...

...

Sisällysluettelo

1. Dokumentin tarkoitus

Tietoluettelon tarkoituksena on kuvata varhaiskasvatuksen tietovarannon tietosisältöjä ja niiden määrittelyjä sekä tukea varhaiskasvatustoimijoiden tiedon tuottamista Vardaan. Dokumenttia voi hyödyntää sekä käyttöliittymän kautta tietoja tallentava että integraation kautta tietoja siirtävä varhaiskasvatustoimija.

...

Tietoluettelon ylläpidosta vastaa Opetushallitus.

1.1. Vardaan tallennettavat tietosisällöt

Dokumenttiin on koottu taulukkomuodossa Vardaan tallennettavat tietosisällöt:

...

• nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli ja yhteystiedot;
• toimipaikat ja tässä laissa tarkoitettu työtehtävä;
• henkilön palvelussuhde sekä henkilön työaika;
• suoritettu tässä laissa tarkoitetun kelpoisuuden tuova tutkinto;
• osallistuminen täydennyskoulutukseen.

1.1.1. Tallennusvastuut tietosisällöittäin

Toimijaa, toimipaikkoja ja lasta koskevat tiedot

...

Vardaan tallennettavien tietojen tallentamisvastuista voi lukea lisää osoitteesta: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatustoimijoiden+tallennusvastuut 

1.1.2. Oppijanumerorekisterin kautta Vardaan yhdistettävät tiedot

Opetushallituksen ylläpitämään Oppijanumerorekisteriin tallennetaan Vardaan tallennettavien lasten, huoltajien ja työntekijöiden henkilötiedot:

...

Henkilötiedot siirtyvät Oppijanumerorekisteriin Digi-ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä (VTJ).

1.1.3. Organisaatiopalvelun kautta Vardaan yhdistettävät tiedot

Kunkin y-tunnustasoisen toimijan organisaatiotietoja ylläpidetään Opetushallituksen Organisaatiopalvelussa. Tiedot Organisaatiopalveluun päivittyvät Yritys- ja yhdistysrekisterin (YTJ) tietojen pohjalta. Vardaan tiedot varhaiskasvatustoimijan organisaatiosta saadaan Organisaatiopalvelusta.

Vardaan tallennetut varhaiskasvatuksen toimipaikat tallennetaan myös Organisaatiopalveluun, jossa ne saavat yksilöllisen tunnisteen eli toimipaikan OID:n. Vardassa hyödynnetään Organisaatiopalvelun muodostamia toimipaikkojen OID-tunnisteita.

1.2. Taulukon sarakkeiden sisällöt

• Kenttä: kentän nimi
• Esimerkki: malli kentän sisällöstä
  • Esimerkki on annettu vain niiden tietojen osalta, jotka varhaiskasvatustoimija tallentaa/siirtää.
• Lukumäärä: kuvaa tiedon pakollisuutta
  • 1 = yksi pakollinen arvo
  • . = vähintään yksi pakollinen arvo
  • .1 = ei-pakollinen, maksimissaan yksi arvo
• Tyyppi: tietokannan tietotyyppi. Huom! Mikäli Kuvaus-kentässä on listattu koodisto, kenttiin syötettävä tieto valitaan koodistosta.
• Muokkaus: kuvaa mahdollisuutta muokata kenttää Vardassa. Mikäli kenttä ei ole muokattavissa pitää virheet korjata poistamalla koko tieto-objekti, johon kenttä liittyy. 
  • muokattavissa
  • ei muokattavissa
• Kuvaus: sisällön selitys, linkki koodistoon ja tarkempiin ohjeisiin
• Lähde: kuvaa tiedon lähdettä eli tallentaako/siirtääkö tiedon varhaiskasvatustoimija (kunta, kuntayhtymä tai yksityinen varhaiskasvatustoimija) vai tuleeko tieto automaattisesti esim. Opetushallituksen Organisaatiopalvelun kautta.

...

Palvelut, joihin viitataan lähde-kentässä:

• Organisaatiopalvelu: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Organisaatiotietojen+hallintapalvelu
• Oppijanumerorekisteri: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Oppijanumerorekisteri
• Koodistopalvelu: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Koodistopalvelu

2. Varhaiskasvatustoimijan, toimipaikan ja lapsen tiedot

2.1. Varhaiskasvatustoimijan tiedot

Varhaiskasvatustoimijan organisaatiotiedot haetaan pääosin Vardaan Opetushallituksen Organisaatiopalvelusta Y-tunnuksella. Tämä edellyttää yksityiseltä palveluntuottajalta rekisteröitymistä Vardaa varten. Ohjeistus rekisteröitymiseen Vardaa varten löytyy sivulta https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Ohje+yksityisille+varhaiskasvatustoimijoille. Kunta käsittelee yksityisen palveluntuottajan rekisteröitymisen. Ohje kunnille käsittelyyn löytyy sivulta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613018. Organisaatiotiedot päivittyvät YTJ:stä Organisaatiopalveluun ja edelleen Vardaan.

