Synergiaryhmän etäkokous

  • Aika: 25.1.2016  klo 12:00-14:00
  • Paikka: https://connect.funet.fi/synergia, https://webinar.nordu.net/synergia/
  • Tallenne: https://webinar.nordu.net/p725l9jopwg/ (AC:n teknisten ongelmien vuoksi kokouksen alusta ei ole tallennetta saatavilla)

  • Osallistujat: Aila Kanniainen, Aila Markus, Annan Johansson, Antti Koskinen, Anne Litja, Antti Koskinen, Arja Kokkonen-Metsola, Eija Airio, Elina Ovaskainen, Hanna Kosteila, Hannele Husa, Helena Majamäki, Henna Pirttilä, Janne Santala (pj), Joonas Mäkinen, Juha-Pekka Pihlajakoski, Juha Eskelinen, Jukka Kohtanen, Katariina Lehto, Katja Arstio, Katja Pura, Kristiina Rita, Maarit Tenhunen, Mats Lindstedt, Melanie Lotz, Mikko Savela, Mirva Viiru, Neea Salo, Ossi Raatikainen, Outi Kivipelto, Outi Tasala (siht.), Pauli Borodulin, Pekka Harjula, Pekka Linna, Pietari Tahvonen, Päivi Rahkonen-Ellä, Raija Pappila, Samuli Malinen, Silja Pesonen, Taija Oksanen, Tapio Ekholm, Tarja Pakarinen, Tuula Kemppainen, Virve Peltoniemi

