Page History

Muistio 

 Osallistujat: Paula Merikko (siht.), Mia Simpanen, Ossi Raatikainen, Suvi remes, Päivi Aho, Pekka Linna, Virve Peltoniemi, Kirsi Pispa, Eija Airio, Hannele Husa, Heli Peltola, Jukka Kohtanen (vpj.), Jukka Tiitto, Katja Arstio, Petri Heinonen, Arja Neuvonen, Mats Lindstedt, JP Pihlajakoski, Kati Tiihonen, Pekka Harjula, Pekka Koivukoski, Päivi Lignell, Raija Pappila, Sari Pulkkinen, Aila Markus, Aila Kanniainen, Mikael Seppälä, Totti Tuhkanen, Taija Oksanen ja Katja Pura.

1. Kokouksen avaus
   
   • Varapuheenjohtaja avasi kokouksen klo 13:03.
2. Asialistan hyväksyminen
   
   • Esityslista hyväksyttiin kokouksen asialistaksi siten, että UAF-esittely siirretään Kauton ilmoittaman esteen vuoksi seuraavaan kokoukseen.
3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
1. Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin muutoksitta.
4. Korkeakoulujen liitännät valtakunnallisiin Opintopolku-palveluihin; ajankohtaista
   1. KSHJ-ohjausryhmästä
      • Raatikainen kertoi, että aamupäivällä oli ollut KSHJ-ohjausryhmän kokous ja esitteli saamiennsa materiaalien pohjalta ajankohtaiskatsauksen. Joulukuun alun kehitysjulkaisu ei ole kaikilta osin tavoitteiden mukainen, mm. tarjonnan hyväksymistestausversiota laajennetaan vielä joulukuussa. Tammikuussa hyväksymistestataan 2. asteen yhteishaun hakulomake- ja hakemustenkäsittelyominaisuuksia. Korkeakoulujen hyväksymistestauksen laajuutta arvioidaan uudelleen tammikuun alussa viikolla 2, mikä vaikuttaa hyväksymistestausryhmän kevään aikatauluihin. Käytettävyystestaukset lienevät viikoilla 3 ja 4 ja jatkuvat helmikuussa. Tietoturvan ja suorituskyvyn parantaminen on tulossa työn alle. Kevään koulukset ovat myös suunnittelussa. Tämänhetkisen tiedon mukaan 20.2. valmistuvat hakujen ja valintojen kannalta välttämättömimmät toiminnallisuudet, 20.3. puolestaan korkeakoulujen koulutustarjonnan hallinnan koulutusversio tulee olemaan käytössä ja 16.5. yhteishaun koko toiminnallisuus valmiina ja hyväksymistestattuna. 1.8. alkaa koulutustarjonnan syöttö keväälle ja deadline on 1.10. Suorituskykyparannuksia tehdään heti tammikuussa. Ilmentyviin kriittisiin korjaustarpeisiin on vain vähän aikaa reagoida, mikä on riski. Tuotannossa olevassa 2. asteen palveluissa on myös havaittu virheitä, joiden korjaus ja testaus tapahtuu korkeakoulujen kehityksen kanssa samanaikaisesti.
      • Raatikainen kertoi hyväksymistestausaikataulusta, että viikolla 2 arvioidaan mitä palveluita voidaan hyväksymistestata seuraavaksi, riskinä on ettei käyttäjähallinta ehdi valmistua koko laajuudessaan eli testausta saatetaan joutua siirtämään. Näillä näkymin 1. testausperiodi on viikoilla 3 ja 4, alustavasti sisällöksi on kaavailtu koodistoja, organisaatiotietojen hallintaa, käyttäjähallintaa ja koulutustarjonnan syöttämistä. Ohjausryhmän kokouksessa on materiaalien perusteella pohdittu myös, täytyykö syksyn 2014 versio hyväksymistestata korkeakoulujen toimesta kokonaisuudessaan, vai voidaanko vähemmän kriittisiä asioita testata epäformaalisti ilman varsinaista hyväksymistestausta.
      • Kohtanen totesi, että aikataulu on kiireinen ja konditionaaleja riittää. Kohtanen pohti, miten riskejä on yritetty tunnistaa ja onko tehty suunnitelma sen varalle, että mitä käytännössä tehdään jos riskit realisoituvat. Voiko toiminnallisuuksia esimerkiksi jäädä pois 1. tuotantoversiosta?
        • Raatikainen totesi, että riskien realisoituessa varmasti priorisointia jouduttaneen tekemään ja testauksen siirtyessä ei kaikkea voida ehtiä testata huolella.
        • Kohtanen totesi, että paras ratkaisu olisi nyt, että palveluntuottajat rohkeasti ottaisivat kantaa, mitä jätetään pois.
      • Peltola toivoi Opintopolkukokonaisuuteen liittyvien Confluence-materiaalien päivittämistä ja kysyi, miten hakijoiden siirtäminen korkeakouluun jatkossa tapahtuu.
        
