Page tree

Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli

Versio 1.0, hyväksytty 8.6.2016

Versio 1.1, hyväksytty 3.11.2016

Sisällys

Table of Contents
minLevel2

Info
iconfalse

VIRTA-hallintamallia täydentävät

6.1. Johdanto

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalvelu on opetus- ja kulttuuriministeriön CSC:ltä ostama palvelu, jossa korkeakoulut säilyttävät kopiota opiskelijarekisteriensä osista. Teknisen käyttöyhteyden kautta korkeakoulujen rekistereissä olevat tiedot välitetään yhdenmukaisessa muodossa eri toimijoiden, kuten korkeakoulujen yhteishaun käytettäväksi. VIRTA-opintotietopalvelu tarjoaa välineen viranomaisten tiedonkeruiden järjestämiseksi siten, että kerättävä tieto on yhteismitallista ja laadukasta.  

VIRTA-opintotietopalvelu sisältää 39 38 suomalaisen korkeakoulun, eli yhteensä 1,3 miljoonan tutkinto-opiskelijan tiedot. Tietovaranto sisältää mm. tiedot opiskelijan suorittamista korkeakoulututkinnoista, opintosuorituksista, niiden arvosanoista, henkilön opiskeluoikeuksista korkeakoulututkintoon sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta näihin tutkintoihin johtavaan koulutukseen. Tietovaranto sisältää myös tutkintoon johtamattoman koulutuksen opintosuoritustiedot sekä opiskeluoikeustietoja.

Tämä dokumentti täydentää Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) hallintamallia VIRTA-opintotietopalvelun osalta. Toinen hallintamallin yleisosaa täydentävä dokumentti on VIRTA-julkaisutietopalvelun hallintamalli. Hallintamallikokonaisuudesta vastaa Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä.

6.2. Toimijaroolit Virta-opintotietopalvelussa

Korkeakoulujen valtakunnallisten tietovarantojen hallintamallin yhteisessä osuudessa on kuvattu korkeakoulujen rooli rekisteripitäjänä, OKM:n rooli palvelun omistajana ja hallinnoijana, CSC:n rooli palveluntuottajana, korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmän rooli toimintaa ohjaavana tahona ja KOOTuki-ryhmän rooli neuvoa antavana tahona.

6.2.1. Asiantuntijaryhmien rooli kehittämisessä

6.2.1.1. VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilöt

Ryhmä koostuu korkeakoulujen asettamista yhteyshenkilöistä (1-N / korkeakoulu). Ryhmä kokoontuu etäkokouksissa n. 3 viikon välein. VIRTA-opintotietopalveluun liittyvistä asioita tiedotetaan myös sähköpostilistan välityksellä. CSC koordinoi ryhmän toimintaa. 

6.2.1.2. VIRTA-opintotietopalvelun viranomaistiedonkeruut -asiantuntijaryhmä

Asiantuntijaryhmä käsittelee VIRTA-opintotietopalvelun tietosisältöön, viranomaistiedonkeruisiin ja muihin kehityskohteisiin liittyviä yksityiskohtia.  Ryhmään osallistuminen on vapaaehtoista ja ryhmässä ovat edustettuina viranomaistahojen lisäksi korkeakoulujen asiantuntijoita. 

6.2.1.3. Synergiaryhmä

Synergiaryhmä on korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijoiden osaamisverkosto, jonka työtä ohjaa KOOTuki-ryhmä. Synergiaryhmä kehittää ja tukee korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen alueen tietojärjestelmien yhteentoimivuutta sekä tietojen ja käsitteiden yhteismitallisuutta edistäviä ratkaisuja. Synenergiaryhmä kehittää korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon viitearkkitehtuuria ja tukee sen soveltamisalaan kuuluvia kehittämishankkeita.

6.2.1.4. Asiantuntijayhteistyö

Muita asiantuntijaryhmiä voidaan tarpeen mukaan perustaa aihealuekohtaisesti ja määräaikaisesti.

6.3. Kehityksen ja muutoksen hallinta

6.3.1. Vastuunjako toimijoiden välillä

Vastuunjako esitetään RACI-taulukkona.  

