Page History

Aika: 25.11. klo 10-12

Paikka: https://cscfi.zoom.us/my/htoivola

Osallistujat: 

Muut osallistujat: Henna Toivola, CSC;Lauri Pohjanen, CSC; Topi Litmanen, CSC (sihteeri).

Asialista:

1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

2. Esityslistan hyväksyminen

3. Edellisen kokouksen muistio

1. Kokouksen 16.9. muistio

4. Ajankohtaista

• 4.1 EXAM-palvelun tilannekatsaus

  • Kehityksen tilanne

  • Omakonetentti

  • Tenttivierailu

  • Taloustilanne

  • Budjetti 2023

5. Puheenjohtajiston ja työvaliokunnan 2023 valinta ja tuoteomistajaryhmän vahvistaminen

• Puheenjohtajiston 2023 valinta
  
• Työvaliokunnan 2023 valinta
• Tuoteomistajaryhmän 2023 vahvistaminen:

6. Johtoryhmän kokoukset 2023

• Vuoden ensimmäinen kokous perjantaina 27.1.2023 klo 12.30-14.00

7. Sopimusasiat (Liite 2)

• 7.1 Konsortiosopimus
  • 7.1.1 Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-palvelu
• 7.2 Yhteiskäyttöisyyteen liittyvät dokumentit
  
  • 7.2.1 Sopimus EXAM-järjestelmän yhteiskäyttöisyydestä korkeakoulujen välillä
  • 7.2.2 EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus
  • 7.2.3 Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-yhteiskäyttöpalvelu

8. Tiedoksi

• Yhteiskäyttöpalvelun viestintä 2023
• EXAM-strategiatyö jatkona visiotyölle

9. Muut asiat

10. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous

LIITTEET:

• Liite 1: Johtoryhmän kokous 25.11.2022 materiaali
• Liite 2:
  • Konsortiosopimus
  • Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-palvelu
  • Sopimus EXAM-järjestelmän yhteiskäyttöisyydestä korkeakoulujen välillä
  • EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus
  • Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-yhteiskäyttöpalvelu

Muistio

1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

• Puheenjohtaja avasi kokouksen 10.02
• Käytiin läpi läsnäolevat. Todettiin, että 21 korkeakoulua on edustettuna.
• Todettiin kokous päätösvaltaiseksi ja lailliseksi.
• Valittiin Sanna Sintonen puheenjohtajaksi ja Topi Litmanen sihteeriksi
• Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Jaana Kullaslahti ja Marjo Nenonen.

2. Esityslistan hyväksyminen

Todettiin, että kohta 7 on päätösasia, jossa käydään läpi sopimuksen dokumentit ja ne joko hyväksytään yksittäin tai päätetään jatkokäsittelystä.

Jenni Koponeen totesi, että kohdassa esityslistassa ei oltu mainittu, että kyseessä on päätösasia. Lisäksi kommenttien jälkeisten muokkausten läpikäymiseen oli aikaa vain kolme päivää eikä Aallossa oltu ehditty käydä muokattuja dokumentteja läpi.

3. Edellisen kokouksen muistio

3.1 Kokouksen 16.9. muistio

Edellisen kokouksen muistio oli toimitettu pöytäkirjantarkastajille ja se hyväksyttiin ilman muutoksia.

4. Ajankohtaista

4.1 EXAM-palvelun tilannekatsaus

• • Kehityksen tilanne

  • Omakonetentti

  • Tenttivierailu

  • Taloustilanne

  • Budjetti 2023

Kehityksen tilanne

Lauri Pohjanen esitteli kehityksen tilanteen.

Markku Närhi totesi saavutettavuustarkastusten olevan hyvä aloite. AVI kiinnittänee huomiota jatkossa korkeakoulujen järjestelmiin. Hyvä, että meillä on osoittaa jatkuva saavutettavuustarkastelu ja valmistautua AVIn arviointiin, jos sellainen tulee.

Omakonetentti

Lauri Pohjanen esitteli omakonetentin tilanteen.

Markku Närhi kysyi omakonetentin skaalautuvuudesta isompiin tenttijämääriin.

Lauri totesi, että piloteissa ei ole havaittu ongelmia niissä mukana olleiden tenttien kokoisilla käyttäjämäärillä.

Tenttivierailu

Henna Toivola esitteli tenttivierailujen tilastoja. Kasvua on ollut vuodesta 2020 lähtien sekä korkeakoulujen että vierailijoiden määrissä.

Taloustilanne

Henna Toivola esitteli taloustilannetta. Selvityksiin ei ole käytetty 2022 rahaa, mutta LTI-selvitys tulee todennäköisesti ensi vuonna. 

Budjetti

Henna Toivola esitteli budjettiesityksen vuodelle 2023.

Kirsti Niemeläinen kysyi edellytyksiä EXAM-maksujen alentamiselle.

