Työelämäpalautteen kyselyiden pilotointi käynnistyy viikolla 14 (7.-9.4.2021), jolloin kaikille koulutuksen järjestäjille luodaan työpaikkaohjaajakysely. Kyselyt löytyvät Arvon käyttöliittymästä, jossa myös seurataan tiedonkeruun etenemistä sekä pilotoinnissa että varsinaisessa tiedonkeruussa (1.7.2021 alkaen). Tälle sivulle on koottu ohjeita pilotointia varten. Ohjeissa käytetyt termit ja niiden selitykset voit tarvittaessa tarkistaa täältä.

Sivun sisältö

Pilotointivaihtoehdot

Kyselylomakkeen pilotointi ilman automatisointia

Eli vaihtoehdot, kun koulutuksen järjestäjällä ei ole vielä käytössä opiskelijapalautteen automatisointia

Pilotointi tehdään Arvossa, jonne järjestelmä on luonut kaikille koulutuksen järjestäjille työpaikkaohjaajakyselyn ja kyselykerran automatisointia varten. Koulutuksen järjestäjä voi luoda työpaikkaohjaajakyselyn alle pilotointia varten toisen kyselykerran ja siihen vastaajatunnuksia, vastaavasti kuten opiskelijapalautteessakin tehdään.

Kyselyä kannattaa tarkastella vähintään esikatselun kautta, mutta myös vastaajatunnuksia on mahdollista luoda ja lähettää manuaalisesti. Kyselyyn annetut vastaukset tallentuvat Arvoon ja niitä voi tarkastella kysely-, kyselykerta- ja csv-raporttien kautta. On kuitenkin hyvä huomioida, että manuaalisesti luotuihin vastauslinkkeihin ei ole mahdollista tallentaa kaikia taustatietoja, jotka tallentuvat automaattisesti luotuihin vastauslinkkeihin taustajärjestelmistä.

Ennen 1.7.2021 annettuja vastauksia ei raportoida valtakunnallisesti, vaan saatu palaute jää koulutuksen järjestäjän omaan käyttöön.

Tätä pilotointia koulutuksen järjestäjä voi tehdä itselleen sopivalla tavalla ja aikataululla. Jos koulutuksen järjestäjä pilotoi näin, pilotoinnista ei tarvitse ilmoittaa Opetushallitukselle.

Automatisoinnin hyödyntäminen osana pilotointia

Eli vaihtoehdot, kun koulutuksen järjestäjällä on käytössä opiskelijapalautteen automatisointi

Vaihtoehto A: Vastauslinkkien lähettäminen

Huom! Jos koulutuksen järjestäjä valitsee tämän vaihtoehdon eli haluaa pilotoida vastauslinkkien lähettämistä, siitä tulee ilmoittaa Opetushallitukselle. Ilmoitus tehdään vapaamuotoisella sähköpostiviestillä osoitteeseen: ehoks@opintopolku.fi

Tässä vaihtoehdossa pilotoidaan koko palautteenkeruuprosessia linkkien muodostamisesta, lähettämiseen ja tiedonkeruun seurantaan. Pilotoinnissa tarvittava työpaikkaohjaajakysely ja kyselykerta on luotu koulutuksen järjestäjälle valmiiksi, samoin vastauslinkit muodostetaan automaattisesti eHOKSiin tallennettujen aitojen työpaikkajaksojen tietojen perusteella ja järjestelmä myös lähettää ne.

Vastauslinkki voidaan lähettää joko vastuulliselle työpaikkaohjaajalle eHOKSiin tallennettuun sähköpostiosoitteeseen tai kaikki vastauslinkit voidaan ohjata koulutuksen järjestäjän erikseen pilotointia varten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

Vastauslinkkien ja vastausten kertymistä voi seurata Arvon käyttöliittymän kautta. Ennen 1.7.2021 annettuja vastauksia ei raportoida valtakunnallisesti, saatu palaute jää koulutuksen järjestäjän omaan käyttöön.

