Tieto-ohjautuvassa organisaatiossa tarjotaan reaaliaikaista, analysoitua ja visualisoitua tietoa toiminnanohjauksen, johtamisen, päätöksenteon ja kehittämisen tueksi. Tietotyöpöytien kautta reaaliaikainen tieto on kaikkien käytössä ja luo yhdenmukaisen tilannekuvan organisaation toiminnasta.
Tiedolla johtaminen ei kuitenkaan ole pelkästään datan keräämistä ja analysointia, vaan se vaatii oikeiden kysymysten asettamista, tulosten tulkintaa ja päätösten tekemistä oikean tiedon perusteella. Organisaation on myös varmistettava, että sillä on käytössään oikeanlaista ja laadukasta dataa sekä tarvittavat resurssit ja osaaminen tiedon analysointiin ja hyödyntämiseen. Erilaisissa toimintaprosesseissa syntyy tietoa (dataa), joka pitää tallentaa tietojärjestelmään niin, että sitä voidaan käsitellä ja jakaa hallitusti erilaisille toimijaryhmille sekä hyödyntää päätöksenteossa ja toiminnan johtamisessa. (Silander et al. 2022)
Tiedolla johtaminen pohjautuu sanoihin tieto ja johtaminen. Erityisesti suomalaisessa tietokirjallisuudessa puhutaankin yleisesti tietojohtamisesta. Tietojohtaminen nähdään kattokäsitteenä, joka jaetaan kahteen eri osa-alueeseen: tiedon johtamiseen ja tiedolla johtamiseen. Tiedon johtamisessa korostuu teknisempi painotus, kuten tietojärjestelmät ja tiedonhallinta. Tiedon johtamisessa on kyse ensi sijassa siitä, miten organisaatiolle olennainen näkyvä tieto teknisesti tuotetaan, hallitaan, johdetaan, pureskellaan ja jaetaan organisaation päätöksentekijöiden käyttöön.
Tiedolla johtaminen puolestaan keskittyy enemmän tietoon organisaation menestystekijänä ja paremman johtamisen mahdollistajana. Tiedolla johtaminen liittyy kiinteästi itse tiedon hyödyntämiseen organisaation tarpeiden ja tavoitteiden tukena. Siinä on voimakkaammin läsnä myös tiedon hyödyntäjä eli ihminen. Useimmiten tiedolla johtaminen määritellään tiedon hyödyntämiseksi päätöksenteossa. Kun siis summataan tiedon johtaminen tiedolla johtamiseen, saadaan kattokäsite tietojohtaminen.
Teknologian kehittymisen ja digitalisaation myötä datan määrä kasvaa maailmassa valtavalla vauhdilla ja yrityksillä on käytettävissään paljon sekä sisäistä että ulkoista tietoa. Tiedolla ei kuitenkaan ole merkitystä, jos se ei johda mihinkään toimenpiteisiin tai sitä ei voi hyödyntää päätöksenteossa. Datan jalostaminen informaation kautta tiedoksi, tiedon analysointi ja tiedon hyödyntäminen päätöksenteossa vaikuttavat tänä päivänä yhä enemmän yritysten menestymiseen. Tällöin puhutaan todennettuun tietoon perustuvasta päätöksenteosta ja tiedolla johtamisesta. (Hupanen 2021)
(Leskelä et al. 2019)
Tiedolla johtamisen tarkoitus
Mikä on tiedolla johtamisen tarkoitus? Mitä sen avulla pyritään saavuttamaan? Tiedolla johtamisen funktio on auttaa organisaatiota sen tavoitteiden toteutumisessa. Organisaation tavoitteet voivat olla moninaisia. Ne voivat kohdistua käytännössä yksittäisen työntekijän tavoitteiden toteutumisen tukemisesta koko organisaation tavoitteisiin ja toisaalta koskettaa kaikkia organisaation toimintoja myynnistä tuotantoon, taloudesta HR:ään, tuotekehityksestä tukipalveluihin ja kaikkeen siltä väliltä.
TAVOITE | NÄKYVÄ JA HILJAINEN TIETO | TIEDOSTA JOHTAMISEEN ÄLYLLINEN TÖRMÄYTYS | JAETTU YMMÄRRYS ja TOIMINTA |
|---|---|---|---|
Ensinnäkin organisaatiolla ja sen jokaisella toiminnolla ja toimijalla tulee olla selkeä tavoite. Ilman tavoitetta ei voi olla systemaattista ja johdonmukaista tiedolla johtamista. | Johtaakseen toimintaansa kohti tavoitetta organisaatio tarvitsee sekä näkyvää tietoa että organisaation ihmisten näkemyksiin ja kokemuksiin pohjautuvaa hiljaista tietoa. Kun olemme varmistaneet, että älykästä tietoa on käytettävissä, tiedolla johtamisen rakenteiden ja kulttuurin yksi keskeisimmistä tehtävistä on saada nämä tiedon eri ulottuvuudet keskustelemaan keskenään, jolloin tietämys syvenee näkemyksellisyydeksi. | Parhaimmillaan eri tiedon ulottuvuudet myös aktivoivat keskustelua, tuovat siihen uutta näkökulmaa ja saavat aikaan älyllistä törmäytystä, jonka aikaansaamat kipinät mahdollistavat organisaation uudistumisen, jatkuvan oppimisen, tietämyksen lisääntymisen ja sitä myötä kilpailuedun muodostumisen. | Samanaikaisesti älyllisen törmäytyksen kanssa tieto edesauttaa yhteisen jaetun ymmärryksen muodostumista siitä, missä olemme ja mitä meidän tulisi tehdä, jotta pääsemme sinne, mitä tavoittelemme. Tiedolla on kuitenkin arvoa vasta, kun se johtaa toimintaan. Ei riitä, että meillä on tieto ja jaettu ymmärrys siitä, mitä pitäisi tehdä. Mikäli emme saa sitä tehdyksi, tavoite eli tiedolla johtamisen funktio ei toteudu. Tieto antaa selkänojan ja tiedolla johtaminen ohjaa toimintaa kohti organisaation tavoitteita. Näin ollen tiedolla johtaminen ei ole pelkästään tiedon hyödyntämistä päätöksenteossa. Tiedolla johtaminen ei lopu päätöksentekoon, vaan se on myös toiminnan väline muutoksessa ja uusiutumisessa. |
(Listenmaa 2023)
(Listenmaa 2023)
Tietojohtamisen tavoitteena on
Pistää pohtimaan mistä tekijöistä (organisaation) tuloksellisuus muodostuu.
Yrittää ymmärtää, miten edellisen pohdinnan tuloksena havaittuja asioita ja tekijöitä voidaan johtaa.
Miettiä mitä (dataa, informaatiota tai) tietoa johtaminen edellyttää.
Käynnistää keskustelu siitä, mitä ko. ”tiedolla” tehdään tai tulisi tehdä, jotta tuloksellisuus paranisi
(Laihonen 2022)
Oppiva organisaatio
Oppiva organisaatio korostaa tietoon perustuvaa johtamista, jatkuvaa oppimista, innovaatiota ja tiedon jakamista organisaation jäsenten kesken. Tämä tarkoittaa, että organisaatio kannustaa ja tukee työntekijöitään oppimaan uutta tietoa, taitoja ja parhaita käytäntöjä sekä soveltamaan niitä päivittäiseen työhönsä.