Kontroll av uppgifternas kvalitet i Varda (på svenska)

Mihin Vardassa olevia tietoja käytetään?

Varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennettuja tietoja varhaiskasvatustoimijoista, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, varhaiskasvatuksessa olevien lasten asiakasmaksuista ja huoltajatiedoista sekä varhaiskasvatuksen henkilöstöstä voidaan luovuttaa viranomaistoimintaan ja tieteelliseen tutkimukseen.

Tällä hetkellä Vardasta tehdään säännöllisiä tiedonluovutuksia Kelaan ja Tilastokeskukselle. Lisäksi toimintavuodesta 2021 eteenpäin varhaiskasvatuksen vuosiraportti tuotetaan Opetushallituksen ylläpitämän varhaiskasvatuksen tietovarannon tietojen pohjalta. Tutustu tarkemmin Vardasta tehtäviin säännöllisiin sekä yksittäisiin tiedonluovutuksiin.

Kenen vastuulla Vardan tietojen tallentaminen, ylläpitäminen ja laatu ovat?

Vardasta tehtävän raportoinnin keskiössä on tiedon kattavuus ja laatu. Varhaiskasvatuslain (540/2018) 67 ja 68 §:ien mukaan kunnalla, kuntayhtymällä ja yksityisen palvelun tuottajalla on velvollisuus paitsi tallentaa tietovarantoon (Varda) lain 70 §:ssä tarkoitetut tiedot tuottamastansa varhaiskasvatuksesta, niin myös huolehtia tallentamansa tietosisällön oikeellisuudesta, virheettömyydestä sekä ajantasaisuudesta. Varhaiskasvatustoimijalla on siis lakisääteinen velvollisuus huolehtia, että tiedot tallentuvat Vardaan ajantasaisesti ja oikein.  Vain Varda-pääkäyttäjä näkee kaikki Vardassa olevat tiedot sekä Raportit –kokonaisuuden työkalut - tämän vuoksi Vardan tiedonlaadun varmistaminen on ennen kaikkea Varda-pääkäyttäjien vastuulla!

Opetushallituksen tehtävänä tiedon laadun varmistamisessa on tarjota riittävät välineet kunnille, kuntayhtymille ja yksityisten palveluntuottajille työn tueksi. Tälle sivulle on kerätty keskeisiä toimenpiteitä ja vinkkejä varhaiskasvatustoimijoille tiedon laatutyön tueksi.

Miten varmistan tiedon laadun Vardassa?

Tiedon laatutyö on jatkuva prosessi, joten

1) Nimeä vastuuhenkilöt ja huolehdi riittävästä perehdytyksestä

Vardan määräyksen ja ohjeen mukaisesti jokaisen varhaiskasvatustoimijan tulee järjestää Vardaa varten tarvittavat resurssit sekä Vardaan liittyvät prosessit omassa organisaatiossaan. Näin varmistetaan tietojen tallentaminen aikataulussa, tallennettujen tietojen oikeellisuuteen ja ajantasaisuuteen liittyvä laatutyö sekä varhaiskasvatustoimijan oma dokumentointi. Tiedonlaadusta vastaavien Varda-pääkäyttäjien tulee varmistaa, että organisaatiossa on selvää kuka tai ketkä huolehtivat tietokokonaisuuksien (varhaiskasvatustiedot, henkilöstötiedot) tiedonsiirroista ja Vardassa olevien tietojen laadusta sekä varmistaa yhteistyö organisaation sisällä ja mahdollisesti organisaation ulkopuolisten toimijoiden kanssa (esimerkiksi mahdolliset palvelukeskukset tai tilitoimistot ja järjestelmätoimittajat).

Jokaisessa organisaatiossa (kunta, kuntayhtymä, yksityinen päiväkoti) tulisi olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää.

Vardan parissa työskenteleville tulisi omassa organisaatiossa varmistaa myös perehdytys tehtäviin. Perehdytyksen tukena voi hyödyntää myös Vardan perehdytyskokonaisuus -sivua.

2) Huolehdi tarvittavista käyttöoikeuksista

Kohdan 1 jälkeen tulee varmistaa, että näillä henkilöillä on riittävät käyttöoikeudet tiedon laatutyön toteuttamiseksi. Varhaiskasvatustoimija on vastuussa organisaatiossa myönnetyistä käyttöoikeuksista ja tarpeettomien käyttöoikeuksien sulkemisesta. Vardaan käyttöoikeuksia voi myöntää omassa organisaatiossa henkilölle, joka tarvitsee Vardan toiminnallisuuksia työtehtäviensä hoitamiseen tai tarvitsee Vardaan tallennettuja tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Varmista, että organisaatiossasi (kunta, kuntayhtymä, yksityinen päiväkoti) on vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää. Varda-pääkäyttäjä voi tarvittaessa kutsua uusia virkailijoita tämän ohjeistuksen mukaisesti. Mikäli varhaiskasvatustoimija myöntää käyttöoikeuksia muille kuin oman organisaation henkilöille (esim. järjestelmätoimittajille, palvelukeskukselle tai tilitoimistolle) osapuolten tulee tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä tai päivittää olemassa olevaa sopimusta. Ks. Tarkemmat ohjeet täältä.

