Tietohallintopalvelut tarkoittavat prosesseja, käytäntöjä ja järjestelmiä, joilla organisaatio hallitsee ja johtaa kaikkia toimintansa järjestämiseen liittyviä tietojaan sen elinkaaren eri vaiheissa. Tietovarasto on tietokanta, joka on suunniteltu keräämään, tallentamaan ja yhdistämään eri tietolähteistä peräisin olevaa dataa, jotta sitä voidaan käyttää tehokkaasti raportointiin, analyysiin ja päätöksentekoon.

Kokonaisvaltainen tiedonhallinta edellyttää keskitettyä tietovarastoa, johon eri järjestelmissä hajaallaan oleva data integroidaan kokonaisuudeksi, josta tietoa voidaan analysoida ja jakaa erilaisten mittaristojen, raporttien ja visualisointien muodossa. 

Koulutuksen järjestäjät tarvitsevat tietovarastoa eri lähteistä tulevan datan käsittelyyn, yhdistämiseen ja siirtämiseen tietotyöpöydille. Sisäisesti tietoa kerätään esimerkiksi opintohallintojärjestelmästä ja digitaalisista oppimisympäristöistä. Organisaation ulkopuolelta kertyvää tietoa saadaan esimerkiksi KOSKI- ja eHOKS-raporteista. Tietoja hyödynnetään organisaation tietovarastojen kokoamisessa. Tietoja käsitellään ja muokataan edelleen esimerkiksi raportointia varten. Tietotyöpöydät räätälöidään työtehtävien ja organisaatioiden tarpeiden mukaan, ja ne koostavat tärkeitä mittaristoja ja raportteja erilaisiin personoituihin käyttäjänäkymiin. (OA-hanke, 2023)


 

Tietovarasto

Tietovarasto (engl. data warehouse, DW) on keskitetty ja organisoitu kokoelma tietoa, joka on tallennettu ja saatavilla yhdessä paikassa. Se voi sisältää monenlaisia ​tärkeitä tietoja organisaation toiminnasta. Tietovarasto on suunniteltu helpottamaan tietojen hallintaa, analysointia ja käyttöä. Tietovarasto kerää tietoa eri lähteistä, kuten operatiivisista järjestelmistä, tietokannoista, ulkoisista tiedonlähteistä ja muista tietolähteistä. Tämä tieto integroidaan ja muunnetaan usein - muttei aina - yhtenäiseen muotoon, jotta sitä voidaan helpommin käsitellä ja analysoida.

Tietovarasto on siis tietojärjestelmä, johon voidaan kerätä ja tallentaa suuria määriä erityyppisiä tietoja organisaation tarpeita varten. Tietovarasto koostuu yleensä tietokannoista, joihin data on tallennettu tietyn datamallin mukaisesti. Dataa järjestellään ja käsitellään siten, että sitä voidaan helposti ja tehokkaasti käyttää toiminnan seuraamiseen ja analysointiin. Tietovarastossa voidaan yhdistää dataa useammasta eri lähdejärjestelmästä, mikä mahdollistaa monimutkaisempien analyysien tekemisen ja esimerkiksi trendien havaitsemisen. Tietovarastojen tarkoitus on parantaa päätöksentekoa ja liiketoiminnan ymmärtämistä. Tietovarastosta tuotetut jalostetut analyysit, listaukset ja visualisoinnit voivat tuoda tähän avun. Tietovarasto tarjoaa käyttäjille yhdenmukaisen, kattavan ja ajantasaisen näkymän dataan. Se saadaan tehokkaasti hyödynnettyä käyttämällä erilaisia raportointiohjelmia ja BI-työkaluja. 

Raportointi (BI-työkalut)

BI-työkalut auttavat muuntamaan datamassan ymmärrettäväksi informaatioksi ja muodostamaan kokonaiskuvan yhdistetystä tiedosta. Niiden tehtävä on auttaa näkemään, mitä tapahtui, miksi, ja miten näiden tietojen pohjalta kannattaisi jatkossa toimia. Data-analytiikan avulla voidaan tietotyöpöydän kautta tarjota reaaliaikaista, analysoitua ja visuaalista tietoa toiminnan ja päätöksenteon tueksi.

Lue lisää raportoinnista ja analytiikasta täältä.


Lue lisää: esimerkki koulutusorganisaation tietovarastoratkaisusta





Opintohallinto

Koulutuksen järjestäjän tärkein ja keskeisin tuki- ja asiantuntijapalvelu on opintohallinto, jolla tarkoitetaan koulutuksen sekä opetuksen ja ohjauksen järjestämisen hallintakokonaisuutta, joka kattaa koulutuksen suunnittelun sekä toteuttamisprosessin hallinnan hakeutumisesta tutkinnon suorittamiseen.

Opintohallinto on pedagogisen johtamisen työväline, jonka avulla laaditaan opetuksen, ohjauksen ja arvioinnin toteutussuunnitelmat, henkilökohtaistetaan, varataan ja jaetaan resurssit, suoritetaan oppimisen ja osaamisen arviointi, tuotetaan todistukset ja muut dokumentit sekä koulutuksen seuranta, suoritus-, tilasto- ja raportointitiedot. Opintohallinto palvelee kokonaisvaltaisesti myös oppijan tarpeita opiskelun kaikissa vaiheissa.

Opintohallinnon tietotyöpöydän kautta tietovaraston tietoja voivat hyödyntää johto, opettajat, opintosihteerit, koulutussuunnittelijat, opiskelijat ja muut toimijat.

Opetushallinnon (OPH/OKM) kansallisia tietopalveluiden kehittämistä ja ylläpitoa tuetaan keskitetysti, mutta koulutuksen järjestäjät vastaavat itse tietojärjestelmiensä kehittämisestä ja ylläpidosta. Jatkossa koulutuksen järjestäjien olisi ehkä järkevää pyrkiä rakentamaan yhteisiä opintohallinnon ja muiden tietojärjestelmien ratkaisukokonaisuuksia.



Tiedon varastoinnin ja mallintamisen eri menetelmiä

Työpaketissa 2 jäsennettiin erilaisia tietovarastoinnin tapoja sekä tiedon mallinnuksen tasoja. Oheisissa materiaaleissa käydään läpi, mikä on relaatiotietovarasto ja mikä puolestaan tietoallas, sekä mitä tarkoitetaan Immonin ja Kimballin tietovarastofilosofioilla sekä Data Vault 2.0 mallilla. Lopuksi määritellään, mitä tarkoitetaan käsittelellisellä, mitä loogisella ja mitä fyysisellä tietojen mallinnuksella, sekä miten tietomallinnusta voidaan käytännössä tehdä (työkalun hyödyntäminen, tähtimalli vs, lumihiutale, ja tietomalli Power BI:ssä).



Tietovarastotyypit ja tietomallinnus

osa 1 Tiedon varastointi ja mallintaminen TP2.pdf

Tiedon mallintaminen: Käsite- ja tietomallin luominen

osa 2 Kasite- ja tietomallin laatiminen TP2.pdf


Ks. myös Tietovarastoinnin linkkittyminen strategiaan ja mittareihin

  • No labels