Esityslista

  1. Kokouksen järjestäytyminen
    1. Kokouksen avaus
    2. Läsnäolijoiden toteaminen
    3. Asialistan hyväksyminen
    4. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
  2. Tilannekuvat
    1. OILI (Raatikainen)
      • Ohjausryhmässä on keskusteltu tarpeesta selvittää OILIn käyttötarve suhteessa lukukausimaksujen keräämiseen.
      • Lisäksi pohdinnassa on tutkintoon johtamattoman koulutuksen kokonaisuus. On esitetty toiveita, että avoimet korkeakoulut pääsisivät kokonaisuuteen mukaan.
      • Synergiaan mietittäväksi, miten kokonaisuutta voisi edistää.
      • Raatikainen kysyi lukukausimaksuun liittyen, mikä olisi paras tapa edetä.
        • Santala totesi, että AMK-sektorilla mietitään yhteistä järjestelmää maksujen keräämiseen, sillä lukukausimaksuja ei ole AMK-puolella juuri ennen peritty. Yhteisiä käytäntöjä opiskelijavalintamenettelyihin pohditaan yleensäkin AMK-sektorilla.
      • Raatikianen kysyi, onko asiaa mietitty YO-puolella.
        • Santala totesi, että kyselyä (OILIn wiki-sivustolle tehty taulukko) voisi hyödyntää OILIn palautteen keräämisen lisäksi myös tällaiseen tarpeeseen.
    1. VIRTA (Majamäki)
      • Kelan kanssa kokous huomenna 26.1.2016
      • YTHS: maksutieto on varsin kattavasti Virrassa.
      • Kalvojen ulkopuolelta ajankohtaisena asiana mainittiin kevään tiedonkeruut.
  3. Avoimen korkeakoulutuksen tarjonta Opintopolussa (Kivipelto)
    • Avoimen ammattikorkeakolun verkosto ja avoimen yliopiston foorumi ovat tehneet yhteisen suosituksen koulutusten ja hakukohteiden nimeämiskäytännöistä. Tämä ohje toivottiin lähetettäväksi kentälle.
    • Jatkossa avoimeen korkeakoulutukseen liittyvä tiedotus OPH:n suunnalta tapahtuu pääkäyttäjille (eikä enää avoimen verkostolle ja foorumille, kuten tähän asti).
    • Tentunen toivoi OPH:n lähettämiin tiedotteisiin selkeää otsikointia sähköposteihin siitä, mitä viesti käsittelee (tutkintoon johtava vs. tutkintoon johtamaton).
      • Kivipelto totesi, että jatkossa pyritään tarkentamaan kohdejoukko tai asia.
    • Kohtanen kysyi esitettyihin jatkokehitystoiveisiin liittyen linkistä ulkoiseen hakujärjestelmään: milloin linkit avoimen kouluksiin saadaan Opintopolkuun.
      • Kivipelto totesi, että ilmoittautuminen OILIn kautta on mietinnässä jatkokehitystä ajatellen.
      • Raatikainen kertoi, että Opintopolun toteutus ratkaisee paljolti sen, voiko ilmoittautumista rakentaa OILIn kautta. Jos siirtymää ei saada OILIin samoin kuin perustutkinto-opiskelijoiden osalta, toteutus olisi hyvin hankalaa. Hakijasta ja koulutuksesta tarvitaan OILIin määrättyjä tietoja. Jos Opintopolkuun saadaan linkki, on OILIn kannalta mietittävä, voiko linkin kautta toteuttaa maksuominaisuuden vai kuinka kokonaisuus tulee rakentaa. Riippumatta siitä, mikä toteutus on, tulisi toteutustapaa pohtia yhteisesti.
      • Kohtanen totesi, että avoimen korkeakoulun puolella on niin erilaiset käytännöt, että logiikan rakentaminen Opintopolkuun tai OILIIn voi olla raskasta, ja tuskin tullee lähivuosina. Opintopolun tulisi siis toimia yhteen korkeakoulujen omien toteutusten kanssa.
    • Pappila varmisti, että saadaanko kevään versioon hakukohdekohtainen linkki koulutuksen kuvauksen yhteyteen.
      • Kivipelto totesi, että on tulossa, ja on tänään mennyt QA:lle testattavaksi.
  4. Todennetun osaamisen rekisteri (TOR) (Mäkinen)
    • Todennetun osaamisen rekisterin (TOR) nimi on muuttunut kokouksen jälkeen ja tallenteessa esitetty linkki materiaaleihin on muuttunut sen myötä. Uusi linkki: materiaalit.
    • Aluksi on kartoitettu ammatillisen koulutuksen osalta viranomaistarpeet tiedolle, mitä tietoja ammatillisten koulutusten osalta eri viranomaiset tarvitsevat, ja kuinka helposti tietoa saa siirrettyä oppilaitoksista keskitettyyn tietovarantoon. Tämän osalta on tehty tiedonsiirron konseptikokeiluja muutaman oppilaitoksen osalta.
    • Tänä vuonna selvitys laajenee muihin koulutusasteisiin, eli peruskoulutukseen, lukiokoulutukseen ja korkeakoulutukseen. Korkeakouluksessa vastinparina on VIRTA, jossa on tehty oppilaitossiirrot keskitettyyn varantoon, ja tätä ratkaisua hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan niin paljon kuin mahdollista. VIRTA-opintotietopalvelun kanssa on käyty vuoropuhelua: tietokartotuksia ei tehdä niiden viranomaisten osalta, joista tietokartotus on tehty jo VIRTA-opintotietopalvelua varten. Viranomaisille on lähetetty tietokysely niiltä osin, mitä VIRTA-opintotietopalvelussa ei ole kartoitettu. Vastauksia odotellaan parhaillaan. Tämän jälkeen alkaa tietojen harmonisoitu eri asteiden välillä.
    • Ammatillisten koulutusten osalta on jo olemassa JSON/REST-rajapinta.
    • Tietojen harmonisointi ja viranomaisten tietotarpeet saattavat vaikuttaa korkeakoulujen tuottamiin tietoihin, mutta tästä ei ole vielä tietoa. VIRTA-opintotietopalvelua hyödynnettäneen niin paljon kuin mahdollista, ja käytännön ratkaisujen hakeminen mennee VIRRAN puolelta, ja voi olla, ettei VIRRAN ulkopuolisia tietoja tarvita.
    • Todennetun osaamisen rekisteri -hanke nojaa lakiin, jota ei vielä ole. Lain valmistelu edennee kevään aikana ja sitten voitaneen arvioida, miten hanke lähtee täysimittaisesti käyntiin. Lain valmistelu koskettaa kaikki koulutusasteita ja nykyisiä ja tulevia rekisterejä. Lausuntokierros tullee mahdollisesti olemaan laaja.
    • Kehityspanos on tällä hetkellä melko pieni, mutta paljon on saatu aikaan.
    • Projekti tarvinnee korkeakoulutietojen osalta asiantuntijoiden apua jatkossa keskustelun alaisissa asioissa: pitääkö jotain tietoa siirtää, missä muodossa ja mihin. Ratkaisua pohditaan tällöin asiantuntijoiden kanssa yhdessä, sillä resurssit ovat niukat ja aikataulupaine kova. Tästä syystä yhteistyöverkostoja ja niissä olevaa asiantuntemusta halutaan jatkossa hyödyntää.
  5. Certian SAP-selvitys (Eskelinen)
    • Selvitys opintohallinnon kokonaisuuteen liittyen on tehty muutaman yliopiston ja Certian kanssa yhteistyössä. Selvityksessä on tutkittu melko tuoreen Student life cycle management (SLCM)-moduulin potentiaalia opintohallinnon järjestelmäksi.
    • Selvityksessä on tutustuttu käytössä olevaan SLCM:tiin, mutta tässä peruspaketin päälle oli tehty paljon modifikaatiota. 
    • Toteutus SAP:in kautta todettiin mahdolliseksi, mutta se vaatisi lokalisoinnin osalta lisäselvityksiä. SLCM ei ole Suomessa käytössä, mutta kahta muuta ekosysteemiä kehitellään. Näistä syistä selvityksessä ei päädytty suosittelemaan tarkempaa, toisen vaiheen selvitystä.
    • Itä-Suomen yliopistolla muut SAP-järjestelmät eivät ole käytössä, ja integrointi olisi vaatinut moduulien implementoinnin SAP:iin. Yliopistolla katsottiin, että tämä ei ole nykyisen arkkitehtuurin kannalta järkevää, ja esitettiin että SLCM-selvitystä ei jatketa. Muiden selvityksessä mukana olleiden yliopistojen asiantuntijamielipide lienee ollut sama.
    • Keskustelua asiasta kuitenkin käydään vielä, ja on mahdollista, että jatkoa selvitykseen seuraa vielä jossain muodossa.
    • Kohtanen kysyi, onko selvitys julkinen ja voiko sen saada laajemmalle jakelulle.
      • Eskelinen varmistaa Certialta voiko materiaalin jakaa, ja jos se on jaettavissa, toimittaa materiaalin.

