Kunkin korkeakoulun ja verkoston osalta tarvitaan suunnitelma, millä askelilla korkeakoulu pystyy ottamaan uudet ristiinopiskelun toimintatavat käyttöön. Aikataulua voi rajata esimerkiksi korkeakoulun opintotietojärjestelmän käyttöönoton tai versiopäivityksen ajankohta. Täysin yhteistä etenemisaikataulua verkoston korkeakouluissa ei todennäköisesti voi toteuttaa.

Yksittäisen verkoston koordinaattorin ja verkostoyhteyshenkilön tulisi löytää vastaukset alla oleviin käytännön asioihin ja tarvittaessa viedä asioita verkoston päättävien elimien linjattavaksi.

Lista sovittavista asioista Ristiinopiskelupalveluun liityttäessä

Opiskelijat

  • Kotikorkeakoulun opintotietojärjestelmässä kohdennetaan verkostot opiskeluoikeuksille, joilla on oikeus ristiinopiskeluun kyseisessä verkostossa
  • Kohdekorkeakoulun opintotietojärjestelmässä kohdennetaan opintotarjontaa verkostoihin Sovitaan prosessista, jossa opiskelija ilmoittaa muuttuneista henkilö- ja yhteystiedoistaan aina kotikorkeakouluun. Muuttunut tieto viedään automaattisesti kohdekorkeakouluun. 
  • Opiskeluoikeusaika päivitetään kotikorkeakoulusta kohdekorkeakouluun (kohdekorkeakoulun opiskeluoikeus ei voi olla pitempi kuin kotikorkeakoulun)
  • Jos opiskelijalla on jo identiteetti kohdekorkeakoulussa, pyritään tyypillisesti muodostamaan uusi opiskeluoikeus vanhaan identiteettiin (korkeakoulun omat identiteetinhallinnan prosessi)

Opintotarjonta

  • Opintotarjonnan kohdentaminen verkostolle, huomioitavia asioita:
    • Opintotarjonnan julkaiseminen oikealle kohderyhmälle on ristiinopiskelun myötä erityisen tärkeää, koska julkaisun myötä tarjonta näkyy verkoston kaikkien korkeakoulujen tarjonnassa HOPSissa. Virheet kohdentamisessa, johtavat massiivisiin korjausliikkeisiin monessa korkeakoulussa.
    • Opiskeluoikeuksia voidaan kohdistaa verkostoihin eri kriteereillä, esimerkiksi koulutusmuodon tai tutkinto-ohjelman mukaan (opintotietojärjestelmäkohtainen)
    • Opintotarjonta löytyy oman opintotietojärjestelmän kautta kohdennusten mukaisesti
    • Jos verkostolla on kovin monimutkaiset tarjonnan kohdistamissäännöt, kannattaa miettiä mitä palvelua käyttää julkaisuun ja ilmoittautumisiin. Kohdistuksia voidaan tehdä vain verkostokohtaisesti eli verkoston sisällä ei voi olla erilaisia kohdistuksia
    • Verkoston sisällä voi olla vain yhdenlainen kohdistus. Kohdennuksia ei voi tehdä toteutuskohtaisesti vaan ne tehdään verkostokohtaisesti.
    • Verkostossa koko tarjonta tulee kohdistaa samanlaisena kaikille verkoston sisältämille kohderyhmille. Ei siis voi valita, että verkostoon kuuluvien tutkinto-ohjelman x opiskelijat voivat osallistua jaksoille a, b ja c ja tutkinto-ohjelman y opiskelijat vain jaksoille d, e ja f.
    • Kannattaa tutkia, välitetäänkö opintotietoja omasta opintotietojärjestelmästä myös muihin kanaviin (esim. Joopas, TUNI avoin AMK yms.), miten opintotarjonnan mahdollisesta muuttuneesta käytännöstä tiedotetaan opiskelijoille ja henkilökunnalle?
    • Useimpien toisen asteen oppilaitosten opintotietojärjestelmä ei tue Ristiinopiskelupalvelua (esim. Priimus)
  • Jos opintojaksolla on tilaa ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen ja halutaan jälki-ilmoittautumisia, tulee toteutuksen ilmoittautumisaikaa jatkaa
  • Ristiinopiskelupalvelu ei rajaa ilmoittautumisten määrää, vaikka maksimi kiintiötieto voidaan antaa informatiivisena tietona.  Jos verkostossa on käytössä kiintiöpaikkamenettely, se on verkoston omaa manuaalista työtä.

