OILI-palvelun yleiskuvaus
Korkeakoulujen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelussa (OILI) tarkoituksena on, että korkeakoulujen yhteishaussa opiskelupaikan saanut henkilö (opiskelija) voi sähköisesti ja saumattomasti ilmoittautua opiskelijaksi korkeakouluun. CSC tuottaa korkeakoulujen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukukausi-ilmoittautumispalvelun korkeakouluille yhteisen osan. Palvelu tarjotaan korkeakoulujen käyttöön syksystä 2014 alkaen. Palvelun pääasiallisina käyttäjinä tulevat olemaan korkeakoulut, niihin ilmoittautuvat opiskelijat ja ilmoittautumispalvelua ohjaavat korkeakoulujen ja ylioppilaskuntien tai opiskelijakuntien virkailijat.
Korkeakoulujen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu toimii uuden opiskelupaikan saaneen opiskelijan käyttämänä. Palvelu käynnistyy, kun vahvasti tunnistautunut opiskelija asioi Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolku.fi-palvelussa ja ottaa vastaan korkeakoulujen yhteishaussa saamansa uuden opiskelupaikan. Opintopolku.fi-palvelu kutsuu palvelua ja siirtää opiskelijan asioimaan palvelussa. Palvelu noutaa opiskelijan tiedot opiskelijavalintarekisteristä ja korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta.
Palveluun on tallennettu korkeakoulu- ja opiskelupaikka- (koulutus-) kohtaisesti sääntöjä, jotka ohjaavat opiskelijaksi-ilmoittautumista ja lukukausi-ilmoittautumista (ilmoittautumista). Säännöt voivat olla riippuvaisia opiskelijakohtaisista opiskelijavalintarekisteristä ja korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta saaduista tiedoista. Palvelu ohjaa opiskelijan ilmoittautumisprosessia korkeakoulu- ja opiskelupaikkakohtaisten sääntöjen mukaan opiskelijakohtaisten, noudettujen tietojen perusteella. Sääntöjen opiskelijakohtaisen tulkinnan perusteella Ilmoittautumiseen voi kuulua pakollisia tai vapaaehtoisia maksuja.
Palvelu tarjoaa opiskelijan käytettäväksi reaaliaikaisen verkkomaksamisen mahdollistavan maksupalvelun. Palvelu mahdollistaa sääntöjen mukaan määräytyvien kysymysten esittämisen opiskelijalle ja tallentaa opiskelijan vastaukset. Lopputuloksena palvelu kokoaa korkeakoululle lähetettävän viestin palveluun noudetuista ja palvelussa syntyneistä opiskelijakohtaisista tiedoista. Viesti lähetetään korkeakoulukohtaiseen palvelusoitteeseen tai tallennetaan välivarastoon korkeakoulun noudettavaksi. Lisäksi palvelu lähettää Opintopolku.fi-palvelulle tiedon ilmoittautumisen lopputuloksesta.
Palvelu ohjaa opiskelijan asioinnin seuraavaan vaiheeseen korkeakoulukohtaisesti määriteltyyn osoitteeseen. Palvelussa on käyttöliittymä, mikä mahdollistaa koko palvelua ohjaavalle virkailijalle palvelua koskevien sääntöjen ylläpidon sekä korkeakoulun virkailijalle korkeakoulukohtaisten sääntöjen ylläpidon korkeakoulutasolla tai opiskelupaikkakohtaisesti.
OILI-järjestelmä on vastuussa ilmoittautumistiedon vastaanottamisesta ja keräämisestä, sekä tiedon palauttamisesta Opintopolkuun. Korkeakouluilla on pääsy OILIn tietoihin www-käyttöliittymän kautta. Lisäksi OILI lähettää ilmoittautumis- ja maksutiedot korkeakoulun rajapintaan, mikäli korkeakoulu on sellaisen toteuttanut.
