Korkeakoulujen rekrytointitiedonkeruu, alayksikkökoodistot ja ARVO-opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu
Paikka: ACP
Ajankohta: 1.6. klo 13-15
Paikalla: OKM, CSC, korkeakoulujen edustajia (HR, tiedonkeruu, ARVO-järjestelmän käyttäjiä)
Kokouksen nauhoite: https://connect.funet.fi/p9cqwrup5e8/
Muistio
1. Kokouksen tarkoitus ja kokouksen asialistan hyväksyminen
2. Korkeakoulujen rekrytointitiedonkeruun kokonaisuus
- Tausta: 2014 Tieteen tila -arvioinnin puitteissa kerättiin tietoja yliopistojen professorirekrytoinneista. Henkilöstö ja rekrytoinnit tärkeitä korkeakoulujen voimavaroja, ja tarvitaan koottua tietoa rekrytoinneista. 2016 keväällä kokoustettu yliopistojen + ammattikorkeakoulujen henkilöstöhallinnon kanssa, jonka pohjalta syntyi rekrytointitiedonkeruuta koskevat tiedot 2016 syksyn tiedonkeruukirjeeseen. Ajatuksena vakituinen tiedonkeruu, alkaen 2017 vuoden tiedonkeruusta.
- Kerättäviä tietoja: 1) Hakujen määrät + Hakijoiden määrät + Mistä päin maailmaa hakijat ovat 2) Tiedot valitun tehtävästä 3) Valitun henkilön taustatiedot – on keskusteltu, saataisiinko tiedot muuten kuin lomakkeen kautta (esim CV:stä), keskustelujen jälkeen päädytty ratkaisuun että tiedonkeruu CV:n pohjalta haasteellinen, joten tiedot kerätään suoraan henkilöltä ARVO-järjestelmän kautta
A. ARVO-järjestelmä - Esitys ARVO –opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu PDF /Jonna Korhonen CSC
- Rekrytointikyselyn toteutus: monivalintakysymyksiä, joissa yksi vaihtoehto valittavana
- Päätettäviä asioita: 1) Kyselyn kysymykset pakollisia vai vapaahetoisia? → Päätös: PAKOLLISIA
2) Halutaanko Koulutuksen järjestäjän nimi -kenttä esitietoihin (hakunumeron ja henkilönumeron yhteyteen) vai halutaanko lisätä myöhemmin csv tiedostoon? Päätös: LAITETAAN ESITIETOIHIN.
- Aiheesta esiteyt kysymykset ja vastaukset:
- Pitääkö käyttäjän kirjautua jotenkin, kun menee täyttämään kyselyä?
- Ei kirjautumista, tapahtuu linkin kautta.
- Onko kysely tehty myös englanniksi?
- Ei vielä, mutta on tulossa englanniksi ja ruotsiksi. Aikataulu todennäköisesti kesäkuun alkupuolella.
- Käyttöönoton aikataulu?
- Kandipalauteruuhkan jälkeen asennus tuotantoon, 15.6.
- Onko tarkoitus, että kyselylinkit lähetetään sitä mukaa, kuin rekrytointipäätökset on tehty vai kerran vuodessa?
- Voi lähettää sitä mukaan kun rekrytointeja tulee tai tietyn aikavälein. Vuoden aikana kerättävää tietoa ja vuoden lopussa tiedot tulee olla kerättynä. Korkeakoulujen sovellettavissa.
- Lähetetäänkö kysystä muistutuksia? Montako kertaa / vastaaja?
- Saa lähettää, jos haluaa. Korkeakoulujen sovellettavissa.
- Onko linkit tarkoitus siis henkilöidä haun numeron ja henkilönumeron perusteella? Tuleeko nämä näkyviin linkkilistaan ja csv:hen?
- Henkilönumero tulee csv:hen, mutta ei linkkilistaan.
- Saako kk laittaa omia kysymyksiä kyselyn yhteyteen?
- Voisi olla kätevääkin yhdistää tähän, kyselyn introtekstissä huomioitava eri tietojen käyttötarpeet.
- Jos jollain omia kysymyksiä, yhteys Jonna Korhonen CSC. Omat kysymykset ja kieliversiot pitää olla valmiina kun kysely luodaan.
- Onko integraatioita olemassa? Tehdäänkö linkit yksi kerrallaan?
- Manuaalisesti henkilö kerrallaan luodaan linkit.
- Kun puhutaan koulutuksen järjestäjästä, tarkoitetaanko työnantajaa - siis yliopistoa?
- Kyllä, yliopisto tai amk
- Onko koulutuksen järjestäjä -listalla mukana kaikki koulutuksen järjestäjät?
- Tarkistetaan. Kandipalautteessa rajaus yliopistot -> yliopistot amkt-> amkt, katsotaan, jos tässä olisi vastaavalla tavalla
- Tarkistetaan. Kandipalautteessa rajaus yliopistot -> yliopistot amkt-> amkt, katsotaan, jos tässä olisi vastaavalla tavalla
- Tiedonkeruun käsikirjaa pävitetään. Yleisiä muutoksia mm. VIRTA-tiedonkeruut mukana
- Käytiin läpi rekryrointitiedonkeruussa kerättävät tiedot:
- HAUN TIEDOT yliopistot ammattikorkeakoulut
- Kommentit: ulkomaalaisen hakijan Pohjois-Amerikka Etelä-Amerikka -jaottelu tuottaa ongelmia joidenkin korkeakoulujen osalta, koska nämä yhdistetty Amerikaksi edellisten keskustelujen perusteella
- Jatkopohdintaan OKM, mitä tässä tilanteessa tehdään. vaihtoehto ehkä myös koodisto Etelä-Amerikka, Pohjois-Amerikka, Amerikka ja valinta sillä tarkkuudella kun pystyy..