...

2.2. Toimipaikka

Varhaiskasvatuksen toimipaikka on päiväkoti, perhepäiväkoti tai ryhmäperhepäiväkoti, joka sijaitsee yhdessä katuosoitteessa. Esimerkiksi päiväkodin sivutoimipaikat ovat kukin oma toimipaikkansa.

...

...

¹⁾ Varhaiskasvatuspaikkojen määrällä tarkoitetaan sitä lukumäärää lapsista, jotka voivat maksimissaan samanaikaisesti olla toimipaikassa. Sillä ei tarkoiteta määrää toimipaikan kirjoilla olevista lapsista. Yksi varhaiskasvatuspaikka voi olla jaettu esimerkiksi kahdelle osa-aikaisesti varhaiskasvatuksessa olevalle. Varhaiskasvatuspaikkojen määrään vaikuttavat myös varhaiskasvatuksessa olevien lasten ikä sekä toimipaikassa kasvatus-, opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevän henkilökunnan määrä. Lasten ja henkilökunnan välisestä suhdeluvusta säädetään asetuksessa varhaiskasvatuksesta (753/2018). Lue lisää varhaiskasvatuspaikkojen määrästä osoitteesta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613836.

2.2.1. Toimipaikan kielipainotus

Kielipainotustiedot tallennetaan, jos toimipaikalle on määritetty kielipainotus. Kielipainotuksella tarkoitetaan varhaiskasvatuksen toimipaikassa järjestettävää säännöllistä ja suunnitelmallista kaksikielistä varhaiskasvatusta; kielikylpyä, laajamittaista kaksikielistä varhaiskasvatusta tai kielirikasteista varhaiskasvatusta. Kaksikielisen varhaiskasvatuksen järjestäminen perustuu kunnan tai yksityisen toimijan päätökseen. Toimipaikassa voi olla yksi tai useita kielipainotuksia, mutta kielipainotus ei ole pakollinen tieto Vardassa. Kun toimipaikan kielipainotus päättyy, tulee painotukselle asettaa päättymispäivämäärä. Lue lisää kielipainotuksesta osoitteessa https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Toimintakieli+%28ent.+asiointikieli%29+ja+kielipainotus.

2.2.2. Toimipaikan toiminnallinen painotus

Toiminnallisen painotuksen tiedot tallennetaan, jos toimipaikalle on määritetty toiminnallinen painotus. Toiminnallinen painotus tarkoittaa, että monipuolisen ja varhaiskasvatussuunnitelman perusteiden mukaisen varhaiskasvatustoiminnan lisäksi toimipaikassa painotetaan vahvasti jotain tiettyä toimintaa. Näitä ovat muun muassa musiikki, liikunta ja kuvataide. Toimipaikalle tallennetaan toiminnallinen painotus vain silloin, kun sillä sellainen on. Yhdellä toimipaikalla voi olla useampi toiminnallinen painotus. Vardaan tulee tallentaa tiedot jokaisesta toiminnallisesta painotuksesta erikseen.

...

2.3. Lapsen tiedot

Vardaan tallennetaan tiedot lapsista, jotka ovat varhaiskasvatustoimijalla varhaiskasvatuksessa tallennusvelvollisuuden alkamisesta eteenpäin. Lapsen tietoja säilytetään Vardassa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen oikeus varhaiskasvatukseen päättyi. Tämän jälkeen tiedot poistuvat Vardasta automaattisesti.

2.3.1. Lapsen henkilötiedot

Varhaiskasvatuksessa olevan lapsen henkilötiedot voi tallentaa Vardaan joko henkilötunnuksella tai oppijanumerolla sekä nimitiedoilla. Lapsen henkilötiedot haetaan Väestötietojärjestelmästä (VTJ) Opetushallituksen Oppijanumerorekisteriin, kun varhaiskasvatustoimija tallentaa lapsen Vardaan.

...