OILI-palvelun perusprosessi
Oheisessa kaaviossa on kuvattu OILI:n perusprosessin opiskelijan ja tietojen liikkuminen.
Perusprosessin poikkeamat ja ratkaisumallit:
1) opiskelijalla ei ole VETUMA-tunnuksia
- ensivaihe: virkailija lisää opiskelijan tiedot opintopolkuun
- tavoite: virkailija aktivoi opiskelijalle kevyttunnnukset, joilla hän pääsee kirjautumaan opintopolkuun
2) opiskelija pääsee kirjautumaan Opintopolkuun, mutta ei ilmoittaudu OILI-palvelussa
- ensivaihe: virkailija merkitsee maksaneen opiskelijan läsnäolevaksi Opintopolussa
- tavoite: ?
3) poikkeamien 1 ja 2 takia Oili ei ole lähettänyt kaikkien opiskelijoiden tietoja (ml. ilmoittautumistieto) korkeakoulun rajapintaan
- ensivaihe: ilmoittautumisajan päätyttyä kaikki tiedot voi hakea OILI-palvelusta
- tavoite: kun virkailija muuttaa opiskelijan ilmoittautumistiedon Opintopolussa, Opintopolku lähettää tiedon Oilille
ROADMAP
OILI-palvelun roadmap on rakennettu esiselvitysvaiheen ja palvelun toteutuksen kilpailutusvaiheen määrittelyjen pohjalta. Roadmap tulee tarkentumaan ja laajenemaan korkeakoulujen prosessien ja toiminnallisten tarpeiden mukaan koko palvelun elinkaaren ajan.
Vuosi 2018
Toiminnallisuus | Prioriteetti | Huom! | Työmääräarvio | Tavoiteaikataulu | Kommentit/huomiot | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | GDPR (dokumentointi ja tiedon tallennus) | Pakollinen | kevät 2018 | Valmis | ||
| 2 | Saavutettavuus-direktiivin mukaiset toimet | Pakollinen | Todo | |||
| 3 | Lukuvuosimaksutietojen käyttäminen jatkavien ilmoittautumisessa | Korkea | Riippuu lukuvuosimaksutietotyöryhmän tuotoksista ja VIRTA-skeeman aikataulusta. | Kevät 2018 | Valmis | |
| 4 | Rajapinta-automatiikka (kk:n rajapintasiirron sulkeminen ongelmatilanteissa ja automaattiviesti kk:hon) | Korkea | kevät 2018 | Tuotannossa (vaiheittainen käyttöönotto) | ||
| 5 | Uuden tohtorin ilmoittautuminen
| Korkea | Syksy 2018 | Tuotannossa | ||
| 6 | Jatkavat, tutkintojen ulkopuoliset opiskelijat (lajittelu opiskeluoikeuden tyypin mukaan) | Korkea | Kevät 2019 | Tuotannossa | ||
| 7 | Hallintatyökalu - omat kysymykset (erityisesti jatkaville) | Medium | Liittyy kohtaan uuden tohtorin ilmoittautuminen. | Testauksessa | ||
| 8 | Lukuvuosimaksutietojen perusteella uusien ilmoittautumisten rajaaminen | Medium | Muutoksia lukuvuosimaksutietojen käsittelyyn tehdään vasta kun niiden käyttö on vakiintuneempaa | Ei toteuteta tässä vaiheessa. | ||
| 9 | Jatkavat: Siirto-opiskelijoiden poissaolokausien tulkinta
| ? |
| |||
| 10 | Jatkavat (amk):
| ? |
| |||
| 11 | Ehdolliset maksut (toisesta maksusta riippuva maksu) esim. yo-urheilumaksut, tohtorit | Alhainen | ||||
| 12 | suomi.fi jatkaville, ei hakallisille | Ei relevantti enää |
Vuosi 2017
| TOIMINTO | Tärkeys | Tilanne |
