Digivision hanketoimistopalvelun sopimus

Tällä Korkeakoulun ja CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n välisen Sopimuksen (”Puitesopimus”) alla tehdyllä palvelutilauksella (”Tilaus”)

Korkeakoulu (”Tilaaja”) tilaa

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ltä (”Toimittaja”)

liitteen 3X Korkeakoulujen digivision hanketoimistopalvelu (”Palvelukuvaus”) mukaista palvelua (”Palvelu”). Tilaajan yhteyshenkilö on xxxxxx, email, puhelinnumero. 

Korkeakoulujen digivision ohjausryhmä toimii Palvelun sisällöllisenä ohjaajana ja kaikkien Palvelua tilaavien korkeakoulujen edustajana ja yhteyselimenä Toimittajan suuntaan. Palvelun ohjaus on määritelty Palvelukuvauksessa. Korkeakoulujen digivision ohjausryhmä päättää tämän kaikille samanmuotoisen palvelutilauksen kokonaisvolyymista.

Toimittajan yhteyshenkilö on Digivision ohjausryhmän nimeämä hankejohtaja CSC:n palveluksessa tai henkilön puuttuessa johtaja Klaus Lindberg, klaus.lindberg@csc.fi, +358 50 381 9536.

Selvyyden vuoksi todetaan, että korkeakoulun ja CSC:n välisen puitesopimuksen lukujen 5, 8 ja 9 mukaisesti puitesopimukseen voidaan hyväksyä palvelukuvauksia ja palvelutilauksia sekä näiden muutoksia puitesopimuksen yhteyshenkilöiden kesken ja nämä yhteyshenkilöt muodostavat kahdenvälisen puitesopimuksen ohjausryhmän. Puitesopimuksen mukaan palvelukohtaisesti voidaan nimetä muita yhteyshenkilöitä ja nämä voivat toimia palvelun/palvelutilauksen ohjausryhmänä. Tässä palvelutilauksessa Korkeakoulujen digivision ohjausryhmä toimii tilaajan puolesta korkeakoulun ja CSC:n sopimuksessa tai sen palvelukuvauksissa tarkoitettussa tilaajan yhteyshenkilön roolissa ja palvelutilauksen ohjausryhmässä kaikkien palvelun sisällön ohjaukseen tai tuotosten hyväksymiseen ym. liittyvissä asioissa ja palvelua ohjataan Palvelukuvauksen kohdan Palvelun ohjaus mukaisesti. Vain korkeakoulun puitesopimuksessa nimetyt yhteyshenkilöt voivat osapuolen puolesta hyväksyä muutoksen lukujen 5, 8 ja 9 mukaisesti tähän palvelutilaukseen tai liittyvään palvelukuvaukseen.

Palvelu voidaan aloittaa kun vähintään 19 korkeakoulua on hyväksynyt korkeakoulun ja CSC:n välisen puitesopimuksen mukaisen tarjous-hyväksyntä -menettelyn mukaisesti Korkeakoulujen digivision hanketoimistopalvelun palvelutilauksen puitesopimuksen alle liitettäväksi. Palvelun toimittamisen aloittaminen kuitataan tämän jälkeen kaikille palvelutilauksen hyväksyneille Tilaajille ja tuodaan CSC:n toimesta tiedoksi korkeakoulujen digivision ohjausryhmälle. Palvelu ja tilaus päättyy ilman erillistä irtisanomista 30.6.2021.

Toimittaja laskuttaa työn korkeakoulujen digivisiota koordinoivalta Aalto yliopistolta Palvelukuvauksen ja korkeakoulujen digivision ohjausryhmän vahvistaman budjetin ja maksuaikataulun mukaisesti. 

Työn toimittaminen voi edellyttää henkilötietojen käsittelyä Toimittajalta, jolloin sovelletaan Puitesopimuksen liitettä 1 Henkilötietojen käsittelyn ehdot. Tällöin rekisterinpitäjä sitoutuu ohjeistamaan henkilötietojen käsittelyssä.