Ilmoittautuminen/peruuttaminen

  • Läsnä-/poissaolojen master-järjestelmä on kotikorkeakoulun opintotietojärjestelmä. Ristiinopiskelun kannalta tarvittavat tiedot päivittyvät kohdekorkeakouluun automaattisesti.
  • Kohdekorkeakoulun muihin tietojärjestelmiin tarvittavien käyttövaltuuksien muodostamisesta vastaa korkeakoulun omat käyttövaltuushallinnan prosessit. Niiden muodostumiseen saatetaan kuitenkin käyttää Ristiinopiskelupalvelun kautta saatuja tietoja.
  • Opintosuoritustietojen master-järjestelmä on kohdekorkeakoulu (normaali suoritus), josta suoritustiedot siirtyvät automaattisesti kotikorkeakouluun (normaali suoritus, joka siirtyy Virtaan hyväksiluettuna).
  • Jos opiskelija haluaa peruttaa ilmoittautumisensa opintojaksolle, miten se tapahtuu?
    • Onko joku määritelty aika, mihin mennessä on peruutettava (opiskelijalle kerrottava ohjeistuksessa)
    • Peruuttamisohjeet (opinnot maksuttomia, niin ei ole sanktioita?)
    • Jos opiskelijaa ei ole hyväksytty toteutukselle, opiskelija pystyy peruuttamaan ilmoittautumisensa koska tahansa (opiskelijan työpöytä, Peppi)
    • Jos opiskelija on jo hyväksytty toteutukselle, voi opiskelija peruuttaa ilmoittautumisensa ilmoittautumisaikana (opiskelijan työpöytä, Peppi)
    • Muissa tilanteissa opiskelija ottaa yhteyttä kohdekorkeakoulun opintotoimistoon

Opiskeluaika

  • Opiskeluoikeus syntyy kohdekorkeakouluun toteutukselle ilmoittautumisen yhteydessä ja tällöin opiskeluoikeuden päättymisajankohdaksi asetetaan toteutuksen päättymisajankohdan lukuvuoden loppu. Esimerkiksi toteutuksen päättymisajankohta on 15.4.2021 opiskeluoikeuden päättymisajankohdaksi asetetaan 31.7.2021.
  • Muuttunut opiskeluoikeus päivitetään automaattisesti (eroamisen tai valmistumisen yhteydessä)
  • Opintotietojärjestelmissä (Pepissä) kohdekorkeakoulun virallinen opiskeluoikeus muodostuu vasta silloin, kun opiskelija hyväksytään toteutukselle. Ennen hyväksyntää opiskelija ns. ”haamuopiskelija ja haamuopiskeluoikeus” eli tiedot näkyvät vain ilmoittautumisrekisterissä.
  • Jos opiskelijalla ei ole aiempaa hyväksyttyä opiskeluoikeutta, "haamuopiskelija ja -opiskeluoikeus" voidaan poistaa manuaalisesti tai automaattisesti ennalta määritellyn ajanjakson jälkeen.
  • Jos opiskelijalla on aiempi hyväksytty opiskeluoikeus, "haamuopiskeluoikeus" voidaan poistaa manuaalisesti tai automaattisesti ennalta määritellyn ajanjakson jälkeen.
  • Jos opiskelija on hyväksytty toteutukselle ja opiskelija peruu ilmoittautumisen, virallinen opiskeluoikeus jää ja se pitää päättää kohdekorkeakoulun omien käytäntöjen mukaisesti.

Opintojen/opiskeluoikeuden päättyessä

  • Suoritustiedot siirtyvät automaattisesti kotikorkeakouluun, kun ne on kohdekorkeakoulussa tallennettu opintotietojärjestelmään.
  • Opiskeluoikeuden päättyessä ei tapahdu mitään.

Raportoinnit

  • Ristiinopiskelupalveluun ei tallenneta tietoa pysyvästi, tästä syystä se ei sovellu raportoinnin välineeksi.
  • Opintotietojärjestelmässä (Peppi) on Ristiinopiskelupalvelun synkronointistatus, josta nähdään viestikohtaiset statustiedot. Lähtökohtaisesti koti- ja kohdekorkeakoulu pyrkivät ratkaisemaan virhetilanteen keskenään. Mikäli tiedonsiirron virhetilanne vaatii yhteydenottoa Ristiinopiskeupalvelun ylläpitäjään (CSC), tehdään selvitystyö kotikorkeakoulun opintotietojärjestelmän ylläpitäjän aloitteesta.
  • Korkeakoulun raportointityökaluna toimii edelleenkin korkeakoulujen omat opintotietojärjestelmien raportit.
  • Opiskelijan suoritusmerkintä lähetetään kotikorkeakoulun opintotietojärjestelmään. Kohdekorkeakoulussa syntynyt suoritus näkyy Virrassa alkuperäisenä ja kotikorkeakouluun siirretty suoritus näkyy Virrassa toisessa korkeakoulussa suoritettuna, sisältäen alkuperäisen korkeakoulun tiedon.
  • No labels