...
- Ensi vaiheessa virheraportit lähetetään sähköpostitse.
- Esimerkkejä tarkastuksista: https://confluence.csc.fi/display/VIR/Latausajossa+tarkistettavat+tiedot
- Sähköpostitse lähetettävät raportit samankaltaisia kuin VIRTA-opintotietopalvelussa.
- Organisaatio etsii julkaisun omasta järjestelmästään / excelistään ja tekee tarvittavat korjaukset
- Sovittiin, että virheraportille julkaisun tunnisteeksi laitetaan organisaatiokohtainen tunnus ja julkaisun nimi (ainakin 50–100 ensimmäistä merkkiä)
- Piloteilta tarvitaan sähköpostiosoitteet virheraportteja varten.
- Jatkossa virheraportit käyttäjäystävällisemmässä muodossa web-palvelun kautta.
- Suunnitelmissa, että virhetiedot ja tilannetiedot Extra-Vipunen-palvelussa luettavammassa muodossa rajatulle käyttäjäkunnalle
- Tavoiteaikataulu syksy 2016.
- Alustavasti:
- Kunkin organisaation virheet näkyvät vain ko. organisaatiolle.
- Lisäksi tiedot, kuinka paljon ladattu julkaisuja kustakin organisaatiosta, alustavasti näkyvillä kaikille organisaatioille Extra-Vipusessa.
- Ehdotusta ei vastustettu
...
4. Organisaatioiden alayksikkökoodistojen ylläpito
- Vuoden 2014 tiedonkeruussa alayksikkökoodisto raportoitiin ensimmäistä kertaa tiedonkeruun yhteydessä
- Jatkossa alayksikkökoodistojen ajantasainen tarkistaminen ja ylläpito VIRRAssa edellyttäisi vuosittaisten koodistojen toimittamista etukäteen (ennen tiedonkeruuvuoden alkamista)
- Lisäksi jatkossa koulutusalat korvaavat OKM:n ohjauksen alat kerätään alayksikkökoodistojen mukana
- Yliopiston vaikea tietää joulukuussa seuraavan vuoden alayksikköjä ja näiden ohjausaloja - voitaisiin toimittaa kattavasti esim. tiedonkeruuvuoden marraskuussa
- Yksi vaihtoehto on, että ei pakoteta koodiston mukaisiksi, vaan tarkistetaan tiedot jälkikäteen ja raportoidaan organisaatioille, jos raportoitu koodistoa vastaamattomia koodeja
- Tällöin JUULIssa näkyvät koodeina (tai eivät näy lainkaan), ellei koodille ole vielä raportoitu selitettä
- Näin toimitaan ainakin vuoden 2016 osalta.
- Samaan koodiin liittyvän laitoksen nimi voi olla eri vuosina eri
- OKM: Mielellään ei käytetä edellisen vuoden koodistoja. Voidaan myös tehdä niin, että organisaation nimi ilmoitetaan aikaisemmin ja ohjausaloja voidaan täydentää loppuvuodesta. Ohjausalatietoa tuskin käytetään julkaisujen osalta kesken vuoden.
- Kysymys: Onko olemassa/tulossa mitään ohjeistusta, millaisia organisaation alayksikköjen olisi hyvä olla?
- OKM: Jotta OKM-ohjauksen alajakaumat riittävän tarkkoja, raekoko ei liian iso, mutta käytettävyyden kannalta ei liian pieni. 20-150 yksikköä ehkä sopiva.
- Kysymys: Käytetäänkö samoja alayksikköjä henkilöstötiedonkeruussa? HR-järjestelmä rajoittaa, mitä yksiköt voivat olla.
- OKM: Täytyy olla samoja, joten sieltä tulee todennäköisesti tiettyjä rajoitteita. Myös Tilastokeskuksen T&K-tiedonkeruussa käytetään samoja alayksiköitä.
...
5. Tiedot VIRRAsta OpenAIREen
- TY: Tod.näk. tutkijoiden vastuulla. Parasta olisi jos tarvittaisiin vain yksi integraatio VIRRA:sta.
- JY: Hankkeita tulossa, mutta ei vielä tehty asialle mitään. Vaikkei tulisikaan VIRRAn kautta, olisi apua, jos yhteinen selvitys siitä, miten asia tulisi hoitaa.
- LTY: LUT:ssa on tällä hetkellä pilotoitu Dorian kautta tiettyjen julkaisujen haravoitumista OpenAireen, mutta sen tarkempaa tietoa ei OpenAiresta.
- Perustetaan pieni ryhmä selvittämään mahdollisuuksia tietojen poimimiseen VIRRAsta. Ryhmä kokoontuu alkuvuodesta 1-2 kertaa. Kootaan edustajat CSC:ltä, LUTista (Ilkka Nokelainen), HY:sta ja Kansalliskirjastosta.
...
6.Tiedoksi
- XML-skeeman uusi versio (julkaistaan viikon 51 alkupuolella)
- Julkaisutiedonkeruun (3A) mallitiedostot 2015 julkaistu
- Ammattikorkeakoulut
- Yliopistot (ml. tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaalat)
- Julkaisutiedonkeruun 2016 tutkijaohjeistus julkaistu:
- 2016 mallitiedosto julkaistaan loppuvuodesta 2015
6
7. Muut asiat
- Kysymys: Tieteellisissä lehdissä julkaistujen väitöslektioiden kirjaaminen?
- TaY: Kirjattu B1:een.
- OKM: B1 tai A1 voisivat olla oikeita paikkoja. Tarkennetaan ohjeistukseen.
Seuraavat kokoukset
Ehdotus kevään Kevään 2016 kokousajoistakokousajat
To 21.1. klo 13-14.30
Pe 12.2. klo 13-14.30
...