Muistutuksena, että Vardaan on mahdollista myöntää myös rajatumpia käyttöoikeuksia esimerkiksi toimipaikkatasolle tai katselijakäyttöoikeuksia esimerkiksi vain työntekijätietoihin (Varda-henkilöstö-työntekijätietojen katselija –käyttöoikeus). 

Mikäli toimit yksityisenä perhepäivähoitajana tai ryhmäperhepäivähoitajana, jotta käyttöoikeutesi eivät pääse vanhenemaan, huolehdithan siitä, että haet käyttöoikeuksillesi jatkoaikaa omista tiedoistasi kohdassa ”Hae jatkoaikaa”. Saat sähköpostiisi ilmoituksen 1 kk ennen kuin käyttöoikeuksien voimassaolo on päättymässä. Käyttöoikeusanomuksesi lähtee käsiteltäväksi Opetushallitukselle, joka hyväksyy käyttöoikeuden.

Vuoden 2021 aikana Vardassa on siirrytty viestimään pääasiassa Varda-käyttöoikeuksien pohjalta, joten on tärkeää, että jokaisella organisaatiolla on Varda-pääkäyttäjä(t). Näin varmistetaan se, että kukin varhaiskasvatustoimija saa Opetushallituksen ajankohtaisen viestinnän. Opetushallitus ei enää siis ylläpidä yhteystietolistausta Varda-tietovastaavista ja Varda-järjestelmävastaavista!

Tutustu täällä tarkemmin Vardan käyttäjähallintaan.

3) Tutustu huolella Varda-ohjeistuksiin ja tietoluetteloon

Tutustu kaikkiin Varda-ohjeistuksiin täällä. Vardan tietoluettelon löydät täältä. Lisäksi OPH järjestää säännöllisesti Varda-klinikoita Varda-työn tueksi. Klinikoiden aikataulut löydät täältä. Vardaan liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi

4) Varmista, että Vardasta löytyy kaikki vaaditut tietosisällöt

Huolehdi, varhaiskasvatustoimijasi on tallentanut kaikki Vardan vaatimat tiedot eli

1) toimipaikat

2) lasten tiedot

3) huoltaja- ja maksutiedot

4) työntekijätiedot (mukaan lukien varhaiskasvatustoimijaan palvelussuhteessa olevat sijaiset) sekä mahdolliset kokoaikaiset ja yhtäjaksoiset 60 päivää tai pidemmät samasta syystä johtuvat poissaolot.
5) täydennyskoulutustiedot sekä

6) tiedot varhaiskasvatustoimijan vuokratusta henkilöstöpalveluyrityksen kautta hankkimasta kasvatus- opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevästä henkilöstöstä.

7) vuodesta 2024 lähtien varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot (HUOM! Vain kunnat ja kuntayhtymät tallentavat varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tiedot Vardaan)

5) Varmista, että tietoja tallennetaan Vardaan ajantasaisesti ja oikein

Kun varhaiskasvatuksessa aloittaa uusia lapsia tai työntekijöitä, tallenna uusia tietoja Vardaan mahdollisimman lähellä varhaiskasvatuksen aloittamisen tai palvelussuhteen alkamisen aloituspäivämäärää. Vardan ohjeen mukaisesti tieto tulee olla rajapinnalla tallennettaessa varhaiskasvatuksen tietovarannossa yhden (1) vuorokauden kuluessa. Käyttöliittymällä tallennettaessa tietojen tulee olla ajan tasalla Vardassa kuukauden 15. päivään sekä kuukauden viimeiseen päivään mennessä. Jos tämän kuluvan aikajakson aikana tiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia, Vardaan kirjautumista ei tarvitse tehdä käyttöliittymässä tietojen tallentamiseksi.

Integraatiolla tietoja siirrettäessä selvitä mahdolliset tiedonsiirron ongelmat mahdollisimman pikaisesti järjestelmätoimittajan kanssa, jotta tallennusvelkaa ei pääse syntymään. Olemme koonneet tyypillisimmät tiedonsiirron virhetilanteet sekä niiden korjaukset tälle alisivulle: Tiedonsiirtojen virhetilanteiden korjaaminen

Integraatiolla tietoja siirrettäessä varmista, että lähdejärjestelmään tehdyt lisäykset ja korjaukset näkyvät myös Vardassa. Hyödynnä tässä Vardan käyttöliittymän työkaluja (ks. kohta Korjaa virheet ajantasaisesti ja  hyödynnä tiedon laatutyössä Vardan käyttöliittymän työkaluja)

6) Korjaa virheet ajantasaisesti ja hyödynnä tiedon laatutyössä Vardan käyttöliittymän työkaluja

