Katso yleisimmät tiedonsiirtovirheilmoitukset ja niiden korjaukset alasivulta Tyypillisiä virheitä KOSKI-tiedonsiirroissa.

1. Tiedonsiirtovirheiden näyttäminen KOSKI-palvelussa

Kun lähdejärjestelmän ja KOSKI-palvelun välisessä tiedonsiirrossa tapahtuu virhetilanne, KOSKI-palauttaa virheilmoituksen lähdejärjestelmään. Virheilmoitus ja virheen syyt löytyvät myös KOSKI-palvelun käyttöliittymän "tiedonsiirrot"-välilehdeltä. "Virhe"-sarakkeesta (selitteet tyypillisimmille tiedonsiirtovirheille löytyvät alaosiolle Tyypillisiä tiedonsiirron virheitä KOSKI-testauksessa). Tiedonsiirron tiedot näkyvät listalla niin kauan, kunnes virheen aiheuttanut tieto on korjattu lähdejärjestelmään ja opiskelijan tiedot tämän jälkeen siirretty onnistuneesti KOSKI-palveluun. Huomioithan, että virhelistalla olevan oppijan opiskeluoikeuden tiedot eivät päivity KOSKI-palveluun ennen kuin tiedonsiirtovirhe on korjattu.

Opintohallintojärjestelmissä saattaa olla myös omia virheentarkistuksia, jotka estävät tiedonsiirron KOSKI-palveluun jo ennen kuin tietoja yritetään siirtää. Tällöin virhe ei näy KOSKI-palvelun käyttöliittymässä, sillä virheilmoitus tulee opintohallintojärjestelmän omista tarkistuksista. Tällaisista virheistä, ja miten ne korjataan tulee olla yhteydessä oman opintohallintojärjestelmän toimittajan tukeen.

2. Virheenkorjaus KOSKI-palvelussa

Koulutuksen järjestäjä vastaa yhteisrekisterinpitäjänä tallentamiensa tietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta. Mikäli oppijan tiedoissa havaitaan virhe KOSKI-palvelussa, tulee tieto korjata viipymättä KOSKI-palveluun.
Syynä tähän on kansalaisen oikeusturvan vaarantuminen: KOSKI tarjoaa näkymää oppijan tietoihin muille viranomaisille laissa määritellyn käyttötarkoituksen mukaisesti, ja väärä tietosisältö voi pahimmillaan aiheuttaa virhetulkinnan (esimerkiksi opintoetuuden epääminen).
Kansalaisella on näkymä omiin tietoihinsa KOSKI-palvelussa. Huomatessaan virheen omissa tiedoissaan, kansalaisella on mahdollisuus raportoida siitä KOSKI-palvelun kautta koulutustoimijalle, joka on tallentanut tiedon palveluun. 

Jos opiskeluoikeustiedot siirretään tiedonsiirroilla, virheiden korjaaminen tulee aina tehdä opintohallintojärjestelmässä, josta siirretään korjattu tieto KOSKI-palveluun. Opiskeluoikeuksia voi käsin korjata suoraan KOSKI-palvelun käyttöliittymässä vain niissä tilanteissa, joissa opiskeluoikeus on alun perinkin luotu suoraan KOSKI-palvelun käyttöliittymän kautta. 

Alla esimerkkejä kuinka tiedot korjataan riippuen siitä, millä tasolla virheellinen tieto on. 

Esimerkkejä vääristä suoritustiedoista opiskeluoikeudella:
  • väärä/ylimääräinen tutkinnon osa
  • väärä lukion kurssi
  • väärä arvosana

Opiskeluoikeuksia hallinnoidaan ja tiedot opintohallintojärjestelmästä:

Tässä tilanteessa tilanne korjataan korjaamalla tiedot lähdejärjestelmässä ja siirtämällä korjattu opiskeluoikeus KOSKI-palveluun uudelleen. Tietoja KOSKI-palveluun siirrettäessä tiedot toimitetaan aina täydellisenä kokonaisuutena, eli kaikkien muidenkin tietojen tulee olla korjaavassa tiedonsiirrossa oikein. Aiempi vääriä suoritustietoja sisältävä opiskeluoikeus jää versiohistoriaan, mutta ei enää näy opiskelijan tiedoissa.

