...
Opetus- ja kulttuuriministeriölle poimitaan monia tietoja, jotka esitetään tilastointipalvelu Vipusessa ja kirjautumisen takana olevassa EXTRA-Vipunen palvelussa. Suurimpina poimintoina muun muassa opintopistetiedonkeruu (AMK & YO), avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijat, maahanmuuttajien valmentava koulutus (AMK), tutkinnot osat avoimessa yliopisto-opetuksessa ja erillisinä opintoina (YO), opettajatiedonkeruu (AMK & YO), 55 op suoritukset (AMK & YO), opinnäytetyöt (AMK) sekä tavoiteajassa tutkinnon suorittaneet. Opetus- ja kulttuuriministeriölle on toteutettu myös tarpeen mukaan vuosikellon mukaisten poimintojen lisäksi erilaisia kertaluonteisia poimintoja erillisten tilausten mukaisesti.
Voisiko Vipusen erottaa omaksi kappaleekseen, kun Tilastopalvelu Vipunen on OKM:n ja OPH:n yhteinen palvelu? Eli jos erottaisi mitä poimintoja tehdään suoraan OKM:lle, OKM:n hallinnoimiin palveluihin esim. ARVO, ja mitä tietoja menee Vipuseen?
Tilastokeskukselle suoritettavat suurimmat tietopoiminnat ovat tammikuussa tutkintotiedonkeruu (tiedot kaikista edellisenä vuonna valmistuneista tutkinnoista) ja lokakuussa opiskelijatiedonkeruu (tiedot läsnäolevista opiskelijoista). Myös opetus- ja kulttuuriministeriöön toimitetaan sekä tutkinto- että opiskelijatiedonkeruun tiedot ennakkotietoina. Tilastokeskukselle poimitaan myös tiedot opettajien erillisistä pätevyyksistä sekä erillisenä poimintana tilastointivuonna valmistuneiden henkilöiden tutkintoon liittyvät liikkuvuusjaksot (Eurostat).Korkeakoulut ovat lisäksi toimeksiantaneet VIRTA-aineiston luovuttamisen Tilastokeskuksen FIONA-tutkimusaineiston etäkäyttöpalveluun, josta sen on saatavilla tutkimuskäyttöön erillisen tutkimuskohtaisen lupaprosessin kautta. FIONAssa käytettävissä oleva aineisto sisältää kattavasti VIRTAn tietosisällön.
Opetushallitukselle kerätään tietoa kerran vuodessa koskien suomalaisten korkeakoulujen lähteviä ja saapuvia kansainvälisiä opiskelijaliikkuvuusjaksoja. Saisiko tästä lisätietoa; jos on säännöllistä, kuinka usein ja mihin tarkoitukseen tms. Tämä siis ei mene Vipuseen?
2.2 2.2 Viranomaispalvelut: palvelukohtaisia huomioita sisällöllisesti, teknisesti ja aikataulullisesti
...
Opetushallitus hyödyntää VIRTA-tietoja opiskelijavalinnoissa eli Opintopolku-palvelujen taustalla olevan opiskelijavalintarekisterin ja Virta-tietovarannon välillä liikkuu tietoja. Myös KOSKI-palvelukokonaisuus käyttää suoraan VIRTA-tietovarannon tietoja. Voisiko CSC täydentää, jos VIRTA-tietoja välitetään joihinkin muihin OPH:n ylläpitämiin palveluihin?
OPISKELIJAVALINTAREKISTERI ja siihen liittyvät palvelut
...
VIRTA-tietovarannon tietojen luovutuksia tapahtuu sekä rajapinnan kautta että manuaalisin tietopoiminnoin. VIRTA-tietovarannosta tehdään tietopoimintoja säännöllisen aikataulun mukaan sekä tarvittaessa erillisistä tilauksista. VIRTA-tietojen käyttötarkoitukset ovat siis sekä sisällöllisesti että teknisesti monipuolisia - kuten ovat tiedonhyödyntäjien tarpeetkin - , joten tietojen luovuttamisten ja tietopoimintojen siirtäminen Opetushallituksen vastuulle tulee suunnitella hyvin ja varata muutoksiin riittävästi aikaa. Erityisesti viranomaiskäyttäjien osalta tulisikin laatia realistinen aikataulu yhdessä tietoja hyödyntävän tahon kanssa. Muutoksiin vaikuttaa tekninen toiminnallisuuden muutos ja rajapintaan liittyvät toimet sekä sopimuksellinen näkökulma, jossa viranomaisen ja Opetushallituksen välille tulee laatia tietopalvelusopimus. Näihin molempiin tulee varata aikaa. Muutos vaikuttaisi tiedon hyödyntäjien, korkeakoulujen, CSC:n ja Opetushallituksen toimintaan ja kaikki tahot tulee ottaa mukaan muutosprosessiin heti suunnitteluvaiheessa.