ToimijarooliSääntö
Responsible = toteuttajataho(t)kullekin riville vähintään yksi
Accountable = asianomistaja, päätöksentekijäkullakin rivillä vain yksi
Consulted = neuvoo, antaa lisätietojakullakin rivillä 0-n
Informed = taholle tiedotetaan asiastakullakin rivillä 0-n

 

 

 Korkeakoulut tiedon tuottajinaOKMTietov. ja tiedonk. ohjausryhmäKOOTukiCSCAsiantuntijaryhmätICT-ohjausryhmäTiedon käyttäjätahot
Palvelun hallinta
HallintamalliIARCR C 
Ristiriitatilanteet tietosisällössäR,IARCRC, I I
Ristiriitatilanteet tekniikassaR,IAR RC, ICI
Tietosisällön käytöstä sopiminen
Päätös lakisääteisestä käytöstäCCA RI I
Päätökset teknisen käyttöyhteyden avaamisestaACC, I RI I
TietojenluovutusluvatA,RC, II RC  
Kehitysehdotukset
Viranomaistarpeesta tai lakiuudistuksesta lähtevä kehitysehdotus tietomalliinR, CAC, I RC I
Operatiivistaustainen kehittämisehdotus tietomalliinR, C A, IR,CRC C, I
Omakustanteisesti rahoitettu kehittämisehdotusR, C
 A, IR, C
RC, I C, I
Muu kehitysehdotusC,IAI RC, I C, I
Tiedon laatu
Yhteiset kirjauskäytänteetA, RCR,CR,CCR,C I
Tietosisällön oikeellisuusA, RII CC I
ValidoinnitA, RII R   
Tekniikka
Teknologia-arkkitehtuuriC, IAI RCC 
Tiedonsiirrot korkeakouluistaA, R I RCC 
RajapinnatIAI RCCI
TarkistusraportitI A RCC 
DokumentaatioIAI RCCI
Raportointi
Yhteiset raportit ja visualisoinnit AC, I R I  I

 

6.3.2. Kehitysehdotusten käsittely

VIRTA-opintotietopalvelun kehittämiseen liittyvät ehdotukset tulevat kehitysehdotuksen taustasta riippuen joko vastuulliselta viranomaiselta tai muulta esittävältä taholta suoraan Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmän (jäljempänä "ohjausryhmä") käsittelyyn, ne esitetään palveluosoitteeseen virta@csc.fi tai suoraan vastuullisille henkilöille. Kehitysehdotuksen luonne määrittää sen käsittelyprosessin.

6.3.2.1. Tietomalliuudistukset

Tietomalliuudistusta koskevan kehitysehdotuksen taustalla voi olla joko viranomaislähtöinen tarve tai lakiuudistus, operatiivislähtöinen tarve tai paikallinen yhtä tai useampaa korkeakoulua koskeva tarve. Ehdotuksen tausta ja muutostyyppi määrittävät prosessin, jolla kehitysehdotus käsitellään. Tämän periaatteen mukaisesti käsittelyprosesseja  on kolme: 1)  viranomaistiedontarpeesta tai lakiuudistuksesta lähtevän kehitysehdotuksen prosessi ,  2) operatiivislähtöisen kehitysehdotuksen prosessi ja 3) omakustanteisen kehitysehdotuksen prosessi. OKM:n suoriin tiedonkeruisiin liittyvät kehitysehdotukset käsitellään KOTA-seminaarissa ennen toimeenpanoa.

Tietosisällön kehitysehdotusten tyypit
A. Uuden tiedon tai koodiston lisäys
B. Olemassaolevan tiedon tai koodiston poistaminen
C. Koodiarvon lisäys olemassaolevaan koodistoon
D. Koodiarvon poistaminen olemassaolevasta koodistosta
E. Muutos olemassaolevaan tietoon tai koodistoon
F. Muutos tiedon pakollisuudessa

Viranomaistarpeesta tai lakiuudistuksesta lähtevä kehitysehdotus

  1. Vastuullinen viranomainen tuo asian ohjausryhmän käsittelyyn.
  2. Ohjausryhmä käsittelee, lähettää tarvittaessa asiantuntijaryhmälle valmisteluun ja antaa toimeksiannon ja aikataulun muutoksen toteuttamisesta.
  3. Toteutuksesta tehdään tiketti VIRTA-opintotietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTA, label virta-otp-kehitysehdotukset).
  4. Kehitysehdotuksen toteutusta käsitellään yhteyshenkilökokouksessa.
  5. OKM:n tiedonkeruuta koskeva kehitysehdotus esitellään KOTA-seminaarissa ennen täytäntöönpanoa.
  6. Muu viranomaistarpeesta tai lakiuudistuksesta lähtevä kehitystarve toteutetaan sen edellyttämässä aikataulussa.
  7. CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta.