| lukuvuosimaksut (velvollisuus+maksettu, OPH, Virta, hallintatyökalu) | Pakollinen | Valmis (23.5.2017) |
| hetuttomat - OPHn asia? | korkea, jos OPHn ratkaisu ei riitä ja tarvitaan kehitystä | Tuotantoon 1.6.2017 |
| * jatkavat, tutkintojen ulkopuoliset opiskelijat (lajittelu opiskeluoikeuden tyypin mukaan) | Korkea | |
| * hallintatyökalu - omat kysymykset (erityisesti jatkaville) | Medium | |
| uuden tohtorin ilmoittautuminen (osa maksuehtojen kehitystä) | Medium | |
| suomi-fi jatkaville, ei hakallisille | Medium | |
| * virheilmoitukset kk:ille, lokitus | Medium | |
| ehdolliset maksut (toisesta maksusta riippuva maksu), yo-urheilumaksut, tohtorit | Alhainen | |
lukuvuosimaksutiedot jatkavien ilmoittautumisessa (kk-VIRTA-OILI) |
v0.9 - release vuosi 2014
Tavoite: perustapaukset haltuun, prosessin harjoittelu korkeakouluissa
| ID | Uusi toiminto | Huomiot |
|---|---|---|
| 1 | Opintopolkuun Vetumalla kirjautunut opiskelija (ja vain hän) pääsee OILI-palveluun | VETUMA-tunnistuksen siirto ja luottamus Opintopolku-OILI: VALMIS |
| 2 | Opiskelijan tiedot haetaan Opintopolusta OILI-palvelun käyttöön | hakeneet ja paikan vastaanottaneet VALMIS (lopullinen versio OPH-rajapinnasta julkaistu 2.10.) |
| 3 | Opiskelijan lukukausi-ilmoittautumistiedot haetaan Virta-palvelusta | Ehdot VALMIS |
| 4 | OILI tarkistaa, sallitaanko kyseiselle opiskelijalle lukukausi-ilmoittautuminen | Ehdot VALMIS |
| 5 | OILI antaa valita pakolliset ja vapaaehtoiset maksut ja muodostaa niistä yhteissumman, jonka opiskelija maksaa ilmoittautumisen yhteydessä. Maksun voi ohittaa, jos:
| VALMIS |
| 6 | Ilmoittautumisen jälkeen OILI päivittää läsnäolotiedon Opintopolkuun | VALMIS |
| 7 | OILI lähettää kaikki saamansa tiedot (maksaneet ja ei-maksaneet) korkeakoulun rajapintaan | VALMIS Rajapinnan toteutuksen avuksi OILI:a simuloiva työkalu: https://test.oili.csc.fi/raportti/test.kkviesti.php VALMIS |
| 8 | Korkeakoulun virkailija pääsee kirjautumaan OILIn raporttipalveluun | HAKA-kirjautuminen VALMIS |
| 9 | OILI tarjoaa korkeakoululle kaikki saamansa tiedot (maksaneet ja ei-maksaneet) www-palvelussa Excel-tiedostona | Raporttipalvelu VALMIS |
| 10 | Maksut ovat seurattavissa korkeakoulun Paytrail-tililtä | Korkeakoulun (ylioppilaskunta, oppilaskunta) on syytä tehdä Paytrail-sopimus ajoissa, tiedot tarvitaan OILIssa VALMIS |
| 11 | Ilmoittautumisajan päätyttyä korkeakoulu voi noutaa OILIsta kaikkien oman korkeakoulunsa paikan vastaanottaneiden tiedot | VALMIS |
| 12 | Oilin asetuksissa määritellään korkeakoulukohtaisesti
| VALMIS Määrittelypohja: Korkeakoulujen ilmoittautumislomakkeet |
Tärkeimmät rajaukset:
- ei useita ilmoittautumisia. Jos olet ilmoittautunut, et voi enää siirtyä Oiliin ilmoittautumaan
- vain Vetumalla kirjautuneet pääsevät Opintopolkuun ja siksi vain he pääsevät myös Oiliin
