Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokous 2020\3

4.6.2020 klo 12:01-14:59, etäyhteys Funet Miitti Zoom

Muistio 

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

  • Hyvönen avasi kokouksen klo 12:01
  • Hyväksyttiin asialista kokouksen työjärjestykseksi siten, että käsitellään asialistan 3. kohdan jälkeen 6. ja 5. kohta.

2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen

3 Korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuurin ohjaus

3.1 Tieteellisen laskennan yhteistyöfoorumi

  • https://wiki.eduuni.fi/x/24KwAQ
  • Keijo Heljanko, tieteellisen laskennan yhteistyöfoorumin puheenjohtaja, kertoi tieteellisen laskennan viitearkkitehtuurin valmistelun edistymisestä 4.6.2020 Overview RA.pptx
    • Tieteellisen laskennan yhteistyöfoorumin tehtävä ja viitearkkitehtuurin rooli: 
      1. kartoittaa ja identifioida tieteellisten laskentaresurssien, datanhallinnan ja niiden oheispalvelujen kokonaisarkkitehtuuri seuraavalle viidelle vuodelle,
      2. toimia OKM:lle neuvoa-antavassa roolissa tieteellisen laskennan, datanhallinnan ja niiden oheispalvelujen kehittämistarpeiden kokoamisessa,analysoinnissa ja priorisoinnissa,
      3. tuottaa OKM:lle tietoa tiede- ja innovaatiopoliittiseen suunnitteluun ja linjauksiin sekä CSC:n asiakasohjausta varten sekä
      4. hoitaa muut OKM:n Yhteistyöfoorumille erikseen antamat tehtävät.
    • Viitearkkitehtuuri on tarkoitus hyväksyä ja julkaista tänä vuonna, luonnosversio valmistuisi 25.9.2020 mennessä. 
    • Työpaja korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten edustajille järjestettiin 27.5.2020 (https://wiki.eduuni.fi/x/ZS8PCQ)
    • Kehittyvä luonnos tieteellisen laskennan viitearkkitehtuurista: Reference architecture 2025 (https://wiki.eduuni.fi/x/gAgPCQ) 
  • "Knowledge transfer" haaste tarkoittaa sitä, että rahoitus, ympäristöt ja palvelut muuttuvat eikä tutkijakunta siksi pysy kärryillä, mitä kaikkea jo mahdollistetaan.
  • OKM:n tarjoamat datanhallinnan ja laskennan palvelut ovat korkeakouluopetuksen käytössä, mutta opiskelijoille tehdään nyt tunnuksia opetuksen tai kurssin aikaiseksi ja homman lopussa ne tunnukset pitää poistaa, mikä on hankalaa opiskelijoiden näkökulmasta, olisi hyvä lähestyä asiaa yksilöllisesti.
  • OKM:n Fairdata-palveluissa nykyisin URN:n rinnalla tarjottavien DOI-tunnisteiden kannalta olennaista ei ole vain tunnisteen saatavuus vaan se, mikä on taustapalvelu, jonne tunnisteella löytyvät asiat voidaan laittaa. Esimerkiksi Xenodo-toimii pienempien aineistojen tallennus- ja jakoalustana. Aineistomäärät kasvavat ja tallentamisen taustajärjestelmiä pohditaan Euroopan tasolla. Toisaalta on teknologisia haasteita miten saada kustannustehokkaaksi, toisaalta on myös hyödynnettävyyttä, omistajuutta ja oikeuksia koskevia haasteita. Millä porukalla asiaa pitäisi miettiä eteenpäin? Vaihtoehtoisesti voidaan kirjoittaa politiikkapapereita siitä, että mitä tutkijoiden pitäisi tehdä, mutta vaihtoehtoisesti voidaan piirtää arkkitehtuureita niin, että esille tulee myös palvelut ja miten niistä maksetaan.
  • Palvelut ja niiden maksajat sisältävä arkkitehtuurien kuvaaminen on hyvä tapa, mutta haasteena on sellaisen kuvaamistavan skaalautuminen paikalliselta kansainvälisille tasoille. Arkkitehtuurien kuvaamisen yhtenä tavoitteena on tuottaa ymmärrettäviä luonnollista kieltä sisätäviä nostoja tai syötteitä politiikkapapereiksi.

