Aika: 29.11.2018 klo 08.30-09.30
Paikka: https://cscfi.zoom.us/j/744717998

Osallistujat: Ari Hovila (VY), Tore Ståhl (Arcada), Teemu Seesto (FUCIO), Eija Heiskanen (HY), Jaakko Riihimaa (AAPA), Jukka Ivonen (Haaga-Helia), Jussi Kivinen (TaY), Christa Winqvist (Aalto), Liisa Huovinen (Taideyo), Antti Mäki (CSC), Maria Seppänen (CSC), Outi Tasala (CSC), Hanna-Mari Puuska (CSC), Jussi Auvinen (CSC)

1. Kehitysideoiden ohjaus eri palvelukehityslinjoille (JIRAn keskimmäinen sarake)

CSCIDEAPANKKI-2 - Getting issue details... STATUS  Ehdotus esiselvityksestä

Käsiteltiin idean yhteydessä myös korkeakoulujen yhteispalvelumallin kanssa (kohta 4 Muut asiat).

Päätettiin lähteä esiselvittämään sähköisen asianhallinnan kokonaisuutta konsultin avulla ketterien kokeilujen kaistalla kaikkien korkeakoulujen maksamana yhteispalveluna. Esiselvityksen tuloksena on tunnistettu mahdollisesti selvitettäviä ratkaisukokonaisuuksia, joiden edistämiseen halukkaat korkeakoulut voisivat sitoutua. Aloitetaan työstö roundtable-työkalun avulla tammikuussa 2019, ja sovitaan sitä ennen aikataulu etenemiselle ja kerätään tieto mahdollisista osallistujista ja kontaktoidaan heidät. Yhteispalvelumallin kustannusten jakamista varten CSC tuottaa ehdotuksia rahoitusmallista ja kustannusten jakautumisesta korkeakouluittain, jotta verkostot voivat keskustella näistä alkukevään kokouksissaan ja saada valtuutukset kustannuksille.

Sähköisen asianhallinnan kokonaisuus ideamuotoilun pilottina

  • CSC neuvotellut Sofigaten kanssa sähköiseen asianhallintaan liittyen esiselvityksen toteutuksesta "ideamuotoiluun" ja konsultti on saatavissa. 
  • Tiedonhallintalaki määrittelee käsitteitä, ei vielä tietoa missä muodossa hallituksen esitys annetaan - vaikuttaa merkittävästi tähän kokonaisuuteen (aikataulun mukaan päätös ensi viikolla). Taustalla vaikuttaa mm. Arkistolaitoksen seulontapäätös vuodelta 2013.
  • Startti tammikuulle 2019, mutta esivalmistelua tehdään jo joulukuussa, jotta saadaan asiantuntijat mukaan työstöön. Työstöön varataan normaalien ideatoimikunnan kokousten lisäksi muutama muu erillinen aika, ja näihin voisi sitten osallistua laajemmin sähköisen asioinnin asiantuntijajoukkoa.
  • Arenen rehtorit ovat tiedustelleet korkeakoulujen halukkuutta selvittää kokonaisuutta yhdessä. Ideapankin esiselvitys antanee syötettä myös tälle toisaalla etenevälle työlle: round table -menetelmän avulla voimme löytää ne kohdat, joita eri tahot sitten työstävät eteenpäin. Kun palat tunnistetaan, voidaan myös tehdä prisorisointia.  
  • Tunnistettiin sidosryhmäksi KA-SIG


2. Käsittelyä odottavat uudet tai tarkennettavat ideat (JIRAn vasen sarake)

CSCIDEAPANKKI-44 - Getting issue details... STATUS  Tiedoksi uusi idea

Ari Hovila taustoitti Ideapankkiin kirjaamaansa ehdotusta (esittelydiat ohessa). Hovila totesi, että asiat ovat tämän osalta jo edistymässä muutaman korkeakoulun oman ratkaisun puitteissa, mutta tiedon jakamisen nimissä asia on hyvä käsitellä Ideatoimikunnassa. Kannattaisi harkita, että voitaisiinko näyttää vaatimusmäärittelyjä ohjelmistotaloille ja pyytää heiltä kustannusarvioita kokonaisuuden toteutuksesta. Juristien näkökulma palvelun uusimiseen on ollut se, että se voidaan tehdä suorahankintana. 

Keskusteltua:

  • Olisi hyvä saada vaihtoehtoisia ratkaisumalleja vertailtavaksi. Rajapinta- ja tiedonsiirto-minimit on määritelty ja nykyiset ratkaisut toteuttavat niitä. Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-julkaisutietopalvelu on keskeinen integraatiopiste. 
  • CSC:n ylläpitämä Justus on kevyt sovellus, mutta edullinen. Tehty sitä varten, että tarjoaa vaihtoehdon varsinaisille tutkimustietojärjestelmille (CRIS, Current Research Information System). Ei sisällä kaikki tutkimustietojärjestelmän ominaisuuksia. Pitkällä aikavälillä Justusta olisi mahdollista kehittää. Tutkimuslaitoksia ja suurin osa ammattikorkeakouluista ovat Justuksen käyttäjiä.
  • Tutkimustietovarannon ja Virran ohjausryhmät ovat kokoonpanoja, joissa tähän tapaukseen liittyvistä asioista keskustellaan

Käydyn keskustelun pohjalta ei konkreettista yhteistyötä tällä hetkellä edistetä.