3.1 CSC:n huomiot
Siirrettäessä VIRTA-tietojen osalta sekä tietojen poiminnat että luovuttaminen rajapintojen kautta KOSKI-palveluun, tulisi työ eritellä osiin. Ensimmäisessä vaiheessa voidaan Mikäli kaikki tietojen luovutukset haluttaisiin tehdä KOSKI-luovutuspalvelun kautta, olisi se järkevää vaiheistaa. Ensimmäisessä vaiheessa voitaisiin uudet tekniset rajapintayhteydet toteuttaa KOSKIn kautta. Toisessa vaiheessa voidaan voitaisiin siirtää erillisten säännöllisten tietopoimintojen toteuttaminen. Samalla voitaisiin toteuttaa muutoksia siirrot olemassaolevien rajapintakäyttäjien osalta siinä aikataulussa, joka on yhteistyössä valmisteltu ja sovittu. Erillisten tietopoimintojen osalta on syytä tehdä poimintakohtainen arviointi, jonka perusteella tehdään OPTIETORissa päätös siitä, miten ja kenen toimesta poiminnat suoritetaan.
CSC näkee kriittisenä mahdollisille muutoksille olemassaolevien rajapintakäyttäjien osalta sitä, että tiedonhyödyntäjän palveluihin ei tule merkittävää katkosta. Erityisesti viranomaiskäyttäjien osalta sekä käyttökatkokset että mahdollinen tarvittava järjestelmien kehitystyö tulee huomioida korkealla prioriteetilla.
3.2 Opetushallituksen huomiot
tietopoimintojen osalta on syytä tehdä poimintakohtainen arviointi, jonka perusteella tehdään OPTIETORissa päätös siitä, miten ja kenen toimesta poiminnat suoritetaan.
Mikäli kaikki tietojen luovutuksen haluttaisiin tehdä KOSKI-luovutuspalvelun kautta, olisi se järkevää vaiheistaa. KOSKI-luovutuspalvelun kautta tapahtuvien tietojen luovutusten näkökulmasta toteutusvaihtoehtoja on kaksi. Nykyisen sisäistä Nykyistä VIRTA-rajapintaa KOSKI-palvelun suuntaan laajennetaan mahdollistamaan monipuolisempia hakutoimintoja. Toinen vaihtoehto voisi mahdollisesti olla VIRTA-tietovarannon tietosisällön päivittäinen kopiointi osaksi KOSKI-palvelun tietovarantoa. Tässä vaihtoehdossa päivittäisen kopioinnin yhteyteen voitaisiin rakentaa samantyyppinen tiedon versiointi kuin millainen KOSKI-tietovarannossa on tällä hetkellä käytössä. Lähtökohta molemmissa tapauksissa on vähentää manuaalista tiedonprosessointia VIRTA-KOSKI väliltä.
Niille tiedon hyödyntäjille, jotka tarvitsevat tietoa useista ko. rekisterilain alaisuuteen kuuluvasta rekisteristä, muutos tulisi näkymään ainakin hallinnollisen työn vähenemisenä, kun viranomaisten välille riittäisi vain yksi sopimus, ja eri rekistereiden tietojen luovutuksia käsiteltäisiin samojen yhteyshenkilöiden kesken. Opetushallitukselle muutos aiheuttaisi lisätyötä, minkä takia resurssisiirrot tulisi varmistaa ennen päätösten tekoa. Opetushallituksessa on tullut voimaan mm. rajapintojen rakentamista ja ylläpitoa koskeva hinnoittelupäätös, millä saattaa olla vaikutusta tiedon hyödyntäjien tilanteeseen siten, että toisin kuin ennen tietojen saaminen olisi maksullista. (Tässä esiselvityksessä tulisi kuvata myös nykytilanne VIRTA-rajapintojen rakentamisen ja ylläpidon sisältämien kustannusten kattaminen).
4. Kysymyksiä tiedon hyödyntäjille
...