        • Peltoniemi totesi, että KSHJ tulee tarjoamaan rajapinnan, josta hakijatiedot noudetaan ja Winhaajien osalta on keskusteltava CGI:n kanssa käytännön toimista. Lisäksi kuviossa on mukana mahdollinen tuleva opiskelijaksi-ilmoittautumispalvelu.
        • Raatikainen täydensi, että Opintopolku ja ilmoittautumispalvelu tarjoavat tietojen noudolle rajapinnat, ja korkeakoulut sekä näiden järjestelmätoimittajat ovat vastuussa integraatioista ja näiden toteutuksista.
   2. koulutustarjontatietovarannosta
      
      • Raatikainen täydensi edellistä a-kohdan puheenvuoroaan kertomalla, että tiedonsiirtoihin liittyen OPH:ssa järjestettiin viime perjantaina tilaisuus korkeakoulujen pääkäyttäjille ja järjestelmätoimittajille. Tilaisuudessa käytiin läpi OPH:n rajapintoja ja niiden hyödyntämistä. Tilaisuudesta on tehty nauhoite. Rajapinnat valmistunevat tuotantoon maalis-huhtikuussa.
   3. tiedonsiirroista korkeakouluihin, opiskelijaksi ilmoittautuminen
      
      • Raatikainen kertoi tehneensä projektointisuunnitelman pohjalta tarkentavaa dokumenttia, joka on tulossa kommenteille mahdollisesti vielä ennen joulua. Dokumentti lähetetään opintoasiainjohtajien verkostoille kommenteille ja heidän kanssaan sovitaan jatkotyöstöstä. Dokumentissa on tarkennettu projektin sisältöä, tavoitteita, hyötyjä ja tuotoksia, rajauksia, riskejä, organisoitumista, kustannuksia, työmääriä, menetelmiä, sidosryhmiä ja viestintää. Suunnitelma on tehty perustuen oletukseen, että palvelu tehdään alusta alkaen itse. Maanantaina on selvitetty myös valmiin E-lomake-tuotteen soveltumista palvelun pohjaksi ja alustavasti näyttää siltä, että sitä voisi olla mahdollista hyödyntää. Avoimia asioita on vielä selvitettävänä mm. virkailijapuolen toiminnallisuuksien osalta. Maksutoiminnallisuudet on E-lomakkeessa toteutettu Vetuman (maksut+tunnistautuminen) ja PayTrailin eli entisen Suomen Verkkomaksujen kautta, näistä jälkimmäinen on monipuolisempi ratkaisu. E-lomakkeen käytöstä on kokemuksia myös korkeakoulun taloushallintoon integroinnista. Vaihtoehto vaikuttaa kustannustehokkaalta ratkaisulta ja sitä voisi ajatella tarjottavan palveluna esimerkiksi niin, että instanssi on CSC:llä hostattuna ja korkeakoulut pystyisivät käyttämään samaa instanssia.
      • Heinonen kysyi, mikä E-lomakkeen rooli olisi kokonaisuudessa?
        • Raatikainen kertoi, että se toimisi koko palvelun ytimenä, eli sekä ilmoittautumislomakkeena että maksupalveluna.
   4. KSHJ-hyväksymistestausryhmästä
      • Sisältyvät asiakohtaan a.
   5. korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta
      • Pispa kertoi, että VIRTA-yhteyshenkilöt kokoontuivat maanantaina, esityslistan liitteenä on integraatioiden tilanne.
      • Pispa välitti terveiset RAKETTI-TIEHA-ohjausryhmän kokouksesta
        