  6.  Turvakielto ja yhteystietojen salassapito (Johansson) 

    • Johanssonin ja Karppisen valmistelemat käytännesäännöt opintopuolelle ovat tietosuojavaltuutetun hyväksyttävänä.

    • Materiaalin kalvossa nro. 3: keltainen kenttä - tiedot merkitään turvakiellon piiriin, vihreä kenttä - tiedot voidaan tietyissä tilateissa merkitä turvakiellon piiriin. Tiedoissa on mm. sähköpostiosoite.
    • Turvakielto tarkoittaa sitä, että yhteystietoja väestötietojärjestelmästä ei lähtökohtaisesti luovuteta lainkaan, pois lukien henkilölle itselleen ja viranomaisille tietyissä tapauksissa (mm. rikosten selvittämisen tarkoituksiin).
    • Rekisterihallinnon viranomaisella on tietyn laajuinen tarkastusoikeus viranomaiselle luovutettuun, turvakiellon alaiseen tietoon ja siihen miten tieto on suojattu. Näin erityisesti silloin, kun tieto on luovutettu teknistä käyttöyhteyttä käyttäen.
    • Tieto siitä, kenellä on turvakielto, ei ole salassa pidettävää tietoa. Väestötietorekisteriin merkitty tieto henkilön turvakiellosta ei kuitenkaan automaattisesti siirry laajasti muiden viranomaisten rekistereihin, vaan se siirtyy ainoastaan siinä tapauksessa, että viranomainen päivittää osoitetiedot väestötietojärjestelmästä. Jos opintohallinnon järjestelmässä ei ole automaattista tietojen päivitystä VTJ:stä, ei tieto turvakiellosta tule suoraan korkeakoululle ja opiskelijan tulee itse ilmoittaa korkeakouluun turvakiellosta ja toimittaa siitä todistus.
    • Julkisuuslain näkökulmasta korkeakoulu on viranomainen, ja näin ollen opiskelija voi hakea yhteystiedoilleen salassapitoa yhteystiedoilleen suoraan yksittäisestä korkeakoulusta.

    • Opiskelijan opiskelupaikkatieto korkeakoulussa ja se, mitä opintoja opiskelija on suorittanut, eivät ole turvakiellon piirissä, eli ne eivät ole salassa pidettäviä. Opiskelijavalintarekisterissä on opiskelijan yhteystiedot, mutta tietovarannossa pysyvästi säilytettävät pakolliset tiedot opiskelusta tai opiskeluoikeudesta eivät sisällä turvakiellon alaista tietoa.