Vardan käyttöliittymään on tehty raportteja tukemaan varhaiskasvatustoimijoiden tiedon laatutyötä. Lisäksi Katsele tietoja -näkymässä on mahdollisuus tarkastella Vardaan tallennettuja tietoja kolmella eri välilehdellä sekä tehdä erilaisia hakurajauksia tiedon laadun varmistamiseksi Vardassa. Varda-pääkäyttäjät näkevät Vardan käyttöliittymässä kaikki Vardaan tallennetut tiedot sekä raportit. Virheiden korjaaminen on hyvä tehdä mahdollisimman ajantasaisesti, jotta tietojen korjausvelkaa ei pääse syntymään. Näin minimoidaan se mahdollisuus, ettei varhaiskasvatustoimija pääsekään käsiksi syntyneisiin virheisiin enää myöhemmässä vaiheessa (esim. jos kyseessä on jo lähdejärjestelmässä suljettu tieto tai muuttunut lähdejärjestelmä). Integraatiotilanteessa mahdollisista tiedonsiirronongelmista tulee olla omaan järjestelmätoimittajaan yhteydessä heti, kun virhe huomataan. Tiedonsiirtoihin liittyvien ongelmien ratkaisu voi viedä pitkänkin aikaa, joten ajantasainen ilmoitus nopeuttaa ongelmien ratkaisua.

Varhaiskasvatustoimija voi hyödyntää tietojen tarkastamisessa Vardan käyttöliittymän

1. Katsele tietoja -näkymää

• • Toimipaikat, lapset, maksutiedot, yhteenveto

2. Raportit-osiota (Toimijan tiedot > Raportit)

• • Puutteelliset tiedot (toimipaikat, lapset, maksutiedot): Vardan puutteelliset tiedot -raportti kokoaa varhaiskasvatustoimijan tallentamien tietojen puutteet yhteen paikkaan. Puutteet on listattu toimipaikkoja, lapsia ja työntekijöitä koskeviin puutteisiin. Mikäli tallennat tiedot käyttöliittymällä, voit korjata puutteen suoraan muokkaamalla lomakkeelle tallennettuja tietoja. Jos taas tallennat tiedot Vardaan tiedonsiirron integraatiolla, sinun pitää korjata puutteet omaan lähdejärjestelmääsi tai rekisteriin. Korjattuasi tiedot omaan lähdejärjestelmään, varmista tiedonsiirron jälkeen, että puutteellinen tieto korjaantui Katsele tietoja -sivun kautta. Kun puute on korjattu, häviää kyseinen puutteellisen tiedon ilmoitus raportilta.
  • Tiedonsiirrot: yhteenveto, epäonnistuneet, onnistuneet: Tiedonsiirrot -raportti koostuu kolmesta kokonaisuudesta: tietojen siirtojen yhteenvedosta sekä onnistuneiden että epäonnistuneiden tiedonsiirtojen koontinäkymästä. Tiedonsiirrot -raportilla näytetään tiedonsiirrot järjestelmäintegraation kautta, mutta myös käyttöliittymällä tallennettujen tietojen tapahtumat. Jokainen Vardaan kohdistettu rajapintakutsu näytetään siis omana tiedonsiirron tapahtumana  ja omana rivinään joko "Onnistuneet" taikka "Epäonnistuneet" välilehdellä. Tiedonsiirtojen tapahtumat säilytetään Vardassa 90 päivää, jonka jälkeen sekä onnistuneiden sekä epäonnistuneiden tiedonsiirtojen tapahtumat tyhjennetään. Tämä tarkoittaa, sitä että mikäli olet korjannut epäonnistuneet tiedonsiirrot -sivulla olevan virheen järjestelmäsi kautta taikka käyttöliittymällä, virheilmoitus ei poistu automaattisesti. Mikäli tiedonsiirron virhe korjaantuu, tallentuu siitä uusi ilmoitus "Onnistuneet" tiedonsiirrot sivulle. Tutustu tarkemmin Tiedonsiirrot -raportin rajainten käyttöön sekä raportin käyttövinkkeihin!
  • Excel-raportit (toimipaikat, lapset, maksutiedot, puutteelliset tiedot, vuosiraportti): Excel-raportille voit ladata Vardaan tallennetut voimassa olevat lasten varhaiskasvatus- ja huoltaja- ja maksutiedot, voimassa olevat työntekijä- ja täydennyskoulutustiedot sekä kaikki puutteelliset tiedot (toimipaikkatiedot, lapsitiedot, työntekijätiedot). Raportit on mahdollista tuottaa joko varhaiskasvatustoimija tai toimipaikkatasolla, poislukien puutteellisten tietojen Excel-raportit, jotka ovat ladattavissa vain varhaiskasvatustoimijatasolla. Lisäksi Vardan käyttöliittymän summatasoinen vuosiraportti löytyy nyt osana Excel-raportteja. Käyttöliittymän summatasoinen vuosiraportti ei enää muodosta omaa raporttikokonaisuutta, vaan löytyy osana Vardasta saatavia Excel-raportteja. Vuosiraportti -Excelissä Varda-pääkäyttäjä voi tarkastella Vardan vuosiraportille poimittavia tietoja (tilastointipäivämäärä 31.12.). Varhaiskasvatustietojen lisäksi summatasoisella vuosiraportilla on nyt tarkasteltavissa myös varhaiskasvatuksen henkilöstöä koskevat tiedot. Ks. tarkemmat ohjeet Excel-raporttien käyttöön täältä.