30.9.2014: OILI ei kirjoita tietoja Opintopolkuun, koska vastaanottavaa rajapintaa ei ole julkaistu
v1.0 - release kevät 2015
Tavoite: toimintaan täydellä käyttäjämäärällä, karsitaan rajauksia, kehitysehdotusten kerääminen
| ID | Uusi toiminto | Huomiot |
|---|---|---|
Korkeakoulukohtaisten asetusten hallintatyökalu | ||
Raporttipalveluun tieto jokaisen opiskelijan kohdalle tiedonsiirron statuksesta (siirretty/ei siirretty korkeakouluun) | ||
Ensimmäiselle vuodelle ei voi ilmoittautua poissaolevaksi, kuin perustelluista syistä (varusmiespalvelus, äitiysvapaa, sairaus) | Lakimuutos astuu voimaan 1.8.2015 Oiliin ei lisätä liitteiden toimittamista, mm. tietosuoja-asiat esteenä. Asiantuntijaryhmän määrittelyä alussa. | |
Virta-tietojen perusteella tehtävä päättely siitä, tarvitseeko opiskelijan ilmoittautua uuteen opiskeluoikeuteen | Mikäli opiskelija on tehnyt ilmoittautumisen esim. yliopistoon toiseen opiskeluoikeuteen samalle kaudelle (ja mikäli ilmoittautuminen kohdistuu korkeakouluun, EI opiskeluoikeuteen), ei opiskelijan tarvitse tehdä enää ilmoittautumista. Tästä informoidaan opiskelijaa ja estetään ilmoittautuminen OILI-palvelussa Asiantuntijaryhmän määrittelyä alussa. | |
YTHS-maksun tarkastaminen ja maksun määräytyminen sen mukaan, onko YTHS-maksu jo maksettu toiseen korkeakouluun | Neuvottelut SYL:n ja ylioppilaskuntien kanssa ovat osoittaneet, että ominaisuutta ei ole edellytyksiä ottaa käyttöön tässä versiossa. Oili-projektin jatkaa neuvotteluja opiskelijajärjestöjen kanssa, ja tavoitteena on, että versiossa 2.0 ominaiuus olisi käytössä. |
Tärkeimmät rajaukset:
v1.1x - releaset 2015-2016
Toteutetaan kehitystöitä iteratiivisella mallilla OILI-ryhmän priorisoinnin mukaisesti
| ID | Uusi toiminto | Aikataulu / Huomiot |
|---|---|---|
| Jatkavien (l. vanhojen) opiskelijoiden ilmoittautuminen perustutkinto-oikeuksiin mahdollista OILI-palvelun kautta. Myös vanhat tohtorit. | Pilotissa tammikuussa 2016 VALMIS | |
| Kaikkiin olemassa oleviin opiskeluoikeuksiin ilmoittautuminen OILI:n kautta (myös muut kuin perustutkinto-oikeudet) | Tekemättä | |
| Avoimen korkeakoulun (ja muun tutkintoon johtamattoman) ilmoittautuminen mahdollista OILI:n kautta | Työpaja tammikuussa 2016. Päätetty jättää tekemättä. | |
| KSHJ II -vaiheesta aiheutuvat muutostarpeet: siirto-opiskelijoiden ilmoittautuminen | Kevät 2016 Valmis mutta vaatii virhetilanteiden varmistuksen | |
| Maksun saaja voi määräytyä maksukohtaisesti siten, että samaan ilmoittautumisen voi liittyä maksuja, jotka suoritetaan eri saajille (esimerkiksi korkeakoulu ja ylioppilaskunta). | Tekemättä | |
| Lukukausimaksut? | Tekemättä |
Muita kehitysideoita
- Onko tarvetta erottaa Oili-palvelun näkökulmasta jatkuvat haut muista hauista?