Opintopolkuun tallennettavat henkilötunnukselliset henkilöt yksilöidään aina Digi- ja väestötietoviraston (DVV) ylläpitämän väestötietojärjestelmän (VTJ) tiedoilla. Jotta henkilöitä voidaan yksilöidä on hetun oltava täysin oikein ja nimien on oltava riittävän samanlaiset lähdejärjestelmän nimien kanssa.
Väärä henkilötunnus
Ilmoittaessaan henkilötunnuksensa, esimerkiksi hakulomakkeella, henkilö on saattanut antaa vääränlaisen hetun, jolloin järjestelmä ilmoittaa millaisesta virheestä on kyse. Henkilön ilmoittama hetu voi myös olla täysin oikea hetu, joka on jonkun toisen henkilön käytössä.
Tässä kuvassa henkilö on ilmoittanut henkilötunnuksekseen ns. 9-hetun. Tällaisia hetuja käytetään ainoastaan testaustarkoituksissa.
Jos henkilötunnusta ei löydy VTJ:stä, annetaan kuvan mukainen ilmoitus.
Väärä hetu tulee aina poistaa ja selvittää henkilön oikea hetu. Jos henkilöllä ei ole hetua, henkilö yksilöidään virkailijan toimesta ja hän saa oppijanumeron.
Poikkeustapauksissa kuvan mukainen virheilmoitus voidaan näyttää, vaikka henkilötunnus olisi oikein. Silloin henkilötunnus poistetaan, tallennetaan tiedot ilman hetua ja lisätään henkilötunnus uudelleen. Lopuksi varmistetaan, että automaattinen VTJ-yksilöinti onnistuu.
Nimivertailu
Henkilö on voinut ilmoittaa nimensä sillä tavalla, että haettaessa tietoja väestötietojärjestelmästä, nimet eivät ole riittävän samat väestötietojärjestelmän senhetkisten tietojen kanssa, jolloin virkailijan tulee tehdä nimivertailua VTJ-vertailu-näkymässä. Esimerkkikuva on testijärjestelmästä, jossa ei ole yhteyttä VTJ:hin. Jos virkailija katsoo, että VTJ:stä tulevat tiedot ovat oikein, hän painaa taulukon alta Yliaja VTJ:n tiedoilla -painiketta. HUOM: Edellyttää, että virkailijalla on VTJ-vertailuoikeudet.
Päivitä VTJ:stä
VTJ-yksilöidyn henkilön voimassaolevat tiedot voidaan hakea VTJ:stä reaaliaikaisesti Päivitä VTJ:stä-painikkeella. Virkailijan VTJ-yhteystiedot voidaan poistaa tällä painikkeella.
Henkilötunnuksen vaihtaminen
Jos henkilön henkilötunnus vaihtuu, se päivittyy väestötietojärjestelmästä oppijan tietoihin.
Jos uusi henkilötunnus ehditään lisätä oppijanumerorekisteriin ennen kuin muutostieto päivittyy VTJ:stä, voi syntyä virhetilanteita. Virhetilanteissa, jos samalle henkilölle on syntynyt kaksi VTJ-yksilöityä identiteettiä oppijanumerorekisteriin, virkailijan tulee olla yhteydessä Opetushallitukseen identiteettien yhdistämiseksi. Näin voi tapahtua harvinaisissa tapauksissa, jos henkilön henkilötunnus vaihtuu ja automaattinen VTJ-tietojen päivitys epäonnistuu. Tällöin korjaus tehdään OPH:ssa ja vanhin oppijanumero jää voimaan.
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Problemsituationer i anslutning till personer med en personbeteckning
Personer med en finländsk personbeteckning individualiseras i normala fall automatiskt med uppgifterna från befolkningsdatasystemet (BDS). För att den automatiska individualiseringen ska lyckas så ska namnet och personbeteckningen stämma överens med uppgifterna i BDS.
Felaktig personbeteckning
Felaktiga personbeteckninar ska alltid tas bort från personens uppgifter med Behandla-knappen. Tillfälliga personbeteckningar vars slutdel börjar med 9 ska inte heller användas utan de ska tas bort.
Jämförelse av namnuppgifter
Ifall namnet inte stämmer överens med det i BDS så misslyckas den automatiska identifieringen. Då kan administratören jämföra uppgifterna i BDS-jämförelsevyn. I vyn visas uppgifter som förts in i studentnummerregistret och de som funnits i BDS vid tidpunkten då uppgifterna införts. Om det är tydligt att det är fråga om samma person så kan administratören uppdatera studentnummerregistret med uppgifterna från BDS. Då individualiseras också personen automatiskt efter en stund.
Uppdatera från BDS
Om en person individualiserats med BDS-uppgifter kan aktuella uppgifter hämtas ur BDS med uppdatera från BDS-knappen. I vissa fall kan t.ex. namnändringar ha blivit ouppdaterade.
Byte av personbeteckning
Byten av personbeteckningar uppdateras automatiskt från befolkningsdatasystemet.
Ifall man hinner föra in den nya personbeteckningen till studentnummerregistret innan det uppdaterats från befolkningsdatasystemet så kan det uppstå fel. Ifall samma person fått två identiteter (två personbeteckningar och två studentnummer) så ska man vara i kontakt med Utbildningsstyrelsen för att åtgärda situationen. Då korrigeras situationen i Utbildningsstyrelsen och det äldsta studentnumret förblir gällande.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Miten toimia erilaisissa yksilöinnin virhetilanteissa?Yksilöinnin virhetilanteet: ohjeita virheiden ratkaisuun |
Sivun sisältö | Sidans innehåll
Table of Contents