TILAAJAN LASKUTUSTIEDOT (Huom. tämä kohta vain Aalto-yliopiston palvelutilaukseen, muille ei näkyisi)

Viite: xxx

Tässä Palvelukuvauksessa kuvataan Korkeakoulujen digivision hanketoimistopalvelu korkeakoulujen digivision käyttöön.

PALVELUN TAUSTA JA KOHDE

Tämä Palvelukuvaus on Korkeakoulujen ja CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n välisessä Sopimuksessa (”Puitesopimus”) tarkoitettu kuvaus CSC:n korkeakoulujen digivision käyttöön tuottamasta Korkeakoulujen digivision hanketoimistopalvelusta (”Palvelu”), jonka korkeakoulujen sidosyksikkö CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy (”Toimittaja”) tuottaa ja jossa kaikki 10.12.2019 päivätyn digivisio 2030 sopimuksen (”Aiesopimus”) allekirjoittaneet korkeakoulut yhdessä ovat Tilaajina. 

Tämä Palvelukuvaus täydentää Aiesopimuksessa sovittua, ja Palvelutilauksella kukin Tilaajakorkeakoulu sitoutuu tässä Palvelukuvauksessa sovittuun myös muita digivisio-korkeakouluja kohtaan.

Kukin Tilaajakorkeakoulu tekee Palvelusta oman Palvelua koskevan Tilauksensa samansisältöisellä Palvelutilauksella, ja tämä palvelukuvaus ja mahdolliset sitä täydentävät palvelukuvaukset ovat samansisältöisiä kaikkien korkeakoulujen kesken.

Puitesopimus mahdollistaa myös järjestelyn, jossa Tilaajakorkeakoulu tuottaa Toimittajan kautta työtä digivision tarpeisiin. Tällöin tilaajakorkeakoulu toimii tässä sopimussuhteessa Toimittajan alihankkijana, ja Toimittaja ja alihankkijana toimiva korkeakoulu tekevät työstä erillisen, tämän palvelukuvauksen mukaisen tilauksen. 

PALVELUN OHJAUS

Digivisio-korkeakoulut ovat Aiesopimuksella organisoituneet siten, että ylin päätöksenteko tapahtuu yleiskokouksessa, jossa kaikki Digivisio-korkeakoulut ovat edustettuna. Hanketoimistopalvelun ohjaus on organisoitu korkeakoulujen digivision yhteistyöelinten kautta siten, että digivision ohjausryhmä tai sen nimeämä taho vastaa hanketoimistopalvelun operatiivisesta ohjauksesta ja johtamisesta digivision yleiskokouksen asettamissa rajoissa.

Tässä roolissaan korkeakoulujen digivision ohjausryhmä tai sen nimeämä taho:

a) valitsee hankejohtajan (käynnistää haun, haastattelee, valitsee henkilön ja neuvottelee palkan) yhteistoiminnassa Toimittajan kanssa digivision ohjausryhmän ja Toimittajan sopimalla tavalla
b) asettaa hankejohtajan käytettävissä olevan budjetin ja ohjaa hankejohtajan työtä
c) nimittää tarvittaessa operatiivisen ohjausryhmän hankejohtajan käytännön ohjausta varten
d) valvoo palvelun toimittamista ja sen laatua hankejohtajan raportoinnin perusteella
e) hyväksyy Palvelun tuotokset,
f) ohjaa palvelun toimittamista ja toimii Toimittajan suuntaan tilaajakorkeakoulujen edustajana, laskujen hyväksyjänä, palvelukuvaukseen tehtävien muutosten valmistelussa, Puitesopimuksen muutosten hallintaa koskevissa asioissa sekä muissa tässä palvelukuvauksessa tarkemmin määrittelemättömissä hankesuunnitteluun liittyvissä asioissa.

