Opetushallituksen valtionavustusprosessi koostuu karkeasti seuraavista vaiheista

Valtionavustusjärjestelmä kattaa koko prosessista seuraavat vaiheet

Hakutiedotteet julkaistaan julkausjärjestelmällä

Toimeenpanoon ja asiakirjahallintoon liittyvät vaiheet tehdään asianhallintajärjestelmällä. Maksatuksessa hyödynnetään Rondoa

Tukipalveluissa hyödynnetään postilistoja, puhelinpalvelua ja Ashaa

Muutospäätösprosessin vaatimukset avustushaulta

Nykyisellään avustushaku on muutoshakukelpoinen, kun sen jsonista (eli koneluettavasta muodosta) löytyy seuraavat kentät täytettynä:

Hankkeen nimi
id: project-name

Yhteyshenkilö
id: applicant-name

(Yhteishenkilön) sähköposti
id: primary-email

(Yhteishenkilön) puhelinnumero
id: textField-0

Nämä kentät voivat käytännössä sijaita missä vain hakemuksessa ja niiden otsikkoa tai kuvausta voi muuttaa. Järjestelmä välittää vain kenttien tunnisteista, eli id-kentistä, joiden on löydyttävä yllä kirjoitetussa muodossa. On kuitenkin tärkeää, että kenttien merkitys säilyy, sillä niitä käytetään muutoshakemuksessa niiden nykyisen merkityksen mukaan.

Käytännössä virkalija onnistuu luomaan muutoshakukelpoisen avustushaun kopioimalla olemassaolevan muutoshakukelpoisen avustushaun ja pidättäytymällä muokkaamasta ylläolevien kenttien tunnisteita tai poistamatta niitä.

Jatkossa näitä "vakioituja" kenttiä tulee lisää sitä mukaa kun niille toteutetaan muutoshakemustoiminnallisuutta, esim. budjetin muutoshaun yhteydessä jotain budjetin kentistä pitää vakioida. Ajatuksena on kuitenkin toteuttaa hakemuksen validointi tämän muutoksen yhteydessä siten, että järjestelmä estää virkailijaa muuttamasta vaadittuja kenttiä.