2.3.2. Lapsen organisaatiotiedot

2.3.3. Lapsen ostopalveluna ja palvelusetelillä järjestetty varhaiskasvatus

Alla olevat tiedot tulee tallentaa Vardaan, mikäli lapsen varhaiskasvatus järjestetään ostopalveluna tai palvelusetelillä.

...

Katso Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnointi tietoluettelon kohdasta 2.3.6.

2.3.4. Lapsen varhaiskasvatustiedot

Lapsen varhaiskasvatustiedot tallennetaan Vardassa lapsen varhaiskasvatuspäätökset -kohtaan. Lapsen varhaiskasvatuspäätöksellä kuvataan päätöstä tai sopimusta lapsen oikeudesta varhaiskasvatukseen. Yhdellä lapsella voi olla useampi varhaiskasvatuspäätös. Vardaan tulee tallentaa tiedot jokaisesta päätöksestä tai sopimuksesta erikseen.

...

• Lapsella voi olla samanaikaisesti kolme voimassa olevaa varhaiskasvatuspäätöstä

• Tallennetun varhaiskasvatuspäätöksen tiedoista vain päivämääriä voi muokata. Mikäli jokin varhaiskasvatustieto muuttuu, varhaiskasvatuspäätös tulee merkitä päättyneeksi ilmoittamalla sille päättymispäivämäärä. Tämän jälkeen Vardaan tallennetaan uusi varhaiskasvatuspäätös. Uuden varhaiskasvatuspäätöksen alkamispäivämääräksi tulee tallentaa päättynyttä varhaiskasvatuspäätöstä seuraava päivä, mikäli uusi varhaiskasvatuspäätös alkaa edellistä päätöstä seuraavana päivänä.

• Varda laskee automaattisesti hakemuspäivämäärän ja varhaiskasvatuspäätöksen tai sitä vastaavan sopimuksen alkamispäivämäärän pohjalta, onko hakemus ollut kiireellisessä käsittelyssä. Tällä pikakäsittelyllä tarkoitetaan tilannetta, jossa em. päivämäärien erotus on 14 vuorokautta tai alle. Varda laskee pikakäsittelytiedon automaattisesti riippumatta siitä, onko varhaiskasvatustoimija kunta, kuntayhtymä tai yksityinen varhaiskasvatustoimija.

• Mikäli lapsi on ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestetyssä varhaiskasvatuksessa, varhaiskasvatuksen järjestämismuoto tulee olla jm02 Ostopalvelu, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä tai jm03 Palveluseteli, kunnan tai kuntayhtymän järjestämä.

2.3.5. Lapsen varhaiskasvatussuhde

Lapsen varhaiskasvatussuhteella kuvataan lapsen sijoittumista tiettyyn varhaiskasvatuksen toimipaikkaan tietyllä aikavälillä. Yhdellä lapsella voi olla yksi tai useampi varhaiskasvatussuhde. Vardaan tulee tallentaa tiedot jokaisesta varhaiskasvatussuhteesta erikseen.

...

• Lapsella voi olla samanaikaisesti kolme voimassa olevaa varhaiskasvatussuhdetta. 
• Tallennetusta varhaiskasvatussuhteesta voi jälkikäteen muuttaa ainoastaan päivämäärätietoja. Mikäli lapsen varhaiskasvatuksen toimipaikka vaihtuu tai varhaiskasvatuspäätös muuttuu, tulee varhaiskasvatussuhde merkitä päättyneeksi ilmoittamalla sille päättymispäivämäärä. Tämän jälkeen tallennetaan uusi varhaiskasvatussuhde aiemmin tallennetun varhaiskasvatuspäätöksen alle tai tarvittaessa uusi varhaiskasvatuspäätös ja uusi varhaiskasvatussuhde. Uuden varhaiskasvatussuhteen alkamispäivämääräksi tulee tallentaa päättynyttä varhaiskasvatussuhdetta seuraava päivä, mikäli uusi varhaiskasvatuspäätös alkaa edellistä päätöstä seuraavana päivänä.

2.3.6. Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnointi

Kun varhaiskasvatusta järjestetään ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä, sekä varhaiskasvatuksen järjestäjän että palveluntuottajan tulee tehdä Vardassa Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnointi. Lue ohjeistus sivulta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613330.

• Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnointi tehdään aina Vardan käyttöliittymässä osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/varda/paos-hallinta. Varda-pääkäyttäjä hallinnoi tietoja.

• Varhaiskasvatuksen järjestäjä voi siirtää lapsen varhaiskasvatustietojen tallentamistehtävän palveluntuottajalle. Lue ohjeistus sivulta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613164.