Hankejohtaja

Hankejohtajan toimii hankesuunnittelijana ja hanketoimiston johtajana. Hankejohtaja on CSC:n palveluksessa. CSC sitoutuu ottamaan hankejohtajan työsuhteeseen ja menettelemään työsuhteen aikana siten, että tämän palvelukuvauksen ehdot toteutuvat. Hankejohtajan työn ohjauksesta ja tavoitteista vastaa ohjausryhmä. 

Hankejohtaja on tämän palvelukuvauksen mukaisessa korkeakoulun tilaajana tekemässä palvelutilauksessa toimittajan yhteyshenkilö. 

Ohjausryhmä asettaa budjetin, joka on hankejohtajan käytettävissä palvelua varten.

Hankejohtaja johtaa tämän palvelun sisältöjä ja toteuttamista ohjausryhmän asettaman budjetin ja muiden reunaehtojen puitteissa, ja niiden puitteissa päättää palveluun liittyvistä sisällöistä, niiden toteuttamisesta, asiantuntijoiden rekrytoinneista, hankinnoista, työn kohdistamisesta yms. asioista.

Jos palveluun liittyvää työtä, rekrytointeja tms. ollaan hankkimassa CSC:ltä, Hankejohtaja toimii ohjausryhmän puolesta CSC:n kanssa neuvottelevana osapuolena sovittaessa tarkemmin tähän palveluun liittyvistä sisällöistä ja niiden toteuttamisesta.

Hankejohtaja valvoo palvelun toimittamista ja sen laatua sekä raportoi tämän palvelun suorittamisesta digivision ohjausryhmälle ohjausryhmän tarkemmin asettamien ohjeiden mukaisesti.

Hanketoimisto

Hankejohtaja johtaa hanketoimistoa ja toimii esihenkilönä hanketoimistoon nimetyille henkilöille.

PALVELUN SISÄLTÖ JA TOTEUTTAMINEN

Tuotettavan palvelun sisältö ja toteuttaminen tarkennetaan kohdan "PALVELUN OHJAUS" mukaisesti.

Palvelussa on kyse digivision hanketoimiston tehtävistä, asiantuntijatyöstä, yhteistyön koordinoinnista ja palvelun viestinnästä ja näitä tukevista toimista. Myöhemmässä vaiheessa palvelu voi mahdollisesti sisältää IT-palveluiden kehittämistä ja ylläpitoa tai muita tämän palvelukuvauksen muuttamista edellyttäviä tehtäviä.

Asiantuntijatyö palvelussa toimitetaan tähän palvelukuvaukseen toissijaisesti ja täydentäen sovellettavan liitteen 3a CSC:n konsultointi- ja muu asiantuntijapalvelu korkeakouluille mukaisesti tilaajan ohjauksessa, siten, että

a) digivision ohjausryhmä edustaa tilaajakorkeakouluja ja sen asettaman budjetin ja muiden reunaehtojen puitteissa käytännön edustuksesta vastaa hankejohtaja
b) hankejohtajan työ ei ole tunti- tai työaikaperusteinen vaan kiinteä kuukausihinta, johon sisältyy palkkakustannus, yleiskustannus ja muut mahdolliset kustannustekijät. 

Mahdollisten palvelukuvauksen muutosten myötä tätä palvelukuvausta täydentämään ja toissijaisesti sovellettavaksi voi tulla muita palvelukuvauksia.

Palvelua koskevaa dokumentaatiota ylläpidetään ajantasaisena korkeakoulujen ja CSC:n yhteistyöalueella Eduunissa osoitteessa http://me.csc.fi/. Käyttöoikeudet yhteistyöalueen tämän Palvelun rajattuihin sisältöihin on korkeakoulun sopimuksen yhteyshenkilöillä ("puitesopimuksen" yhteyshenkilö), korkeakoulujen digivision ohjausryhmällä, sen nimeällä tahoilla ja ohjausryhmän jäsenen nimeämillä henkilöillä, Toimittajalla sekä Tilaajan yhteyshenkilöillä (palvelutilauksessa nimetty yksittäisen korkeakoulun ("Tilaaja") yhteyshenkilö). Oikeudet muille Tilaajan henkilöille myönnetään Tilaajan yhteyshenkilön toimesta. Hankejohtaja voi muuttaa käyttöoikeuksia tämän Palvelun rajattuihin sisältöihin, pois lukien Tilaajan yhteyshenkilöiden käyttöoikeuden rajaaminen.

