När den småbarnspedagogiska verksamheten upphör (på svenska)

Varhaiskasvatustoimijan tulee aina tallentaa Vardaan päättymispäivämäärät tämän sivun ohjeistuksen mukaisesti, kun toimija

1. päättää varhaiskasvatustoiminnan mutta jatkaa muuta Y-tunnustason toimintaansa
2. päättää kaiken yritystoiminnan
3. lopettaa toimipaikan toiminnan*

Palveluntuottajan velvollisuus rekisterinpitäjänä on huolehtia, että tallennetut tiedot ovat Vardassa sisällöltään oikein ja ajantasaiset ennen tietojen päättämistä. Oikein tallennettuja tietoja ei saa poistaa Vardasta. Tietojen säilytysaika on viisi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, kun lapsi siirtyy pois varhaiskasvatuksen piiristä tai kun työntekijän työsuhde varhaiskasvatuksen tehtävissä päättyi. Tietojen säilytyksestä määrätään varhaiskasvatuslaissa (540/2018).

Varhaiskasvatuksen palveluntuottajan varhaiskasvatustoiminta päättyy

Mikäli yksityisen palveluntuottajan kaikki varhaiskasvatustoiminta päättyy, eikä toiminta siirry toiselle oikeushenkilölle, kaikille Vardassa voimassa oleville tiedoille tulee lisätä päättymispäivämäärä. Vardassa oleville tiedoille tulee tallentaa päättymispäivämäärä, vaikka y-tunnuksen toiminta jatkuisi jossain toisessa toiminnassa kuin varhaiskasvatuksessa.

Varhaiskasvatustoimijan tulee aina ilmoittaa Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi) varhaiskasvatustoiminnan päättymisestä. Vardan asiakaspalvelu lisää varhaiskasvatustoimijan perustietoihin päättymispäivämäärän ja sulkee tarvittaessa käyttäjien käyttöoikeudet. Varhaiskasvatustoimijaan liittyvistä muutoksista, myös toiminnan päättymisestä, tulee ilmoittaa myös Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ).

Kun varhaiskasvatustoiminta lakkaa, varhaiskasvatustoimija lisää päättymispäivämäärän yksitellen jokaiselle lapselle ja työntekijälle (sisältää myös yrittäjän omat tiedot työntekijätietoina tallennettuna) erikseen ja lopuksi toimipaikoille. Tarkemmat ohjeet löytyvät alta kohdasta Vardassa olevien tietojen päättäminen. Päätettäviä tietoja ovat maksutiedot, varhaiskasvatussuhteet ja varhaiskasvatuspäätökset, joille kaikille tulee lisätä päättymispäivämäärä. Kun Vardaan tallennettu tieto, esim. varhaiskasvatuspäätös, maksutieto sekä työntekijän palvelussuhde ja työskentelypaikka päättyy, tallennetaan voimassaolon viimeinen päivä Vardaan.

Mikäli palveluntuottajalla on ostopalvelu- ja/tai palvelusetelitoimintaa, varhaiskasvatustoimijan tulee olla yhteydessä niihin kuntiin, joiden kanssa em. toimintaa on. Varhaiskasvatusta järjestävän kunnan tulee tallentaa lasten varhaiskasvatussuhteille, varhaiskasvatuspäätöksille ja maksutiedoille päättymispäivämäärä, jos lapsen tiedot on tallentanut kunta. Mikäli kunta on siirtänyt tietojen tallentamistehtävän yksityiselle palveluntuottajalle, palveluntuottaja lisää lasten varhaiskasvatustiedoille päättymispäivämäärän ja kunta lisää maksutiedoille päättymispäivämäärän. HUOM! Mikäli kunta ei ole vielä tallentanut ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä järjestetyssä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietoja, palveluntuottaja ei saa poistaa kuntia ostopalvelu- ja/tai palvelusetelitoiminnan hallinnasta!

Jos varhaiskasvatustoimija rekisterinpitäjänä lakkaa, eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten Vardaan tallennettujen tietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus.

