Synergiaryhmän toimintasuunnitelma vuodeksi 2017 (luonnos)
Tehtävät
Synergiaryhmä on korkeakoulujen ja niiden sidosryhmien avoin asiantuntijaryhmä opiskelun ja opetuksen tukipalveluita ja hallintoa koskevissa kysymyksissä. Synergiaryhmä toimii korkeakoulujen ja Opetushallituksen tietohallinnon ja opintohallinnon yhteistyötä edistävän KOOTuki-ryhmän ohjauksessa.
Synergiaryhmän tehtäviä ovat:
- tukea opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden toimialaan kuuluvia kehityshankkeita osallistumalla niissä tehtävään toiminnalliseen ja käsitteelliseen määrittelytyöhön
- osallistua korkeakoulujen tietomalliin kohdistuvien muutostarpeiden kartoittamiseen ja käsittelyyn opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden toimialan osalta sekä tukea kehityshankkeita tietomallin soveltamisessa
- toteuttaa ja organisoida KOOTuki-ryhmän antamat yksilöidyt toimeksiannot
- kertoa korkeakouluille työn alle otetuista tehtävistä ja niiden parissa tehtävän työn etenemisestä
- kertoa ryhmän työskentelystä suoraan opintohallinnon ja tietohallinnon verkostoille; sekä
- laatia vuosittain suunnitelma toiminnastaan ja raportoida KOOTuki-ryhmälle työskentelyn edistymisestä.
Työpajatyöskentely, etäkokoukset ja alaryhmät
Synergiaryhmän toiminnan painopistealueita vuonna 2017 ovat:
- korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden toiminta-arkkitehtuurin palvelukuvausten laatiminen ja työn tulosten arviointi
- opiskelijaksi hakeutumisen ja opiskelijavalinnan prosessien, palveluiden ja käsitteistön seuranta, arviointi ja kehittäminen
- OKM:n tukemien korkeakoulutuksen kehittämishankkeiden suunnittelun ja toteuttamisen tukeminen
- Oili-ilmoittautumispalvelun kehitystyön tukeminen ja
- yhteistyö valtakunnallisten ja korkeakoulujen opintohallinnon tietojärjestelmien tietojen yhdenmukaisuuden ja järjestelmien yhteentoimivuuden kehittämiseksi.
Synergiaryhmä varaa itselleen mahdollisuuden ottaa käsiteltäväkseen muita ajankohtaiseksi nousevia aihealueita opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden toimintakentältä.
Synergiaryhmä kokoontuu vuoden 2017 aikana neljään kaksipäiväiseen työpajaan, joista kaksi järjestetään keväällä ja kaksi syksyllä. Työpajat pidetään korkeakouluissa, joilla on halukkuutta kokouksen isännöintiin.
Synergiaryhmä järjestää vuoden 2017 noin kerran kuukaudessa 2-3 tuntia kestävän ACP-etäkokouksen. Etäkokousten vakioasiakohtina ovat korkeakoulujen liitännät Opintopolku- ja Oili-palvelukokonaisuuteen, yhteentoimivuuden määritykset (mm. viitearkkitehtuuri-, tietomalli-, sanasto- ja koodistotyö), alaryhmien ajankohtaiskatsaukset ja niille annetut toimeksiannot sekä alueen kehitysprojektien tilannekatsaukset.
Synergiaryhmän sisällä toimivat vuonna 2017 seuraavat alaryhmät:
- ekosysteemiryhmä, jonka tehtävänä on käsitellä opintohallinnon perusrekisterien tietojen yhteismitallisuuteen ja yhteentoimivuuteen liittyviä toimeksiantoja ja
- toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmä, jonka tehtävänä on valmistella opetuksen ja opiskelun tukipalveluiden prosessi- ja palvelukuvauksia ja niihin liittyviä päivitysehdotuksia.
Synergiaryhmä perustaa ja nimeää tarpeen mukaan uusia alaryhmiä valmistelemaan ja käsittelemään sille tulevia toimeksiantoja tai ajankohtaisiksi nousevia yhteistyöaiheita.
Toimijat
Vuonna 2017 Synergiaryhmän puheenjohtajana toimii Janne Santala Satakunnan ammattikorkeakoulusta. Ryhmän koordinaattorina toimii Outi Tasala CSC:ltä.
Synergiaryhmä pitää onnistuneen toiminnan ja tiedonvaihdon edellytyksenä opetuksen ja opiskelun tukipalveluiden asiantuntemuksen laajuutta ja kattavuutta. Tavoitteena on saada jokaisesta korkeakoulusta ensisijaisesti Synergiaryhmään nimetty jäsen tai toissijaisesti Synergiaryhmän sähköpostilistalle kuulolla oleva edustaja. Ryhmän jäseneksi voi ilmoittautua kuka tahansa korkeakouluyhteisön jäsen.
Viestintäkanavat
Synergiaryhmällä on sähköpostilista (synergia@postit.csc.fi). Sähköpostilista on avoin korkeakoulujen ja sidosryhmien edustajille. Sähköpostilistan tilaaminen ei edellytä jäsenyyttä ryhmässä, vaan listaa voivat seurata myös muut opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöstä kiinnostuneet henkilöt.
Synergiaryhmällä on wiki-sivusto osoitteessa https://confluence.csc.fi/display/OPI/Synergia. Wiki-sivustolla julkaistaan ryhmän työskentelyyn liittyvää tietoa. Sivustosta löytyvät sekä kokouksiin liittyvät dokumentit että työstettäviin asioihin liittyvät dokumentit.