Operatiivistaustainen kehittämisehdotus

  1. Aloitekanavana ehdotuksille virta@csc.fi tai vastuulliset henkilöt.
  2. Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-opintotietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTA, label virta-otp-kehitysehdotukset), jossa valmistelusta sovitaan tapauskohtaisesti.
  3. KOOTuki-ryhmä käsittelee ehdotuksen ja tarvittaessa sopii jatkovalmistelusta ja CSC:n työkustannusten jakamisesta korkeakoulujen kesken. Mikäli KOOTuki puoltaa kehitysehdotuksen toteuttamista, se antaa samalla esityksen toteutusaikataulusta.
  4. Tietovarannon ja tiedonkeruiden ohjausryhmä käsittelee kehitysehdotuksen KOOTuen antaman lausunnon pohjalta (hyväksyy, lähettää jatkovalmisteluun KOOTuelle tai hylkää) ja antaa toimeksiannon muutoksen toteuttamisesta.
  5. Kehitysehdotuksen toteutusta käsitellään yhteyshenkilökokouksessa.
  6. CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta.

Korkeakoulujen omakustanteisesti rahoittama kehitysehdotus

  1. Aloitekanava ehdotuksille virta@csc.fi   tai vastuulliset henkilöt.
  2. Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-opintotietpalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTA , label virta-otp-paikallinenlisays).
  3. Ehdotus otetaan käsiteltäväksi, kun kehityskustannuksilla on tiedossa rahoitus.
  4. KOOTuki käsittelee ehdotuksen ja tarvittaessa sopii asian jatkovalmistelusta.
  5. Tietovarannon ja tiedonkeruiden ohjausryhmä käsittelee kehitysehdotuksen KOOTuen antaman lausunnon pohjalta (hyväksyy, lähettää jatkovalmisteluun KOOTuelle tai hylkää) ja antaa toimeksiannon ja aikataulun muutoksen toteuttamiseksi.
  6. Esityksen tehnyt taho vastaa täysimääräisesti muutoksesta aiheutuvista kehityskustannuksista
  7. CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta. Tietomalliin tehty lisäys on kaikkien korkeakoulujen käytössä. Muutokseen liittyvä perusylläpito ja käytön tuki siirtyy osaksi yhteistä tietoarkkitehtuuria.

 6.3.2.2. Muut kehitysehdotukset

Tietomalliin liittyvien uudistusten lisäksi kehitysehdotukset voivat koskea esimerkiksi tätä hallintamallia, palveluun liittyvää dokumentaatiota ja viestintää tai palvelun teknistä toteutusta, kuten tiedonsiirtomäärityksiä. Muu kehitysehdotus ei vaikuta tutkimusorganisaatioiden toimintaan, ohjeistukseen eikä aiheuta niille kustannuksia.

  1. Aloitekanavana ehdotuksille virta@csc.fi tai vastuulliset henkilöt.
  2. Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-opintotietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTA, label virta-otp-kehitysehdotukset), jossa valmistelusta sovitaan tapauskohtaisesti.
  3. Ehdotus käsitellään ja siitä tiedotetaan relevantteja tahoja.

6.4. Toiminnan vuosikello

VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilökokouksia järjestetään kolmen viikon välein (poislukien kesäkausi). Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä kokoontuu kuusi kertaa vuodessa. Kaksipäiväinen KOTA-seminaari järjestetään syyskauden alussa ja kevätkaudella järjestetään päivän mittainen VIRTA-seminaari.

Vuosikelloon on merkittynä vain keskeiset VIRTA-opintotietopalvelusta tehtävät tiedonkeruut,  tiedot kaikista tietopoiminnoista ja tiedonkeruista aikataulutietoineen on kuvattu  palvelun Confluence-sivustolla. 

6.5. Yhteentoimivuuden määritykset

Yhteentoimivuuden määrityksiä on korkeakoulukentällä laadittu tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja tietojen yhteismitallisuuden kehittämiseksi korkeakoulujen, opetus- ja kulttuuriministeriön ja muiden viranomaisten yhteistyössä. Korkeakoulujen tietomallityöllä pyritään varmistamaan tietojärjestelmien semanttinen ja tekninen yhteentoimivuus. Semanttinen yhteentoimivuus mahdollistaa tiedon vastaanottamisen ja käsittelyn tavalla, jossa tietojen merkitys säilyy. Sen keskeisenä tavoitteena on mahdollistaa sekä ihmis- että koneluettava tietojenvaihto. Teknisellä yhteentoimivuudella tarkoitetaan sopimista avoimista rajapinnoista sekä standardeista tietoformaateista ja protokollista.