Varhaiskasvatuksen palveluntuottajan yksittäisen toimipaikan toiminta päättyy

Mikäli yksittäisen toimipaikan toiminta päättyy, vain kyseistä toimipaikkaa koskeville tiedoille lisätään päättymispäivämäärä. Jos lapsi jatkaa varhaiskasvatuksessa toimijan toisessa toimipaikassa ja muut tiedot säilyvät ennallaan, ainoastaan varhaiskasvatussuhde on päätettävä ja tallennettava tilalle uusi varhaiskasvatussuhde uuden toimipaikan alle.

Ostopalveluna tai palvelusetelillä tuotetun varhaiskasvatuksen osalta palveluntuottajan tulee olla yhteydessä varhaiskasvatusta järjestävään kuntaan ja kunnan tulee tarvittaessa lisätä uusi toimipaikka Vardan ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallintanäytöllä "toimipaikkoihin, joissa järjestämme varhaiskasvatusta". 

Mikäli lapsi ei jatka varhaiskasvatuksessa palveluntuottajan toisessa toimipaikassa, kaikille lasta ja hänen huoltajiaan koskeville tiedoille tulee tallentaa päättymispäivämäärä. Varhaiskasvatustoimija lisää päättymispäivämäärän yksitellen jokaiselle lapselle erikseen ja lopuksi toimipaikalle. Päätettäviä tietoja ovat maksutiedot, varhaiskasvatussuhteet ja varhaiskasvatuspäätökset, joille kaikille tulee lisätä päättymispäivämäärä. Lisäksi mikäli kyseessä on ostopalveluna tai palvelusetelillä tuotettu varhaiskasvatus, palveluntuottajan ja kunnan tulee päättää ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinta päättyneen toimipaikan osalta sen jälkeen, kun kaikille em. tiedoille on lisätty päättymispäivämäärä. 

Myös työntekijän palvelussuhteen ja työskentelypaikan tiedot tulee päivittää vastaamaan muuttunutta tilannetta.

Varhaiskasvatustoimija lisää myös toimipaikan kaikille tiedoille päättymispäivämäärän. Toimipaikan päättymispäivämäärän voi myöhemmin poistaa, mikäli toiminta käynnistyy uudelleen samalla toimijalla.

Historiatiedot jäävät päättyneeseen toimipaikkaan.

Anchor
paattaminen paattaminen

Vardassa olevien tietojen päättäminen

Käyttöliittymän kautta tiedot tallentava varhaiskasvatustoimija tallentaa päättymispäivämäärät Vardaan. Tiedonsiirrolla tiedot tallentava varhaiskasvatustoimija tallentaa päättymispäivämäärät varhaiskasvatusjärjestelmäänsä, josta ne siirtyvät Vardaan. Varhaiskasvatustoimijan vastuulla on tarkistaa Vardasta, että tiedot ovat tallentuneet oikein. Tietojen oikeellisuuden voi tarkistaa Katsele tietoja -välilehden kautta Vardan käyttöliitymässä. Toimijan käyttöoikeudet suljetaan vasta sen jälkeen, kun varhaiskasvatustoimija on tarkistanut tietojen oikeellisuuden Vardan käyttöliittymästä.

Tarkista Vardasta seuraavat kohdat:

Huomaa, että tietoja ei saa mitätöidä eli poistaa Vardasta.

