Page History

8.1 Tietojen luovuttaminen etsivään nuorisotyöhön[1]

Nuorisolain (1285/2016) 11 §:ssä on säädetty viranomaisen oikeudesta luovuttaa nuoren (alle 29-vuotiaan) kotikunnalle etsivää nuorisotyötä varten nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot, jos viranomainen arvioi tehtävässään saamiensa tietojen perusteella sekä nuoren tilanne ja tuen tarve kokonaisuudessaan huomioon otettuna nuoren tarvitsevan viipymättä tukea päästäkseen palvelujen ja muun tuen piiriin. Etsivän nuorisotyön tehtävänä on tavoittaa tuen tarpeessa oleva nuori ja auttaa hänet sellaisten palvelujen ja muun tuen piiriin, joilla edistetään hänen kasvuaan, itsenäistymistään, osallisuuttaan yhteiskuntaan ja muuta elämänhallintaansa sekä pääsyään koulutukseen ja työmarkkinoille. Korkeakoululla on siis oikeus luovuttaa nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot hänen kotikunnalleen, jos säännöksessä mainitut edellytykset täyttyvät. Tällainen tilanne voi syntyä esimerkiksi nuoren keskeyttäessä opinnot. Ensisijaisesti on yritettävä saada nuoren suostumus tietojen luovuttamiseen, mutta tiedot voidaan luovuttaa myös ilman suostumusta. Nuorelle on ilmoitettava etukäteen tietojen luovuttamisesta.

Korkeakoulussa on syytä päättää, kuka tekee päätöksen tietojen luovuttamisesta tällaisessa tapauksessa.

Anchor
kriisi kriisi

8.2 Kriisiviestintä: kriisistä tiedottaminen korkeakoulussa ja opiskelijalle

Jos kyseessä on onnettomuus- tai vastaava tilanne, jossa viranomaiset johtavat pelastusoperaatiota, tiedottamisesta päättää ja vastaa kyseinen viranomainen. Kun välitön hätätilanne on ohi, korkeakoulu tiedottaa tarpeen mukaan tapahtuneesta opiskelijoille ja henkilökunnalle.

Kriisiviestinnässä salassa pidettävistä tiedoista pitää viestiä niin, ettei henkilön nimeä ilmaista tai muuten anneta niin tarkkoja tietoja, että hänen henkilöllisyytensä paljastuu, ellei henkilö ole antanut suostumustaan tiedottamiseen. Esimerkiksi onnettomuudessa loukkaantuneesta voidaan viestiä niin, ettei kerrota nimeä, koulutusohjelmaa tai muita yksilöiviä tietoja, vaan sanotaan ”eräs opiskelija”. Korkeakoululla ei ole oikeutta saada opiskelijan terveystietoja terveydenhuollosta ilman tämän suostumusta, ja jos tiedot saadaan muuta kautta, korkeakoulu ei voi tiedottaa niistä ilman opiskelijan suostumusta. Tieto henkilön elossa olemisesta tai kuolemasta on julkinen, joten korkeakoulussa voidaan tiedottaa opiskelijan kuolemantapauksesta ja esimerkiksi järjestää muistotilaisuus tai hiljainen hetki. Salassapitosäännökset on hyvä tuoda sopivalla tavalla esiin kriisiviestinnässä, jottei synny käsitystä, että asioita tahallaan peitellään tai ei vain haluta tai osata tiedottaa.