6.5.1. Yhteentoimivuusmalli

VIRTA-opintotietopalvelun tietomalli hyödyntää Yhteentoimivuusmallia. VIRTA-opintotietopalvelun tietomalli muodostuu tietovarannon käyttötarkoitukseen tarkennetusta osajoukosta (ns. soveltamisprofiili) koulutuksen ja tutkimuksen yhteisiä tietomäärityksiä. Yhteisillä tietomäärityksillä tarkoitetaan avoimesti yhteiskäyttöiseksi julkaistuja, toimialan keskeisiin sanastoihin kytkettyjä tietokomponentteja, joiden avulla voidaan harmonisoida ja linkittää eri tietomalleissa käytettyjä määrityksiä tai tuottaa yhteentoimivuus näin varmistaen kokonaan uusia tietomalleja. Yhteisiä tietokomponentteja voidaan tarvittaessa täydentää VIRTA-opintotietopalvelun tuottamien tarpeiden mukaan.   

6.5.2. Tiedonsiirtomääritykset

Tiedonsiirtomääritykset koskevat tietojen siirtämistä korkeakoulusta tietovarantoon. RAKETTI-VIRTA-ohjausryhmän päätöksen (25.5.2012) perusteella tuetaan vain tiedonsiirtotapaa, joka perustuu eräsiirtoon korkeakoulusta tietovarantoon. Eräsiirto poistaa ja korvaa uudella kaikki korkeakoulun aiemmin tuomat tiedot. Tiedonsiirtomääritykset on kuvattu XML-skeemoina VIRTA-opintotietopalvelun Confluence-sivulla.

Tietojen lukemiseen tietovarannosta käytetään web services -tyyppistä rajapintaa, joka palauttaa tiedon järjestettynä CEN\SFS-standardin EUROLMAI-mukaan.

6.5.3. Koodistot

Yhteiset koodistot ovat yhteentoimivuuden edellytys ja ydin. Yhteisten koodistojen jakeluun hyödynnetään Opetushallituksen toteuttamaa Oppijan verkkopalveluihin kuuluvaa Koodistopalvelua. CSC huolehtii OKM:n toimeksiannosta Koodistopalvelussa sellaisten koodistojen päivittämisestä, joita Opetushallitus tai koodistot omistavat viranomaiset eivät ylläpidä. Tehtävä on osa korkeakoulu tietomallin ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ylläpitoa. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa uusien koodistojen lisäykset ja nykyisten muutokset tehdään kootusti yhteisellä työkalulla.

Koodistot on sisällytetty korkeakouluille tarkoitettuihin tiedonsiirtomäärityksiin (koodistot.xsd), jotta XML-tiedonsiirron tarkistuksessa voidaan varmistua, että käytetyt koodit ovat oikeita. Tiedonsiirtomäärityksissä on koodistoista vain sellaiset koodit, joita voidaan tuoda tietovarantoon. Tiedonsiirtomäärityksissä on myös sellaiset vanhentuneet koodit, joita voidaan tuoda korkeakouluista tietovarantoon.

6.5.4. Tiedonkeruumääritykset

VIRTA-opintotietopalvelua hyödynnetään korkeakoulujen toiminnan raportoinnissa. Yhteisen tietomallin mukaan tuotettu tieto tuottaa tiedonkeruissa yhteismitallista, vertailtavaa ja laadukasta tietoainesta. CSC toimittaa VIRTA-opintotietopalvelusta Tilastokeskuksen tiedonkeruumääritysten mukaiset opiskelija- ja tutkintotiedot suoraan Tilastokeskukselle. Myös opetus- ja kulttuuriministeriön opintopistetiedonkeruu toteutetaan suoraan Virta-opintotietopalvelusta, lukuunottamatta harjoittelukouluissa suoritettuja pisteitä. Myös muita opetus- ja kultuuriministeriön suoria tiedonkeruita pyritään siirtämään suoraan Virrasta poimittaviksi.

OKM:n vuosittaiset tiedonkeruuohjeistukset yliopistoille ja ammattikorkeakouluille julkaistaan tiedonkeruukäsikirjoina CSC:n wikialustalla . Syksyllä lähetettävissä OKM:n tiedonkeruukirjeissä nostetaan esille tulevan tiedonkeruukierroksen tärkeimmät muutokset ja aikataulut.

