Miksi VIRTA-opintotietopalvelu rakennettiin?
Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto VIRTA-opintotietopalvelu rakennettiin osana Raketti-hanketta vuosien 2012 ja 2013 aikana, ja se otettiin käyttöön vuonna 2014. Merkittävimpänä ajurina tietovarannon rakentamiseen oli korkeakoulujen opiskelijavalintojen kehittäminen, missä tietojärjestelmien uusiminen oli keskeisessä osassa. Yhteinen tietovarannon kautta tuli mahdolliseksi toteuttaa laajasti muitakin viranomaistiedonkeruutarpeita sekä erilaisia oppijoiden ja viranomaisten palveluita. VIRTA-opintotietopalveluun on mahdollista integroitua teknistä rajapintaa käyttämällä joko VIRTAn ulkoista ws-rajapintaa tai vuodesta 2016 alkaen Kansallisen Palveluväylän kautta.
Korkeakoulujen tietovarannosta ja siitä tapahtuvasta tiedonluovutuksesta säädetään tällä hetkellä voimassa olevassa laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017). Lainsäädäntö velvoittaa kaikki opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalaan kuuluvat korkeakoulut tuomaan opintotietoja VIRTA-opintotietopalveluun. Korkeakoulut ja opetus- ja kultuuriministeriö toimivat tietovarannon yhteisrekisterinpitäjinä. Myös muut korkeakoulut eli Poliisiammattikorkeakoulu, Maanpuolustuskorkeakoulu ja Högskolan på Åland voivat tuoda tietojaan VIRTAan. Polamk tuo tietonsa VIRTAan samassa laajuudessa kuin muutkin ammattikorkeakoulut, Maanpuolustuskorkeakoulu tuo VIRTAan vain tutkinto- ja opiskeluoikeustietoja. Högskolan på Åland ei ole tällä hetkellä mukana VIRTAssa.
Miten vanhoja tietoja VIRTAsta löytyy?
Korkeakoulujen tietovarantoa koskevassa lainsäädännössä VIRTA-opintotietopalvelun tietosisältö rajattiin historiatietojen osalta siten, että tietovarantoon ei ollut pakollista tuoda niitä tutkintotietoja ja opintosuorituksia, jotka eivät lain 484/2013 voimaantullessa olleet korkeakoulussa sähköisessä muodossa. Opiskeluoikeuksien osalta rajattiin pois ne oikeudet, jotka eivät olleet voimassa lain tullessa voimaan. Lain tausta-aineistossa (HE 44/2012) todetaan, että KSHJ-esitutkimuksen mukaan tutkinto- ja opintosuoritustiedot olisivat kauttaaltaan saatavilla vuodesta 2000 alkaen, joten sitä voidaan pitää velvoittavana minimitasona. Korkeakoulut ja opetuskulttuuriministeriö asettivat VIRTA-projektin aikana yhteiseksi tavoitteeksi menneiden vuosien tietojen sähköistämiselle sen, että kaikki suoritetut tutkinnot saadaan tietovarantoon.
VIRTA-opintotietopalvelun tietomalli
VIRTA-opintotietopalvelun tietomallin pohjana on korkeakoulujen tietomalli (XDW). VIRTA-opintotietopalvelun tietomallia ylläpidetään ja kehitetään yhteistyössä korkeakoulujen, ministeriön ja muiden viranomaisten kanssa. Tavoitteena on, että tietomallin sekä yhteisten koodistojen mukaista tietoa voidaan käyttää yhteismitallisesti korkeakouluissa, VIRTA-opintotietopalvelussa, oppijan verkkopalveluihin kuuluvissa valtakunnallisissa palveluissa sekä viranomaisten tiedonkeruissa. VIRTA-opintotietopalvelun tietomallin muutoksenhallinta on kuvattu VIRTA-opintietopalvelun hallintamallissa.
Tietosisällön päivitys ja tietojen ajantasaisuus
Korkeakoulut päivittävät VIRTA-tietonsa pääsääntöisesti kerran vuorokaudessa. Korkeakoulut muodostavat VIRTA-aineiston oman opiskelelijarekisterinsä tiedoista ja tuovat tiedot VIRTAan XML-tiedonsiirtona, joka korvaa korkeakoulun edellisessä tiedonsiirrossa tuomat tiedot. Tietovarantoon tuodut tiedot ovat tiedon hyödyntäjien käytettävissä rajapinnan kautta muutaman tunnin viiveellä.
Miten kauan tietoja säilytetään?
VIRTA-opintotietopalvelun tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä. Korkeakoulun vastuulla on säilyttää ja korjata tietovarantoon tallennettu tieto vastaavana kuin alkuperäinen tieto.