8.3 Jos henkilötunnus muuttuu sukupuolen korjaamisen yhteydessä tai muusta syystä

Väestötietojärjestelmään talletettu henkilötunnus voidaan muuttaa, jos laissa väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (21.8.2009/661), 12 §:ssä esitetyt edellytykset täyttyvät. Käytännössä kyse on yleensä joko henkilön suojelemisesta ilmeiseltä ja pysyvältä uhalta tai siitä, että henkilö on vahvistettu vastakkaiseen sukupuoleen kuuluvaksi. Nimen muuttaminen taas perustuu nimilain (9.8.1985/694) säännöksiä. Henkilö voi muuttaa nimensä uuden sukupuolen mukaiseksi jo ennen sukupuolen vahvistamista ja uuden henkilötunnuksen merkitsemistä väestötietojärjestelmään. Varsinaista uusien asiakirjojen (esim. uudella henkilötunnuksella varustettujen tutkintotodistusten) antamiseen oikeuttavaa tai velvoittavaa lain säännöstä ei ole, mutta on otettava huomioon asian poikkeuksellinen luonne perus- ja ihmisoikeuksien kannalta. Tällöin on syytä toimia perusoikeudet kuten yksityiselämän suoja parhaiten turvaavalla tavalla ja myös alan toimivaltaisten viranomaisten (tasa-arvovaltuutettu, opetus- ja kulttuuriministeriö) antaman ohjeistuksen mukaisesti. Opetus- ja kulttuuriministeriö ja tasa-arvovaltuutettu ovat antaneet asiasta suosituksen 27.8.2013[2].  Korkeakoulun on suositeltavaa antaa uusi tutkintotodistus liitteineen pyynnöstä sukupuoltaan korjaaville henkilöille jo etunimen muututtua uuden sukupuolen mukaiseksi, vaikka henkilötunnus ei vielä olisi muuttunut. Uutta tutkintotodistusta pyytävän on toimitettava korkeakoululle maistraatin antama todistus, josta käy ilmi sekä entinen että uusi nimi ja henkilötunnus. Vanha tutkintotodistus on luovutettava korkeakoululle. Maistraatin antama todistus merkitään salassa pidettäväksi, koska henkilötunnuksen muuttumisen peruste säännönmukaisesti ja nimen muuttumisen peruste tässä tapauksessa liittyy henkilön yksityiselämään. Se säilytetään yksikön muiden salassa pidettävien asiakirjojen kanssa. Muuttuneet nimi- ja henkilötunnustiedot päivitetään myös opintotietorekisteriin. Kun kyse on henkilötunnuksen muuttumisesta, on suositeltavaa, että vain pääkäyttäjillä on pääsy sähköisessä rekisterissä alkuperäisiin tietoihin ja että vain heille näkyy tiedon muuttuminen.

Samoin toimitaan, jos aiemmin annettu henkilötunnus muutetaan muusta syystä kuin sukupuolen korjaamisen takia. Jos etunimi tai sukunimi tai molemmat muuttuvat muusta syystä kuin sukupuolen korjaamisen tai henkilötunnuksen muuttumisen takia, korkeakoulun ei pidä antaa uutta tutkintotodistusta uudella nimellä. Sen sijaan, jos henkilöllä ei ole aiemmin ollut lainkaan suomalaista henkilötunnusta, niin uutta tutkintotodistusta ei anneta siitä syystä, että hän saa ylipäätään henkilötunnuksen.

8.4 Kuolleen opiskelijan henkilötiedot

Kun ihminen kuolee, hänen oikeuskelpoisuutensa (kelpoisuus saada oikeuksia ja tulla velvoitetuksi) päättyy. Tähän perustuu se, että esimerkiksi opiskelijan tutkielman arvostelu raukeaa, jos opiskelija kuolee kesken arvosteluprosessin. Kuolleelle ei myöskään voida myöntää tutkintotodistusta. Jos kuitenkin opiskelijalle on myönnetty esimerkiksi opintosuoritus tai tutkintotodistus kuoleman jälkeen, koska tietoa kuolemasta ei ole vielä saatu, päätöstä ei ole aihetta jälkeenpäin korjata.

Yliopiston hallussa olevat kuolleen opiskelijan kotihakemistotiedot ja -tiedostot sekä sähköpostit kuuluvat oikeudenomistajille (kuolinpesälle). Myös yliopiston hallussa mahdollisesti oleva tutkintotodistus (opiskelijalle luovutettava kappale) ja vastaavat asiakirjat kuuluvat oikeudenomistajille. Kuolinpesän osakkaita ovat vainajan perilliset, yleistestamentinsaajat ja leski. Perilliset ja leski ilmenevät vainajan virkatodistuksesta tai maistraatin vahvistamasta perukirjasta. Oikeus saada tiedot ja asiakirjat on vain kaikilla kuolinpesän osakkailla yhdessä. Oikeus ei voi koskea sellaista aineistoa, joka opiskelijalla itsellään oli ollut velvollisuus pitää salassa (esimerkiksi tutkimustarkoituksiin luovutettua salassa pidettävää aineistoa).