    • VIRTA-opintotietopalveluun liittyviä tietoja koskien tullee huomioida luovutusrajoitus koskien transsukupuolisen henkilön tietoja.
    • Verohallinnon menettelyohjeet

    • Kohtanen kysyi, että jos viranomaiselle voidaan luovuttaa turvakiellon piirissä olevaa tietoa vain silloin, jos siihen on erityinen peruste, millaisessa tilanteessa korkeakoululla voisi olla tähän peruste?

      • Vaatii selittämistä VTJ:stä, sillä perustunee eri lainsäädännön kohtiin. Käytännesäännöistä päätelleen tilanteita on erilaisia.

    • Kohtanen kysyi Haka-kirjautumisen kautta siirtyviin henkilötietoihin liittyen, voiko opiskelijan itsensä hyväksyessä hänen tietojaan siirtää.
      • Tiedot suojataan henkilön turvaksi, ja jos henkilö itse pyytää tietojen luovuttamista, näin voitaneen tehdä. Haka-kirjautumiseen ja sen tietoturvallisuuteen liittyen ei osata kommentoida.
  7.  Viitearkkitehtuurin prosessit ja palvelut (Linna)
    • Opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon prosessit, mitä nykyään kutsutaan koulutuksen ja opintojen järjestämisen prosesseiksi, hyväksyttiin ICT- ja tietovarannon ohjausryhmän kokouksessa julkaistavaksi osana korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteisiä arkkitehtuureja.
    • Oppimisen, opiskelun ja opetuksen prosessien ensimmäinen versio pyritään julkaisemaan helmikuun 2016 loppuun mennessä. Iteraatiokierros ja kommentit pyydetään maalis-huhtikuussa. Yhteinen kieli puhua asiasta mahdollistaa jatkossa paremmin yhteistyön tekemisen.
    • Koulutuksen ja opintojen järjestämisen palvelut on työn alla, ja aiheena Synergiaryhmän seuraavassa työpajassa.
    • Wiki-sivulle toivotaan lisättävän oman korkeakoulun kohdalle linkki opintohallinnon palveluihin tai opiskelulle tai opetukselle annettavaan tukeen Synergiaryhmän seuraavaa työpajaa varten.
  8. Yhteiset tietomääritykset - info ja kevään 2016 työsuunnitelma (Remes) 
    • Semanttisella yhteentoimivuudella pyritään pääsemään parempaan hyödynnettävyyteen, ja purkamaan perinteinen tapa mallintaa, missä usein laitetaan käsitteet, tietomääritykset ja tekninen tarve kaikki samaan. 
    • Yhteentoimivuuden välineistö on kehitetty tukemaan toimintatapaa, tietomääritysten tekemistä, julkaisua ja ylläpitö
    • Yhteentoimivuuden väline (IOW, interoperability workbench) sisältää kehitysvaiheen luonnoksia, ja sitä pääsee katsomaan: http://iow.csc.fi. 
    • Kehitystyötä jatketaan sen mukaan, mitä huomioita sisältöä luotaessa on tehty
    • Tietosisältöjen määritys käynnistyy OILI-palvelun määrityksellä, ja sitä seurannee VIRTA-opintotietopalvelun soveltamisprofiili. Opintohallinnon perusrekisterit olisivat VIRTA-opintotietopalvelun määrittelyn yhteydessä looginen taho osallistumaan tietomäärityksien kehitykseen, ja yhteistyökutsu tähän esitettiin yhteentoimivuuden seminaarissa 19.1. Synergiaryhmä viiteryhmänä kutsutaan mukaan tekemään sisältömäärityksiä.
    • Projektilla ei oteta kantaa tietomallien sisältöihin tai niiden tekemisen tarpeeseen, vaan se tuottaa yhteentoimivuutta tietomallien välille.
  9. Toimintakertomus 2015
    • Toimintakertomus esiteltiin lyhyesti ja hyväksyttiin
  10.  Toimintasuunnitelma 2016 
    • Toimintasuunnitelma esiteltiin lyhyesti ja hyväksyttiin 
  11.  Muut asiat
    • Vuoden ensimmäinen työpaja järjestetään 15.-16.2.2016 Rovaniemellä, ja sen ohjelma esiteltiin lyhyesti
    • Aihe-ehdotuksia Synergian kokouksiin toivotaan kaikilta
  12. Kokouksen päätös
    • Puheenjohtaja päätti kokouksen 13.55
  • No labels