Tutkimustietovarantoon julkaisujen metatiedot siirretään käyttäen VIRTA-julkaisutietopalvelua. VIRTA sisältää noin 500 000 Suomessa tehdyn julkaisun metatiedot ja kaikki suomalaiset korkeakoulut ja yliopistosairaalat sekä osa tutkimuslaitoksista toimittavat sinne tietojaan. Julkaisutietoja VIRTAan on tuotu pääasiassa julkaisuvuodesta 2011 eteenpäin.
VIRTA-julkaisutietopalveluun tietoja voi siirtää kolmella tapaa
Organisaatioiden CRIS / tutkimustietojärjestelmistä
Tutkimustietojärjestelmiä käyttävät organisaatiot voivat toimittaa tietojaan VIRTAan käyttäen ns. XML-siirtotiedostoja. Organisaatio tuottaa järjestelmästään validointia varten määritellyn XML-siirtotiedoston, joka sisältää tietyt pakolliset tietokentät ilmoitetusta julkaisutyypistä riippuen. Nämä XML-siirtotiedosto toimitetaan VIRTA-julkaisutietopalveluun SFTP-tiedonsiirrolla. XML-siirtotiedostot validoidaan VIRTA-julkaisutietopalvelussa ja mahdollisista puutteista metatiedoissa ilmoitetaan organisaatiokohtaisella latausraportilla. Lisätietoja tietojen tuottamisesta VIRTAan Ohjeita tiedontuottajille -sivulla.
JUSTUS-palvelu
CSC tuottaa organisaatioille maksullista JUSTUS-palvelua, joka on suunnattu pääasiassa sellaisille organisaatioille, joilla ei ole käytössä laajempaa tutkimustietojärjestelmää julkaisutietojensa hallintaan. JUSTUS on verkkosovellus ja organisaatiot voivat hoitaa sillä julkaisutietonsa keruun, hallinnoinnin sekä siirron eteenpäin. Justuksen kautta siirrettävät tiedot validoidaan jo syöttövaiheessa ja ne siirtyvät lähes reaaliaikaisesti VIRTA-julkaisutietopalveluun. Lisätietoja Justuksesta palvelun wikisivulla.
Julkaisurekisteri ja CSV-XML -työkalu
Jos organisaatiossa kerätään julkaisutietoja yksittäiseen julkaisurekisteriin (esim. exceliin), voivat organisaatiot käyttää CSC:n tarjoamaa ilmaista CSV-XML -työkalua. Työkalulla julkaisurekisteristä tuotettu .csv muotoinen tiedosto voidaan validoida virheiden ja puutteiden osalta, ja muuttaa formaatti XML-siirtotiedostoa vastaavaksi. Tämän jälkeen organisaatio voi toimittaa validoidun XML-siirtotiedoston VIRTA-julkaisutietopalveluun. Lisätietoja ja ohjeita CSV-XML-muuntotyökalua käsittelevällä sivulla.
Ajankohtaista tutkimustietovarantoon liittyen
Vanhojen julkaisutietojen tuonti
VIRTA-julkaisutietopalvelun julkaisut ovat pääasiassa julkaisuvuodeltaan 2011 tai uudempia. VIRTA-julkaisutietopalveluun on lisätty kuitenkin tuki myös vanhempien julkaisutietojen tuomiseen. Vanhemmilta julkaisutiedoilta ei vaadita yhtä laajaa tietojoukkoa, kuin julkaisutiedonkeruuseen tulevilta julkaisutiedoilta. Lisätietoja Vanhojen julkaisutietojen tuonti -sivulla.
ORCID-tietojen päivittäminen julkaisuihin
VIRTA-julkaisutietopalveluun toivotaan mahdollisimman laajaa kattavuutta ORCID-tunnisteiden osalta, sillä Tutkimustietovarannon vuonna 2022 lanseerattava tutkijan profiilisivu perustuu OCRID-tunnisteiden käyttöön. Mikäli organisaatioilla on mahdollisuus päivittää ORCID-tunnisteita myös VIRTAan jo tuoduille julkaisuille, on tämä täysin mahdollista käyttäen normaalia julkaisutietojen päivitysprosessia. Näin tutkijoilla olisi käytettävissään mahdollisimman laaja valmis julkaisuluettelo Tutkimustietovarannon profiilisivulla, kun ORCID-tunniste löytyy jo VIRTA-julkaisutietopalvelun julkaisuihin liitettynä.