Tiedonluovutuslupa VIRTA-julkaisutietopalvelusta Suomen Akatemialle

TIEDONLUOVUTUSLUPA KORKEAKOULUJEN VALTAKUNNALLISEN TIETOVARANNON VIRTA-JULKAISUTIETOPALVELUSTA SUOMEN AKATEMIALLE

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-julkaisutietopalvelu

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-julkaisutietopalveluun tallennetaan tutkimusorganisaatioiden (yliopistot, ammattikorkeakoulut, tutkimuslaitokset, yliopistolliset sairaalat) tuottamien tutkimusjulkaisujen tietoja. Tutkimusorganisaatiot toimivat tallennetun tiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta ja vastaavat järjestelmään tallentamiensa tietojen sisällöstä, virheettömyydestä ja ajantasaisuudesta. Kyseessä ei ole tietojen luovutus, vaan tiedot säilyvät osana tutkimusorganisaatioiden rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta. Tutkimusorganisaatiot rekisterinpitäjinä päättävät tietojen hyödyntämisestä ja luovuttamisesta VIRTA-julkaisutietopalvelusta eteenpäin.

Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) vastaa tietovarannon kustannuksista ja elinkaaren hallinnasta. Tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä OKM vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten, tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä tietosisällön suojaamisesta ja säilyttämisestä, tietojenkäsittelyn asianmukaisuudesta ja tietoturvallisuudesta. OKM on sopinut CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (CSC) kanssa tietovarannon teknisestä ylläpidosta siten, että CSC toteuttaa palvelun ja ylläpitää sitä.

VIRTA-julkaisutietojen käyttö Suomen Akatemiassa

Akatemialla on tutkimusrahoitusta koskevien hakemusten käsittelyä ja rahoitettujen hankkeiden raportointia varten sähköinen asiointijärjestelmä (”verkkoasiointi”). Järjestelmän käyttäjiä ovat rahoitusta hakevat tutkijat, Akatemian virkamiehet, tutkimushankkeiden tieteelliseen vertaisarviointiin osallistuvat asiantuntijat ja Akatemian toimielimien jäsenet.

Tieto Akatemian rahoittamissa tutkimushankkeissa tuotetuista tieteellisistä julkaisuista on sekä yksittäisten hankkeiden että koko Akatemian tasolla tärkeää seurattavaa tietoa. Nykytilanteessa tutkija syöttää julkaisuja koskevat tiedot tutkimushankkeen tieteelliseen raporttiin julkaisu kerrallaan. Vuonna 2017 käyttöönotettavalla uudistetulla raporttilomakkeella on tarkoitus hyödyntää VIRTA-julkaisutietopalvelussa olevia julkaisutietoja siten, että tutkija voi poimia ne haun perusteella automaattisesti hankkeensa tieteelliseen raporttiin.

Rahoitusta haettaessa tutkijan aiemmat julkaisut ovat osa hankkeen tieteellisen arvioinnin aineistoa ja julkaisuluettelo on nykyisin hakemuksen erillisenä liitteenä. Vastaavaa julkaisujen poimimisen mahdollisuutta selvitetään myös rahoitushakemuksen osalta.

Julkaisutietojen poimiminen VIRTA-julkaisutietopalvelusta vähentää merkittävästi raportoinnin edellyttämää tutkijan työmäärää, kun tietoja ei tarvitse syöttää käsin. VIRTA-julkaisutietopalvelussa tieto on yhteismitallisessa muodossa ja tutkimusorganisaatioiden tarkastamaa, joten se on myös käsin syötettyjä tietoja paremmin hyödynnettävissä. VIRTA-julkaisutietopalvelussa olevan julkaisun tietoon voidaan lisäksi liittää Akatemian rahoittaman hankkeen tunniste, joka on tällöin myös tutkimusorganisaation käytettävissä.

Mikäli tutkijan julkaisua ei ole vielä VIRTA-julkaisutietopalvelussa, tutkija voi lisätä ne Akatemian hankeraportille syöttämällä tiedot sähköiselle lomakkeelle. Näitä koskevat tiedot voidaan toimittaa Akatemiasta edelleen VIRTA-julkaisutietopalveluun, josta tiedot ovat edelleen hyödynnettävissä esimerkiksi tutkimusorganisaatioissa.