• Kun ostopalvelu- ja palvelusetelitoimintaa hallinnoidaan, tallennetaan joko Oma organisaatio ja PAOS-organisaatio tai Oma organisaatio ja PAOS-toimipaikka -yhdistelmät.  

2.4. Lapsen esiopetustiedot

Esiopetuksessa olevien lasten tiedot tallennetaan Koski-palveluun (laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)). Esiopetusta täydentävän varhaiskasvatuksen osalta lasten varhaiskasvatustiedot sekä huoltaja- ja maksutiedot tallennetaan Vardaan.

...

• Koski-palveluun tallennettavat tiedot ja tiedonsiirrot: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Esiopetuksen+opiskeluoikeudet
• Koski-palvelun dokumentaatio: https://koski.opintopolku.fi/koski/dokumentaatio
• Koski-palvelun määräykset, ohjeet ja tietoluettelo: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613276

3. Huoltaja- ja maksutiedot

3.1. Huoltajan henkilötiedot

Lapsen huoltajien tiedot haetaan Väestötietojärjestelmästä (VTJ) Opetushallituksen Oppijanumerorekisteriin samalla, kun lapsen henkilö- ja yhteystiedot haetaan VTJ:stä Oppijanumerorekisteriin.

...

3.2. Maksutiedot

Vardaan tallennettavat maksutiedot ovat lapsikohtaisia eli jokaisesta huoltajan lapsesta tuodaan Vardaan omat maksutiedot.

...

• Vardaan aiemmin tallennetuille maksutiedoille tulee tallentaa päättymispäivämäärä ennen kuin uutta maksua koskevat tiedot voidaan siirtää tai tallentaa Vardaan.
• Vardaan tallennetaan huoltajakokonaisuuteen liittyen ainoastaan varhaiskasvatukseen osallistuvien lasten sekä heidän Väestötietojärjestelmässä olevien huoltajiensa tiedot. Muiden maksuun liittyvien henkilöiden tietoja ei tallenneta Vardaan. Lapsen maksutietoihin voi yhdistää yhden tai useamman huoltajan. Käyttöliittymässä voi tarvittaessa myöhemmin lisätä toisen huoltajan jo tallennettuun maksutietoon.
• Tutustu maksutiedon tallentamisohjeistukseen: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Maksutiedot . 

4. Henkilöstötiedot

4.1. Työntekijä

Vardaan tallennetaan henkilötasolla tiedot kaikista varhaiskasvatustoimijaan (kunta, kuntayhtymä tai yksityinen varhaiskasvatustoimija) palvelussuhteessa olevista varhaiskasvatuksen työntekijöistä. Tämä sisältää myös varhaiskasvatustoimijaan määräaikaisessa palvelussuhteessa olevien sijaisten tiedot. 

...

Hallinnollisesta henkilöstöstä tai avoimen varhaiskasvatuksen parissa työskentelevästä henkilöstöstä ei tallenneta tietoja Vardaan. Jos henkilö työskentelee hallinnollisten tehtävien tai avoimen toiminnan lisäksi päiväkodissa, ryhmäperhepäivähoidossa tai perhepäivähoidossa yllä kuvatussa varhaiskasvatuksen tehtävässä, henkilön tiedot viedään tältä osin Vardaan.

4.1.1. Työntekijän henkilötiedot

Työntekijän henkilötiedot voidaan tallentaa joko henkilötunnuksella tai oppijanumerolla. Tämän jälkeen käytetään integraatioilla tietoja siirtäessä vain henkilön oppijanumeroa.

...

4.1.2. Työntekijän tutkinto

Tutkinnolla tarkoitetaan henkilön suorittamaa ylintä varhaiskasvatusalan tutkintoa. Varhaiskasvatuslain (540/2018) mukaan varhaiskasvatuksen työntekijän tutkinnolla tarkoitetaan varhaiskasvatuksen opettajan, sosionomin, erityisopettajan, lastenhoitajan, perhepäivähoitajan ja päiväkodin johtajan kelpoisuuden tuovaa tutkintoa sekä steinerpedagogisen varhaiskasvattajan opintoja. Tutkintotietoon on lisäksi mahdollista tallentaa vaihtoehdot muu varhaiskasvatusalan tutkinto tai koulutus, Opetushallituksen päätöksellä kelpoisuuden antava ulkomailla suoritettu koulutus sekä ei varhaiskasvatusalan tutkintoa tai koulutusta. Lue lisää työntekijän tutkinnosta: Työntekijän tutkinto VANHA. 