Vaihtoehto B: Vastauslinkkien muodostuminen ilman lähettämistä

Koulutuksen järjestäjän on myös mahdollista valita, että linkkejä muodostuu aitojen työpaikkajaksojen tietojen perusteella, mutta niitä ei lähetetä järjestelmän toimesta. Muutoin vastaava kuin vaihtoehto A.

Jos koulutuksen järjestäjä valitsee tämän vaihtoehdon, pilotoinnista ei tarvitse ilmoittaa Opetushallitukselle

Pilotonnin aikana käytettävät saateviestit

Lähettäjä: noreply@opintopolku.fi
Lähettäjä-tieto näytetään vastaanottajalle muodossa: Opetushallitus – Utbildningsstyrelsen (no-reply)

Viestin otsikko:
Työpaikkaohjaajakysely - Enkät till arbetsplatshandledaren - Survey to workplace instructors

Saateviestien kieliversiot (päivitetty 27.4.2021):

Hyvä työpaikkaohjaaja!

Kiitos, että olet ohjannut koulutussopimus- ja/tai oppisopimusopiskelijoita. Kerro meille, miten yhteistyömme on toiminut, missä olemme onnistuneet ja mitä voisimme tehdä vielä paremmin. Toivomme, että käyttäisit noin 5 minuuttia aikaa tähän kyselyyn vastaamiseen. Vastauksesi on tärkeä ja sitä käytetään  ammatillisen koulutuksen kehittämiseen.

Kiitos, että vastaat.

[oppilaitoksen nimi]

Työpaikkaohjaajakysely: [LINKKI]

Tämä on valtakunnallinen palautekysely, jonka tekevät yhteistyössä Opetushallitus ja ammatilliset oppilaitokset kaikille työpaikoille, joissa on ollut oppisopimus- tai koulutussopimusopiskelijoita.  Osoitelähde: Opetushallituksen eHOKS-rekisteri. Kyselyä koskevat lisätiedot: oppilaitos.

Bästa arbetsplatshandledaren!

Tack för att du har handlett utbildningsavtals- och/eller läroavtalsstuderanden. Berätta för oss om hur vårt samarbete har fungerat, var vi har lyckats med och vad kan vi göra ännu bättre. Vi hoppas att du använder 5 minuter av din tid för att svara på den här enkäten. Ditt svar är viktigt och kommer att användas för att utveckla yrkesutbildningen.

Tack för att du svarar.

[oppilaitoksen nimi] läroanstaltens namn

Enkät till arbetsplatshandledaren: [LINKKI] länk

Detta är en nationell enkät som genomförs i samarbete med Utbildningsstyrelsen och yrkesläroanstalternas till alla arbetsplatser som har haft läroavtals- eller utbildningsavtalsstuderande. Addresskälla: Utbildningsstyrelssens ePUK-register. Ytterligare information om enkät: läroanstalten.

Dear workplace instructor!

Thank you for guiding the training agreement student´s and/or apprentices learning. Tell us how our collaboration has worked, where we have succeeded and what we could do even better. We would like you to spend some 5 minutes on responding to this survey. Your experiences matter and your responses will be used to develop vocational education and training.

Thank you for responding.

[oppilaitoksen nimi]

Survey to workplace instructors: [LINKKI]

This is a national feedback survey conducted in collaboration with National Agency for Education and Training (EDUFI) and Vocational Education and Training Institutions for all workplaces that have had students in apprenticeship training or training agreement training. Address source: EDUFI´s eHOKS-register. Additional information on the survey: VET Institution.

Ohjeet pilotointiin osallistumiseen

Löytyyhän automaattisesti luotu kysely?

Kyselyt on luotu järjestelmään valmiiksi. Koulutuksen järjestäjän tehtävänä on tarkistaa Arvon käyttöliittymästä, että Kyselyt-välilehdeltä löytyy uusi, automaattisesti luotu kysely (voimassa 7.4.-30.6.2021):

  • Työelämäpalaute: työpaikkaohjaajan kysely (ruotsiksi: Arbetslivsrespons: enkät för arbetsplatshandledare)

Mikäli kysely ei ole muodostunut, se suljetaan vahingossa tai havaitsette muita ongelmia, kannattaa olla yhteydessä matalalla kynnyksellä Arvon palveluosoitteeseen (arvo@csc.fi).