3.2 Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon johto- ja ohjausryhmä

  • https://wiki.eduuni.fi/x/GYNCAg
  • Jukka Haapamäki, ohjausryhmän pj, kertoi 9.6.2020 avattavasta tutkimustietovarannon avoimesta ja julkisesta portaalista osoitteessa tiedejatutkimus.fi. Esitys: Haapamäki_04062020.pptx
    • Tutkimustietovaranto kokoaa ja jakaa tietoa Suomessa tehtävästä tutkimuksesta.
    • Tiedot tutkijoista, julkaisuista, tutkimusaineistoista, -hankkeista ja -infrastruktuureista löytyvät yhdestä paikasta
    • Raportointi ja hallinnollinen työ vähenevät, koska tiedot on koottu yhteen paikkaan ja tieto kulkee eri palveluiden välillä
    • Julkisin ja yksityisin varoin tuotetun tutkimuksen tulokset tulevat avoimesti näkyville
    • Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon johto- ja ohjausryhmien sekä Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän määräajat ovat tämän vuoden loppuun.
      • Ovat olleet tarpeellisia ryhmiä ja toimineet hyvin kansallisen tason koordinaatiossa
      • On ollut selvästi tarve vähintään operatiivisen tason koordinaatiolle ja tekemiselle (VIRTA-opintotietopalvelu ja Tutkimustietovaranto)
      • On puuttunut strateginen näkemys siitä mihin palveluita ja koko koulutus- ja tutkimusjärjestelmää viedään, missä tämä keskustelu käytäisiin
  • Myös Korkeakoulujen digivisio vaikuttaa mainittuihin ja muihin ohjausyhteistyön ryhmiin (ka.csc.fi). Ryhmät ovat hoitaneet RAKETTI-hankkeen jälkimainingeissa syntynyttä visiota yhteentoimivuudesta ja tietovarannoista aika pieninä inkrementteinä, joka nyt on muuttunut paljon laajemmaksi ja isommaksi. Miten tämä toimintamalliu integroidaan tulevaisuuden visioon? Miten palvelut muuttuvat kun digivisiota ryhdytään toteuttamaan?
  • Korkeakoulujen digivisiossa on nyt keskitytty opetuksen puolelle, halutaan sama ajattelu ja kehitys myös tutkimukseen, jossa on paljon yhteisiä asioita ja haasteita. Tarvitaan uusia yhteisöjä mukaan työstämään tutkimuksen puolta, jotta voisi syntyä yhteinen strategia ja ohjausmalli myös tutkimukselle korkeakoulujen digivision seuraavassa vaiheessa. Vision sisällä arkkitehtuuri voi olla oikeasti ohjaava. Visio olisi yhteinen suunta ja sitoumus strategisella tasolla ja arkkitehtuuri olisi puolestaan roadmap, joka ohjaa kaikkia toimijoita.
  • Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-julkaisutietopalvelu on osana tutkimustietovarantoa. Tutkimustietovarannon "tiedejatutkimus.fi" portaali avataan julkiseksi 9.6., erillislaki mahdollistaa laajemman tietojen liikuttelun. Tutkijan omadata-puoli odottaa syksyyn 2021 lainsäädäntöä ja tutkimusorganisaatioiden tiedontuotannon kehittymistä. 
  • Avoimuus on lähtökohtaisesti hyödyllistä, mutta nousee kysymys, kuinka pitkälle se voidaan viedä toimijoiden kilpailuasetelmassa.

3.3 Koulutuksen ja tutkimuksen tietotuotannon ja tietoarkkitehtuurin ohjaus opetus- ja kulttuuriministeriössä

  • Koulutuksen ja tutkimuksen tietotuotannon ja tietoarkkitehtuurin ohjaus 2020.pptx
  • Jukka Haapamäki esitteli ohjausmallin, joka käsittää korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyötä laajemman kokonaisuuden. 
  • Ohjausyhteistyön (ka.csc.fi) kuviin verrattuna esitys oli kurkistus mustaan laatikkoon, jossa joihinkin kokonaisuuksiin korkeakoulutkin osallistuvat. OKM:n näkökulmasta on palveltu yleensä rinnakkain ohjausta ja käyttöä ja toistaalta tutkimusta ja opetusta, kuten VIRTA, jossa rinnakkain molemmat. Tarvittaneen jatkossa muodollisempi koordinaatio opetuksen ja jatkuvan oppimisen näkökulmasta eri koulutusasteiden välille, alkaen Digivisiosta, OPH:n palveluista Aurora AI:seen ja niin edelleen. 