        • Ohjausryhmä siirsi kaikki Winhaajat kategoriaan 'kohonnut riski' johtuen CGI:n toimitukseen liittyvistä haasteista. Maanantain yhteyshenkilökokouksessa kerrottiin, että suurimmat haasteet on saatu taklattua ja asiat etenevät.
        • Tietovarannon tietoturva-auditointiin liittyen todettiin, että toimintamalleista on sovittava CSC:n ja korkeakoulujen kesken ennen auditointia ja tekeillä on ministeriön muistio, johon asiat kirjataan. Näin vältetään sopimusmuotoinen dokumentti kireän aikataulun vuoksi.
        • Ohjausryhmässä päätettiin, että CSC:lle voidaan myöntää koodistoihin liittyvä teknisen pääkäyttäjän rooli.
        • Tilastokeskuksen tiedonkeruiden kehitysehdotus, jota OPI-ohjausryhmä ei puoltanut, suhteen on todettu, että päätös oli oikea, nyt kun tiedonkeruita on pilotoitu tietovarannosta korkeakoulujen kanssa.
        • RAKETTI-hankekauden jälkeisestä mallista todettiin, että asia etenee ja toivottiin tiedotusta jatkossakin.
          
          • Merikko täydensi, että verkostot kokoontuivat 13.12.2013 yhteistapaamiseen laatimaan osana hankekauden jälkeistä organisoitumista yhteisesityksensä perustettavasta korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmästä, sen tavoitteista, tehtävistä ja edustajista.
        • Synergiaryhmän tekemästä FTE-luvun laskennan muutosesityksestä todettiin, että odotetaan ministerion ottavan asian käsittelyyn. Ohjausryhmä totesi, ettei ripeitä muutoksia voi tehdä, koska mallia käytetään nykyisessä amk-rahoitusmallissa. Myös kv-vertailunäkökulma on huomioitava.
      • Pispa kertoi, että Mäki jatkaa VIRTA-projektin projektipäällikkönä, kunnes korvaava päällikkö löytyy, ja Pispa itse siirtyy CSC:llä uusiin tehtäviin.
   6. opintopolkuryhmästä
      
      • Raatikainen kertoi, että perjantaina aamulla on korkeakouluille acp-keskustelutilaisuus rajapinta-asioiden läpikäynnistä OPH:n pitämään infoon liittyen.
      • Pappila kysyi, että kun OPH:n kanssa palaveroitiin lokakuussa tutkintoon johtamattomasta koulutuksesta, todettiin että opintopolkuryhmä pitää työpajan kyseisestä teemasta. Milloin tämä on tulossa?
        • Raatikainen kertoi, että tilaisuus järjestetään keväällä, todennäköisesti helmi-maaliskuussa, koska se rippuu muusta Opintopolun toteutusaikataulusta. OPH:lla asia on liitetty AIKU-projektiin.
5. Synergiaryhmän vuoden 2014 puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta
   • Merikko kertoi, että puheenjohtajaehdokkaita on ilmoittautunut kaksi. Merikko pyysi ehdokkaita ja muita puheenjohtajuudesta kiinnostautuneita esittäytymään.
     
     • Järjestelmäasiantuntija Päivi Lignell TTY:ltä ja tietotuotantopäällikkö JP Pihlajakoski OAMK:sta esittäytyivät ja kertoivat olleensa pitkään mukana korkeakoulujen välisessä yhteistyössä eri työryhmissä ja projekteissa. Muita ehdokkaita ei ilmoittautunut.
     • Kohtanen totesi, että on hyvä, että ehdokkaat tulevat molemmilta korkeakoulusektoreilta.
   • Synergiaryhmä päätti yksimielisesti valita Pihlajakosken Synergiaryhmän vuoden 2014 puheenjohtajaksi ja Lignellin varapuheenjohtajaksi.
6. Yhteentoimivuuden määritykset
   1. Seuraavat askeleet korkeakoulujen tietomallinuudistustyössä
      