Mikäli kysely on muodostunut, koulutuksen järjestäjä voi personoida kyselyä esimerkiksi muokaamalla kuvaustekstiä tai lisäämällä uudelleenohjauslinkin ja omia lisäkysymyksiä kyselyn jatkoksi (kts. tämän sivun ohjeista kohta Lisäkysymysten tekeminen).

Tästä voit tarkastella kyselyä esikatselunäkymässä:
https://arvovastaus.csc.fi/e/73ce1337a908e1b0cf1ad481c31843e4

Kyselyn personointi

Personointitavat

  • Lisäkysymykset kansallisen kyselyn jatkoksi
  • Uudelleenohjauslinkki
  • Kyselyn kuvaustekstin muokkaukset

Kyselyt pilotoinnista varsinaiseen tiedonkeruuseen siirryttäessä

Koulutuksen järjestäjille luodaan kesäkuun alussa uudet kyselyt varsinaista tiedonkeruuta varten ajalle 1.7.2021-30.6.2022. Tähän kyselyyn tulee lisätä organisaation tarvitsemat omat kysymykset ja uudelleenohjauslinkki, vaikka ne olisi lisätty jo pilotoinnin aikana käytettyyn kyselyyn.

Kyselyn kuvaustekstin muokkaukset ja uudelleenohjauslinkin lisääminen

Koulutuksen järjestäjälle valmiiksi luotuihin kyselyihin on mahdollista tehdä pientä personointia koulutuksen järjestäjän omien tarpeiden ja erityispiirteiteiden mukaan. Muokkauksia voi tehdä vain käyttöoikeusroolilla Arvo-vastuukäyttäjä. (kts. Käyttöoikeuksien hallinta).

Vastuukäyttäjä voi muokata kyselyssä ylimpänä näkyvää kuvaustekstiä. Tekstiä on mahdollista tarvittaessa muuttaa myös kyselyn voimassaolon aikana.

Vastuukäyttäjän on mahdollista lisätä kyselyyn uudelleenohjauslinkki (esimerkiksi linkki koulutuksen järjestäjän omalle verkkosivulle tai erilliselle kiitossivulle). Uudelleenohjauslinkki näytetään vastaajalle kiitossivulla, kun kyselyyn on vastattu ja vastaaja siirtyy kiitossivulta hetken kuluttua automaattisesti uudelleenohjauslinkin osoittamalle sivulle. Linkkiä on tarvittaessa mahdollista muuttaa kyselyn voimassaolon aikana.

Lisäksi vastuukäyttäjän on mahdollista lisätä valtakunnallisen kyselypohjan jatkoksi organisaationsa omia kysymyksiä. Näistä lisää alla.

Lisäkysymysten tekeminen

Jos organisaationne aikoo käyttää valtakunnallisten kysymysten jatkona omia lisäkysymyksiä, ne tallennetaan järjestelmään seuraavaksi. Lisäkysymyksiä voi luoda vain käyttöoikeusroolilla Arvo-vastuukäyttäjä. (kts. Käyttöoikeuksien hallinta). Opetushallitus suosittelee tekemään vähintään yhden avoimen palautekysymyksen (Vinkki! Kysymystyyppinä vapaateksti).

  1. Valitse kysymysryhmät-välilehti

  2. Valitse "Luo uusi kysymysryhmä"
    Kirjoita kysymysryhmän nimi suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Kysymysryhmän nimi näkyy vastaajalle kysymysryhmän otsikkona.

  3. Valitse "Luo uusi kysymys"
    (OPH:n vastuukäyttäjän ohjeessa avattu kysymyksen tiedot sekä vastaustapavaihtoehdot, voit tarvittaessa tarkistaa ne täältä.)

    Uuden kysymyksen luominen aloitetaan valitsemalla vastaustapa. Voit valita tarvittavan asteiko useista erilaisista vastaustapavaihtoehtoehdoista. Kyselypohjissa käytetään Asteikko (5-1), siksi sitä on suositeltua käyttää myös organisaationne omissa kysymyksissä. Hyviä ovat lisäksi vapaateksti (eli avovastaukset) ja monivalinta.