3.4 Tiedonhallintalain toimeenpano korkeakoulutuksen ja tutkimuksen toimialalla


Asialistan kohta 6. ja 5. käsiteltiin ennen 4. kohtaa

6 Asiat Funet-työvaliokuntana

Funet-vuosikokouksen kuulumiset

  • Funet-yhteisön valtuuttamana työvaliokuntana toimii tämä korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjauysryhmä toistaiseksi. Opetusministeri on asettanut ohjausryhmän 2020 loppuun asti, mikäli ohjausryhmä lopettaisi toimintansa, ohjausryhmä voi nimittää väliaikaisen ohjausryhmän.
  • Alustava Funet-kustannusjako 2021 esiteltiin ja vahvistettiin, astuu voimaan 1.1.2021.

Funet-videopalveluiden poikkeustilanteen lisäkustannukset ja tietoturvatilanne

  • Esimerkiksi NORDUnetin toteuttamassa pohjoismaisessa Zoom-palvelussa, meilä Funet Miitti (Zoom), pidettyjen kokousminuuttien määrä on 110-kertaistunut
  • Lisäkapasiteetti aiheuttaa palveluille merkittäviä lisäkustannuksia. Koska kustannustason tulevat muutokset riippuvat voimakkaasti poikkeustilanteen yhteiskunnallisesta kehityksestä ja palvelun tulevasta käytöstä, lisäkustannuksia ei ole huomioitu vuoden 2021 palveluhinnoissa tai talousarviossa, vaan niitä käsitellään toistaiseksi erikseen. Esimerkkilaskelmat liitteissä (166/1.4.2020)
  • Zoom on laajasti käytettynä palveluna saanut paljon huomiota kansainvälisessä mediassa tietoturva-ja tietosuoja-asioista. NORDUnetintuottama palvelu ei ole osa Zoomin julkista pilvipalvelua, vaan erillinen, NORDUnetin ja Zoomin välisellä palvelu-ja tietosuojasopimuksella sovittu palvelu.
  • CSC toimitti Funet Miitti-palvelun henkilötietojen käsittelystä lisätietoja 14.4. osana Funet Miitti-palvelun päivitettyä palvelukuvausta (167/1.4.2020). Sivulle https://wiki.eduuni.fi/x/8rl2C on kerätty tietoa ja ohjeita poikkeustilanteessa koulutusta ja tutkimusta tukevista palveluista. Sivulle https://wiki.eduuni.fi/x/0x_pC on myös kerätty vastauksia useimmin kysyttyihin Funet Miitti (Zoom) -palvelua koskeviin kysymyksiin.
  • (171) Funet Miitti (Zoom) palveluun liittyen viestintää sekä korkeakoulujen yhteyshenkilöille että loppukäyttäjille vahvistetaan. 

Funet-asiakaskysely

  • Tiedoksi tiivistelmä Funet-asiakaskyselyn tuloksista, asiakastyytyväisyys on ennätyskorkealla tasolla ja myös selvästi parempi kuin Funetin sisarorganisaatioissa muissa Euroopan maissa. Kyselyn tulosten tarkempi analysointi jatkuu. 

5 OKM:n CSC:ltä korkeakouluille ostamien palveluiden sisältö ja linjavalinnat

  • Haataja esittelee KTPO-CSC sopimus 2020 Luottamukselliset liitteet
  • Korkeakoulujen digivision kaltaista kehittämisen yhteistä tahtotilaa, suuntaa ja rahoitusta on kaivattu tähän asiakohtaan liittyvissä keskusteluissa menneinä vuosina. Digivision rahoituksen osalta OKM:n CSC:ltä korkeakouluille ostamat palvelut ovat vain osa eikä ensi vuoden sopimuksen osalta ole vielä nähtävissä merkittäviä muutospaineita Digivision pohjalta, mutta jatkossa varmasti merkittävä vaikutus datanhallintapuoleen sekä korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon Virtaan. Arkkitehtuurityön panostusten osalta lienee selvää, ettei kannata tehdä asiaa kahteen kertaan Digivisiossa ja sen ulkopuolella. 

