Page History

• Sijainti käyttöliittymässä: Katsele tietoja → Yhteenveto → Työntekijät
• Käyttäjäroolit: yhteenveto näkyy kaikilla Vardan käyttäjärooleilla

Työntekijöiden-taulussa näytetään Vardaan tallennettua henkilöstötietoihin liittyvää summatasoista tietoa.

Rivien selitteet:

• Rivi 1 Työntekijät: Lukumäärä varhaiskasvatustoimijan kaikissa toimipaikoissa olevista työntekijöistä, joilla on palvelussuhde ja työskentelypaikka voimassa eikä voimassa olevaa pidempää poissaoloa tarkasteluhetkellä.
• Rivi 2 Voimassa olevat palvelussuhteet: Kaikkien työntekijöiden osalta näytetään kumulatiiviesti ja summatasolla työntekijöiden voimassa olevat palvelussuhteet. Voimassa olevat palvelussuhteet sisältävät kaikki toimijan määräaikaisten ja toistaiseksi voimassa olevien työntekijöiden voimassa olevat palvelussuhteet.
• Rivi 3 Voimassa olevat määräaikaiset palvelussuhteet: Luku sisältää kaikki toimijan määräaikaisten työntekijöiden voimassa olevat palvelussuhteet.
• Rivi 4 Varhaiskasvatusalan tutkinnot: Yhteenvedossa näytetään kaikkiin palvelussuhteisiin liittyvät varhaiskasvatusalan tutkinnot. 
  • Tutkintojen yhteenlaskettu lukumäärä sisältää voimassa olevien ja päättyneiden sekä toistaiseksi voimassa olevat ja määräaikaisten palvelussuhteiden varhaiskasvatusalan tutkinnot. 
  • Summaluvusta on poissuljettu työntekijöiden tutkinnot, joissa on tietona ”ei varhaiskasvatusalan tutkintoa”.
• Rivi 5 Voimassa olevat työskentelypaikat: Niiden työntekijöiden lukumäärä, joilla on työskentelypaikka voimassa.
• Rivi 6 Työtehtävään kelpoiset työntekijät työskentelypaikoittain: Luku sisältää kaikki palvelussuhteisiin liittyvät työskentelypaikat, joissa henkilölle on tallennettu tieto "kelpoinen". 
  • Kelpoisten työntekijöiden yhteenlaskettu lukumäärä sisältää kaikki voimassa olevat ja päättyneet sekä toistaiseksi voimassa olevat ja määräaikaiset palvelussuhteen ja niihin liittyvät työskentelypaikat, joissa henkilölle on tallennettu tieto "kelpoinen".
• Rivi 7 Voimassa olevat pidemmät poissaolot: Niiden työntekijöiden lukumäärä, joilla onpidempi poissaolo voimassa.
• Rivi 8 Kuluvan vuoden suoritetut täydennyskoulutukset: Luku sisältää kaikkien työntekijöiden suorittamien täydennyskoulutusten lukumäärän yhteensä kuluvana vuonna.
• Rivi 9 Kuluvan vuoden vuokratut työntekijät: Luku sisältää vuokrattujen työntekijöiden yhteenlasketun lukumäärän kuluvana vuonna. Vuokrattujen työntekijöiden tiedoissa näkyy "Tieto puuttuu", mikäli kuluvan vuoden vuokratut työntekijät ovat raportoimatta Vardaan. 
• Rivi 10 Kuluvan vuoden vuokrattujen työntekijöiden tehdyt työtunnit: Luku sisältää kaikki vuokratun henkilöstön tehdyt työtunnit yhteensä kuluvan vuoden osalta. Vuokrattujen työntekijöiden tehtyjen työtuntien tiedoissa näkyy "Tieto puuttuu", mikäli kuluvan vuoden vuokrattujen työntekijöiden työtunnit ovat raportoimatta Vardaan. 

Hakutulosten rajaaminen toimipaikan mukaan:

• Työntekijöiden tiedot näet klikkaamalla valintanappia ”Työntekijät”. Ensimmäisellä kerralla, kun avaat Työntekijät -välilehden sinulle on valittuna Toimipaikat -kentässä "Kaikki toimipaikat". Jos sinulla on käyttöoikeudet vain yhteen toimipaikkaan, näet kuitenkin vain tämän toimipaikan osalta työntekijöiden tiedot.
• Voit lisätä uuden toimipaikan tarkasteluun Toimipaikat -alasvetovalikosta. Jos sinulla on käyttöoikeudet varhaiskasvatustoimijan tasolle tai useampaan toimipaikkaan, voit valita useamman toimipaikan samanaikaisesti tarkastelun kohteeksi. Toimipaikan vieressä olevasta ruksi-symbolista, voit poistaa valitsemasi toimipaikkavalinnan.

Hakutulosten rajaaminen henkilötietojen mukaan:

• Voit hakea yksittäistä työntekijää etunimillä, sukunimellä, henkilötunnuksella, työntekijän OID:lla, työntekijän Varda-ID:llä. Lisäksi voit hakea työntekijää tutkinnon, palvelussuhteen, työskentelypaikan, täydennyskoulutuksen ID:n perusteella. Oletuksena haku kohdistuu voimassa oleviin palvelussuhteisiin, mutta haun rajausehtoja voi muokata. 