  4. Kun kysymys on valmis, valitse "Lisää kysymys"
    Jatka uusien kysymysten luomista, kunnes kaikki haluamasi kysymykset on lisätty. Huomioi, että kysymysten lisääminen ei vielä tallenna uusia kysymyksiä, ainoastaan kysymysryhmän tallennus.

    Kysymysten keskinäistä järjestystä voit muuttaa Muokkaa kysymysryhmää –näytöllä ottamalla hiirellä kiinni kysymyksestä ja siirtämällä se haluamaasi kohtaan ryhmässä.

    Toiminnolla "Näytä rakenne" näet kaikki kysymykset kokonaisuutena.

    Tietoja voi palata muokkaamaan kysymyksen vierestä löytyvästä kynän kuvasta. Virheellisen kysymyksen voi poistaa kysymyksen vierestä löytyvästä roskakorin kuvasta

  5. Kun kysymysryhmä on valmis, valitse "Tallenna"
    Peruuta-toiminnolla poistutaan tallentamatta.

    Tallennetut kysymysryhmät näkyvät näytöllä Luonnokset-listassa. Ennen julkaisua voit vielä palata muokkaamaan tekemiäsi kysymyksiä. Luonnostilassa olevan kysymysryhmän voi kopioida uuden kysymysryhmän pohjaksi ja muokata siitä seuraavan kysymysryhmäversion. Luonnostilassa olevan kysymysryhmän voi myös poistaa.

  6. Julkaise kysymysryhmä toiminnolla "Julkaise"
    Julkaisun jälkeen kysymysryhmän voi liittää vastaajan näkemään kyselyyn. Julkaistun kysymysryhmän voi palauttaa takaisin luonnokseksi niin kauan, kunnes se on liitetty kyselyyn. Luonnoksen voi poistaa. Jos julkaistu kysymysryhmä suljetaan, sen jälkeen sitä ei voi enää käyttää. Julkaistuja ja käytössä olleita kysymysryhmiä ei voida poistaa, jotta niihin annetut vastaukset raportoituvat jatkossakin.

  7. Lisää kysymysryhmä kyselyyn
    Pikaohje oman kysymysryhmän lisäämiseen:

     - valitse ja klikkaa kyselyä, johon haluat kysymykset lisätä
     - klikkaa Muokkaa kyselyä
     - klikkaa Lisää kysymysryhmä ja valitse tekemäsi kysymysryhmä listalta
     - muista tallentaa kysely

Työpaikkaohjaajapalaute

  • Missä asioissa Savon ammattiopisto on onnistunut?
    What are the things you find Savo Vocational College doing particularly well?
    Hur har Savolax yrkesinstitut lyckats med?
  • Miten voimme parantaa toimintaamme?
    What do you think our organisation could do better or differently?
    Hur kan vi förbättra vår verksamhet?  

Työpaikkakysely

  • Millaisia uuden tai nykyisen henkilöstön koulutustarpeita työpaikallanne on? 
  • What kind of training needs exist within your at your workplace? 
  • Vilket utbildningsbehov har ni på er arbetsplats? 

Vastaajatunnusten luominen (vain kyselylomakkeen pilotointiin ilman automatisointia)

Kyselyiden alle on valmiiksi luotu kyselykerta AUTOMAATTI TYÖPALAUTE PILOTTI 2021. Tähän kyselykertaan kertyvät pilotoinnin aikana automatisoinnin kautta luodut vastaajatunnukset.

Automaattisesti luotuihin kyselykertoihin ei ole mahdollista luoda manuaalisia vastaajatunnuksia. Mikäli tarvitsette manuaalisia tunnuksia, lisää uusi kyselykerta automaattisen rinnalle klikkaamalla kyselyn alta Uusi kyselykerta. Tarvittaessa voit lisätä useampiakin kyselykertoja. Kyselykerran voi nimetä haluamallaan tavalla, nimi ei näy vastaajalle eikä raportoinnissa.

