Uppgifter om vårdnadshavarna (på svenska)


Huoltajatiedot tallennetaan Vardaan vain, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Lapsella on suomalainen henkilötunnus.
  • Huoltajuus lapseen on voimassa.
  • Huoltaja näkyy lapsen huoltajissa väestötietojärjestelmässä.
  • Huoltaja maksaa varhaiskasvatuksen asiakasmaksun.

Vardaan tallennetaan varhaiskasvatuslain (540/2018) 70 §:n 4 momentin vaatimat tiedot lapsen vanhemmista tai muista huoltajista. Vardassa käytetään lapsen vanhemmista tai muista huoltajista termiä huoltajat. Tallennettavat tiedot ovat:

  • nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot;
  • varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määrä ja palvelusetelin arvo (Tiedon palvelusetelin arvosta tallentaa vain kunta tai kuntayhtymä);
  • varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista annetun lain mukainen perheen koko (Varhaiskasvatuslain (540/2018) 68 §:n mukaan yksityiset varhaiskasvatustoimijat eivät tallenna tietoa perheen koosta.);
  • maksupäätöksen alkamis- ja päättymispäivämäärä.

Vardaan tallennetaan vain niiden henkilöiden tiedot, joilla on lapsen voimassaoleva huoltajuus. Lapsen huoltajien tiedot saadaan Väestötietojärjestelmästä (VTJ). Jos huoltajuus ei ole voimassa VTJ:ssä tallennushetkellä, huoltajatiedon tallennus ei onnistu. Muiden kuin lapsen huoltajien henkilö- ja maksutietoja ei tallenneta Vardaan.

Esimerkkejä varhaiskasvatuksen asiakasmaksun maksajien henkilö- ja maksutietojen tallentamisesta Vardaan

  • Kun varhaiskasvatuksen asiakasmaksun maksajat asuvat lapsen kanssa samassa osoitteessa: 

    • huoltaja ja huoltaja: huoltajien henkilö- ja maksutiedot tallennetaan Vardaan 

    • huoltaja ja aikuinen: huoltajan henkilö- ja maksutiedot tallennetaan Vardaan 

    • yksi huoltaja: huoltajan henkilö- ja maksutiedot tallennetaan Vardaan 

  • Kun varhaiskasvatuksen asiakasmaksun maksaja asuu lapsen kanssa eri osoitteessa samassa tai eri kunnassa: 

    • huoltaja: huoltajan henkilö- ja maksutiedot tallennetaan Vardaan 

  • Kun varhaiskasvatuksen asiakasmaksun maksaja on muu kuin huoltaja: 

    • vanhempi tai aikuinen, joka ei ole huoltaja: henkilö- ja maksutietoja ei tallenneta Vardaan 

    • maksaja viranomainen: maksutietoja ei tallenneta Vardaan 

  • Kun huoltajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta:

    • huoltaja: huoltajan henkilö- ja maksutiedot tallennetaan Vardaan oppijanumerolla
    • huom: huoltajalle muodostuu automaattisesti oppijanumero, jos hänellä on voimassaoleva huoltajuus Vardaan lisättyyn lapseen ja lapsen ja huoltajan tiedot löytyvät VTJ:stä. Tällöin huoltajan oppijanumeron voi pyytää Vardan asiakaspalvelusta (varda@opintopolku.fi) tietoturvallisesti esimerkiksi turvasähköpostilla, tai jos sellaista ei ole käytössä, jättämällä Vardan asiakaspalveluun yhteydenottopyynnön.
      • jos ilman suomalaista henkilötunnusta olevan huoltajan lapsellakaan ei ole suomalaista henkilötunnusta ja hänen tietonsa on tallennettu Vardaan oppijanumerolla, huoltajan henkilö- ja maksutietoja ei voi tallentaa Vardaan.

Huom! Lähtökohtaisesti huoltajat lisätään Vardaan henkilötunnuksella ja nimitiedoilla. Huoltajien tietojen kerääminen perustuu Varhaiskasvatuslakiin (540/2018). Varhaiskasvatustoimijan on kerättävä tiedot rekisteröidyltä ja informoitava huoltajia heidän tietojensa tallentamisesta. Ks. Opetushallituksen ohjeet rekisteröityjen informoimiseksi täällä, kohdassa Ohje ja liitteet. Tarvittaessa varhaiskasvatuksen järjestäjä voi kuitenkin pyytää Vardan asiakaspalvelusta huoltajan oppijanumeron ja lisätä hänet Vardaan oppijanumerolla ja nimitiedoilla. Esimerkiksi tilanteessa, jossa lapsen varhaiskasvatus on jo päättynyt tai huoltajalta on pyydetty henkilötunnusta, mutta varhaiskasvatustoimija ei pyydettyä tietoa ole saanut. Näissäkin tilanteissa varhaiskasvatustoimijan on huolehdittava huoltajien informointi OPH:n ohjeistamalla tavalla. Huoltajan henkilötunnus ja muut tietoluettelossa kuvatut henkilötiedot tallentuvat Vardaan myös silloin, kun hänet lisätään oppijanumerolla.