Kuvalliset käyttöohjeet jokaiseen työkaluun löydät Vardan käyttöliittymäohjeesta. Tutustu tarvittaessa myös Vardan virhekoodistoon.

HUOM! Jos tietoja tallennetaan Vardaan integraatiolla on hyvä seurata myös oman lähdejärjestelmän virhelogeja. Vardan tiedon laadun työkaluissa on nähtävissä vain Vardaan jo siirtyneet tiedot sekä epäonnistuneisiin tiedonsiirtoihin jääneet tiedot. Jos tieto ei ole siirtynyt ollenkaan Vardaan tai tiedonsiirtoa ei näy Epäonnistuneet tiedonsiirrot -raportilla, Vardasta ei pääse virheeseen käsiksi. Tällöin on hyvä olla yhteydessä omaan järjestelmätoimittajaan.

7) Ongelmatilanteissa ole yhteydessä joko Vardan asiakaspalveluun tai järjestelmätoimittajaan

Ongelmatilanteet eivät ole syy jättää tietoja tallentamatta tai korjaamatta!

Ongelmatilanteissa ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi. HUOM Mikäli tietoja siirretään Vardaan integraatiolla, ole tiedonsiirron ongelmista ensisijaisesti yhteydessä omaan järjestelmätoimittajaan, jolla on paras tietämys käytössänne olevasta lähdejärjestelmästä.

Suuntaa antava tiedon laadun vuosikello

Alla olevan vuosikellon on tarkoitus tukea varhaiskasvatustoimijoita tietojen tallentamisen ja tiedon laatutyön aikatauluttamisessa ja suunnittelussa omassa organisaatiossaan.  HUOM Vuosikello on suuntaa antava ja aikatauluissa voi tapahtua muutoksia suuntaan ja toiseen. Kyseessä on tiedonhallinnanmalli, jota varhaiskasvatustoimija voi soveltaa parhaaksi katsomallaan tavalla luodessaan omalle organisaatiolle toimivaa tapaa huolehtia Vardan tietojen tallentamisesta, ylläpitämisestä ja laadusta.

Miten Opetushallitus varmistaa Vardan tietojen laatua?*

Opetushallitus osaltaan tekee tiedonlaadun seurantaa muun muassa Vardan vuosiraportin tietojen tarkistusten yhteydessä. Mikäli Opetushallitus seurantansa pohjalta huomaa puutteita tai virheitä tallennetuissa tiedoissa, muistuttaa se varhaiskasvatustoimijoita tietojen tallentamisesta. Opetushallitus kohdistaa muistutusviestinnän varhaiskasvatustoimijan Varda-pääkäyttäjiin/organisaation sähköpostiosoitteeseen. Kesäkuusta 2023 alkaen Vardassa on lisäksi otettu käyttöön kolme automaattimuistutusta, jotka lähtevät Varda-pääkäyttäjille tai organisaation sähköpostiosoitteeseen, kun edellisestä tietojen päivittämisestä on kulunut liian kauan, toimijalla ei ole yhtään Varda-pääkäyttäjää tai toimijan Puutteelliset tiedot -raportilla on puutteita.

• Muistutusviesti 1: Varhaiskasvatustoimijaltanne puuttuu Varda-pääkäyttäjä(t): Viesti lähtee, kun toimijalla ei ole yhtään Varda-pääkäyttäjää. Muistutus lähtee kerran kuukaudessa niin pitkään, kunnes Varda-pääkäyttäjä on olemassa. Viesti lähetetään organisaation sähköpostiosoitteeseen.

Hei varhaiskasvatustoimija (toimijan nimi),

Toimijallanne ei ole Varda-pääkäyttäjää. Varmistakaa riittävät Varda-käyttöoikeudet organisaatiossanne. Ohjeistuksemme mukaan jokaisessa organisaatiossa (kunnat/kuntayhtymät, yksityiset päiväkodit) tulee olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää ja yksityisillä perhepäivähoitajilla ja ryhmäperhepäivähoitajilla yksi Varda-pääkäyttäjä. Kunnallisen varhaiskasvatuksen osalta Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeudet saa Opintopolun vastuukäyttäjältä. Yksityinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja voi olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun Varda-pääkäyttäjän nimeämisen osalta.

Ongelmatilanteissa voitte olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi). 

• Muistutusviesti 2: Korjaa Vardan Puutteelliset tiedot -raportilla olevat puutteet: Viesti lähtee, kun Puutteelliset tiedot -raportilla on yksi tai useampi virhe. Muistutus lähtee kerran kuukaudessa: kuukauden 15. päivä, pois lukien heinäkuu, jolloin viestiä ei lähetetä. Viesti lähetetään organisaation Varda-pääkäyttäjille.

Hei Varda-pääkäyttäjä (toimijan nimi),

Vardassa olevissa tiedoissanne on puutteita. Ole hyvä ja kirjaudu Vardaan ja tarkista Puutteelliset tiedot -raportilla olevat puutteet.