HINNASTO JA MAKSUEHDOT

Korkeakoulujen digivision ohjausryhmä tai sen nimeämä taho sopii palvelun budjetista ja kustannustenjakomallista kohdan "PALVELUN OHJAUS" mukaisesti. Mikäli palvelun jatkuessa uutta kustannustenjakomallia ei ole vahvistettu, palvelu jatkuu viimeisimmän vahvistetun kustannustenjakomallin mukaisesti.

Palveluun liittyvän, liitteen 3a CSC:n konsultointi ja asiantuntijapalvelu korkeakouluille mukaisen asiantuntijatyön toimituksessa käytetään puitesopimuksen liiteen 4a CSC:n hinnasto ja maksuehdot jatkuvan palvelun mukaista hintaa.

Ellei tapauskohtaisesti erikseen muuta sovita, työtehtäviin liittyvät matkat ja muut mahdolliset kustannukset otetaan vuosittain huomioon palvelun sisältöä suunniteltaessa ja ne sisältyvät palvelun hintaan.

MUUT EHDOT

Puitesopimuksen salassapitoehtojen estämättä Tilaajalla, muilla Aiesopimuksen allekirjoittaneilla korkeakouluilla ja Toimittajalla on oikeus jakaa Puitesopimuksen ehdoissa luottamuksellisiksi määriteltyjä tietoja keskenään samoin rajoituksin kuin se olisi sallittua kahden välisessä sopimussuhteessa.

Puitesopimuksen vastuunrajoituksia sovelletaan siten, että Tilaajan vastuunrajoitus koskee kaikkia tilaajakorkeakouluja yhteisesti, ja jollei korvausvastuu ole luettavissa vain jonkun/joidenkin tilaajakorkeakoulujen syyksi, jakautuu korvausvastuu korkeakoulujen kesken niiden tutkinto-opiskelijoiden FTE-lukumäärän mukaisessa suhteessa. Jos joku Tilaajista joutuu korvaamaan sopimukseen perustuvia vahinkoja, on sillä takautumisoikeus muilta korvauksesta vastuussa olevilta tilaajakorkeakouluilta niiden tutkinto-opiskelijoiden FTE-lukumäärän mukaisessa suhteessa.

Puitesopimuksen mahdollistaman menettelyn mukaisesti tässä Palvelussa sovitaan JIT 2015 - Konsultointi immateriaalioikeuksia koskevan kohdan 6(1) ehdosta poikettavan siten, että ellei tapauskohtaisesti ole toisin sovittu

• Palvelun tulosten tekijän- ja muut immateriaalioikeudet kuuluvat Tilaajille yhteisesti.
• Toimittajalla tai Tilaajalla tämän palvelun alihankkijana on oikeus käyttää Palvelun tuloksia ainoastaan tämän sopimuksen täyttämistarkoitukseen

Asiantuntijapalvelun tausta ja kohde

(1) Asiantuntijapalvelulla tarkoitetaan CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (”Toimittaja”) työn luovuttamista Korkeakoulun (”Tilaaja”) käyttöön joko sopimuksessa sovittujen lopputulosten tuottamiseksi tai Tilaajan konsultointia ja neuvontaa ilman, että konsultoinnista syntyisi erikseen hyväksytettävää lopputulosta.

(2) Asiantuntijatyön toimittamisesta sovitaan puitesopimukseen liitettävällä palvelutilauksella tai lisäsopimuksella.

(3) Asiantuntijapalvelussa sovelletaan Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehtoja JIT 2015 – Konsultointi ja JIT 2015 – Yleiset ehdot, sopimuksessa sovituin poikkeuksin.