Kysymyksiä ja vastauksia

klikkaa auki nähdäksesi huoltajatietojen tallentamiseen liittyviä kysymyksiä ja vastauksia.

Mitä varhaiskasvatustietoja sijaishuollossa olevista lapsista ja heidän huoltajistaan tallennetaan Vardaan?

Jos lapsi on varhaiskasvatuksessa, Vardaan tallennetaan tietoluetteloissa määritellyt tiedot lapsen varhaiskasvatuksesta.  Huoltaja- ja maksutiedot tallennetaan vain, jos varhaiskasvatusmaksu on osoitettu huoltajalle ja huoltajuus on voimassa.


Milloin maksutietoa ei tallenneta Vardaan?

Jos varhaiskasvatuksen maksaja on muu kuin huoltaja, esimerkiksi kunta tai SPR, Vardaan ei tallenneta maksutietoa.


Kuka tallentaa tiedot huoltajista ja maksuista, jos kunta järjestää varhaiskasvatuksen palvelusetelillä tai ostopalveluna?

Se kunta, jolla on järjestämisvastuu, tallentaa huoltaja- ja maksutiedot, ks. myös Varhaiskasvatustoimijoiden tallennusvastuut (https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatustoimijoiden+tallennusvastuut).


Yritin liittää maksutietoihin kaksi huoltajaa, mutta vain yhden huoltajan tiedot tallentuivat. Miksi näin tapahtui?

Varda tarkistaa huoltajuuden voimassaolon väestötietojärjestelmästä. Vardaan voi tallentaa vain niiden huoltajien tiedot, joiden huoltajuus on voimassa väestötietojärjestelmässä tallennushetkellä. Mikäli henkilön tallennus ei onnistu, se saattaa johtua siitä, että henkilö ei ole lapsen huoltaja. Epäselvissä tilanteissa voit tarkistaa huoltajuuden voimassaolon Väestötietojärjestelmästä tai paikallisesta maistraatista.  Jos huoltajuus on voimassa eikä tallennus onnistu, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi). Maksutiedot tallennetaan vain niille huoltajille, joille varhaiskasvatusmaksu on osoitettu.


Miten tuon henkilötunnuksettoman huoltajan Vardaan?

Jos huoltajalla ei ole henkilötunnusta, mutta hänet on merkitty lapsen huoltajaksi väestötietojärjestelmään, voit lisätä huoltajan oppijanumerolla. Huoltajan oppijanumeron saat pyynnöstä Vardan asiakaspalvelusta (varda@opintopolku.fi). 

 

Voiko huoltajan lisätä Vardaan oppijanumerolla, vaikka hänellä olisi suomalainen henkilötunnus?*

Lähtökohtaisesti huoltajat lisätään Vardaan henkilötunnuksella ja nimitiedoilla. Huoltajien tietojen kerääminen perustuu Varhaiskasvatuslakiin (540/2018). Varhaiskasvatustoimijan on kerättävä tiedot rekisteröidyltä ja informoitava huoltajia heidän tietojensa tallentamisesta. Ks. Opetushallituksen ohjeet rekisteröityjen informoimiseksi täällä, kohdassa Ohje ja liitteet. Tarvittaessa varhaiskasvatuksen järjestäjä voi kuitenkin pyytää Vardan asiakaspalvelusta huoltajan oppijanumeron ja lisätä hänet Vardaan oppijanumerolla ja nimitiedoilla. Esimerkiksi tilanteessa, jossa lapsen varhaiskasvatus on jo päättynyt tai huoltajalta on pyydetty henkilötunnusta, mutta varhaiskasvatustoimija ei pyydettyä tietoa ole saanut. Näissäkin tilanteissa varhaiskasvatustoimijan on huolehdittava huoltajien informoinnista OPH:n ohjeistamalla tavalla. Huoltajan henkilötunnus ja muut tietoluettelossa kuvatut henkilötiedot tallentuvat Vardaan myös silloin, kun hänet lisätään oppijanumerolla. Mikäli tarvitset huoltajan oppijanumeron, voit lähettää Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi) pyynnön otsikolla Oppijanumero huoltajalle. Olemme sen jälkeen yhteydessä ja pyydämme tarvittavat henkilötiedot turvapostilla.