1. Maksutiedot – lisää tarvittaessa päättymispäivämäärä (yksityisellä palveluntuottajalla huoltaja- ja maksutietojen tallennus Vardaan alkaa 1.9.2020)
2. Varhaiskasvatussuhteet – lisää päättymispäivämäärä
3. Varhaiskasvatuspäätökset – lisää tarvittaessa päättymispäivämäärä
4. Työntekijän työskentelypaikat ja palvelussuhteet, lisää päättymispäivämäärä (henkilöstötietojen tallennus Vardaan alkaa 1.9.2020)
5. Toimipaikka – lisää päättymispäivämäärä
6. Toimipaikan kieli- ja toimintapainotukset – lisää päättymispäivämäärä
7. Toimijan tiedot, ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminta – poista hallintanäytöltä kunnat, joille on tuotettu varhaiskasvatusta ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä toimipaikkaan/toimipaikkoihin, joiden toiminta päättyy. Huom. Varmista ennen poistoa, että varhaiskasvatuksen järjestäjä on lisännyt lasten varhaiskasvatustiedoille  ja maksutiedoille päättymispäivämäärän. HUOM! Mikäli kunta ei ole vielä tallentanut ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä järjestetyssä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietoja, kuntia ei saa poistaa ostopalvelu- ja/tai palvelusetelitoiminnan hallinnasta!
8. Käyttäjätunnus ja käyttöoikeudet – kun organisaatiolle on lisätty päättymispäivämäärä, käyttöoikeudet lakkautettuun organisaatioon päättyvät. Mikäli henkilöllä on käyttöoikeus ainoastaan lakkautettuun toimipaikkaan, käyttöoikeus päättyy, kun toimipaikalle tallennetaan päättymispäivämäärä. Opetushallitus sulkee tarvittaessa myös muut käyttöoikeudet. Käyttäjätunnus säilyy virkailijan Opintopolussa.
9. Toimija – Opetushallitus lisää Organisaatiopalveluun päättymispäivämäärän, kun kaikki varhaiskasvatustoiminta päättyy. Tämän lisäksi toimijan tulee huolehtia ilmoituksesta muille viranomaisille (esim. YTJ).

Huomaa, että Varhaiskasvatuksen tietovarannon (Varda) tietojen säilytysaika on viisi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, kun lapsi siirtyy pois varhaiskasvatuksen piiristä tai kun työntekijän työsuhde varhaiskasvatuksen tehtävissä päättyi. Tietojen säilytysajasta säädetään varhaiskasvatuslain 72 §:ssä.

Kertaalleen päättynyt varhaiskasvatustoiminta alkaa uudelleen

Jos varhaiskasvatustoiminta on kertaalleen päättynyt ja toiminta aloitetaan uudelleen samalla y-tunnuksella, tee uudelleen Varda-rekisteröityminen sivulla https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi. Tarkemmat ohjeet Varda-rekisteröitymisestä tällä sivulla.

Kun rekisteröityminen on hyväksytty kunnassa ja Varda-pääkäyttäjä on saanut käyttöoikeudet, tietojen tallennus Vardaan voi alkaa.

Anchor
31221 31221

När den småbarnspedagogiska verksamheten upphör

Aktören inom småbarnspedagogiken ska alltid föra in slutdatum i Varda enligt denna anvisning, om aktören

1. avslutar den småbarnspedagogiska verksamheten men fortsätter med verksamhet under Fo-nummer,
2. avslutar all sin företagsverksamhet,
3. avslutar verksamheten vid ett verksamhetsställe.

Som personuppgiftsansvarig är serviceproducenten skyldig att se till att uppgifterna som har förts in i Varda är korrekta och uppdaterade innan de avslutas. Uppgifter som har sparats korrekt i Varda får inte raderas. Uppgifterna förvaras i Varda i fem års tid efter utgången av det kalenderår då småbarnspedagogiken har upphört för barnet eller då arbetstagarens anställningsförhållande inom småbarnspedagogiken har upphört. I lagen om småbarnspedagogik (540/2018) föreskrivs om förvaringen av uppgifter i Varda.

När den småbarnspedagogiska verksamheten upphör hos en serviceproducent inom småbarnspedagogik

Om all småbarnspedagogisk verksamhet hos en privat serviceproducent inom småbarnspedagogik upphör, och verksamheten inte överförs till en annan juridisk person, ska ett slutdatum anges för alla gällande uppgifter i Varda. Ett slutdatum ska föras in för uppgifterna i Varda, även om aktören skulle fortsätta med annan än småbarnspedagogisk verksamhet under ett Fo-nummer.

Aktören inom småbarnspedagogik ska alltid meddela Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi) om den småbarnspedagogiska verksamheten avslutas. Vardas kundtjänst lägger till ett slutdatum för basuppgifterna som hör till aktören inom småbarnspedagogik och avslutar vid behov användarnas användarrättigheter. Man ska även meddela företags- och organisationsdatasystemet (YTJ) om ändringar som berör aktören inom småbarnspedagogik, även då verksamheten upphör.