Mikäli tiedot tallennetaan Vardaan tiedonsiirron integraatiolla, puutteet tulee korjata omaan lähdejärjestelmään tai rekisteriin. Korjattuasi tiedot omaan lähdejärjestelmään, varmista tiedonsiirron jälkeen, että puutteellinen tieto korjaantui Katsele tietoja -näkymän kautta. Mikäli tiedot tallennetaan käyttöliittymällä, korjaa tiedot avaamalla toimipaikan/lapsen/työntekijän/toimijan tiedot ja tee tarvittavat korjaukset suoraan lomakkeelle. Kun puute on korjattu, häviää kyseinen puutteellisen tiedon ilmoitus raportilta. Alla näet listauksen puutteista ja niiden lukumääristä.

Mikäli olet ostopalvelu- tai palvelusetelitoimija, ostopalveluna ja palvelusetelillä varhaiskasvatuksessa oleviin lapsiin ja maksuihin liittyvissä virheissä/tietojen tallennuksissa voit olla suoraan yhteydessä järjestäjäkuntaan. Järjestäjäkunta on velvollinen huolehtimaan näiden tietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta Vardassa ostopalvelu- tai palvelusetelitilanteessa. Muistathan kuitenkin tarkistaa toimipaikka- ja henkilöstötietojen oikeellisuuden Vardassa! Toimipaikan ja työntekijätietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta vastaa kukin varhaiskasvatustoimija itsenäisesti.

Varhaiskasvatuspäätöksellä pitää olla päättymispäivämäärä, kun lapsi on yli 8-vuotias. (VP013) 1 kpl Varhaiskasvatussuhteella pitää olla päättymispäivämäärä, kun varhaiskasvatuspäätöksellä on päättymispäivämäärä. (VS012) 2 kpl Maksutiedolla on oltava päättymispäivämäärä, kun lapsella ei ole aktiivista varhaiskasvatuspäätöstä. (MA015) 2 kpl Maksutiedolla on oltava päättymispäivämäärä, kun lapsi on yli 8-vuotias. (MA016) 2 kpl Henkilön nimi ja/tai henkilötunnus eivät täsmää VTJ:ssä oleviin tietoihin. Poista ensin kaikki henkilöön liittyvät tiedot Vardasta, tarkista henkilötunnus sekä nimitiedot ja syötä tiedot uudelleen. (HE017) 1 kpl Työskentelypaikalla pitää olla päättymispäivämäärä, kun palvelussuhteella on päättymispäivämäärä. (TA013) 8 kpl Työntekijän voimassa olevalla palvelussuhteella tulee olla vähintään yksi voimassa oleva työskentelypaikka. Lisää palvelussuhteelle voimassa oleva työskentelypaikka tai päättymispäivämäärä. Mikäli palvelussuhde on voimassa, mutta työskentelypaikka ei pidemmän poissaolon johdosta ole, lisää pidempi poissaolo. (PS009) 1 kpl

Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Varda-tiimiin osoitteessa varda@opintopolku.fi

• Muistutusviesti 3a: Tarkista Vardaan tallennettujen tietojen tilanne (kunnat): Viesti lähtee, kun 1 kk on kulunut siitä, kun Vardassa olevia varhaiskasvatustietoja tai henkilöstötietoja on viimeksi muutettu. Muistutus lähtee kuukauden välein niin pitkään, kunnes tietoa jälleen siirtyy/tallentuu Vardaan. Viesti lähetetään organisaation Varda-pääkäyttäjille.

Hyvä Varda-pääkäyttäjä (toimijan nimi),

Vardassa oleviin varhaiskasvatustietoihin on tehty muutoksia viimeksi (aikaleima) ja henkilöstötietoihin on tehty muutoksia viimeksi (aikaleima). Ole hyvä ja tarkista Vardasta, että tiedot ovat ajan tasalla. Kirjaudu Vardaan osoitteessa virkailija.opintopolku.fi/varda tunnuksella ja salasanalla tai suomi.fi-tunnistuksen kautta.

Tiedonsiirtojen ongelmatilanteissa ota yhteyttä omaan järjestelmätoimittajaan ja ilmoita pidemmästä, yli kuukauden kestävästä tiedonsiirron katkoksesta Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi

• Muistutusviesti 3b: Tarkista Vardaan tallennettujen tietojen tilanne (yksityiset toimijat): Viesti lähtee, kun 6kk on kulunut siitä, kun Vardassa olevia varhaiskasvatustietoja tai henkilöstötietoja on viimeksi muutettu. Muistutus lähtee kuuden kuukauden välein niin pitkään, kunnes tietoa jälleen siirtyy/tallentuu Vardaan. Viesti lähetetään organisaation Varda-pääkäyttäjille.

Hyvä Varda-pääkäyttäjä (toimijan nimi),

Vardassa oleviin varhaiskasvatustietoihin on tehty muutoksia viimeksi (aikaleima) ja henkilöstötietoihin on tehty muutoksia viimeksi (aikaleima). Ole hyvä ja tarkista Vardasta, että tiedot ovat ajan tasalla. Kirjaudu Vardaan osoitteessa virkailija.opintopolku.fi/varda tunnuksella ja salasanalla tai suomi.fi-tunnistuksen kautta.