Opiskeluoikeus on luotu alun perin suoraan KOSKI-palvelun käyttöliittymään:

Jos opiskeluoikeus on tallennettu käyttöliittymän kautta manuaalisesti, virheelliset tiedot voidaan poistaa ja/tai korjata normaalisti muokkaustilassa (ks. tarkemmin opiskeluoikeus- ja suoritustietojen lisäämisestä ja muokkaamisesta käyttöliittymän kautta osiossa Opiskeluoikeus- ja suoritustietojen syöttö käyttöliittymässä).

Virheellisesti siirretyn/tallennetun vuosiluokkasuorituksen/aineopintosuorituksen (nuorten perusopetus) tai alkuvaiheen/päättövaiheen/aineopintosuorituksen (aikuisten perusopetus) voi poistaa oppijan tietojen katselukäyttöliittymässä. Poistaaksesi väärin siirretyn/tallennetun perusopetuksen päätason suorituksen siirry katselukäyttöliittymässä sen perusopetuksen päätasonsuorituksen välilehdelle, jonka haluat poistaa. Klikkaa välilehden oikeassa ylälaidassa olevaa "Poista suoritus"-linkkiä (HUOM! Syöttökäyttöliittymän luoduissa opiskeluoikeuksissa linkki löytyy siirryttyäsi muokkaustilaan.).

Klikattuasi linkkiä sinua pyydetään joko perumaan tai vahvistamaan mitätöinti.

Opiskeluoikeuksia mitätöidään KOSKI-palvelusta vain siinä tilanteessa, että mitätöityä opiskeluoikeutta ei olisi pitänyt alun perin olemassakaan, tai opiskeluoikeuden perustiedot ovat niin väärin, ettei niitä voida korjata korjaavalla tiedonsiirrolla.

Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi:

  • Väärä opiskeluoikeuden tyyppi (esim. oppilaalle luotu perusopetuksen opiskeluoikeus kun oppilas tosiasiallisesti aloittanut perusopetukseen valmistavassa)
  • Opiskeluoikeus on tallennettu väärälle henkilölle (väärä hetu tai oppijanumero)
  • On luotu opiskeluoikeus, jota ei oikeasti ole olemassa (oppija ei koskaan aloittanut koulutuksessa)
  • Oppijalle on luotu vahingossa useita päällekkäisiä opiskeluoikeuksia kun pitäisi olla vain yksi opiskeluoikeus

Virheellinen opiskeluoikeus tulee vielä erikseen mitätöidä katselukäyttöliittymässä käyttäen "Mitätöi opiskeluoikeus"-toimintoa.

KOSKI-pääkäyttäjä voi mitätöidä muokkaustilassa opiskeluoikeuden perustiedoista, "Versiohistoria"-linkin alapuolelta löytyvästä "Mitätöi opiskeluoikeus"-linkistä (HUOM! Syöttökäyttöliittymän kautta luoduissa opiskeluoikeuksissa linkki löytyy siirryttyäsi muokkaustilaan.).

Klikattuasi linkkiä sinua pyydetään joko perumaan tai vahvistamaan mitätöinti.

Jos opiskelijalle tulisi kuitenkin luoda KOSKI-palveluun jokin opiskeluoikeus, tulee KOSKI-palveluun luoda mitätöinnin jälkeen perustiedoiltaan korjattu uusi opiskeluoikeus joko tiedonsiirrolla tai aloittaa opiskeluoikeus- ja suoritustietojen tallentaminen alusta. Jos halutaan luoda uusi opiskeluoikeus  uudella tiedonsiirrolla, tulee siirtävästä lähdejärjestelmästä tyhjentää oppijan tiedoista kenttä, johon on palautunut aiemmin mitätöidyn opiskeluoikeuden oid (numerosarja muotoa 1.2.246.562.15.XXXXXXXXXX). Jos kenttää ei tyhjennetä, tulkitsee KOSKI-palvelu että järjestelmästä yritetään päivittää mitätöityä opiskeluoikeutta. Kun uusi opiskeluoikeus siirretään tyhjällä kentällä, KOSKI luo ja palauttaa opintohallintojärjestelmään uuden opiskeluoikeuden oid-tunnisteen.

HUOM! Jos mitätöityyn ammatilliseen opiskeluoikeuteen on tehty HOKS ja sen tietoja on siirretty eHOKSiin, mitätöidystä opiskeluoikeudesta pitää ilmoittaa myös eHOKSin asiakaspalveluun, ehoks@opintopolku.fi. Mitätöityyn opiskeluoikeuteen liittyvä HOKS on poistettava eHOKS-järjestelmästä. Poistamisen tekee Opetushallitus.