Om den småbarnspedagogiska verksamheten upphör, ska aktören inom småbarnspedagogik lägga till slutdatum separat för varje barn och arbetstagare (även för företagarens egna uppgifter som sparats som arbetstagaruppgifter). Slutligen ska aktören ange ett slutdatum för verksamhetsställena. Närmare anvisningar finns under rubriken Avsluta uppgifterna i Varda. Uppgifter som ska förses med slutdatum är uppgifterna om avgifter, uppgifterna om deltagande i småbarnspedagogik och uppgifterna om beslut om småbarnspedagogik. När en uppgift som har förts in i Varda, till exempel uppgifter om småbarnspedagogik, avgifter, deltagande i småbarnspedagogik och arbetsplatser upphör att gälla, ska man som slutdatum i Varda föra in uppgiftens sista giltighetsdag.

Om en serviceproducent driver köptjänst- och/eller servicesedelverksamhet ska aktören inom småbarnspedagogik vara i kontakt med de kommuner som man driver förutnämnda verksamhet med. Kommunen som ordnar småbarnspedagogik ska föra in ett slutdatum för barnets deltagande i småbarnspedagogik, beslutet om småbarnspedagogik och uppgifterna om avgifter, om det är kommunen som har fört in barnets uppgifter. Om kommunen har överlåtit införandet av uppgifterna åt den privata serviceproducenten, ska serviceproducenten föra in ett slutdatum för barnens uppgifter om småbarnspedagogik och kommunen lägger till ett slutdatum för uppgifterna om avgifter. OBS! Om en kommun ännu inte har fört in uppgifterna om barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köptjänst- och/eller servicesedelverksamhet, får serviceproducenten inte radera kommunerna från användargränssnittets administreringsvy för köptjänst- och servicesedelverksamhet.

Om aktörens uppgift som personuppgiftsansvarig upphör och dennes uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, blir Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig för uppgifterna som har sparats i Varda.

När en serviceproducent inom småbarnspedagogik avslutar verksamheten vid ett enskilt verksamhetsställe

Om verksamheten upphör vid ett enskilt verksamhetsställe, ska ett slutdatum läggas till endast för uppgifterna som berör verksamhetsstället i fråga. Om ett barn fortsätter i den småbarnspedagogiska verksamheten vid ett annat av aktörens verksamhetsställen och det inte sker ändringar i de övriga uppgifterna, ska endast uppgiften om deltagande i småbarnspedagogik avslutas. Istället för man in en ny uppgift om deltagande i småbarnspedagogik under det nya verksamhetsstället.

I fråga om småbarnspedagogik som tillhandahålls som köptjänst eller med servicesedel ska serviceproducenten vara i kontakt med kommunen som ordnar småbarnspedagogik och kommunen ska vid behov lägga till ett nytt verksamhetsställe under ”verksamhetsställen där vi ordnar småbarnspedagogik” i användargränssnittets administreringsvy för köptjänst- och servicesedelverksamhet. 

Om ett barn inte fortsätter i småbarnspedagogisk verksamhet vid ett annat verksamhetsställe, ska alla uppgifter som berör barnet och hens vårdnadshavare förses med slutdatum. Aktören inom småbarnspedagogik ska lägga till slutdatumet separat för varje barn och till sist även för verksamhetsstället. Uppgifter som ska förses med slutdatum är uppgifterna om avgifter, uppgifterna om deltagande i småbarnspedagogik och uppgifterna om beslut om småbarnspedagogik. Om det är frågan om småbarnspedagogik som ordnas som köptjänst eller med servicesedel ska serviceproducenten och kommunen avsluta administreringen av köptjänst- och servicesedelverksamhet vad gäller verksamhetsstället i fråga, efter att de ovan nämnda uppgifterna har försetts med slutdatum. 