(4) Asiantuntijatyön kohde, aikataulu ja laajuus, sekä Tilaajalle luovutettavat tulokset määritellään palvelutilauksessa tai lisäsopimuksessa. Tarvittaessa tarjoukseen, palvelutilaukseen tai lisäsopimukseen liitetään työsuunnitelma, jota voidaan päivittää palvelutilauksessa tai lisäsopimuksessa sovitulla menettelyllä.

(5) Tilaaja antaa Toimittajalle riittävät ja oikeat tiedot asiantuntijatyön toimittamista varten sovitussa muodossa ja sovitun aikataulun mukaisesti. Tilaaja vastaa toimittajalle antamistaan tiedoista, ohjeista ja määräyksistä.

Asiantuntijapalvelun toimittaminen

(1) Toimittaja vastaa siitä, että konsultointipalvelu tuotetaan palvelutilauksen mukaisesti, huolellisesti ja ammattitaitoisesti hyvää konsultointitapaa noudattaen.

(2) Palvelua suorittavat Toimittajan asiantuntijat ja heidän alihankkijansa työskentelevät noudattaen normaalia työaikaa. Yksi päivä sisältää 7,5 tuntia työtä ja yksi henkilötyökuukausi (htkk) sisältää 131,25 tuntia työtä.

(3) Toimittaja osoittaa työtehtävää varten alan asiantuntijoitaan, siten, että työ jaetaan useille asiantuntijoille työn kohteeseen liittyvän vaihtelevan osaamistarpeen niin vaatiessa.

(4) Ohjausryhmä tai palvelun yhteyshenkilöt voivat sopia myös nimetyistä asiantuntijoista, joita Toimittaja pääsääntöisesti käyttää työn toimittamiseen.

(5) Toimittaja varaa myös mahdollisuuden käyttää konsultointipalvelussa hankintalain mukaisella menettelyllä valitsemiaan alihankkijoita harkintansa mukaan. Näitä voivat olla esimerkiksi Toimittajan kilpailuttamat puitesopimustoimittajat.

(6) Tilanteessa, jossa asiantuntijapalvelun tekemiseen vaadittavat asiantuntijat eivät Toimittajasta riippumattomista syistä kuten työpaikan vaihtamisen, pitempiaikaisen sairauden tai muun vastaavan syyn takia ole käytettävissä asiantuntijapalvelun tekemiseen Sopimuksen mukaisesti, on Toimittajalla oikeus irtisanoa asiantuntijapalvelu päättymään välittömästi ilmoittamalla tästä kirjallisesti Tilaajalle. Tällöin kummallakaan sopijapuolella ei ole oikeutta esittää asiantuntijapalvelun päättymisen perusteella vaatimuksia toisiaan kohtaan lukuun ottamatta Toimittajan oikeutta saada Sopimuksen mukainen maksu ennen sen päättymistä tehdystä asiantuntijapalvelusta sitä vastaan, että Toimittaja antaa Tilaajalle ennen palvelun päättymistä tehdyn asiantuntijapalvelun tulokset.

Työn ohjaus ja seuranta

(1) Ellei muuta ole sovittu, työtä ohjaa Tilaajan ja Toimittajan nimeämistä yhteyshenkilöistä koostuva ohjausryhmä. Tarvittaessa palvelua varten perustetaan myös projektiryhmä. Ohjausryhmä kokoontuu tarvittaessa, yleensä vähintään kaksi kertaa työn aikana. Tilaajan yhteyshenkilö kutsuu kokoon aloituskokouksen viipymättä sopimuksen tultua voimaan. Toimittajan yhteyshenkilö kirjaa ohjausryhmän päätökset pöytäkirjaan, jonka molemmat yhteyshenkilöt hyväksyvät kirjallisesti viimeistään seitsemän päivän kuluttua muistion valmistumisesta. Mahdolliset huomautukset pöytäkirjaan käsitellään yhteyshenkilöiden välillä viipymättä.

