ja he yrittänevät organisoida asiaa heillä uudelleen.
      • VIRTA-aineston vieminen tilastokeskuksen FIONA-etäkäyttöympäristöön tutkijoiden saataville on käsittelyssä tämän viikon ohjausryhmässä ja mennee joulukuun ohjausryhmään käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi.
      • Opintotietojen pitkäaikaissäilytys Virrassa vaatii kaksinkertaista säilyttämistä: päätös edellyttää, että tiedot säilytetään pysyvästi sähköisesti sekä korkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmissä että Virrassa. Asia tulee käsittelyyn FUCIOn kokouksessa ja marraskuun alussa Virran ohjausryhmässä.
      • Ensi vuoden isona asiana inkrementaalinen tiedonsiirto Virtaan, jossa tuotaisiin vain muuttuneet tiedot (ei koko tietomassaa), sekä Virran kehittäminen koulutus- ja opetusyhteistyön tarpeisiin.
      • Kohtanen: Onko pysyvästä säilytyksestä oltu yhteydessä kansallisarkistoon, vai ovatko nämä omia tulkintoja (kaksinkertaisesta säilyttämisestä)?
        • Majamäki: On oltu yhteydessä ja tämä lopputulemana keskustelusta. Tämä vaatii vielä lisää selvitystä. Päätös kaksinkertaisesta säilyttämisestä on tehty siellä, jotta kaikki tieto varmasti tulee mukaan, mutta samalla myönnettiin, että tämä ei ole paras tapa toimia tai pitemmän tähtäimen tahotilan mukaista.
    3. Opintopolku (Caselius) 
      1. Henkilötunnuksettomien paikan vastaanotto 
        • Toteutetaan alkuvuodesta, menossa tuotantoon maaliskuussa. Tuloksia voi kuitenkin tulla jo aiemmin, ja on päätettävä halutaanko näille hyväksytyille lähettää automaattinen sähköposti jälkikäteen. Korkeakouluja tiedotetaan asiasta, jotta epätietoisuuttaa ei synny.
        • Lähetettävän sähköpostin tekstit muuttuvat vielä. Kieliversiot: tuleeko kieli hakukohteen kielen mukaan, hakijan valitseman asiointikielen mukaan vai yhdessä sähköpostissa kaikilla kolmella kielellä tai pelkästään englanniksi (kyseessä KV-hakijat).
        • Opiskelupaikan vastaanoton ja ilmoittautumisen OILI-linkin suhteen ei ole vielä tarkkoja määrityksiä.
      2.  Hakulomake-editori   
        • Toukokuusta alkaen rakennettu hakulomake-editoria, ja kesän jälkeen on siirrytty pilotointivaiheeseen kolmen ammatillisen aikuiskoulutuksen toimijan kanssa (lomakkeet tuotannossa). Palautetta saadaan virkailijoilta ja hakijoilta.
        • Tiedonsiirrossa käytössä tällä hetkellä vain Excel
        • Toinen pilotti vuoden 2017 alkuun ja laajempi tuotantokäyttö huhtikuussa.
          • Lisää käyttäjiä ammatilliselta puolelta ja mahdollisesti myös avoimia korkeakouluja (maksutoiminnallisuus kuitenkin puuttuu vielä tästä kokonaisuudesta)
        •  Huhtikuun versioon pyritään saamaan mm. liitteiden tallentaminen sähköisesti palvelimelle. Tämä tarkoittaisi, että järjestelmään voitaisiin hakulomakkeen täytön yhteydessä ladata tarvittavia liitteitä, esim. kuvia ennakkotehtävistä. Liitteiden toimitustapana sähköinen liitte on myös osa tavoitteita. Liitteiden käsittely ei ole kuitenkaan tässä projektissa mukana.
        • Huhtikuun versiota on ajatus laajentaa pilottikäyttöön korkeakoulupuolelle, erityisesti erillishakuun. Hakeutuminen (ilman valintaa) voisi tapahtua jonkin erillishaun osalta lomakkeen kautta.
        • < Tallenteessa lomake-editorin demo>
    4. OILI (Raatikainen)   
      • Seuraavan vuoden sopimustilanne on vielä valmistelussa, mutta viimeiset asiat ratkennevat tällä viikolla. Ohjausryhmä keskustelee tämän jälkeen sopimuksesta.
      • Tänä vuonna ei tehdä enää suurempaa kehitystä
      • Syksyn ilmoittautumiset alkavat marraskuussa ja jatkavien ilmoittautuminen jatkuu normaalisti
      • Heikkoa tunnistautumista on pohdittu yhdessä OPH:n kanssa: kuinka heikosti tunnistautuneet paikan vastaanottaneet pääsevät ilmoittautumaan, ja mitä tämä tarkoittaa OILI-palvelun osalta. OILIn näkökulmasta ratkaisu lienee aika suoraviivainen ja ilmoittautuminen tullee onnistumaan myös heikosti tunnistautuneilta paikan vastaanottoprosessin yhteydessä.