Kuolleen opiskelijan läheisillä (omaiset ja ystävät) on oikeus saada opintotietorekisteristä ja korkeakoulun muista rekistereistä opiskelijan julkiset tiedot kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa, jos kyseessä on henkilötietojen käsittely yksinomaan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin, kuten muistokirjoituksen laatimiseen tai vainajan muiston vaalimiseen. Salassa pidettävistä tiedoista vastaavaa oikeutta ei ole, ellei opiskelija ole eläessään antanut suostumustaan tai jokin erityissäännös anna tiedonsaantioikeutta.

8.5 Korkeakoulun antamien tutkintotodistusten ja vastaavien asiakirjojen oikeellisuuden tarkastaminen

Korkeakoululle voi tulla sekä sähköpostitse että postitse tai käynnin yhteydessä tiedusteluja, onko tietty asiakirja kyseisen korkeakoulun antama tutkintotodistus, opintosuoritusote tai muu asiakirja. Tällaiseen tiedusteluun voidaan vastaus antaa myös kirjallisesti tai sähköpostitse, vaikka vastaus epäsuorasti paljastaakin henkilötietoja. Asianosaisen suostumusta ei tarvita. Sen sijaan tietyn henkilön opintoja koskeviin kyselyihin (”onko N.N. x-korkeakoulun opiskelija/onko N.N. valmistunut x-korkeakoulusta/mikä oli N.N.:n lopputyön arvosana” jne.) voidaan vastaus aina antaa suullisesti tai antamalla asiakirja nähtäväksi, mutta vastaus kirjallisesti tai sähköpostitse sekä esim. opintosuoritusotteen antaminen kopiona tai sähköisessä muodossa edellyttää jotakin henkilötietolain mukaista luovutusperustetta.

Jos hakija on hakenut useampaan korkeakouluun joko Suomessa tai EU- tai ETA-alueella, hänellä on hakemisen perusteella asiallinen yhteys kummankin korkeakoulun toimintaan, ja nämä korkeakoulut voivat luovuttaa toisilleen tietoa siitä, että niiden saaman selvityksen perusteella hakijan hakuasiakirja kuten tutkintotodistus, opintorekisteriote tai kielitaitotodistus ei vaikuta olevan aito. Korkeakoulu ei kuitenkaan voi tiedottaa muille korkeakouluille oman hakijansa väärennykseksi todetuista tai epäillyistä asiakirjoista sen varalta, että hakija mahdollisesti tulevaisuudessa hakee johonkin toiseen korkeakouluun.

Jos hakuasiakirjan oikeellisuutta ei voida todentaa esimerkiksi siksi, että asiakirjan antajaksi merkitty korkeakoulu ei vastaa tiedusteluun, hakuasiakirjaa ei kuitenkaan välttämättä ole syytä epäillä väärennykseksi. Jos sen sijaan on perusteltu syy epäillä asiakirjaa väärennykseksi (esim. asiakirjan antajaksi merkitty korkeakoulu ilmoittaa, ettei kyse ole sen antamasta asiakirjasta), korkeakoulun on syytä paitsi hylätä hakija myös ottaa yhteys poliisiin. Näin ennaltaehkäistään sitä, että sama hakija esittäisi väärennettyjä asiakirjoja jossain muussa korkeakoulussa ja saisi sieltä opiskelupaikan ja siihen liittyviä etuuksia tai oikeuksia (esim. oleskeluluvan) väärin perustein.

Kun hakija hylätään sillä perusteella, että korkeakoululla on perustellut syyt epäillä hakuasiakirjan oikeellisuutta, hylkäyksen syy perusteluineen merkitään opiskelijavalintapäätökseen, kuten muutkin hylkäyksen syyt perusteluineen. Hakija voi hakea päätökseen oikaisua, jos hän pitää hylkäystä perusteettomana.

