Tiedolla johtamisen prosessin tavoitteena on varmistaa, että johtamisen kannalta oikea tieto tavoittaa oikeat ihmiset oikeaan aikaan niin, että he ainakin teoriassa tietävät, mitä sillä tiedolla pitäisi tehdä ja miten tietoa kannattaisi hyödyntää.

Tiedolla johtamisen prosessi on liima erityisesti organisaation tiedon, johtamisrakenteen ja ihmisten välillä. Tiedolla johtamisen prosessi kytkee ihmiset tiedolla johtamisen arkkitehtuuriin ja antaa heille tuen tiedon tuottamiseen ja hyödyntämiseen. Tiedolla johtamisen prosessi kytkee tiedolla johtamisen arkkitehtuurissa määritellyn tiedon organisaation johtamisrakenteisiin ja käytännön toimintaan.

Siinä missä tiedon johtamisen prosessi on kiinnostunut erityisesti itse tiedosta, tietojärjestelmistä ja teknologiasta, tiedolla johtamisen prosessi yhdistää johtamiseen tarvittavan tiedon ihmisiin eli tiedolla johtajiin ja johtamisprosesseihin. Toisaalta tiedolla johtamisen prosessi sekä raportointi ja analytiikka kytkeytyvät voimakkaasti toisiinsa. Tiedolla johtamisen prosessi määrittää tiedon raportointi-, hyödyntämis-, ja reagointirakenteet johtamistarpeesta käsin ja raportointi pyrkii toteuttamaan tiedon käytännössä näkyväksi prosessin mukaisesti – sulassa sovussa toisiaan kuunnellen. 

Käytännössä ne tarkoittavat sitä, että organisaatiossa on määritelty, kuvattu ja viestitty selkeä toimintamalli:

  • Milloin mitäkin tietoa tuotetaan, kenen toimesta ja mihin tarkoitukseen
  • Mitä tietoa raportoidaan ja jaetaan, milloin ja kenelle sekä miten ja missä tilanteissa
  • Millä tavalla tiedosta keskustellaan, miten sitä hyödynnetään ja miten sen varassa toimitaan
  • Organisaatiossa on selkeät puuttumis-, kannustus- ja tukitoimiin tarvittavat toimintamallit tavoitteista poikkeaviin tuloksiin reagoimiseksi
  • On tiedossa tiedolla johtamisen vastuu ja roolit ja kenen puoleen kääntyä, mikäli tarvitsee apua tiedolla johtamiseen

Tiedolla johtamisen prosessi kiteytyy siis viiteen keskeiseen osa-alueeseen. Ne ovat 1) tiedon tuottamisen prosessi, 2) tiedon raportoinnin ja jakamisen prosessi, 3) tietoon reagoinnin prosessi, 4) tiedon hyödyntämisen prosessi ja 5) tiedolla johtamisen tukiprosessi.

(Listenmaa 2023)

Tiedolla johtamisen prosessimalli (Laihonen et al. 2013)

Tietojohtamisen toimintamalli

Tieto-osaava –hankkeessa muodostettiin tietojohtamisen toimintamalli. Toimintamalli sisältää keskeiset tietojohtamisen vaiheet mukaan lukien tiedon hyödyntämisen toimintamallin sekä liittäytymisen osaksi oppilaitoksen toiminta- ja johtamisjärjestelmää.

Toimintamalli toimii kuvauksena eri funktioista, joita tietojohtamiseen kuuluu ja jotka jollakin tavalla tulisi järjestää jokaisessa oppilaitoksessa.

Malli lähtee tietojohtamisen johtamisen organisoinnista: ”Miten kehitämme tietojohtamista systemaattisesti oppilaitoksessa?”. Tämä aloitetaan tietojohtamisen strategiasta tai toimenpideohjelmasta, jossa asetetaan tavoitteet, vaadittavat kyvykkyydet sekä tunnistetaan kehittämistoimenpiteet, joita tullaan edistämään. Strategian tulisi olla myös dynaaminen eli se tulisi ajatella jatkuvana toimintona, jota tarkastellaan uudelleen ajan kuluessa. Tietojohtamisen kypsyyden seuranta on hyvä työkalu kehittämiskohteiden tunnistamisessa ja tietojohtamisen vaikutuksen sekä vaikuttavuuden todentamiseksi. Tähän yhteyteen kuuluu myös organisoituminen, eli mitkä ovat roolit, vastuut ja foorumit tietojohtamiselle. Erityisesti yhteistyön mahdollistaminen koulutusalojen ja tukifunktioiden, etenkin tietohallinnon kanssa ovat oleellisia tiedon omistajuuden määrittelyn sekä digitalisaation kehittämiseen liittyvän laajemman kytkeytymisen kannalta.