Entä jos lasta ei löydy Vardasta ja pitäisi lisätä huoltajatiedot?

Vardaan on ensin lisättävä lapsi ja lapsen varhaiskasvatustiedot. Kun lapsi lisätään Vardaan, hänelle haetaan huoltajatiedot automaattisesti. Huoltaja- ja maksutiedot voi lisätä aikaisintaan vuorokauden päästä siitä, kun lapselle on lisätty varhaiskasvatuspäätös.


Yritän lisätä Vardasta löytyvälle lapselle huoltaja- ja maksutiedon, mutta huoltajan tallennus epäonnistuu. Mistä tämä voi johtua?*

Tyypillisin syy lapsen huoltaja- ja maksutiedon tallentamisen epäonnistumiselle on se, että huoltaja- ja maksutietoa yritetään tallentaa heti, kun lapsen tiedot on tallennettu Vardaan. Varda hakee huoltajatiedot lapselle viiveellä. Huoltajatiedot haetaan Vardaan kahden tunnin välein eli mikäli olet juuri tallentanut lapsen tiedot, odota vähintään kaksi tuntia ennen huoltaja- ja maksutietojen tallennusta. Muut tyypilliset virhetilanteet on kuvattu Tiedonsiirtojen virhetilanteiden korjaaminen -sivulla.


Miten perheen koko on määritelty?

Varhaiskasvatuksen asiakasmaksulain (1503/2016, 2§2) määritelmän mukaisesti eli perheellä tarkoitetaan "yhteistaloudessa avioliitossa tai avioliitonomaisissa olosuhteissa eläviä henkilöitä sekä molempien samassa taloudessa eläviä alaikäisiä lapsia".


Onko tilanteita, joissa maksutietoja ei voi lisätä Vardaan, vaikka varhaiskasvatuksen asiakasmaksun maksaisi huoltaja?*

Varda saa tiedon väestötietojärjestelmässä olevista huoltajista noin vuorokauden sisällä siitä, kun lapsen tiedot on lisätty Vardaan ensimmäistä kertaa. Kun huoltajatiedot ovat päivittyneet Vardaan, maksutiedon voi tallentaa.

Maksutietoa ei voi tallentaa Vardaan, jos väestötietojärjestelmästä (VTJ) ei löydy tietoa lapsen huoltajista. Esimerkiksi:

  • lapsella on henkilötunnus, mutta VTJ:ssä ei ole tietoa lapsen huoltajista.
  • lapsella ei ole henkilötunnusta ja hänet on lisätty Vardaan oppijanumerolla

Maksutiedot voi tallentaa Vardaan takautuvasti, kun

  • lapsi ja huoltaja saavat henkilötunnukset tai
  • lapsi saa henkilötunnuksen ja tieto huoltajasta lisätään VTJ:hin ilman huoltajan henkilötunnusta.

Varhaiskasvatustoimijan tulee toimittaa uudet henkilötunnukset Vardan asiakaspalvelulle tietoturvallisesti esimerkiksi turvapostilla. Vardan asiakaspalvelu lisää henkilöiden tietoihin henkilötunnnukset, oppijanumero ei muutu. Kun Varda saa tiedon huoltajuudesta VTJ:stä, myös maksutiedon voi tallentaa Vardaan.


Ulkomailta Suomeen tullut lapsi ja hänen huoltajansa ovat saaneet suomalaiset henkilötunnukset. Varda antaa silti virheilmoituksen, että väestötiedoista ei löydy huoltajaa?*

Ulkomaalaisten lasten osalta kyse voi olla siitä, että huoltajuutta ei ole ollut mahdollista rekisteröidä väestötietojärjestelmään ilman riittäviä dokumentteja, joista huoltajuus ilmenee. Tästä syystä huoltajia ei välttämättä ole väestötiedoissa, vaikka huoltajillakin olisi jo henkilötunnukset.


Uppgifter om vårdnadshavarna


Uppgifter om vårdnadshavarna förs in i Varda endast om följande villkor är uppfyllda:

  • Barnet har en finländsk personbeteckning
  • Vårdnadshavaren har en gällande vårdnad om barnet
  • Vårdnadshavaren syns som barnets vårdnadshavare i befolkningsdatasystemet
  • Vårdnadshavaren betalar klientavgiften inom småbarnspedagogik.