Mikäli olet ostopalvelu- tai palvelusetelitoimija, ostopalveluna ja palvelusetelillä varhaiskasvatuksessa oleviin lapsiin ja maksuihin liittyvissä virheissä/tietojen tallennuksissa voit olla suoraan yhteydessä järjestäjäkuntaan. Järjestäjäkunta on velvollinen huolehtimaan näiden tietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta Vardassa ostopalvelu- tai palvelusetelitilanteessa. Muistathan kuitenkin tarkistaa toimipaikka- ja henkilöstötietojen oikeellisuuden Vardassa! Toimipaikan ja työntekijätietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta vastaa kukin varhaiskasvatustoimija itsenäisesti.

Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Varda-tiimiin osoitteessa varda@opintopolku.fi

Mitä jos varhaiskasvatustoimija ei huolehdi Varda-tietojen tallentamisesta, ylläpitämisestä ja laadusta?

Jos varhaiskasvatustoimija ei tallenna tietoja Vardaan varhaiskasvatuslain sekä Opetushallituksen määräyksen ja ohjeistuksen mukaisesti eikä osoita tekevänsä tarvittavia toimenpiteitä asian korjaamiseksi, varhaiskasvatustoimijan toiminta ei ole varhaiskasvatuslain mukaista. Varhaiskasvatuksen valvontaviranomainen voi tässä tilanteessa aloittaa asian käsittelyn valvonta-asiana.

Tutustu myös

• Vardan tietojen oikeellisuuden valvonta

Kontroll av uppgifternas kvalitet i Varda

Vilket är användningssyftet för uppgifterna i Varda?

De uppgifter som sparats i informationsresursen inom småbarnspedagogiken om aktörerna inom småbarnspedagogik, verksamhetsställena inom småbarnspedagogik, barnen som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet, klientavgifterna för barnen som deltar i småbarnspedagogik och uppgifter om vårdnadshavarna samt personalen inom småbarnspedagogik kan lämnas ut för myndigheternas verksamhet och för vetenskaplig forskning.

För närvarande lämnas uppgifter regelbundet ut från Varda till Folkpensionsanstalten och Statistikcentralen. Från och med verksamhetsåret 2021 kommer även den årliga rapporten om småbarnspedagogik att sammanställas utifrån uppgifterna som har förts in i informationsresursen inom småbarnspedagogik som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. Läs mer om regelbunden och enskild utlämning av uppgifter från Varda.

Vem bär ansvaret för att föra in och underhålla uppgifterna i Varda samt uppgifternas kvalitet?

Centralt för rapporteringen i Varda är uppgifternas täckning och kvalitet. I enlighet med 67 och 68 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) är kommunen, samkommunen och privata serviceproducenter skyldiga att i fråga om den service de producerar föra in de uppgifter som anges i 70 § i informationsresursen inom småbarnspedagogik (Varda) samt se till att de uppgiftsinnehåll som förs in är korrekta, felfria och aktuella. Aktören inom småbarnspedagogik har alltså en lagstadgad skyldighet att se till att uppgifterna som förs in i Varda är aktuella och korrekta. I arbetet med att kontrollera uppgifternas kvalitet är Utbildningsstyrelsens uppgift att ge kommunerna, samkommunerna och de privata serviceproducenterna tillräckliga verktyg som stöd för arbetet. På den här sidan finns centrala åtgärder och tips till stöd för småbarnspedagogikaktörernas kvalitetsfrämjande arbete.

Hur kontrollerar jag uppgifternas kvalitet i Varda?

Arbetet med att kontrollera uppgifternas kvalitet är en fortlöpande process:

1) Utse ansvarspersoner och försäkra dig om att de introduceras i arbetet

I enlighet med anvisningen för Varda ska alla småbarnspedagogikaktörer tillhandahålla tillräckliga resurser för Varda och processerna i anslutning till Varda inom sin egen organisation. På detta vis säkerställs att uppgifterna förs in enligt tidtabellen och det kvalitetsfrämjande arbetet med att se till att de införda uppgifterna är korrekta och aktuella samt aktörens egen dokumentation.

Varje organisation (kommun, samkommun, privat daghem) bör ha minst två huvudanvändare i Varda.

De som arbetar med Varda ska även introduceras i uppgifterna inom sin egen organisation.

2) Se till att användarrättigheterna är tillräckliga

Småbarnspedagogikaktören är ansvarig för beviljandet av användarrättigheter och för att avsluta användarrättigheter som inte behövs. Användarrättigheter för Varda kan beviljas personer inom den egna organisationen som behöver funktionerna i Varda eller uppgifterna som förts in i Varda för att sköta sina arbetsuppgifter. Se till att din organisation (kommun, samkommun, privat daghem) har minst två huvudanvändare i Varda. Varda-huvudanvändaren kan vid behov bjuda in nya användare enligt denna anvisning.

Om du är en privat familjedagvårdare eller gruppfamiljedagvårdare ska du anhålla om förlängning av dina användarrättigheter i dina egna uppgifter under ”Ansök om förlängning” för att dina användarrättigheter inte ska löpa ut. Du får ett meddelande till din e-post en (1) månad innan giltighetstiden för dina användarrättigheter går ut. Din begäran om användarrättigheter skickas för behandling till Utbildningsstyrelsen, som godkänner användarrättigheten.

