Toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmä 9.3.2016

Asialista

1 Etätyöpajan työskentelystä päättäminen

• Työkohteista
  
  • KOOTuki-ryhmä on esittänyt toivomuksenaan, että prosesseista tehdään uusi kehitetty versio vielä kevään 2016 aikana
  • Korkeakouluilla on järjestelmäkehitystyön ja tiivistyvien yhteisötyörakenteiden vuoksi tarvetta saada käyttöön yhteisiä palvelumäärityksiä
• Toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmän tulisi tämän vuoksi tässä työpajassa
  
  • Sopia siitä millä tavalla asioita viedään eteenpäin: etenemistapa, askeleet, aikataulut, vastuut
  • Käyttää asiantuntemustaan ja edistää määrittelytyötä 
  • Antaa CSC:n asiantuntijoille ohjausta niin, että työpajojen välillä tehtävä valmistelu vie työtä toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmän mielestä perusteltuun suuntaan

2 Prosessien määrittelytyö

2.1 Päätökset prosessien määrittelytyön jatkosta

• Tilanne
  
  • KOOTuki-ryhmä totesi kokouksessaan 14.12.2015, että
    • Synergiaryhmä iskuryhmineen jatkaa työtä oman aikataulunsa mukaan ja viitearkkitehtuurista pyydetään seuraava, päivitetty versio vielä kevään aikana, saataville 31.5.2016 pidettävään Korkeakoulujohdon ICT-kokoukseen. Tuotos viedään hyödynnettäväksi KA-SIG:lle.
    • seuraaviin versioihin lisätään mm. markkinointi, valmistuminen, ohjaus, alumnit, työelämäyhteys, rekrytointi, kv-hallinto, tietohallinto, laatukehittäminen, HOPS:in laadinta, uraohjaus.
  • KOOTuki-ryhmä totesi kokouksessaan 14.12.2015, myös että Synergiaryhmä määrittelee tarkemmin, mitä KOOTuki-ryhmän prosessimalliin lisäämät opiskelun tuen ja opetuksen tuen prosessit sisältävät
    • Synergiaryhmä hyväksyi työpajassaan 15.2.-16.2. tulkinnan, jonka mukaan opiskelun tuki ja opetuksen tuki tulevat määritellyiksi koulutuksen ja opintojen järjestämisen sekä opisklun ja opetuksen prosesseja tukevina palveluina
• Etenemistapa
  • Tilanne
    
    • KOOTuki-ryhmän seuraavaan versioon edellyttämät korkeakoulujen toiminnan ulottuvuudet näyttäisivät pääosin kaikki jäsentyvän Synergiaryhmän ja toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmän työskentelyssä palveluiksi
    • Poikkeuksen yllämainitussa listassa muodostavat laatukehittäminen sekä markkinointi
      • Laatukehittäminen on osa toiminnan johtamista ja kehittämistä, mitä ei tähän mennessä ole lainkaan ole otettu huomioon prosessimäärittelytyössä
      • Markkinointi löytyy jo nykyisestä mallista osana opiskelijavalinnan prosessia
  • Ehdotus
    • KOOTuki-ryhmän toiveisiin vastataan palvelumäärittelytyön avulla
    • Palvelumäärittelytyön aikatauluja mietittäessä otetaan huomioon myös korkeakoulujohdon ICT-kokous ja sen valmisteluaikataulu

3 Palveluiden määrittelytyö

3.1 Palveluiden määrittelytyöskentelyä

• Synergiaryhmän työpajoissaan tuottamaa materiaalia on toimitettu eteenpäin
  • Osasta palveluista on luonnosehdotukset, mutta työ on vielä kesken
  • Työkansio löytyy osoitteesta https://drive.google.com/folderview?id=0B-oZGCaULMRIaUVvblhSRVJUQTg&usp=sharing
• Palveluiden peruspaketti
  • Tilanne
    
    • Pekka on tuottanut tätä ajatusta koskevan pienen pohdintapaperin
  • Ehdotus
    
    • Iskuryhmä keskustelee paperissa esitetyistä ajatuksista
  • Tulos
    • Kommentteja ja ohjausta työn eteenpäin viemiseksi
• Lista palvelupaketeista
  
  • Tilanne
    
    • Luonnos listaksi palvelu(pakete)ista näkyy ylläolevan työkansion hakemistossa
    • Tässä on kuitenkin vielä joitain osittain päällekkäisiä palvelukuvauksia
    • Osa palvelukuvauksista on niin laajoja palvelunippuja, että niitä on syytä muokata pienemmiksi paketeiksi
  • Ehdotus
    • Iskuryhmä keskustelee palvelupakettien/palvelukuvausten raekoosta
  • Tulos
    
    • Kommentteja ja ohjausta työn eteenpäin viemiseksi
• Kuvaukset palvelu(pakete)ista ja niiden tukemista osaprosesseista
  • Tilanne
    
    • Työkansiossa on joukko ehdotuksia palvelukuvauksiksi
    • Pekka on laatinut pienen pohdintapaperin palvelukuvauksista ja palvelukuvaustyöstä
  • Ehdotus
    • Iskuryhmä keskustelee palvelupaketeista/palvelukuvauksista muutaman esimerkin perusteella
  • Tulos
    
    • Kommentteja ja ohjausta työn eteenpäin viemiseksi
    • Tieto iskuryhmän jäsenten halukkuudesta ja mahdollisuudesta osallistua palvelumäärittelyjen käytännön muokkaustyöhön

3.2 Päätökset palveluiden määrittelytyön jatkosta

• Etenemistapa
  
  • Iskuryhmä keskustelee
    
    • palveluiden määritystyön jatkamisesta ja siitä, kuinka työssä huomioidaan
      
      • Synergiaryhmän työskentelyrytmi
      • järjestelmäkehityshankkeet ja niiden tarpeet
      • erilaiset korkeakoulujen yhteistyö- ja yhdistymishankkeet
  • Iskuryhmä sopii
    • työtavasta
      
      • hajautettu työskentely, virtuaaliset koordinaatiotyöpajat
      • keskitetyt työrupeamat, pääosin kasvokkain
      • toimistovetoinen työskentely, jossa iskuryhmä ohjaa ja CSC:n asiatuntijat tekevät asiantuntiatyötä
    • tärkeimmistä sidosryhmistä ja yhteydenpitotavoista
      • ketkä ovat tärkeimpiä sidosryhmiä
      • kuinka niistä saadaan viesti määrittelytyöhön
      • kuinka määrittelytyöstä saadaan viesti sidosryhmien suuntaan
    • sidosryhmien aikatauluista
      • Synergiaryhmä kokoontuu 22.3.
      • Yliopistojen tietohallintojohtajien Fucio-verkoston kevätkokous on 6.4.-7.4.
      • KOOTuki-ryhmä kokoontuu 20.4.
      • Ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäälliköiden kevätseminaari on 25.4.-28.4.
      • Synergiaryhmä kokoontuu 3.5.-4.5.
      • Yliopistojen OHA-forumin etäkokous on 11.5.
      • Korkeakoulujohdon ICT-kokous 31.5.
      • KA-rinkikokous 2.6.
      • Synergiaryhmän etäkokous on 3.6.
      • Yliopistojen OHA-forumin kesäpäivät ovat 15.6.-16.6.
      • KOOTuki-ryhmä kokoontuu 17.6.
    • toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmän tarve kokoontua palvelumäärittelytyön johdosta?
      • montako kertaa, milloin suunnilleen?
      • kokouksen jälkeen tarkkoja aikoja koseva verkkokysely