6.5.5 Sidosarkkitehtuurit

Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon järjestämiseen, tietojärjestelmien kehittämiseen ja näiden kautta myös VIRTA-opintotietopalveluun liittyy useita sidosratkaisuja, hankkeita, arkkitehtuureja, lainsäädäntöä ja standardeja.

Opiskelun ja opetuksen tietovirrat

Korkeakoulujen digitalisoituvaa opiskelua ja opetusta koskevien tietovirtojen tavoitearkkitehtuurin ja kehittämispolun luominen ja toteuttaminen vie korkeakoulukenttää kohti kokonaisuutta, jossa tietojärjestelmät ovat yhteentoimivia ja tieto yhteismitallista. Tavoitteena on sujuvoittaa organisaatiorajat ylittäviä tietovirtoja mukaan lukien viranomaistietovirrat, mikä tarkoittaa paitsi VIRTA-opintotietopalvelun, myös muiden tietovarantojen, kuten Väestötietojärjestelmän laajempaa hyödyntämistä.

Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyö ja viitearkkitehtuuri

Korkeakoululaitoksen opiskelun ja opetuksen tukipalveluista ja hallinnosta vastaavat toimijat kehittävät Synergiaryhmän toiminnan puitteissa yhteistä viitearkkitehtuurikehystä. Työtä ohjaa korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki).

6.6. Palvelun käyttäminen

6.6.1. Käyttötarkoitukset, tietojenluovutus ja käyttöönottoprosessi

VIRTA-opintotietopalvelun käyttö voidaan jakaa neljään kategoriaan:

  • Korkeakoulun omien tietojen käyttö
  • Tiedon avaaminen ja käyttö operatiivisissa palveluissa
  • Tietojen viranomaiskäyttö
  • Tiedon esittäminen

VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttö on mahdollista 1) mikäli tiedon tarpeelle on lakisääteinen (OKM ja OPH) tai viranomaistiedontarpeeseen perustuva syy tai 2) korkeakoulu rekisterinpitäjänä myöntää erikseen tietojen käyttöön luvan. CSC huolehtii mahdollisesta luvitusprosessista. 

Käyttöönotto etenee yhteydenotolla CSC:hen, joka vie asian eteenpäin käsiteltäväksi OKM:lle ja rekisterinpitäjille. Tarvittaessa tietojen käyttöä ja sen yksityiskohtia käsitellään VIRTA-opintotietopalvelun ohjausrakenteissa. Päätöksen jälkeen CSC sopii toimijoiden kanssa tarvittavista yksityiskohdista käyttöyhteyden avaamiselle (esim. palomuuriavaukset ja salaukset) tai tietoaineistojen toimittamiselle.

Tietoja hyödyntävä palvelu vastaa käyttäjähallinnasta, tietoturvasta ja -suojasta ja lokituksista oman järjestelmänsä puitteissa.

Opintoasioiden julkisuutta ja tietosuojaa koskien on OHA-foorumin aloitteesta laadittu korkeakoulujen tietosuojan käytännesäännöt. Käytännesäännöt odottavat tietosuojavaltuutetun vahvistusta.

VIRTA-opintotietopalvelun tietoaineistoa on mahdollista hyödyntää tutkimuskäytössä. Lupa aineiston käyttöön pyydetään CSC:n koordinoimana suoraan rekisterinpitäjiltä eli yksittäisiltä korkeakouluilta.

6.6.1.1. CSC:n toteuttamat poiminnat

CSC muodostaa tiedontarvitsijoiden pyynnöstä tietoaineistoja VIRTA-opintotietopalvelun sisällöstä tekemällä suoria tietokantahakuja. Ennen poimintoja kyseisen tietotarpeen oikeutus tulee olla selvillä (ks. tiedonluovutusluvat ). CSC toimittaa tietoaineiston sovittuja kanavia pitkin tiedontarvitsijoille, henkilötietoja sisältävät aineistot aina salattuja yhteyksiä käyttäen.

6.6.1.2. WS-rajapinnat

VIRTA-opintotietopalvelun Web Service -rajapinta avataan tiedontarvitsijoille, mikäli lupa tiedon noutamiseen teknistä käyttöyhteyttä pitkin on olemassa. WS-rajapintojen kuvaukset ja esimerkkisanomat esitellään kattavasti VIRTA-opintotietopalvelun ohjeissa. Erillinen testipalvelu mahdollistaa opintotietopalvelun testauksen anonymisoidulla tietoaineistolla.