Hakutulosten rajaaminen sisällön mukaan:

• Voit rajata hakutuloksia voimassa olevien työntekijöiden mukaan. Laita ruksi kohtaan Vain voimassa olevat työntekijät ja valitse mitä aikaväliä haluat tarkastella. Rajaus antaa hakutuloksena työntekijät, joilla on voimassa oleva palvelussuhde ja työskentelypaikka, eikä voimassa olevaa pidempää poissaoloa.
• Voit rajata hakutuloksia palvelussuhteen, työskentelypaikan, poissaolojen tai täydennyskoulutusten mukaan. Huomaa, että näet vain ne tiedot, joihin sinulla on käyttöoikeudet.
• Voit rajata hakutuloksia ajan mukaan. Valitse ensin minkä sisällön mukaan haluat rajata hakutuloksia. Valitse sitten voimassa, alkanut tai päättynyt ja sen jälkeen aikaväli, jota haluat tarkastella.
  • Esimerkki 1: Valitse palvelussuhde + voimassa + 1.1.2020-31.12.2020. Saat listan kaikista työntekijöistä, joiden palvelussuhde on ollut voimassa koko kyseisen aikavälin aikana. Yksittäisen työntekijän tiedot avaamalla näet kaikki työntekijälle lisätyt tiedot hakurajauksista riippumatta.
  • Esimerkki 2: Valitse poissaolot + alkanut + 1.9.2020-30.9.2020. Saat listan kaikista työntekijöistä, joiden poissaolo on alkanut syyskuussa 2020. Yksittäisen työntekijän tiedot avaamalla näet kaikki työntekijälle lisätyt tiedot hakurajauksista riippumatta.
• Voit rajata hakutuloksia työntekijöiden tehtävänimikkeiden, tutkinnon tai työsuhteen  mukaan. Valitse tutkinto, tehtävänimike tai työsuhde.

Hakurajaimet virkailijanäkymässä

Yksittäisen työntekijän tiedot avaamalla näet kaikki työntekijälle lisätyt tiedot hakurajauksista riippumatta, mutta kuitenkin käyttöoikeutesi mukaan.

Hakutulokset ja työntekijätietojen avautuminen

• Lisää työntekijälle henkilötiedot, tutkinto, palvelussuhteet, pääasialliset työskentelypaikat sekä mahdolliset pidemmät poissaolot. Kun työntekijätiedot on lisätty, voit lisätä työntekijälle täydennyskoulutuksia. 
• Voit tallentaa kerralla kaikki tiedot yksittäisestä työntekijästä tai tallentaa tiedot vaiheittain. Suosittelemme tallentamaan kerralla vähintään perustiedot, palvelussuhteen ja työskentelypaikan. Muista tallentaa jokainen tietosisältö.

Aloita työntekijän lisääminen valitsemalla alasvetovalikosta toimipaikka (työskentelypaikka), johon haluat työntekijän lisätä. Klikkaa seuraavaksi +Lisää työntekijä” -painiketta. Painike avaa lomakkeen, jolla lisätään työntekijän tiedot kahdessa vaiheessa, 1. henkilötiedot, 2. tutkinto, palvelussuhde, työskentelypaikka, poissaolot ja täydennyskoulutukset.

Huomaa, että kun aloitat työntekijän lisäämisen valitsemalla toimipaikat-valikosta toimipaikan, työntekijän tiedot näytetään kaikille käyttäjille, joilla on oikeudet kyseiseen toimipaikkaan, myös silloin kun työntekijätietojen tallennus on kesken (esimerkiksi työskentelypaikka on lisäämättä).

Voit lisätä työntekijän kahdella eri tavalla: joko henkilötunnuksella ja nimitiedoilla tai oppijanumerolla ja nimitiedoilla. Jos kyseessä on työntekijä, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, työntekijän perustiedot tallennetaan ensin Opintopolun Oppijanumerorekisteriin. Tämän jälkeen työntekijä lisätään Vardaan oppijanumerolla. 

Lisää työntekijä

• Jos käytät henkilötunnusta, täytä kentät Henkilötunnus, Etunimet, Kutsumanimi ja Sukunimi ja Klikkaa ”Lisää”-painiketta.
• Jos käytät oppijanumeroa, valitse kohta ”Lisää oppijanumerolla” ja täytä kentät Oppijanumero, Etunimet, Kutsumanimi ja Sukunimi ja klikkaa ”Lisää”-painiketta.

Kutsumanimen on oltava yksi työntekijän etunimistä. Syötettyjen tietojen perusteella työntekijän henkilötiedot haetaan Oppijanumerorekisteristä/Väestötietojärjestelmästä. Työntekijän tiedot palautuvat Vardaan ja nimitiedot näkyvät seuraavaksi avautuvan lomakkeen yläreunassa, jolla lisätään työntekijän tiedot (palvelussuhteet, työskentelypaikat, mahdolliset pidemmät poissaolot sekä suoritetut täydennyskoulutukset).