- VALITTUJEN TIEDOT: yliopistot ammattikorkeakoulut
- Amk-nimike kerätty vapaamuotoisena kenttänä.
- OKM: Onko jollain koodistoja käytössä?
- Kevan nimikekoodisto joillakin käytössä.
- Yhteisen koodiston käyttöönottoa pohdintaan ja mahdollinen kehityskohde henkilöstötiedonkeruussa
- Vaihtoehdot nyt: A) vapaamuotoinen tekstikenttä B) keva-koodiston mukainen niillä, joilla se on C) jätetään pois rekrytiedonkeruussa (pohditaan asiaa)
- Ei muutoksia tämän vuoden keruuseen ainakaan niin että tehtäisiin vaikeammaksi
- Nimitystapa AMK: Koodisto rekrykeruun luonnosversiossa nyt sama mikä yliopistoilla, mutta amk henkilöstötiedonkeruussa tällä hetkellä erilainen
- OKM: Onko tiedon tuottaminen yo-koodiston mukaan mahdollista amkeilla?
- ei ilmoituksia, ettei onnistuisi
- pohdintaan: jos otetaan käyttöön rekrytiedonkeruussa, otettaisiiko myös henkilöstötiedonkeruussa
- OKM: Onko tiedon tuottaminen yo-koodiston mukaan mahdollista amkeilla?
- Yhteisprofessuuri valittujen tiedoissa vai haun tiedoissa
- Ehdotus: Siirretään haun tietoihin. HYVÄKSYTTY.
- Kommentteja valitun tietoihin
- Rinnastuvatko akatemiaprofessorit ja -tutkijat kutsumenettelyllä valittuihin?
- Tarkistetaan (OKM)
- Jos on virassa oleva henkilö, joka kutsutaan jatkamaan virkaa, onko kutsumenettely?
- Tarkistetaan (OKM)
- Tenure-polku on rajattu ulos tästä, mutta onko tenuren kautta vakinaistaminen kutsumenettely? Käytännössähän tämä tarkoittaa, että joistakin yliopistoista professorirektytoinnit poistuvat kokonaan, koska ne tehdään tenuren kautta.
- Tenure-trackia noudatetaan eri tavoin eri yliopistoissa, ei lueta tässä kutsumenettelyksi
- POHDITAAN.
- → Tarkennetaan kutsumenettelymäärittelyt tiedonkeruuohjeistukseen.
- Korkeakouluilta koottu ennakkotietoja vuoden 2016 rekrytoinneista, jotta tiedetään vähän volyymia. Tietoja voi vielä toimittaa, jotka eivät ole vielä ennättäneet
- HAUN TIEDOT yliopistot ammattikorkeakoulut
3. Rekrytointitiedonkeruun vaikutukset henkilöstötiedonkeruuseen, alla olevien tietojen lisääminen henkilöstötiedonkeruuseen
- Sopimusnumero. Hetulla voi olla useampi sopimus. Sopimusnumerolla pystyisi erittelemään työntekijöiden eri sopimuksista koostuvaan työhistoriaan.
- Sopimuksen alku- ja loppupäivämäärät (sopimusnumeron identifioivan sopimuksen aloitus- ja loppupäivämäärät. Jos työsuhde toistaiseksi voimassa, voisi loppupäivä olla esim. 31.12.9999. Voisi käyttää rekrytointitiedonkeruun 6 kk työsuhteiden laskemiseen.
- Haku id. Helpottaisi rekrytointitiedonkeruun ja henkilöstötiedonkeruun tietojen yhdistämistä.
- Kommentteja henkilöstötiedonkeruun lisäkenttiin liittyen
- Täytyykö sopimusnumerot hakea kuitenkin vanhoillekin?
- -17 tiedoista lähtien
- OKM: Onko joku korkeakoulu, jossa uusia kenttiä ei olisi saatavissa?
- JY: Haku-id voi tuottaa haasteita. Pohditaan, mihin laitettaisiin.
- Lisätään kentät henkilöstötiedonkeruun LUONNOKSEEN, keskustelu jatkuu KOTA-seminaarissa, asiaa saa kommentoida OKM:lle
4. Alayksikkökoodistojen ilmoittaminen
- aloitettu 2016 tiedonkeruussa (eduuni-excel)
- 2017 tiedonkeruu: lomaketiedonkeruu KOTA-järjestelmän kautta
- ks. Alayksikkökoodistot yliopisto Alayksikkökoodistot amk : kerättävät tiedot 1) perustiedot alayksiköistä 2) alayksiköt ja ohjauksen alat
- ohjeistus tarkentuu
- Mahdollinen toteutus: mallitiedoston mukaan tai e-duunista vanhan pohjan lataus + sen päivittäminen + vienti KOTAan
TIEDOKSI:
KOTA-seminaari ti-ke 22.23.8.2017