Käytettävät tiedot ja niiden käyttötarkoitus

VIRTA-julkaisutietopalvelun tietoja hyödynnetään Akatemian tutkimusrahoituksen haku- ja raportointiprosessissa. Rahoitusta haettaessa on tutkijan aiempi tieteellinen tuotanto osa hankkeen tieteellisen arvioinnin aineistoa. Tutkimushankkeissa tuotettuja julkaisuja tarkastellaan tieteellisen tutkimuksen laatua, tuottavuutta ja vaikuttavuutta kuvaavana aineistona.

Akatemian verkkoasiointi on tietoturva-auditoitu, ja henkilötiedot on suojattu järjestelmän käyttäjien ja ylläpitäjien henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Tietoja käytetään ainoastaan Akatemian lakisääteisten tehtävien hoitamiseen eikä tietoja säännönmukaisesti luovuteta järjestelmästä eteenpäin.

Tutkija tai muu tietojen tallentaja hakee Akatemian verkkoasioinnin kautta julkaisuja tietovarannosta valitsemillaan hakukriteereillä. Akatemian järjestelmä lukee hakua vastaavat julkaisut VIRTA-julkaisutietopalvelusta REST-rajapinnan kautta. Rajapinta palauttaa tutkijalle hakua vastaavat julkaisut, joista tämä voi valita hankkeeseen liittyvät julkaisut hakemukselle tai raportille tallennettavaksi. Akatemian järjestelmään ei tuoda VIRTA-julkaisutietopalvelusta tietoja muista kuin tutkijan valitsemista julkaisuista.

Tietojen hyödyntäjänä ovat Akatemian hallintovirasto ja Akatemian eri toimielimet (tärkeimpinä tieteelliset toimikunnat ja Akatemian hallitus). Hakemukseen liitetyt julkaisutiedot ovat hankkeen tieteellisen arvioinnin aineistoa. Tutkijan raporttiinsa poimimia julkaisuja koskevat tiedot liitetään kyseistä hanketta koskevaan tieteelliseen raporttiin. Tutkijoiden raportoimista julkaisuista kootaan lisäksi tilastoja ja katsauksia esimerkiksi julkaisujen määrästä julkaisutyypeittäin, tieteenaloittain ja rahoitusmuodoittain. Aineistoa hyödynnetään myös tutkimuksen tieteellisen vaikuttavuuden arviointiin analysoimalla julkaisujen keräämiä viittauksia bibliometrisin menetelmin.

VIRTA-julkaisutietopalvelun tietoja hyödynnetään ensimmäisen kerran Akatemian 1.4.2017 käynnistyvässä raportoinnissa. Tietovarantopohjainen poiminta otetaan hakuprosessissa käyttöön myöhemmässä vaiheessa.

Tutkimusorganisaation toimenpiteet

CSC pyytää kaikkia yliopistoja, ammattikorkeakouluja, tutkimuslaitoksia ja yliopistollisia sairaaloita päättämään tiedonluovutuksesta Suomen Akatemialle sekä Akatemian tietojärjestelmän yhdistämisestä korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-julkaisutietopalveluun niin, että julkaisutiedot ovat hyödynnettävissä tutkimusrahoituksen haku- ja raportointiprosesseissa ja julkaisulle voidaan liittää VIRTA-julkaisutietopalvelussa tutkimushankkeen tunniste. Tutkimusorganisaation tulee ilmoittaa päätöksestään CSC:lle. Päätöksessä voidaan viitata tähän lupapyyntöön.

Tutkimusorganisaatio päivittää tutkimus- tai julkaisutietojärjestelmänsä rekisteriselosteeseen, että rekisteristä luovutetaan tietovarannon kautta teknistä käyttöyhteyttä käyttäen tietoja ko. tarkoitukseen.

CSC huolehtii tiedonluovutusten toteutuksesta ja niiden asianmukaisuudesta sekä tietovarannon ylläpidosta, suojaamisesta ja tietoturvallisuudesta.

Päätös toimitetaan 14.3.2017 mennessä allekirjoitettuna osoitteeseen:

CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy

Kirjaamo

PL 405 02101 Espoo