Työntekijän henkilötietoja ei voi muokata jälkikäteen. Vähäiset kirjoitusvirheet korjautuvat automaattisesti, kun Varda tarkistaa Väestötietojärjestelmässä olevat henkilötiedot. Jos tallennat henkilötunnuksen tai nimen väärin, ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun.

Jos työntekijällä on turvakielto, tieto näytetään henkilön perustiedoissa.

Näkymä, kun henkilöllä on turvakielto

Lisää työsähköpostiosoite avaamalla työntekijän tiedot klikkaamalla hänen nimeään listasta. Työsähköpostiosoite näkyy perustietojen ja tutkintojen jälkeen ennen palvelussuhteita. Lisää työntekijälle työsähköpostiosoite klikkaamalla Muokkaa-painiketta.

Työsähköpostiosoite

Kirjoita työntekijän työsähköpostiosoite kenttään, joka tulee näkyviin.

Tallenna työsähköpostiosoite Tallenna-painikkeella.

Kun työsähköpostiosoite on lisätty työntekijälle, se näkyy Työsähköpostiosoite-otsikon alla.

Katso ohjeet työntekijöiden muiden tietojen lisäämisestä omilta ohjesivuilta:

• Tutkintotieto
• Palvelussuhde ja poissaolot
• Työskentelypaikat
• Täydennyskoulutukset

Sijainti käyttöliittymässä: Syötä tietoja

Voit hakea työntekijöitä kaikista toimipaikoista (työskentelypaikoista) tai rajata hakua toimipaikan (työskentelypaikan) mukaan. Voit hakea kaikki työntekijät tai yksittäisen työntekijän nimellä. Kirjoita nimi tai nimen osa Hae nimellä -kenttään ja paina Enter.

Toimijatasoisilla käyttöoikeuksilla voi hakea myös ainoastaan kiertävät työntekijät valitsemalla ”Vain kiertävät työntekijät”.

Näytettävät tiedot riippuvat käyttöoikeuksista.

• työntekijätietojen katselija tai tallentaja ei näe täydennyskoulutustietoja
• täydennyskoulutustietojen katselija tai tallentaja ei näe työntekijän palvelussuhteita tai työskentelypaikkoja.
• toimipaikkakohtaiset käyttöoikeudet omaava käyttäjä ei näe kuin työntekijät, joille on lisätty työskentelypaikaksi toimipaikka, johon käyttäjällä on käyttöoikeus
• käyttäjä, jolla on oikeudet sekä varhaiskasvatus- ja/tai huoltajatietoihin että työntekijätietoihin näkee sekä lapset että työntekijät listattuna 

Mikäli työntekijälle ei ole tallennettu yhtään palvelussuhdetta tai työskentelypaikkaa, asiasta ilmoitetaan hakutuloksissa työntekijän nimen vieressä olevalla punaisella tekstillä. Tällöin työntekijän tiedot tulee avata ja täydentää työntekijälle puuttuvat tiedot.

Voit itse määritellä, montako henkilö sivulla näytetään kohdassa Tuloksia sivulla. Samalla sivulla voidaan näyttää korkeintaan 100 työntekijää. Voit siirtyä seuraavalle sivulle nuolinäppäimillä.

Varhaiskasvatustoimija tekee itsenäisesti päätöksen tiedon tallennustavasta Vardaan. Katso lista Vardan kanssa yhteistyötä tekevistä henkilöstöhallinnon järjestelmätoimittajista  sivun lopusta.

Tallennustehtävän ulkoistamiseen liittyy yleensä henkilötietojen käsittelyyn, toimintatapoihin ja vastuisiin liittyviä asioita, jotka pitää huomioida sopimuksissa. Tietojen tallennustapaa voi muuttaa. Varhaiskasvatustoimija voi tarvittaessa antaa käyttöoikeuksia ulkoistetulle toimijalle.

On mahdollista tuoda esimerkiksi työntekijän tiedot henkilöstöhallinnon järjestelmästä ja täydennyskoulutustiedot täydennyskoulutusjärjestelmästä. Seuraavat tietokokonaisuudet voi tallentaa eri tallennustavoilla: työntekijän tiedot, täydennyskoulutustiedot ja vuokratun henkilöstön tiedot. 

Vardan Excel-raporteista löytyy raportti Voimassa olevat työntekijätiedot. Raportille muodostuu omaksi sarakkeekseen Sähköpostiosoite. Tämän Excel-raportin avulla on siis mahdollista löytää ne työntekijät, joilta puuttuu työsähköpostiosoite Vardasta. Kyseinen raportti on ladattavissa Vardan käyttöliittymästä Varda-pääkäyttäjäoikeudella.

Älä poista työntekijän sähköpostiosoitetta Vardasta, kun työskentely päättyy. Varhaiskasvatuksen henkilöstön tiedot säilyvät Vardassa viisi vuotta palvelussuhteen päättymisestä. Tämän jälkeen niitä säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa Kansallisarkistossa.