4 Kokonaiskuva korkeakoululaitoksen ICT:stä ja kehityskuluista

4.1 Koronan korkeakoululaitokseen aiheuttamien vaikutusten arviointi

  • Keskusteltiin miten varmistetaan, miten muutenkin kuin opetuksen ja opintohallinnon näkökulmasta kootaan havaintoja ja arvioidaan vaikutuksia http://ka.csc.fi -tiekartalle
  • KOOTuki-ryhmän kokouksessa 13.5. todettiin tärkeäksi tuoda esille näkökulmia siitä, mitä poikkeustilanteesta opittiin ja mitä vaikutusta näillä opeilla tulee olemaan seuraaviin vuosiin. KOOTuki valmistelee esitysaihioita IT-päivien ohjelmaan "leassons learnt"-tyyppisesti:
    • Korkeakoulujen varautuminen poikkeustilanteisiin - yhteinen checklist
    • Opit vuoden 2020 digitaalisten valintakokeiden järjestämisestä koulutusten, opintohallinnon, IT:n ja muiden korkeakoulujen toimijoiden ja sidosryhmien yhteisenä operaationa
    • Sähköinen asiointi korkeakouluissa
    • Uudet toimintatavat seuraaville vuosille
  • Korkeakoulujen IT-päivät ja Arenen webinaari 4.11. nostavat koronan kautta saatuja oppeja agendalle

4.2 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisaation tiekartta https://ka.csc.fi/

4.3 Korkeakoulujen digivisio

4.4 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyö

7 Muut esille tulevat asiat

  • Voitaisiin arvioida, pidetäänkö jatkossa kokouksia tiheämmin ja lyhyempinä. 
  • Keskusteluun tulee jatkossa myös ohjausryhmän toimikauden päättyminen vuoden loppuun

8 Ilmoitusasiat

9 Seuraavat kokoukset

10 Kokouksen päättäminen

  • Hyvönen päätti kokouksen 14:59

Liitteet

Luottamukselliset liitteet: https://wiki.eduuni.fi/x/C43HBw

Muut liitetiedostot

  File Modified
PDF File Liite 1 2020_04_01_Korkeakoulujen_tietohallinto_ja_ICT_ohjausryhma.pdf May 20, 2020 by Jussi Auvinen
Microsoft Powerpoint Presentation Koulutuksen ja tutkimuksen tietotuotannon ja tietoarkkitehtuurin ohjaus 2020.pptx May 27, 2020 by Antti Mäki
Microsoft Powerpoint Presentation Haapamäki_04062020.pptx Jun 04, 2020 by Jussi Auvinen
Microsoft Powerpoint Presentation 4.6.2020 Overview RA.pptx Jun 04, 2020 by Jussi Auvinen
Microsoft Powerpoint Presentation KK_Digivisio2030_tilannekatsaus_TH-ICT_20200604.pptx Jun 04, 2020 by Jussi Auvinen

Osallistujat

Jäsenet

  • Ilmari Hyvönen, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö (ryhmän puheenjohtaja)
  • Juha Haataja, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö (ryhmän varapuheenjohtaja)
  • Kati Hagros, digitalisaatiojohtaja, Aalto-yliopisto
  • Airi Hirvonen, opiskelijapalveluiden päällikkö, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
  • Sari Laaksonen, palvelupäällikkö, LAB ammattikorkeakoulu
  • Matti Keränen, yksikön päällikkö, Ilmatieteen laitos - ESTE
  • Jussi Kivinen, tietohallintojohtaja, Tampereen yliopisto
  • Arto Maaninen, vararehtori, Oulun yliopisto
  • Samuli Malinen, tietohallintopäällikkö, Oulun ammattikorkeakoulu
  • Anu Nuutinen, johtava tiedeasiantuntija, Suomen Akatemia
  • Pertti Puusaari, rehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu
  • Erja Widgren-Sallinen, opinto- ja hakijapalveluiden päällikkö, Itä-Suomen yliopisto
  • Stina Westman, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Christa Winqvist, johtaja, Aalto-yliopisto