Seuraavaksi tietopalveluiden ja toiminnan rajapintaan tulisi asettaa toimintoja, jotta varmistetaan tiedolla johtamisen ratkaisuiden toiminnanmukaisuus. Tietotarpeiden jatkuvan kartoittamisen sekä mittareiden määrittelyn tavat ovat keinoja tämän toteuttamiseksi. Tietotuotteiden muodostaminen eli esimeriksi erilaiset raportit ja raportointikokonaisuudet tulisi määritellä ajantasaisten tietotarpeiden pohjalta ja tietotarpeet tulisi kartoittaa kaikilta organisaatiotasoilta: strategiselta (johto), taktiselta (koulutusalat) ja operatiiviselta (opettajat) tasolta. Raporteilla näkyvät mittarit tulisi määritellä systemaattisesti toiminnan ihmisten toimesta, ei tietohallinnon. Johdon pitää pystyä määrittelemään sellaiset mittarit, jotka kuvaavat oppilaitoksen strategiassa onnistumista, ja viemään tieto koko organisaatiolle. Tähän tarvitaan sapluunaa, jonka varassa mittarointia toteutetaan. Datan tuotannon laadun varmistaminen on myös oma kokonaisuutensa, joka vaatii huomiota ja jonka tulisi olla enemmän toiminnan kuin tietohallinnon vastuulla. Kirjaaminen kun tapahtuu osana arjen perustyötä ja on näin ennemmin tapa- ja johtamiskysymys kuin tekninen!

Kun lähestytään kohti konkretiaa ja teknologiaratkaisuita, tulisi oppilaitoksen saada kytkettyä kokonaisarkkitehtuurityö tukemaan tietojohtamista ja toisinpäin. Tiedonhallintamalli ja muut ka-kuvaukset ovat erinomainen lähtökohta erilaisten ratkaisuiden kehittämiselle. Tietoarkkitehtuurikuvaukset tarjoavat suoraan vastauksen kysymykseen: ”mikä on tietopääomamme eli mitä tietoa meillä on”. Käsitemallit varmistavat, että puhutaan asioista yhteisin käsittein ja erilaiset dataratkaisut fyysisten tietomallien osalta pystytään toteuttamaan sutjakammin ja laadukkaammin kun tiedetään, mitä asioilla tarkoitetaan.

Raportoinnin arkkitehtuurille voidaan luoda myös hallintamalli, jossa määritellään raporttien omistajuudet sekä prosessit, joilla niitä ylläpidetään ja kehitetään. Tämä on kuitenkin aivan mahdollista määritellä myös osana koko tietojohtamisen organisoitumista.

Viimeisenä metodina on käyttäjälähtöinen tietotuotteiden määrittely, joka tarkoittaa palvelumuotoilun keinoin toteuttavia käyttäjähaastatteluita- ja kartoituksia, joiden avulla pystytään suunnittelemaan tietotuotteet vastaamaan niiden käyttäjien tarpeita. Viimeisenä vaiheena on sitten itse tietoalustan ja raportointiratkaisuiden toteutukset, joissa luodaan yksinkertaistaen dataputki alkulähteiltä visuaaliseen muotoon hyödynnettäväksi. Tämä on merkittävä toiminto, joka vaatii monenlaista teknologista osaamista ja työkaluja, riippuen ratkaisuarkkitehtuurista, jonka oppilaitos on valinnut.

Toimintamallin viimeinen osa tiedon saattaminen osaksi toimintaa eli se, miten tieto laitetaan töihin! Tietotuotteiden käyttöönotto eli esimeriksi erilaiset tilaisuudet, joissa uudet raportit otetaan käyttöön ja tiedon hyödyntämisen toimintamalli/prosessit ovat keinoja varmistaa, että oikea tieto saavuttaa oikeat ihmiset, oikeaan aikaan, ja että tieto myös johtaisi toimenpiteisiin.

  • No labels