Korkeakoulujen rekrytointitiedonkeruu, alayksikkökoodistot ja ARVO-opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu

Paikka: ACP

Ajankohta: 1.6. klo 13-15

Paikalla: OKM, CSC, korkeakoulujen edustajia (HR, tiedonkeruu, ARVO-järjestelmän käyttäjiä)

Kokouksen nauhoite: https://connect.funet.fi/p9cqwrup5e8/


 

Muistio

 

1. Kokouksen tarkoitus ja kokouksen asialistan hyväksyminen

2. Korkeakoulujen rekrytointitiedonkeruun kokonaisuus

    • Tausta: 2014 Tieteen tila -arvioinnin puitteissa kerättiin tietoja yliopistojen professorirekrytoinneista. Henkilöstö ja rekrytoinnit tärkeitä korkeakoulujen voimavaroja, ja tarvitaan koottua tietoa rekrytoinneista. 2016 keväällä kokoustettu yliopistojen + ammattikorkeakoulujen henkilöstöhallinnon kanssa, jonka pohjalta syntyi rekrytointitiedonkeruuta koskevat tiedot 2016 syksyn tiedonkeruukirjeeseen. Ajatuksena vakituinen tiedonkeruu, alkaen 2017 vuoden tiedonkeruusta.
    • Kerättäviä tietoja: 1) Hakujen määrät + Hakijoiden määrät + Mistä päin maailmaa hakijat ovat 2) Tiedot valitun tehtävästä 3) Valitun henkilön taustatiedot – on keskusteltu, saataisiinko tiedot muuten kuin lomakkeen kautta (esim CV:stä), keskustelujen jälkeen päädytty ratkaisuun että tiedonkeruu CV:n pohjalta haasteellinen, joten tiedot kerätään suoraan henkilöltä ARVO-järjestelmän kautta

      A. ARVO-järjestelmä

    • Esitys ARVO –opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu PDF /Jonna Korhonen CSC
      • Rekrytointikyselyn toteutus: monivalintakysymyksiä, joissa yksi vaihtoehto valittavana
      • Päätettäviä asioita: 1) Kyselyn kysymykset pakollisia vai vapaahetoisia? → Päätös: PAKOLLISIA
        2) Halutaanko Koulutuksen järjestäjän nimi -kenttä esitietoihin (hakunumeron ja henkilönumeron yhteyteen) vai halutaanko lisätä myöhemmin csv tiedostoon? Päätös: LAITETAAN ESITIETOIHIN.

      • Aiheesta esiteyt kysymykset ja vastaukset:
      • Pitääkö käyttäjän kirjautua jotenkin, kun menee täyttämään kyselyä?
        • Ei kirjautumista, tapahtuu linkin kautta.
      • Onko kysely tehty myös englanniksi?
        • Ei vielä, mutta on tulossa englanniksi ja ruotsiksi. Aikataulu todennäköisesti kesäkuun alkupuolella.
      • Käyttöönoton aikataulu?
        • Kandipalauteruuhkan jälkeen asennus tuotantoon, 15.6.
      • Onko tarkoitus, että kyselylinkit lähetetään sitä mukaa, kuin rekrytointipäätökset on tehty vai kerran vuodessa?
        • Voi lähettää sitä mukaan kun rekrytointeja tulee tai tietyn aikavälein. Vuoden aikana kerättävää tietoa ja vuoden lopussa tiedot tulee olla kerättynä. Korkeakoulujen sovellettavissa.
      • Lähetetäänkö kysystä muistutuksia? Montako kertaa / vastaaja?
        • Saa lähettää, jos haluaa. Korkeakoulujen sovellettavissa.
      • Onko linkit tarkoitus siis henkilöidä haun numeron ja henkilönumeron perusteella? Tuleeko nämä näkyviin linkkilistaan ja csv:hen?
        • Henkilönumero tulee csv:hen, mutta ei linkkilistaan.
      • Saako kk laittaa omia kysymyksiä kyselyn yhteyteen?
        • Voisi olla kätevääkin yhdistää tähän, kyselyn introtekstissä huomioitava eri tietojen käyttötarpeet.
        • Jos jollain omia kysymyksiä, yhteys Jonna Korhonen CSC. Omat kysymykset ja kieliversiot pitää olla valmiina kun kysely luodaan.
      • Onko integraatioita olemassa? Tehdäänkö linkit yksi kerrallaan?
        • Manuaalisesti henkilö kerrallaan luodaan linkit.
      • Kun puhutaan koulutuksen järjestäjästä, tarkoitetaanko työnantajaa - siis yliopistoa?
        • Kyllä, yliopisto tai amk
      • Onko koulutuksen järjestäjä -listalla mukana kaikki koulutuksen järjestäjät?
        • Tarkistetaan. Kandipalautteessa rajaus yliopistot -> yliopistot amkt-> amkt, katsotaan, jos tässä olisi vastaavalla tavalla

      B. Rekrytointitiedonkeruun muut kerättävät tiedot & mallilomakkeiden läpikäynti

      • Tiedonkeruun käsikirjaa pävitetään. Yleisiä muutoksia mm. VIRTA-tiedonkeruut mukana
      • Käytiin läpi rekryrointitiedonkeruussa kerättävät tiedot:
        • HAUN TIEDOT yliopistot ammattikorkeakoulut
          • Kommentit: ulkomaalaisen hakijan Pohjois-Amerikka Etelä-Amerikka -jaottelu tuottaa ongelmia joidenkin korkeakoulujen osalta, koska nämä yhdistetty Amerikaksi edellisten keskustelujen perusteella
          • Jatkopohdintaan OKM, mitä tässä tilanteessa tehdään. vaihtoehto ehkä myös koodisto Etelä-Amerikka, Pohjois-Amerikka, Amerikka ja valinta sillä tarkkuudella kun pystyy..