I Varda ska man i enlighet med lagen om småbarnspedagogik (540/2018) föra in uppgifter om barnets föräldrar eller andra vårdnadshavare. I Varda används termen vårdnadshavare för barnets föräldrar eller andra vårdnadshavare.

Enligt 70 §, 4 momentet i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) ska följande uppgifter föras in i informationsresursen om föräldrarna eller andra vårdnadshavare till varje barn som deltar i småbarnspedagogiken:

  • namn, personbeteckning, studentnummer, modersmål, hemkommun och kontaktuppgifter;
  • beloppet på klientavgiften för småbarnspedagogiken och servicesedelns värde (Uppgiften om servicesedelns värde förs in endast av kommuner och samkommuner);
  • familjens storlek enligt lagen om klientavgifter inom småbarnspedagogik (Enligt 68 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) ska privata aktörer inom småbarnspedagogiken inte föra in uppgifter om familjernas storlek);
  • begynnelse- och slutdatum för beslutet om avgiften.

I Varda ska endast sparas uppgifter om de personer som har en gällande vårdnad om barnet. Uppgifterna om barnets vårdnadshavare fås från Befolkningsdatasystemet. Om vårdnaden inte är giltig i Befolkningsdatasystemet då uppgiften ska föras in lyckas inte införandet. I Varda sparas inga andra uppgifter om vårdnadshavarna än deras personuppgifter och uppgifterna om avgifterna inom småbarnspedagogik.

Olika exempel på införandet av personuppgifter och avgiftsuppgifter för personerna som betalar klientavgiften inom småbarnspedagogik

  • Då de/den som betalar klientavgiften inom småbarnspedagogik bor på samma adress som barnet:
    • vårdnadshavare och vårdnadshavare: vårdnadshavarnas personuppgifter och uppgifterna om avgifter förs in i Varda
    • vårdnadshavare och vuxen: vårdnadshavarens personuppgifter och uppgifterna om avgifter förs in i Varda
    • vårdnadshavare: vårdnadshavarens personuppgifter och uppgifterna om avgifter förs in i Varda
  • Då den som betalar klientavgiften inom småbarnspedagogik bor på en annan adress eller i en annan kommun än barnet:
    • vårdnadshavare: vårdnadshavarens personuppgifter och uppgifterna om avgifter förs in i Varda
  • Då den som betalar klientavgiften inom småbarnspedagogik är någon annan än vårdnadshavaren:  
    • förälder eller vuxen som inte är vårdnadshavare: personuppgifter och uppgifter om avgifter förs inte in i Varda 
    • betalas av en myndighet: uppgifterna om avgifter förs inte in i Varda 
  • Då vårdnadshavaren saknar finländsk personbeteckning:
    • vårdnadshavare: vårdnadshavarens personuppgifter och uppgifterna om avgifter förs in i Varda med studentnummer
    • observera: för vårdnadshavaren bildas automatiskt ett studentnummer om hen har en giltig vårdnad om barnet som lagts till i Varda och om vårdnadshavarens uppgifter finns i Befolkningsdatasystemet. Man kan begära om att få vårdnadshavarens studentnummer på ett informationssäkert sätt via Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi), till exempel med skyddad e-post. Om man inte har tillgång till skyddad e-post kan man lämna en kontaktbegäran till Vardas kundtjänst. 
      • om barnet till en vårdnadshavare utan finländsk personbeteckning också saknar en finländsk personbeteckning och barnets uppgifter har förts in i Varda med ett studentnummer, är det inte möjligt att föra in vårdnadshavarens personuppgifter och uppgifterna om avgifter i Varda. 

Obs! Vårdnadshavarna förs i regel in i Varda med namn och personbeteckning. Införandet av uppgifter om vårdnadshavare baserar sig på lagen om småbarnspedagogik (540/2018).  Aktören inom småbarnspedagogik ska samla in uppgifterna av de registrerade och informera dem om att uppgifterna förs in i informationsresursen. Läs mer om att informera de registrerade under rubriken Anvisningar och bilagor. Vid behov kan anordnaren av småbarnspedagogik begära vårdnadshavarens studentnummer från Vardas kundtjänst och föra in uppgifterna om vårdnadshavaren med studentnumret och namnet. Detta gäller till exempel i det fall då barnet slutat inom småbarnspedagogiken eller om vårdnadshavaren inte gett sin personbeteckning trots att anordnaren begärt att få det. Notera att även i dessa fall är anordnaren av småbarnspedagogik skyldig att informera den registrerade om att uppgifterna införs i Varda på det sätt som Utbildningsstyrelsen anvisat om. Vårdnadshavarens personbeteckning och andra personuppgifter sparas i Varda även i de fall då hen införs med studentnumret.