  4. Arkkitehtuurityö - koulutuksen ja opetuksen järjestämisen palvelut (kalvot)

    1. Syyskuun työpajan ja toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmän etäkokousten tulokset

      • Työstön aikana painopiste on siirtynyt opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon prosesseista ja palveluista opetuksen ja koulutuksen järjestämisen prosesseihin ja palveluihin 
      • Kalvoissa sinisellä korkeakoulun prosessit, vihreällä opiskelijan prosessit ja keskellä olevat oranssit näiden välillä olevia prosesseja.
      • Vielä parannettavaa materiaalien löydettävyydessä confluencessa
      • Conflussa polkua Yhteentoimivuuden tuki > OPI viitearkkitehtuuri > Palvelut löytyy:
        • KOOTuelle esitetty, "viimeisin virallinen" versio, jota on sittemmin työstetty eteenpäin, sekä
        • Viimeisin työversio, jota ei ole vielä esitelty, vaan kyse on tällä hetkellä työstettävästä versiosta. Listauksessa on ne palvelut, joista on jonkinlainen kuvaus olemassa (mikäli palvelusta on tunnistettu vain nimi, ei tätä ole tuotu sivulle).
      • Conflussa polkua Yhteentoimivuuden tuki > OPI viitearkkitehtuuri > Palveluiden määrittelyn historia löytyy:
        • Listaus niistä tilaisuuksista, joissa palveluita on työstetty, sekä suorat linkit näiden materiaaleihin ja tuloksiin confluencessa
      • Conflussa polkua Conflussa polkua Yhteentoimivuuden tuki > OPI viitearkkitehtuuri > Viitearkkitehtuurin kehitystyö > Palveluiden määrittely - historiatieto muutoksista
         
        • Palvelukohtainen muutostieto. Tiedosto ei ole täysin ajan tasalla, sillä tästä puuttuu vielä mm. Jyväskylän työpajan tuloksia. Tiedostoa täydennetään linkeillä ja pidetään yllä jatkossakin.
  5. Muut asiat  
    1. Seuraava tapaaminen: työpaja Turussa 14.-15.11.2016

    2. Kevään 2017 kokousajat

      • Kokousaikoja ei tarvitse vielä päättää, tässä ehotetut ajat. Työpajojen ajankohdista on myös mahdollista tehtä Doodle. Asiaan palataan sähköpostilla.

      1. 01/2017 etäkokous ke 18.1. klo 10-12
      2. 02/2017 työpaja ke 15.2./ to 16.2.
      3. 03/2017 etäkokous to 23.3. klo 13-15
      4. 05/2017 työpaja ke 3.5./to 4.5. (vappuviikolla) 
      5.  06/2017 etäkokous 13.6. klo 10-12  
      6. 08/2017 etäkokous ke 30.8. klo 13-15
      7. 09/2017 työpaja ti 26.9./ ke 27.9.
      8. 10/2017 etäkokous 25.10. klo 10-12
        • Tenhunen: Syyslomat viikoilla 42 ja 43
        • Tasala: muutetaan lokakuun kokousaika vielä
      9. 11/2017 työpaja ti 21.11./ke 22.11.
      10. 12/2017 etäkokous 14.12. klo 13-15
    1. EMREX is here! -seminaari Helsingissä 31.1.17
    2. Sähköä liikkuvuuteen -webinaari 22.11.2016 klo 09-10
  6. Kokouksen päätös
  • No labels