Även uppgifterna om arbetstagarens anställningsförhållande och arbetsplats ska uppdateras så att de motsvarar den förändrade situationen.

Aktören inom småbarnspedagogik ska även lägga till ett slutdatum för verksamhetsställets samtliga uppgifter. Verksamhetsställets slutdatum kan senare raderas, om verksamheten inleds på nytt hos samma aktör.

Att avsluta uppgifter i Varda

En aktör inom småbarnspedagogik som för in uppgifter via användargränssnittet ska föra in slutdatumen i Varda. En aktör inom småbarnspedagogik som överför uppgifterna med en systemintegration ska föra in slutdatumen i det egna informationssystemet som används inom småbarnspedagogiken, och därifrån överförs de sedan till Varda. Det är aktören inom småbarnspedagogik som har ansvar för att kontrollera att uppgifterna har förts in korrekt. Via fliken ”Granska uppgifter” i Vardas användargränssnitt kan man kontrollera att uppgifterna är korrekta. Aktörens användarrättigheter avslutas först efter att aktören i Vardas användargränssnitt har kontrollerat att uppgifterna är korrekta.

Kontrollera följande i Varda:

Observera att uppgifterna inte får raderas ur Varda.

1. Uppgifter om avgifter – lägg vid behov till ett slutdatum (en privat serviceproducent för in uppgifterna om vårdnadshavare och avgifter från och med 1.9.2020)
2. Deltagandet i småbarnspedagogik – lägg till ett slutdatum
3. Beslut om småbarnspedagogik – lägg vid behov till ett slutdatum
4. Arbetstagarens arbetsplatser och anställningsförhållanden – lägg till ett slutdatum (uppgifterna om personalen förs in från och med 1.9.2020)
5. Verksamhetsstället – lägg till ett slutdatum
6. Språk och verksamhet som betonas vid verksamhetsstället – lägg till ett slutdatum
7. Aktörens uppgifter, köptjänst- och servicesedelverksamhet – ta i användargränssnittets administreringsvy bort de kommuner, som finns under verksamhetsstället/verksamhetsställena vars verksamhet har upphört och för vilka den småbarnspedagogiska verksamheten har producerats som köptjänst och/eller med servicesedel. Obs! Försäkra innan kommunerna tas bort att anordnaren av småbarnspedagogik har lagt till ett slutdatum för barnens uppgifter om småbarnspedagogik och uppgifterna om avgifter. OBS! Om en kommun ännu inte har fört in uppgifterna om barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köptjänst- och/eller servicesedelverksamhet, får kommunerna inte raderas från användargränssnittets administreringsvy för köptjänst- och servicesedelverksamhet!
8. Användaruppgifter och användarrättigheter – när ett slutdatum har lagts till för organisationen upphör användarrättigheterna för den nedlagda organisationen. Om en person har användarrättigheter endast till ett verksamhetsställe som upphör, avslutas också användarrättigheten då ett slutdatum förts in för verksamhetsstället. Utbildningsstyrelsen avslutar vid behov även andra användarrättigheter. Användaruppgifterna förvaras i Studieinfo för administratörer.
9. Aktören – Utbildningsstyrelsen lägger till ett slutdatum i organisationstjänsten då all småbarnspedagogisk verksamhet upphör.  Därtill ska aktören se till att meddela andra myndigheter (t.ex. YTJ).

Observera att uppgifterna som förts in i informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda) förvaras i fem års tid efter utgången av det kalenderår då småbarnspedagogiken har upphört för barnet eller då arbetstagarens anställningsförhållande inom småbarnspedagogiken har upphört. I 72 § i lagen om småbarnspedagogik föreskrivs om uppgifternas förvaringstid.

När tidigare avslutad småbarnspedagogisk verksamhet inleds på nytt

Om den småbarnspedagogiska verksamheten har upphört tidigare och sedan börjar på nytt under samma Fo-nummer, kan man registrera sig på nytt i Varda på adressen: https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi/. 

Efter godkännande av registreringen i kommunen och när Varda-huvudanvändaren har fått användarrättigheter till Varda, kan man börja föra in uppgifter i informationsresursen.