Totti Tuhkanen totesi, että ei lähtisi alentamaan maksuja. Kentällä keskustellaan jo voiko näin halvalla tehdä tällaista palvelua. On tärkeää säilyttää valmius reagoida asioihin, joita ei voida ennakoida.

Markku Närhi kannatti Totin näkemystä. Edessä on todennäköisesti haasteita. Toiminnan uudelleenmäärittely korkeakoulujen kesken ja Examin kytkeytymistä Digivisioon. Meille tulee lisäselvitystarpeita ja asioita, joita pitää pystyä nopeasti viemään kehitykseen.

5. Puheenjohtajiston ja työvaliokunnan 2023 valinta ja tuoteomistajaryhmän vahvistaminen

• Puheenjohtajiston 2023 valinta
  
• Työvaliokunnan 2023 valinta
• Tuoteomistajaryhmän 2023 vahvistaminen:

Valittiin Sara Selänne (TAU) puheenjohtajaksi ja varapuheenjohtajiksi Sari Tervonen (UEF) ja Rika Nakamura JAMK.

Työvaliokunta

• Sara Selänne (TAU)
• Sari Tervonen (UEF)
• Rika Nakamura (JAMK)
• Totti Tuhkanen (UTU)
• Liisa Kallio (JYU)
• Sanna Sintonen (TAMK)
• Jaana Kullaslahti (HAMK)
• Asmo Myllyaho (SeAMK)

Tuoteomistajaryhmä 

• Anna Lepistö SeAMK
• Pasi Karvonen UEF
• Mervi Mustonen TAMK
• Hanna Fagerholm OY
• Hely Lahtinen TY

6. Johtoryhmän kokoukset 2023

• Vuoden ensimmäinen kokous perjantaina 27.1.2023 klo 12.30-14.00

7. Sopimusasiat (Liite 2)

• 7.1 Konsortiosopimus
  • 7.1.1 Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-palvelu
• 7.2 Yhteiskäyttöisyyteen liittyvät dokumentit
  
  • 7.2.1 Sopimus EXAM-järjestelmän yhteiskäyttöisyydestä korkeakoulujen välillä
  • 7.2.2 EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus
  • 7.2.3 Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-yhteiskäyttöpalvelu

Henna Toivola esitteli aiemmin sopimusrakennetta ja sopimuksen taustaa.

Jenni Koponen toi esiin, että muutosten käsittelyn aikataulu oli tiukka eikä muutoksia oltu ehdittu käydä Aallossa läpi. Asiaa ei oltu listattu päätösasiaksi esityslistaan. Toimintatapa on hyvä ja tähän on panostettu.  Olisi hyvä, että kaikilla olisi sellainen olo, että tätä on käyty riittävällä tasolla läpi.

Kirsti Niemeläinen huomautti, että yhteiskäyttöisyyttä koskevien liitteiden pitäisi koskea vain niitä korkeakouluja, jotka ovat palvelussa mukana. Liitteet hyväksytään sellaisenaan, jos liittyvät yhteiskäyttöpalveluun. Kirstin ehdotus muotoilusta (chat-viestinä) : "...kohtaan 15 Sopimukset liitteet ja niiden soveltamisjärjestys: Yhteiskäyttöisyyttä koskevaa sopimusta (Liite1)  ja yhteiskäyttöisyyttä koskevia muita sopimusliitteitä (Liite 2 ja Liite 4) vastuineen sovelletaan niiden korkeakoulujen osalta, jotka ovat liittyneet yhteiskäyttöpalveluun."

Sanna Sintonen: Totesi, että konsortiosopimuksessa täsmennetty kommenttien jälkeen kohtia 7 ja 10 ja muutokset koskivat muunmuassa rahoitusosuutta äänestystilanteessa ja allekirjoittajia. Lisäksi kirjoitusasuun oli tehty korjauksia.

Kokouksessa käytiin läpi Sara Selänteen ja Kirsti Niemeläisen tekstiasuehdotuksia, jotka muokataan konsortiosopimukseen.

Jenni Koponen esitti kysymyksen missä oikeusasteessa sopimusta koskevat erimielisyydet käsiteltäisiin.

Todettiin, että käräjäoikeus olisi tässä tapauksessa todennäköisin paikka.

Sanna Sintonen esitti puheenjohtajana keskustelun pohjalta, että sopimuksista järjestetään sähköpostikokous, joka alkaa ensi viikolla ja päättyy maanantaina 12.12 klo 16.00. Esitys sai kannatusta.

8. Tiedoksi

• Yhteiskäyttöpalvelun viestintä 2023
• EXAM-strategiatyö jatkona visiotyölle

9. Muut asiat

Markku Närhi totesi, että olisi hyvä käydä läpi eri kentän toimijoita ja rooleja. Uusia palveluita ja tahoja tullut mukaan ja myös uusia tarpeita  syntyy kansallisesti. On tärkeää pysyä kartalla miten Exam positioituu. 

10. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.03