        • VALITTUJEN TIEDOT: yliopistot ammattikorkeakoulut
          • Amk-nimike kerätty vapaamuotoisena kenttänä.
          • OKM: Onko jollain koodistoja käytössä?
            • Kevan nimikekoodisto joillakin käytössä.
          • Yhteisen koodiston käyttöönottoa pohdintaan ja mahdollinen kehityskohde henkilöstötiedonkeruussa
          • Vaihtoehdot nyt: A) vapaamuotoinen tekstikenttä B)  keva-koodiston mukainen niillä, joilla se on C) jätetään pois rekrytiedonkeruussa (pohditaan asiaa)
          • Ei muutoksia tämän vuoden keruuseen ainakaan niin että tehtäisiin vaikeammaksi
        • Nimitystapa AMK: Koodisto rekrykeruun luonnosversiossa nyt sama mikä yliopistoilla, mutta amk henkilöstötiedonkeruussa tällä hetkellä erilainen
          • OKM: Onko tiedon tuottaminen yo-koodiston mukaan mahdollista amkeilla?
            • ei ilmoituksia, ettei onnistuisi
            • pohdintaan: jos otetaan käyttöön rekrytiedonkeruussa, otettaisiiko myös henkilöstötiedonkeruussa
        • Yhteisprofessuuri valittujen tiedoissa vai haun tiedoissa
          • Ehdotus: Siirretään haun tietoihin. HYVÄKSYTTY.
        • Kommentteja valitun tietoihin
        • Rinnastuvatko akatemiaprofessorit ja -tutkijat kutsumenettelyllä valittuihin? 
          • Tarkistetaan (OKM)
        • Jos on virassa oleva henkilö, joka kutsutaan jatkamaan virkaa, onko kutsumenettely?
          • Tarkistetaan (OKM)
        • Tenure-polku on rajattu ulos tästä, mutta onko tenuren kautta vakinaistaminen kutsumenettely? Käytännössähän tämä tarkoittaa, että joistakin yliopistoista professorirektytoinnit poistuvat kokonaan, koska ne tehdään tenuren kautta.
          • Tenure-trackia noudatetaan eri tavoin eri yliopistoissa, ei lueta tässä kutsumenettelyksi
          • POHDITAAN.
        • → Tarkennetaan kutsumenettelymäärittelyt tiedonkeruuohjeistukseen.
        • Korkeakouluilta koottu ennakkotietoja vuoden 2016 rekrytoinneista, jotta tiedetään vähän volyymia. Tietoja voi vielä toimittaa, jotka eivät ole vielä ennättäneet

3. Rekrytointitiedonkeruun vaikutukset henkilöstötiedonkeruuseen, alla olevien tietojen lisääminen henkilöstötiedonkeruuseen

    1. Sopimusnumero. Hetulla voi olla useampi sopimus. Sopimusnumerolla pystyisi erittelemään työntekijöiden eri sopimuksista koostuvaan työhistoriaan.
    2. Sopimuksen alku- ja loppupäivämäärät (sopimusnumeron identifioivan sopimuksen aloitus- ja loppupäivämäärät. Jos työsuhde toistaiseksi voimassa, voisi loppupäivä olla esim. 31.12.9999. Voisi käyttää rekrytointitiedonkeruun 6 kk työsuhteiden laskemiseen.
    3. Haku id. Helpottaisi rekrytointitiedonkeruun ja henkilöstötiedonkeruun tietojen yhdistämistä.
    • Kommentteja henkilöstötiedonkeruun lisäkenttiin liittyen
      • Täytyykö sopimusnumerot hakea kuitenkin vanhoillekin?
        • -17 tiedoista lähtien
      • OKM: Onko joku korkeakoulu, jossa uusia kenttiä ei olisi saatavissa?
        • JY: Haku-id voi tuottaa haasteita. Pohditaan, mihin laitettaisiin.
    • Lisätään kentät henkilöstötiedonkeruun LUONNOKSEEN, keskustelu jatkuu KOTA-seminaarissa, asiaa saa kommentoida OKM:lle

4. Alayksikkökoodistojen ilmoittaminen

  • aloitettu 2016 tiedonkeruussa (eduuni-excel)
  • 2017 tiedonkeruu: lomaketiedonkeruu KOTA-järjestelmän kautta
  • ks. Alayksikkökoodistot yliopisto  Alayksikkökoodistot amk : kerättävät tiedot 1) perustiedot alayksiköistä 2) alayksiköt ja ohjauksen alat
  • ohjeistus tarkentuu
  • Mahdollinen toteutus: mallitiedoston mukaan tai e-duunista vanhan pohjan lataus + sen päivittäminen  + vienti KOTAan


TIEDOKSI:

KOTA-seminaari ti-ke 22.23.8.2017


  • No labels