4.1.3. Työntekijän tiedot

Työntekijän tiedoilla kuvataan työntekijän ja organisaation välistä yhteyttä. 

...

Kunta, kuntayhtymä ja yksityinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja voi tallentaa Vardaan työntekijän työsähköpostiosoitteen, mikäli se käyttää varhaiskasvatuksen digitaalista laadun arviointijärjestelmää (Valssia) varhaiskasvatuslain 24 §:n mukaisen tehtävänsä täyttämiseen. Laadunarviointijärjestelmän käytöstä säädetään Kansallisesta koulutuksen arviointikeskuksesta annetussa laissa (1295/2013), jota koskevat muutokset (946/2022) tulevat voimaan 1.1.2023.

4.1.4. Työntekijän palvelussuhteen tiedot

...

• Työntekijällä voi olla korkeintaan seitsemän aktiivista palvelussuhdetta samanaikaisesti.
• Palvelussuhteen tyypin ja työajan tyypin koodistoissa käytetään Kansallisen tulorekisterin perustamishankkeen (KATRE) käyttämiä koodiarvoja.

4.1.5. Työntekijän pääasialliset työskentelypaikat

Työntekijälle voi tallentaa enintään kolme pääasiallista työskentelypaikkaa eli toimipaikkaa, joissa työntekijä työskentelee. Tiedot tallennetaan vain kasvatus-, opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevästä vakituisesta ja määräaikaisesta henkilöstöstä, päiväkodin johtajista sekä kasvatukseen ja hoitoon osallistuvista vakituisista ja määräaikaisista lapsi- tai ryhmäkohtaisista avustajista. Vuokratusta henkilöstöpalveluyrityksen kautta hankitusta henkilöstöstä ei tallenneta tätä tietoa.

...

• Tehtävänimikekoodistossa käytetään Kevan ammattinimikekoodiston käyttämiä koodiarvoja.
• Työntekijällä voi olla enintään kolme yhtäaikaisesti voimassaolevaa työskentelypaikkatietoa. Jos työskentelypaikkoja on enemmän kuin kolme, työntekijä tulee tallentaa kiertäväksi työntekijäksi.

4.1.6. Työntekijän pidempi poissaolo

Pidempi poissaolo pitää sisällään seuraavat kokoaikaiset ja yhtäjaksoiset 60 päivää tai pidemmät samasta syystä johtuvat poissaolot: sairauspoissaolot, äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaat, erityisäitiysvapaat, raskaus- ja erityisraskausrahakaudet sekä vanhempainpäivärahakaudet, kuntoutukset, lapsen sairaudesta tai pakottavasta perhesyystä johtuvat poissaolot, vuorotteluvapaat, opintovapaat, lakot tai työsulut, työtarjonnan keskeytymiset, virkavapaat, varusmies-tai siviilipalvelukset, lomautukset, työtapaturmat ja hoitovapaat, mutta ei vuosilomia. Osa-aikaista poissaolotietoa ei tallenneta Vardaan. 

...

4.2. Työntekijän täydennyskoulutus

Varhaiskasvatuksen täydennyskoulutus on varhaiskasvatuslain 39 §:ssä tarkoitettua ammattitaitoa ylläpitävää ja osaamista kehittävää koulutusta, jonka toteutumista ja vaikuttavuutta on seurattava ja arvioitava. Täydennyskoulutus on työnantajan kustantamaa varhaiskasvatuksen henkilöstölle suunnattua koulutusta, joka voi liittyä esimerkiksi pedagogiikkaan, johtamiseen, tieto- ja viestintäteknologian käyttöön tai turvallisuuteen.

...

4.3. Vuokrattu kasvatus-, opetus- ja hoitohenkilöstö

Vuokratuksi henkilöstöksi (ent. tilapäiseksi henkilöstöksi) kutsutaan kaikkea varhaiskasvatustoimijan henkilöstöpalveluyrityksestä hankkimaa henkilöstöä riippumatta ko. työntekijän työntekojakson pituudesta varhaiskasvatustoimijalla.  Vuokratusta henkilöstöstä tallennetaan Vardaan henkilöiden lukumäärätieto kuukaudessa (ns. nuppiluku) sekä tehty yhteenlaskettu tuntimäärä kuukaudessa. Esim. kun sama henkilö työskentelee samalla varhaiskasvatustoimijalla kolme eri jaksoa yhden kuukauden aikana, tallennetaan henkilöiden lukumäärä -kohtaan yksi (1).

...