(2) Ohjausryhmän kokouksessa tai yhteyshenkilöiden välillä, kun ohjausryhmää ei palvelutilauksen tai lisäsopimuksen mukaan ole, käsitellään kaikki muutosehdotukset, viat ja muut havainnot, joilla voi olla vaikutusta sovitun asiantuntijapalvelun toimittamiseen. Samassa yhteydessä kirjataan pöytäkirjaan, pidetäänkö muutosehdotusta Toimittajalta pyydetyn työn muutoksena, jolloin kirjataan myös muutoksen vaikutus aikatauluun ja kustannuksiin, vai pidetäänkö muutosehdotusta täsmennyksenä, jolloin aikataulu- ja kustannusvaikutusta ei synny.

(3) Toimittaja antaa Tilaajalle tietoja tehtävän edistymisestä kirjallisesti palvelutilauksessa tai lisäsopimuksessa sovitulla tavalla ja väliajoin. Ellei muuta sovita, raportointiväli on kerran kuukaudessa ja loppuraportin luovuttamisen yhteydessä.

Mikäli sopijapuoli havaitsee viivästyvänsä toimituksessaan tai velvoitteessaan tai pitää viivästystä todennäköisenä, sopijapuolen on viivytyksettä kirjallisesti ilmoitettava toiselle sopijapuolelle viivästyksestä ja sen vaikutuksesta sovitun asiantuntijapalvelun täyttämiseen. Sopijapuolet sopivat tarvittaessa uudesta toimitusajasta.

Asiantuntijatyön hyväksyminen

(1) Työn hyväksyminen tapahtuu Sopimuksen liitteenä olevien JIT 2015 - Konsultointi kohdan 7 Työn tulosten hyväksyminen mukaisesti, kuitenkin siten, että Toimittajan vastaanottotarkastuksen suorittamiseen liittyvät kustannukset (esim. Tilaajan avustaminen vastaanottotarkastuksen suorittamisessa) kuuluvat Tilaajan maksettavaksi.

(2) Toimittajan vastuu asiantuntijapalvelun virheistä rajoittuu virheen korjaamiseen tai palvelun uudelleen tekemiseen omalla kustannuksellaan ja edellyttää, että Tilaaja ilmoittaa Toimittajalle virheestä kirjallisesti JIT 2015 – Konsultointi kohdan 7 mukaisen hyväksymisajan puitteissa.

(3) Edellä kuvattua menettelyä ei sovelleta siltä osin kuin hanke toteutetaan ketterällä menetelmällä, vaan tällöin virheisiin sovelletaan hankkeen sisäistä virheenkorjausmenettelyä, eikä myöskään tapauksissa, jolloin Tilaaja vastaa asiantuntijatyön sisällöllisestä johtamisesta, vaan tällöin asiantuntijatyön yhteydessä mahdollisesti tapahtuvien virheiden korjaaminen tapahtuu sopimuksen mukaisen työn puitteissa.

Palveluhinnasto ja maksuehdot

(1) Työtehtäviin liittyvät matkat ja muut mahdolliset kustannukset sovitaan kirjallisesti Tilaajan kanssa etukäteen, jolloin työhön kuuluviin matkoihin liittyvät matka- ja muut kustannukset veloitetaan Tilaajalta jälkikäteen seuraavan laskutuksen yhteydessä.

Tekijän- ja immateriaalioikeudet

(1) Oikeudet asiantuntijapalvelun tuloksiin määräytyvät JIT 2015 - Konsultointi kohdan 6 mukaisesti.

(2) Silloin kun konsultointityössä hyödynnetään avoimella lisenssillä julkaistua aineistoa, sitoutuvat sopijapuolet noudattamaan kyseisen lisenssin ehtoja.

(3) Asiantuntijatyöhön mahdollisesti liittyviin valmisohjelmistoihin ja muihin kolmannen osapuolen tuotteisiin sovelletaan kaikilta osin niiden vakioehtoja.