      • Remes kertoi, että KOKOA-koordinaatioryhmän eilisessä kokouksessa esiteltiin vuoden aikana tehtyä tietomallityötä ja tekemiseen liittyvää problematiikkaa. Tietomallityöhön on eri näkökulmia - tietovarastoimplementaatiot, tiedonsiirtoihin tarvittavat yhteiset määritykset, käsitemallinnus. Koordinaatioryhmä vahvisti, että hallintamalli mahdollistaa tekemisen kaikilla 3 rintamalla ja työ on kanavoitava juuri näin. Yksi tärkeä tavoite on seuraavaksi ns. ylätason mallin rakentaminen, jotta kokonaiskuva välittyy paremmin ja kehitystarpeiden kokonaisuus on hallittavissa. Remes kertoi, että Synergiaryhmän tietomalli-iskuryhmä on avoin kaikille ja sitä olisi hyvä laajentaa eri näkökulmien asiantuntijoilla. Iskuryhmä ottaa ylätason käsitemallin työn alle. Remes ehdotti, että olemassaolevien tietovarastototeutusten yhteistyötä olisi hyvä kehittää OPI-kontekstissa iskuryhmässä esim. korvamerkittyinä kokouksina, joissa käsitellään tietomallia tietovarastointikulmalta. Koulutustarjontatyön viimeistelty luonnos on tarkoitus tuoda Synergialle ja sitä kautta KOKOA:lle hyväksyttäväksi. Työ kiinnittyy myös OPH:n aikatauluihin, joita Raatikainen aiemmin kokouksessa esitteli. Tietomallityö kytketään myös OPI-viitearkkitehtuurityöhön tiiviisti.
        • Seppälä totesi keskustelleensa aiheesta aiemmin Remeksen kanssa ja totesi, että ehdotuetut ajatukset kuulostavat hyviltä. Näin huomioidaan korkeakoulujen moninaiset tarpeet.
        • Kohtanen oli samaa mieltä ja totesi esitellyn kuulostavan hyvältä.
   2. Korkeakoulujen opintotietojen tietosuojan käytännesäännöt
      
      • Merikko kertoi lähettäneensä käytännesääntöluonnoksen ryhmälle s-postitse 5.12. ja ehdotti, että Synergiaryhmä muotoilee yhteisen kommentin aiheesta.
      • Kohtanen totesi, että ehdotus on kannatettava. Ryhmä voisi kokoontua lomien jälkeen tammikuussa.
      • Sovittiin, että Merikko tiedottaa yhteisen kommentin työstämisestä Synergiaryhmän sähköpostilistan kautta, kerää korkeakouluilta kommentit ja kutsuu kokoon kaksi acp-kokousta yhteisen kommentin työstöä varten niin, että kommentti voidaan toimittaa tammikuun loppuun mennessä.
   3. FUNET:n funetEduPerson-skeeman päivitys
      • Raatikainen kertoi koonneensa OPI-ohjausryhmän pyynnöstä korkeakouluilta ehdotuksia skeeman päivitystarpeista ja saaneensa ehdotukset tarpeesta erotella avoimen korkeakoulun opiskelijat tutkinto-opiskelijoista ja tarpeesta lisätä oppijanumero skeemaan. Raatikainen kysyi, onko kentällä tiedossa muita tarpeita.
        