Under 2021 har man i Varda övergått till att kommunicera i huvudsak utgående från användarrättigheter för Varda, så det är viktigt att varje organisation har en eller flera Varda-huvudanvändare. På så vis garanteras att varje småbarnspedagogikaktör får del av den aktuella informationen från Utbildningsstyrelsen. Utbildningsstyrelsen upprätthåller alltså inte längre en lista med kontaktuppgifter för uppgiftsansvariga och systemansvariga i Varda!

Här kan du läsa mer om Vardas användaradministration.

3) Ta noga del av anvisningarna och uppgiftsförteckningen för Varda

Du hittar alla anvisningar för Varda här. Du hittar Vardas uppgiftsförteckning här. Utbildningsstyrelsen ordnar dessutom regelbundna Varda-kliniker till stöd för Varda-arbetet. Klinikernas tidtabeller finns här. Vid frågor som gäller Varda kan du kontakta kundtjänsten på adressen varda@opintopolku.fi

4) Försäkra dig om att alla nödvändiga uppgiftsinnehåll finns i Varda

Se till att dina aktörer inom småbarnspedagogik har fört in samtliga nödvändiga uppgifter i Varda, det vill säga

1) uppgifter om verksamhetsställen

2) uppgifter om barnen

3) uppgifter om vårdnadshavare och avgifter

4) uppgifter om personalen (innefattande uppgifter om vikarier med ett anställningsförhållande hos aktören inom småbarnspedagogik) samt eventuell frånvaro på heltid och utan avbrott i 60 dagar eller mer.
5) uppgifter om fortbildning och

6) uppgifter om småbarnspedagogikaktörens hyrda personal med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter som anlitats via ett rekryteringsföretag.

5) Försäkra dig om att uppgifterna som förs in i Varda är aktuella och korrekta

När nya barn eller arbetstagare börjar inom småbarnspedagogiken ska man föra in de nya uppgifterna i Varda så fort som möjligt efter att deltagandet eller anställningsförhållandet inletts. Då uppgifterna överförs med ett dataöverföringsgränssnitt ska de finnas i Varda inom ett (1) dygn i enlighet med anvisningen för Varda. Då uppgifterna förs in via användargränssnittet ska de vara uppdaterade i Varda senast månadens 15:e och månadens sista dag. Om det under denna tidsperiod inte sker ändringar i uppgifterna är det inte nödvändigt att logga in i Varda via gränssnittet.

Vid uppgifter överförs med systemintegration ska du åtgärda eventuella problem med överföringen av uppgifter så fort som möjligt genom att kontakta systemleverantören, så att ingen fördröjning uppstår i införandet av uppgifter i Varda. På den här undersidan har vi samlat de vanligaste felen vid överföringen av uppgifter och hur de kan åtgärdas: Hur man korrigerar fel i uppgiftsöverföringarna

När uppgifter överförs med en systemintegration ska du försäkra dig om att tilläggen och korrigeringarna i källsystemet även är synliga i Varda. Här ska du använda verktygen i Vardas användargränssnitt (se punkten Åtgärda fel löpande och använd verktygen i Vardas användargränssnitt i det kvalitetsfrämjande arbetet)

6) Åtgärda fel löpande och använd verktygen i Vardas användargränssnitt i det kvalitetsfrämjande arbetet

I Vardas användargränssnitt finns rapporter till stöd för småbarnspedagogikaktörernas kvalitetsfrämjande arbete. I vyn Granska uppgifter är det möjligt att granska uppgifterna som förts in i Varda på tre mellanblad och göra olika avgränsade sökningar för att kontrollera kvaliteten på uppgifterna i Varda. Varda-huvudanvändare har i Vardas användargränssnitt tillgång till alla uppgifter som förts in i Varda och till alla rapporter. Det lönar sig att korrigera fel så löpande som möjligt, så att ingen fördröjning uppstår i korrigeringen av fel. På detta vis minimeras risken för att aktören inte har möjlighet att åtgärda uppkomna fel i ett senare skede (till exempel om uppgiften redan har avslutats i källsystemet eller om källsystemet har ändrat). Vid eventuella problem med överföring av uppgifter vid systemintegration ska man kontakta den egna systemleverantören omedelbart då felet upptäcks. Det kan ta lång tid att åtgärda problem med överföringen av uppgifter, så det går snabbare att hitta en lösning om man genast meddelar om felet.