6.6.1.3. Yhteinen raportointi

VIRTA-opintotietopalvelun tiedoista voidaan tehdä tunnistetietoja sisältäviä tarkistusraportteja korkeakoulujen omaan käyttöön ja tilastoraportteja sekä korkeakoulujen rajattuun käyttöön että julkisesti saataville. Pääsy tunnistetietoja sisältäviin raportteihin rajoitetaan sellaisiin nimettyihin käyttäjiin, joilla on oikeus nähdä kyseiset tiedot. Julkisesti saataville asetettavilla raporteilla tulee huomioida henkilötietojen suojaus.

6.6.3. Käytön tuki

VIRTA-opintotietopalvelun käyttötuesta vastaa CSC. Ylläpito on tavoitettavissa virka-aikana eikä palvelulla ole toistaiseksi sovittu vasteaikoja.

OKM:n CSC:ltä ostamaan palvelukokonaisuuteen kuulumattomien asioiden osalta toimijoiden on mahdollista hankkia CSC:ltä erillisin sopimuksin tuntihinnoiteltua, VIRTA-opintotietopalveluun ja/tai tietovarastointiin liittyvää konsultointia. CSC:n tuottamat in house -palvelut on määritelty osana OKM:n ja CSC:n välistä vuosisopimusta tietovarantokonsultointina

6.7. Tietojen valvonta- ja tarkistusprosessi  

VIRTA-opintotietopalveluun tuotavien tietojen laadun osalta kukin korkeakoulu huolehtii tuomiensa tietojen yhteentoimivuudesta tietomallin kanssa. Tietosisällön tulee noudattaa lakisääteistä tietosisältöä täydennettynä erikseen sovituilla lisäyksillä (esim. tutkintotiedot myös paperirekistereistä asti). Tietojen sisäänlukemisvaiheessa VIRTA-opintotietopalvelu tekee teknisen validaation tietojen yhteensopivuudesta tietomallin kanssa, lisäksi tarkistetaan soveltuvilta osin joitain ratkaisevia tietovaatimuksia (esim. lukukausi-ilmoittautumisten määrä).

Tiedon laadun seurantaan käytetään liikennevalotaulukkoa, jolla valvotaan yleistasoisten mittarien avulla tiedon laadun keskimääräistä tasoa.

CSC tuottaa tiedonkeruiden yhteydessä poiminta-aineistot korkeakouluille tarkistettavaksi ennen lopullista luovutusta tiedontarvitsijoille (aineistopoiminnat).

6.8. Viestintä VIRTA-opintotietopalvelusta

CSC välittää tietoa VIRTA-opintotietopalvelun rekisterinpitäjien sekä tietoja hyödyntävien, ohjaavien, ylläpitävien ja kehittävien tahojen ja sidosryhmien käytettäväksi niin, että eri tahot pystyvät hyödyntämään tietoa omassa työssään ja toimimaan tarkoituksenmukaisesti. Tärkeimmät viestintäkanavat ovat kasvokkaisen kommunikoinnin rinnalla Confluence-sivusto, sähköposti ja JIRA-asianhallintajärjestelmä, ACP-verkkokokousjärjestelmä, puhelin ja sosiaalinen media (Twitter).

CSC ylläpitää VIRTA-opintotietopalvelun sidosryhmäyhteystietoja CRM-järjestelmässään, sähköpostilistapalvelimellaan (Sympa), JIRA:ssa (korkeakoulukohtaiset tiketit) ja Confluencessa.

CSC:n VIRTA-opintotietopalvelutiimin tavoittaa palveluosoitteesta virta@csc.fi. Viesteistä muodostuu automaattisesti JIRA-palvelupyyntö. VIRTA-opintotietopalvelutiimin sisäiseen viestintään on lisäksi käytössä tietovaranto@postit.csc.fi -osoite. VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilöiden sähköpostilista on virta-yhteyshenkilot@postit.csc.fi.  

CSC järjestää korkeakouluille ja sidosryhmille kohdennetut puolivuosittaiset tapahtumat; keväisin VIRTA-seminaarin ja syksyisin KOTA-seminaarin osana puolipäiväisen VIRTA-osuuden.

Kriisiviestinnässä noudatetaan CSC:n kriisiviestinnän ohjetta. Ks. myös Häiriö- ja poikkeustilanteiden käsittely ja niistä viestiminen.