Frågor och svar

Vilka uppgifter om barn som vårdas utanför det egna hemmet och om deras vårdnadshavare ska föras in i Varda?

Om barnet deltar i småbarnspedagogik ska man i Varda föra in de uppgifter om småbarnspedagogiken för barnet  som föreskrivs i uppgiftsförteckningarna. Uppgifterna om vårdnadshavare och avgifter förs endast inom avgiften har riktats till vårdnadshavaren och vårdnadshavaren har en giltig vårdnad om barnet.


I vilka fall ska uppgifterna om avgifter inte föras in i Varda?

Om småbarnspedagogiken betalas av någon annan än vårdnadshavaren, till exempel kommunen eller FRK, ska avgiften inte anges i Varda.


Vem för in uppgifter om vårdnadshavare och avgifter i sådana fall då kommunen ordnar småbarnspedagogik med servicesedel eller som köpt tjänst?

Den kommun som har i ansvar att ordna småbarnspedagogiken svarar för att uppgifterna förs in. Läs mer: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatustoimijoiden+tallennusvastuut.


Jag försökte koppla två vårdnadshavare till uppgifterna om avgiften men lyckades endast spara den ena vårdnadshavarens uppgifter. Varför?

Varda hämtar uppgiften om vårdnadshavare från Befolkningsdatasystemet. I Varda sparas endast uppgifterna om dem som i enlighet med uppgifterna i Befolkningsdatasystemet för närvarande har vårdnaden om barnet. Ifall sparandet av vårdnadshavare inte lyckas kan det bero på att personen inte är barnets vårdnadshavare. I oklara fall kan du kontrollera vem som är barnets vårdnadshavare via Befolkningsdatasystemet eller genom att kontakta det lokala magistratet. Om införandet av uppgiften misslyckas trots att vårdnadshavaren har en giltig vårdnad om barnet ska du vara i kontakt med Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi). Uppgifterna om avgifter kopplas endast till de vårdnadshavare till vilka avgiften för småbarnspedagogiken riktas.


Hur för jag in en vårdnadshavare som saknar personbeteckning i Varda?

Om vårdnadshavaren saknar personbeteckning men har angivits som vårdnadshavare i Befolkningsdatasystemet, kan du införa vårdnadshavaren med ett studentnummer i Varda. Ta i ett sådant fall kontakt med Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi) som meddelar vårdnadshavarens studentnummer.


Kan man föra in uppgifterna om en vårdnadshavare i Varda med studentnumret även om hen har en finländsk personbeteckning?

I princip ska man föra in uppgifterna om vårdnadshavaren i Varda med hens personbeteckning och namnuppgifter. Vid behov kan anordnaren av småbarnspedagogik begära vårdnadshavarens studentnummer från Vardas kundbetjäning och föra in vårdnadshavaruppgifterna i Varda med studentnumret och namnuppgifterna. Vårdnadshavarens personbeteckning och övriga personuppgifter som beskrivs i uppgiftsförteckningen sparas i Varda även i det fall att hen förs in med studentnumret. Ifall du behöver vårdnadshavarens studentnummer kan du skicka ett e-postmeddelande till Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi) med rubriken Studentnummer till vårdnadshavare. Vi tar kontakt och begär de behövliga personuppgifterna med ett krypterat e-postmeddelande.


Vad gör man då man behöver lägga till vårdnadshavarens uppgifter men inte hittar barnets uppgifter i Varda?

I Varda ska man först lägga till barnet och sedan uppgifterna om småbarnspedagogiken som barnet deltar i. Då barnet läggs till i Varda hämtas uppgifterna om vårdnadshavaren automatiskt. Uppgifterna om avgifter kan läggas till tidigast ett dygn efter att ett beslut om småbarnspedagogik har kopplats till barnet.


Hur definieras familjens storlek?

Enligt definitionen i lagen om klientavgifter inom småbarnspedagogiken (1503/2016, 2§2) enligt vilken man med familj avser "personer som lever i gemensamt hushåll i äktenskap eller äktenskapsliknande förhållanden samt minderåriga barn som bor i samma hushåll och är barn till dessa personer".

Katso myös:

  • No labels