3. Edistyneiden asioiden seuranta (JIRAn oikea sarake jne.)

Alla olevat tuotu tiedoksi, ei keskustelua.

CSCIDEAPANKKI-20 - Getting issue details... STATUS  Korkeakoulujen tietohallinto ja ICT-ohjausryhmässä 19.11.2018 katsottiin, että kirjastojärjestelmien yhteentoimivuus tulee ottaa huomioon korkeakoulujen tutkimuksen ja opiskelun ja opetuksen prosessien näkökulmista, niitä koskevien yhteisten arkkitehtuurien kehittämisen osana. Selvitystyötä ei jatketa erillisen kirjastojärjestelmien yhteentoimivuuden vaatimusten näkökulmasta korkeakoulujen tietohallinto- ja ict-ohjausryhmän toimesta.

CSCIDEAPANKKI-12 - Getting issue details... STATUS Täydennetty tiketille tietoa ePoudan päälle tehtävän sensitiivisen datan etätyöpöydän edistymisestä.

CSCIDEAPANKKI-8 - Getting issue details... STATUS  Täydennetty tiketille tietoa etenemisestä: toteutustapa keskustelussa laitetoimittajan kanssa.

CSCIDEAPANKKI-15 - Getting issue details... STATUS  Täydennetty tiketille tietoa etenemisestä: yliopistojen opiskelijavalintojen kehittämishanke lähettää  kuun lopussa kyselyn yliopistojen kiinnostuksesta ja halukkuudesta sitoutua yhteiseen järjestelmään.

CSCIDEAPANKKI-42 - Getting issue details... STATUS  Päivitetty tiketille tiedoksi vastaukset edellisessä kokouksessa auki jääneisiin kysymyksiin.

CSCIDEAPANKKI-37 - Getting issue details... STATUS  Päivitetty tiketille tieto; menossa keskusteluun Peppi-konsortion koordinaatioryhmään.

CSCIDEAPANKKI-40 - Getting issue details... STATUS  Päivitetty tiketille tieto; menossa keskusteluun Peppi-konsortion tekniselle ryhmälle.

4. Muut asiat

Ideatoimikunnan toimintamalli 2019

  • Keskusteltiin ja todettiin, että toimintamalli säilytetään samana toistaiseksi. Kokoukset kahden viikon välein vakioaikana.
  • AAPAn ja FUCION työvaliokunnissa muutoksia: Matti Kuosmasen (Savonia) tilalle Olavi Pesonen (Karelia) ja Eija Heiskasen (HY) tilalle Ilkka Siissalo (HY)
  • Tore Ståhl (Arcada) siirtyy pois IT-yksikön vetovastuusta ja poistuu AAPA:n työvaliokunnasta. AAPA:n kokouksessa helmikuussa varmistuu seuraaja ja siihen asti mandaatti on Ståhlilla. 

Yhteispalvelumalli ketterien kokeilujen palvelukehityslinjalle (Käsiteltiin 1. kohdan yhteydessä.)

CSCIDEAPANKKI-47 - Getting issue details... STATUS

  • Sähköisen asianhallinnan kokonaisuuden esiselvitys on ensimmäinen pilotointi "yhteispalvelusta", johon kaikki korkeakoulut osallistuvat. Yhteispalvelun mahdollistaa korkeakoulujen ja CSC:n puitesopimus.
  • Keskustelussa tovottiin, että ketterät kokeilut hoidettaisiin ensisijaisesti OKM:n budjetista ja CSC:n vievän viestiä OKM:öön.
  • Ehdotetulla 40 000€ yhteisrahoituksella voitaneen tehdä 3-6 ketterää kokeilua/muotoilukeissiä ideatoimikunnan niin päättäessä. Kustannusmallista tehdään päätös ehdotusten perusteella.
  • Ideapankki toimii kiihdyttämönä kaikkien osallistuessa ideatoimikunnassa valikoitujen esiselvitysten kustannuksiin, ja asioita voi työstää edelleen eteenpäin eri osajoukoilla ja eri kustannusjakomallilla. 
  • Keskusteltiin eri kustannusjakomalleista korkeakoulujen yhteisesti rahoittamiin palveluihin, ml. opiskelija FTE-kerroin ja Funetissa käytetty taitettua kerroin. Ideatoimikunta nimeää yhteyshenkilön palvelutilaukseen. Sisällöllinen ohjaus tapahtuu Ideatoimikunnassa. 
    Tämä vaatii sitä, että AAPA:lla ja FUCIO:lla olisi valtuus tehdä tämä päätös kaikkien korkeakoulujen puolesta. Alustava ehdotus budjetiksi olisi 40 000 € hintakatto ja se jakautuisis korkeakoulujen kesken FTE-luvun tai muun kustannusjakomallin mukaisesti.
  • CSC tuottaa ehdotuksen periaatteista ja eri kustannusjakomalleista korkeakoulukohtaisine summineen, ja ideatoimikunta päättää yhteisen potin käyttämisestä esiselvityksiin. Työvaliokunnat hakevat valtuutuksen verkostoilta.
  • Ehdotus yhteispalvelumallista
  • Mallipohja palvelutilauksesta puitesopimuksen alle (palvelutilaus liitteen 3a CSC:n konsultointi ja asiantuntijapalvelu korkeakouluille mukaisesti, v.2019 versio
  • No labels

Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteistyöalustan tietosuojaseloste