Pikaohje tunnusten luomiseen:

  1. Valitse kyselykerta ja klikkaa sen kohdalla olevaa Vastaajatunnukset-toimintoa.
  2. Kyselykerran vastaajatunnukset -alue löytyy kyselyn perustietojen alta. Valitse Luo tunnuksia + luodaksesi vastaajatunnuksia kyselylle.
  3. Tallenna vastaajatunnuksen osalta tarvittavat tiedot (Huom! Pilotoinnissa on käytettävissä vain rajallinen joukko taustatietoja. Tarkista varsinaisessa tiedonkeruussa käytettävät tiedot täältä)
  4. Klikkaa Lisää vastaajatunnukset tallentaaksesi vastaajatunnukset ja niiden manuaaliset kyselylinkit.
  5. Luotu tunnus ja manuaalinen vastaajalinkki näkyvät nyt Kyselykerran vastaajatunnukset -osion alla.

Vastausaktiivisuuden seuraaminen

Linkkien muodostumista ja vastausaktiivisuutta on mahdollista seurata Arvon käyttöliittymän kautta. Nopeimmin kokonaiskuvan sekä opiskelija- että työelämäpalautteesta saa Kyselyt välilehdeltä, josta voi tarkastaa yhdellä silmäyksellä kaikki neljä yhtä aikaa käynnissä olevaa kyselyä (kts. kuva alla).

Jos on tarve tarkastella tiettyä kyselyä ja siihen syntyneitä tunnuksia tarkemmin, kannattaa siirtyä katsomaan kyselykertaa (ohje: klikkaa tarkasteltavaa kyselyä ja valitse avautuvasta valikosta Vastaajatunnukset).

Kyselykerran alta näet uudelleen vastausaktiivisuuden prosentteina sekä vastaajatunnuslistan. Poikkeuksena muihin kyselyihin, työpaikkaohjaajan kyselyssä listalla näytetään vastaajatunnusten sijaan ns. nippulinkit ja niiden tiedot. Nippulinkit sisältävät yhden tai enemmän yksittäisiä vastaajatunnuksia ja nämä tunnukset ovat niitä, jotka toimitetaan varsinaisessa tiedonkeruussa työpaikkaohjaajille automatiikan kautta.

Manuaalisesti luodut sekä automatiikan kautta syntyneet yksittäiset vastaajatunnukset löytyvät pilotoinnin ajan kohdasta Lataa tunnukset tiedostona (kts. kuva alla).


Havaintoja ja palautetta pilotoinnista

1) Koulutuksen järjestäjien palaute työpaikkaohjaakyselyn pilotoinnista

Pilotointikokemuksista kerätään palautetta ajalla 15.4.-17.5.2021, johon mennessä saadun palautteen perusteella on mahdollista parantaa järjestelmää ennen järjestelmän käyttöönottoa kaikilla koulutuksen järjestäjillä 1.7.2021. Palautetta voi antaa senkin jälkeen ja sitä otetaan aina mielellään vastaan. Palautetta voi antaa myös useamman kerran. 

Pilotoivat koulutuksen järjestäjät voivat antaa palautteen tällä lomakkeella .

2) Työelämän edustajien palaute työpaikkaohjaajakyselystä

Myös työpaikan edustajilta kuullaan mielellään palautetta. Tällä vapaamuotoisella lomakkeella voi antaa palautetta ilman määräaikaa, ja palautetta voi antaa useammankin kerran. Palautteenantajan henkilötietoja ei kysytä. Palautelomake on kolmikielinen: suomi-ruotsi-englanti.

Palautteen kerää Opetushallitus, joka välittää sen palautejärjestelmän kehittäjille. Vastauksia käytetään järjestelmän kehittämiseen.

Työelämän edustajat voivat antaa palautteen tällä lomakkeella 

Tätä linkkiä saa välittää työelämän edustajille ja työpaikkaohjaajille.


Opetushallituksen tiedotteet ja ohjeet

Tiedotteet

Käyttöoikeuksien myöntäminen 

Webinaarien aikataulu ja materiaalit

Kevät 2021

  • No labels