Asiantuntijat

  • Teemu Kiviniemi, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy 
  • Antti Mäki, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (ryhmän sihteeri)
  • Keijo Heljanko, professori, Helsingin yliopisto (kohtaan 3.2 saakka)
  • Jukka Haapamäki, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö (kohtaan 3.3 saakka)

Asialista

1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen

2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen

3 Korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuurin ohjaus

3.1 Tieteellisen laskennan yhteistyöfoorumi

3.2 Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon johto- ja ohjausryhmä

  • https://wiki.eduuni.fi/x/GYNCAg
  • Jukka Haapamäki, ohjausryhmän pj, kertoo 9.6.2020 avattavasta tutkimustietovarannon avoimesta ja julkisesta portaalista osoitteessa tiedejatutkimus.fi
    • Haapamäki_04062020.pptx
    • Tutkimustietovaranto kokoaa ja jakaa tietoa Suomessa tehtävästä tutkimuksesta.
    • Tiedot tutkijoista, julkaisuista, tutkimusaineistoista, -hankkeista ja -infrastruktuureista löytyvät yhdestä paikasta
    • Raportointi ja hallinnollinen työ vähenevät, koska tiedot on koottu yhteen paikkaan ja tieto kulkee eri palveluiden välillä
    • Julkisin ja yksityisin varoin tuotetun tutkimuksen tulokset tulevat avoimesti näkyville

3.3 Koulutuksen ja tutkimuksen tietotuotannon ja tietoarkkitehtuurin ohjaus opetus- ja kulttuuriministeriössä

3.4 Tiedonhallintalain toimeenpano korkeakoulutuksen ja tutkimuksen toimialalla

4 Kokonaiskuva korkeakoululaitoksen ICT:stä ja kehityskuluista

4.1 Koronan korkeakoululaitokseen aiheuttamien vaikutusten arviointi

  • Keskusteltavaksi: miten varmistetaan, miten muutenkin kuin opetuksen ja opintohallinnon näkökulmasta kootaan havaintoja ja arvioidaan vaikutuksia http://ka.csc.fi -tiekartalle
  • Havaintoja ja vaikutuksia syksyn yhteisseminaarissa käsiteltäväksi
  • Korkeakoulujen IT-päivät ja AMK-päivät nostavat koronan kautta saatuja oppeja agendalle
  • KOOTuki-ryhmän kokouksessa 13.5. todettiin tärkeäksi tuoda esille näkökulmia siitä, mitä poikkeustilanteesta opittiin ja mitä vaikutusta näillä opeilla tulee olemaan seuraaviin vuosiin. KOOTuki valmistelee esitysaihioita IT-päivien ohjelmaan "leassons learnt"-tyyppisesti:
    • Korkeakoulujen varautuminen poikkeustilanteisiin - yhteinen checklist
    • Opit vuoden 2020 digitaalisten valintakokeiden järjestämisestä koulutusten, opintohallinnon, IT:n ja muiden korkeakoulujen toimijoiden ja sidosryhmien yhteisenä operaationa
    • Sähköinen asiointi korkeakouluissa
    • Uudet toimintatavat seuraaville vuosille

4.2 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisaation tiekartta https://ka.csc.fi/

4.3 Korkeakoulujen digivisio

4.4 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyö

5 OKM:n CSC:ltä korkeakouluille ostamien palveluiden sisältö ja linjavalinnat

6 Asiat Funet-työvaliokuntana

7 Muut esille tulevat asiat

8 Ilmoitusasiat

9 Seuraavat kokoukset

  • 16.9.2020 kello 10-13 kokous 2020/4, opetus- ja kulttuuriministeriö, nh Aapo ja Tuomas, Meritullinkatu 10, Helsinki. Etäyhteyslinkki: https://cscfi.zoom.us/j/744717998
  • 1.12.2020 kello 10-13 kokous 2020/5, opetus- ja kulttuuriministeriö, nh Aapo ja Tuomas, Meritullinkatu 10, Helsinki. Etäyhteyslinkki: https://cscfi.zoom.us/j/744717998

10 Kokouksen päättäminen

  • No labels