3. Rinnakkaistallennusohjeita ja pohjia

Rinnakkaistallennusta aloitettaessa kannattaa 1) lukea Theseuksesta löytyvät ohjeet, 2) tutustua SHERPA/RoMEO -palveluun, 3) ottaa käyttöön final draftin kansilehti sekä 4) mallikirjeet kirjeenvaihtoon kustantajan ja kirjoittajien kanssa sekä tallentaa 5) kustantajasopimukset Theseuksen bundleen.

Ohjeita:

• Rinnakkaistallennusohje 2022
• Kustantajasopimuksten eli artikkelien julkaisuoikeuksien tallentaminen Theseukseen, 2016.
• Rinnakkaistallentaminen Theseukseen - tietoisku kysymysten avaamiseen talossa
• Julkaisijan opas – avoin julkaiseminen (Seamk libguide)
• Rinnakkaistallentamisen käsikirja (tehty HY:n tarpeita varten, mutta on avoimesti hyödynnettävissä)
• Ohje julkaisutoiminnon käyttöön Theseuksessa (annettu hankkeen aikana 2009)
• Kokoomateoksen osakohteiden muokkaus (syyskuu 2018)

Pohjia:

• Mallikirje kustantajan lähestymiseen kirjoittajan puolesta (fi)
• Request to self-archive from the publisher on behalf of the writer (en)
• Rinnakkaistallennuksen kansisivu: Tehdään wordinä pohjaan, vaihdetaan pdf:ksi ja lisätään artikkelin final draftin kanssa samaan tiedostoon kansisivuksi. Tässä esimerkki Laurean kansilehdestä - kukin AMK voi itse muokata haluamansa kansilehden. Tärkeää on ilmaista seuraavat asiat: 1) onko tallennettu versio final draft vai mikä, 2) alkuperäisen artikkelin viitetiedot 3) alkuperäisen artikkelin osoite ja 4) alkuperäisen artikkelin CC-lisenssi. Nämä ovat erityisen tärkeitä asioita, joilla turvataan kustantajan oikeudet.

Prosessi:

1. Pyydä kirjoittajalta / kirjoittajilta tallennuslupa. Huomaathan, että jos kirjoittajia on useampi, lupa tarvitaan kaikilta kirjoittajilta. Samoin jos artikkelissa on kuvia, niiden luvat tarvitaan.
2. Tarkista kustantajan OA-politiikka SHERPA/RoMEO-palvelusta tai kustantajan verkkosivuilta tai kustantajalta sähköpostitse.
3. Tallenna se versio, jota kustantaja vaatii. Useimmin kyseessä on final draft eli vertaisarvioitu ja arvioijien kommenttien perusteella muokattu tekijän viimeinen versio artikkelista ennen julkaisemista, ei vielä kustantajan logoa, taittoa tms.
4. Luo artikkelille kansilehti ja liitä se artikkelin ensimmäiseksi sivuksi. Tärkeää on ilmaista seuraavat asiat: 1) onko tallennettu versio final draft vai mikä, 2) alkuperäisen artikkelin viitetiedot 3) alkuperäisen artikkelin osoite ja 4) alkuperäisen artikkelin CC-lisenssi. Nämä ovat erityisen tärkeitä asioita, joilla turvataan kustantajan oikeudet.
5. Jos kustantaja vaatii embargoa eli viivästettyä ilmestymistä julkaisuarkistoon, merkitse artikkelia tallentaessa embargon aika kustantajan määrityksen mukaan.
6. Tallenna halutessasi itseäsi helpottamaan kustantajan kanssa käyty viestittely tai SHERPA/RoMEOn artikkelin oikeuksia koskeva sivu kopiona Theseukseen artikkelin tietueen bundleen.