        • Arstio totesi, että OTM:ssä on projektiryhmässä keskustellun pohjalta toimitettu kommentit suoraan päivittäjille.
7. Ajankohtaista alaryhmistä
   1. Integraatioryhmä
      • Raatikainen kertoi, että Integraatioryhmä ei ole ehtinyt kokoontua loppuvuodesta, mutta ensi vuodelle on luvassa aktiivisempaa toimintaa. Ensi vuoden puheenjohtajan valinta on käsillä. Toimintakertomusta ja toimintasuunnitelmaa aletaan työstää. Viime viikon OPH-rajapintatapaamisessa sovittiin, että järjestetään korkeakoulujen ja OPH:n kehittäjille yhteinen CodeCamp-tyyppinen tilaisuus, jossa hands on -koodataan asioita OPH:n julkaisemaa rajapintoja vasten.
        • Kohtanen kysyi, kuinka puheenjohtajan hakeminen hoidetaan
        • Sovittiin, että haetaan integraatioryhmän omalta sähköpostilistalta ja laitetaan viesti tiedoksi koko Synergiaryhmän listallle. Näin voidaan samalla tavoittaa uusia jäseniäkin.
   2. Follow up 12.11. kokouksen toimeksiantoon: Ekosysteemiryhmän ehdotusterveydenhuollon ammattihenkilöiden pätevyystietojen toimittamiseksi korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon.
      • Merikko esitteli Ekosysteemiryhmän ratkaisuehdotuksen ja kertoi, että se on toimitettu eteenpäin VIRTA-projektille ja Valviralle.
      • Kohtanen totesi, että ehdotus näyttää selkeältä.
8. Opiskelun ja opetuksen alueen kehitysprojektien tilannekatsaus
   1. Projektit;tilannekatsaukset
      1. UAF-esittely siirrettiin Mikko Kauton ilmoittaman esteen vuoksi seuraavaan kokoukseen.
      2. ROTI
         • Petri Heinonen kertoi, että Jyväskylän yliopistossa on perusjärjestelmäuudistus käynnissä. Nyt käytössä on Korppi, Jore ja Tutti -perusjärjestelmäkokonaisuus. Vanhan järjestelmäkokonaisuuden venytysvara on loppumassa ja päälle rakentaminen on ollut vaikeaa. Uusi järjestelmä on virkailijajärjestelmä, johon ei siis tule opiskelijoiden suoria liittymiä. Tilastointiraportit tuotetaan jatkossa tietovaraston kautta. Uudistusta on tehty kaksi vuotta ketterästi ja tarvepohjaisesti. Aluksi kartoitettiin prosessit ja erityistoiminnallisuudet. Kyseessä on modulaarinen toteutus, jossa tehdään mahdollisuuksien mukaan yleistettävissä olevia osuuksia, esim. oma koodistopalvelu, jolla tulee olemaan mahdollisia muitakin käyttäjiä. IDM-projekti on Jyväskylässä käynnissä yhtä aikaa, mikä osaltaan luo haasteita. Tilanne uudistuksen suhteen on nyt se, että käytöönotto tapahtuu vuoden 2014 alussa vaiheittain: suoritusten rekisteröinti ja näyttäminen ensin, sitten opintokokonaisuuksien ja tutkintojen kokoamisen toiminnallisuudet ja lopuksi opiskeluoikeudet. Uudistuksessa on lähdetty liikkeelle haasteellisimmasta eli opiskeluoikeuden uudelleenmuotoilusta. Datamigraatioita on tehty koko ajan, ja ne ovat vielä kesken. Myös tietojen siirto korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon ja sen tiukka aikataulu on huomioonotettava. Uuden järjestelmän päälle rakennettava lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu on pohdinnassa.
           