Valtakunnallisen opiskelijavalintarekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien. Korkeakoulut päättävät sisäisesti lainsäädännön antamissa rajoissa, kuinka kauan opiskelijavalinnassa tehtyjä hallintopäätöksiä (esim. päätös hakemuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä) ja niiden tausta-aineistoa (esim. hakijan valintakoevastaukset) säilytetään. Vähintään viiden vuoden säilytysaika on tarpeen, koska hallintolain 52.1 §:n mukaan asianosaisen on esitettävä vaatimus hallintopäätöksessä olevan virheen korjaamisesta viiden vuoden kuluessa päätöksen tekemisestä.

8.6 Opiskelijoiden kameravalvonta[3]

Kameravalvonta kuuluu henkilötietolain piiriin, jos kyseessä on tallentava järjestelmä. Ellei kuvaa tallenneta lainkaan, vaan sitä vain katsellaan reaaliajassa, henkilörekisteriä ei synny.

Opiskelijoihin kohdistuvaan tallentavaan kameravalvontaan esimerkiksi sähköisen tenttimisen tiloissa tulevat sovellettaviksi henkilötietolain mukaiset normaalit velvoitteet, kuten henkilötietojen käsittelyn suunnittelu ja rekisteröityjen (opiskelijoiden) informoiminen (HeTiL 24 §). Tietojen käsittelyn pitää luonnollisesti olla tarpeellista ja asiallisesti perusteltavissa rekisterinpitäjän (korkeakoulun) toiminnan kannalta (HeTiL 6 § ja 9 §). Opiskelijoiden kohdalla nämä edellytykset täyttävä tietojenkäsittelyn tarkoitus on esimerkiksi tenttijän turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten ehkäisy ja valvonta. Valvontaa suunniteltaessa on erityisesti otettava huomioon rikoslain salakatselu- ja salakuuntelusäännökset (rikoslaki 39/1889, 24:5 – 7 §), joiden mukaan muun muassa kameravalvonta käymälässä tai muussa vastaavassa paikassa on kielletty. Käytännössä rekisteröityjen informoiminen hoidetaan laittamalla näkyvälle paikalle tenttitilaan ja sen sisäänkäynnin luo tiedote tallentavasta kameravalvonnasta. Jos rekisteriseloste ei ole itse tiedotteessa, tiedotteesta on käytävä ilmi, mistä rekisteriseloste on saatavissa (HeTiL 10 §).

Jos kameravalvonta kohdistuu opiskelijoiden ohella tai sijasta korkeakoulun työntekijöihin, tulee sovellettavaksi laki yksityisyyden suojasta työelämässä (13.8.2004/759 ns. työelämän tietosuojalaki). Tarkempia tietoja kameravalvonnan kohdistamisesta työntekijöihin on otsikkoviitteessä mainitussa tietosuojavaltuutetun oppaassa sekä työ- ja elinkeinoministeriön oppaassa Työelämän tietosuoja[4].

[1] Ks. myös tietosuojavaltuutetun opas Ohje henkilötietojen käsittelystä etsivässä nuorisotyössä, saatavilla verkko-osoitteessa http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/6Jfq5zDeJ/Ohje_henkilotietojen_kasittelysta_etsivassa_nuorisotyossa.pdf (käyntipäivä 16.3.2015)

[2] Opetus- ja kulttuuriministeriön ja tasa-arvovaltuutetun suositus 27.8.2013

[3] Ks. myös tietosuojavaltuutetun opas Kameravalvonnan yksityisyyden suoja ja henkilötietojen käsittely , saatavilla verkossa osoitteessa http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/6JfpwYXOB/Kameravalvonnan_yksityisyyden_suoja_ja_henkilotietojen_kasittely.pdf (käyntipäivä 30.3.2015).

[4] Saatavilla verkossa osoitteessa http://www.tem.fi/files/20193/8.013s_Tyoelaman_tietosuoja.pdf (käyntipäivä 30.3.2015).