För att granska uppgifterna kan aktören inom småbarnspedagogik använda Vardas användargränssnitt och

1. vyn Granska uppgifter

• Verksamhetsställen, barn, uppgifter om avgifter, sammandrag

1. Helheten Rapporter (Uppgifter om aktören > Rapporter)

• Bristfälliga uppgifter (verksamhetsställen, barn, uppgifter om avgifter): I rapporterna över bristfälliga uppgifter sammanställs alla bristfälliga uppgifter som aktören inom småbarnspedagogik har förts in i Varda. I de bristfälliga uppgifterna listas brister som gäller verksamhetsställen, barn och arbetstagare. Om du för in uppgifterna med Vardas användargränssnitt kan du åtgärda problemet direkt genom att redigera uppgifterna på blanketten. Om du däremot överför uppgifter till Varda genom en systemintegration, behöver du åtgärda de bristfälliga uppgifterna i det egna källsystemet eller registret. När uppgifterna har korrigerats i källsystemet, ska du kontrollera efter uppgiftsöverföringen att korrigeringen verkligen lyckades. Det gör du via sidan ”Granska uppgifter”. Då korrigeringen har gjorts försvinner också den bristfälliga uppgiften i fråga från rapporten över bristfälliga uppgifter.
• Överföringar av uppgifter: sammandrag, misslyckade, lyckade: Rapporten över uppgiftsöverföringar består av tre helheter: ett sammandrag över de sparade uppgifterna samt översikter över lyckade uppgiftsöverföringar och över de uppgiftsöverföringar som resulterat i en felsituation. På rapporten över uppgiftsöverföringar syns de uppgiftsöverföringar som gjorts genom en systemintegration, men även införandet av uppgifter med användargränssnittet. Varje gränssnittsanrop riktat till Varda visas alltså som en egen uppgiftsöverföring och på en egen rad, antingen under mellanbladet över lyckade uppgiftsöverföringar eller mellanbladet över misslyckade uppgiftsöverföringar. Uppgifterna om uppgiftsöverföringarna sparas i Vardas i 90 dagar, varefter förteckningen över både lyckade och misslyckade överföringar töms. Det innebär alltså att felmeddelandet inte försvinner automatiskt, även om du har korrigerat misslyckade uppgiftsöverföringar antingen via det egna systemet eller användargränssnittet. Om den felaktiga uppgiftsöverföringen korrigeras, sparas korrigeringen som en ny händelse under mellanbladet över lyckade uppgiftsöverföringar. Läs mer om användningen av avgränsning i rapporten över uppgiftsöverföringar och tipsen för användning av rapporten!
• Excel-rapport (verksamhetsställen, barn, uppgifter om avgifter, bristfälliga uppgifter, årsrapport): På Excel-rapporterna kan du ladda ner de giltiga uppgifter som finns i Varda om barnens småbarnspedagogik, vårdnadshavare och klientavgifter, de giltiga uppgifterna om arbetstagare och fortbildning samt alla bristfälliga uppgifter (uppgifter om verksamhetsställe, uppgifter om barnet, uppgifter om personalen). Rapporterna kan skapas för antingen aktörer inom småbarnspedagogik eller verksamhetsställen, med undantag för Excel-rapporterna över bristfälliga uppgifter, som endast kan laddas ner på aktörsnivå. Dessutom ingår årsrapporten på summanivå i Vardas användargränssnitt nu i Excel-rapporterna. Årsrapporten på summanivå i användargränssnittet utgör inte längre en egen rapporthelhet, utan ingår i Vardas Excel-rapporter. I Excelfilen Årsrapport kan Varda-huvudanvändaren granska uppgifterna som hämtas för Vardas årsrapport (statistikföringsdag 31.12). Utöver uppgifter om småbarnspedagogik ingår i årsrapporten på summanivå nu även uppgifter om personalen inom småbarnspedagogik. Se närmare anvisningar för användningen av Excel-rapporterna här.

Illustrerade användaranvisningar för varje verktyg finns i anvisningen för Vardas användargränssnitt. Bekanta dig även vid behov med Vardas felmeddelanden.

OBS! Om uppgifterna förs in i Varda med en systemintegration, lönar det sig att även hålla koll på felloggarna i det egna källsystemet. I verktygen för granskning av uppgifternas kvalitet i Varda visas endast uppgifter som redan förts in i Varda och uppgifter vars överföring misslyckats. Om en uppgift inte har förts in överhuvudtaget i Varda eller överföringen inte visas på rapporten över misslyckade överföringar, är det inte möjligt att komma åt felet i Varda. I detta fall lönar det sig att kontakta den egna systemleverantören.

7) Vid problem, kontakta antingen Vardas kundtjänst eller systemleverantören

Problemsituationer är inte en orsak att inte föra in eller korrigera uppgifter i Varda!

I problemsituationer, vänligen kontakta Vardas kundtjänst på adressen varda@opintopolku.fi. OBS Om uppgifterna förs över till Varda med systemintegration, ska du i första hand kontakta din egen systemleverantör vid problem med överföringen av uppgifter. Systemleverantören är den som bäst känner till det källsystem som ni använder.

Riktgivande årsklocka för kontroll av uppgifternas kvalitet

Syftet med årsklockan är att stödja småbarnspedagogikaktörerna när de för in uppgifter i Varda samt med tidtabellen för det kvalitetsfrämjande arbetet och planeringen inom den egna organisationen. OBS Årsklockan är riktgivande och det kan förekomma ändringar i tidtabellen. Det rör sig om en modell för informationshantering, som aktören kan tillämpa på det sätt som man anser är bäst när man skapar ett fungerande sätt för den egna organisationen att föra in och underhålla uppgifterna i Varda samt för det kvalitetsfrämjande arbetet.

Sivun sisältö