           • Arstio kysyi uuden järjestelmän käyttöliittymäsuunnittelusta. Onko mukana ollut sekä asiantuntijoita että asiakkaita? Onko prosessien kehittämistä mietitty -  mitä tukea prosessit tarvitsevat?
             • Heinonen vastasi, että käyttöliittymän toteutuksessa on ollut käytössä hybridimalli. On toteutettu mock up, jota loppukäyttäjät ovat kommentoineet ja sen perusteella on kehitetty eteenpäin yhdessä käyttöliittymäsuunnittelijoiden kanssa. Palvelun tuotteenomistaja työskentelee itse opintopalveluissa. Projektin alussa kartoitettiin ydinprosessit vaiheineen, mutta todettiin, että kyseessä ovat sen verran atomaariset prosessinosat, ettei niitä tarvitse lähteä kehittämään, vaan ennemminkin kirjauskäytännöissä olevia haasteita on taklatttu. Korppi-järjestelmä on enemmän prosessityökalu, jossa opiskelijat ja opettajat toimivat.
           • Lignell kysyi järjestelmän käyttäjämääristä ja siitä, toteutetaanko erilaisia käyttäjäoikeuksia.
             • Heinonen vastasi, että käyttäjiä on noin 20-30 hlö. Esim. opettajien rekisteröimät suoritusmerkinnät tuodaan palveluun rajapinnoin Korpista. On tarkoitus, että osalla käyttäjistä on jatkossa vain selailuoikeudet.
      3. Aarresaari.net ja Jobboard-kehityshanke
         • Mia Simpanen kertoi Aarresaari-verkoston nettisivu- ja paikkavälitysjärjestelmän uudistamisesta (esitys pdf:nä).  Aarresaari on 12 yliopiston verkosto, jonka yleiskokous päättää verkoston toiminnasta, kuten tästä projektista, sekä verkoston varoista, jotka kerätään jäsenmaksuilla. Projektissa uudistetaan verkoston ilme ja nettisivujen sisällöt, otetaan käyttöön uusi web-julkaisualusta ja paikkavälitysjärjestelmän pohjaksi tuotetaan uusi tietokantaratkaisu rajapintoineen.
   1. Korkeakoulukortit
      • Merikko muistutti korkeakoulukorttien päivittämisestä.
9. Muut asiat
   1. Ei muita asioita.
10. Ilmoitusasiat
    1. Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuurintuorein luonnosversio 0.8 löytyy nyt Confluencesta. Mukaan on lisätty Synergiaryhmän 3.-4. joulukuuta työpajatyöskentelyn tulokset. Työ viitearkkitehtuurin parissa jatkuu taas keväällä Synergiaryhmän työpajoissa.
       • Merikko kertoi aihetta käsitellyn eilen KOKOA-koordinaatioryhmän kokouksessa, ja ryhmän lähettäneen seuraavat evästykset
         • Näkökulman kirkastaminen; arkkitehtuuriin on tuotava ydintoiminta keskelle ja palvelut sen ympärille. Arkkitehtuuriperiaatteiden ei tule olla ict-lähtöisesti kirjoitetut, vaan viitearkkitehtuurin tavoitteet on tuotava esiin asiakaslähtöisesti.
         • Yhtenäistäminen kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin kanssa; sovittava yhdessä OPH:n kanssa miten kumpaakin dokumenttia jatkokehitetään ja synkronoidaan yhdessä esim. käytettävien prosessinimien osalta. Ks. esimerkki prosessien mappauksesta.
    2. RAKETTI-hankkeen päätösseminaari järjestetään 28.3.2014 Heurekassa.
    3. Kooste kevään tapahtumista opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon alueella, listaa saa täydentää.
    4. OPI-ohjausryhmä kokoontuu keväällä 24.1.2014 ja 10.3.2014.
    5. Merikko jää äitiysvapaalle 21.2.2014. OPI-koordinaatio on vuonna 2014 kokonaisuudessaan noin 2,1 htv. Omien asiantuntijoidensa lisäksi CSC voi ostaa korkeakoulun tarjoaman asiantuntijan työpanoksesta 10-50 % OPI-koordinointiin, Merikko antaa lisätietoja.
       
11. Seuraavat kokoukset
1. Sovittiin kevään 2014 työpajojen ja ACP-kokousten ajankohdiksi
   • etäkokous 28.1.2014 klo 9-11
   • työpaja 11.-12.2.2014
   • etäkokous 11.3.2014 klo 9-11
   • työpaja 2.-3.4.2014 klo 9-11
   • etäkokous 9.4.2014 klo 9-11
   • työpaja 7.-8.5.2014
   • etäkokous 4.6.2014 klo 9-11
2. Käsiteltävät teemat:  aihe-ehdotukset
3. Koostetta kevään tapahtumista voivat kaikki täydentää ja hyödyntää uusien tapahtumien ajankohdista sopiessa päällekäisyyksien välttämiseksi.
12.  Kokouksen päätös
    1. Varapuheenjohtaja välitti myös puheenjohtajan kiitokset kuluneesta vuodesta ryhmälle ja päätti kokouksen klo 15:12.