Page History

Allmänt om att synkronisera uppgifterna vid förändringar som gäller införandet av uppgifter

När det gäller uppgifterna om personalen kan man i Varda föra in dessa uppgifter per uppgiftshelhet antingen med användargränssnittet eller via en systemintegration. Alla tre uppgiftshelheter kan föras in i Varda från samma källsystem eller från högst tre olika källsystem. Vid alla förändringar som gäller införandet av uppgifterna ska aktören inom småbarnspedagogik för respektive uppgiftshelhet bedöma på vilka sätt införandet av uppgifterna förändras och vidta de åtgärder som beskrivs i denna anvisning. Aktören inom småbarnspedagogik ska vid byte av källsystem ta reda på vilka uppgiftshelheter det är möjligt att överföra med en systemintegration till Varda.

Uppgiftshelheter:

• Uppgifter om arbetstagaren (examina, anställningsförhållanden, arbetsplatser och längre frånvaro)
• Uppgifter om fortbildning
• Uppgifter om hyrd personal

Det nya systemet som integreras med Varda känner inte till vilka uppgifter som redan har sparats i Varda. Det här kan lösas på två alternativa sätt:

Alternativ 1 (rekommenderas)

I det nya systemet som ska integreras med Varda ska man från det gamla systemet spara de befintliga uppgifter som överförts till Varda samt uppgifternas identifikationsuppgifter (Varda-ID och organisations-OID), det vill säga uppgifternas länkningskoder.

• Det här innebär att aktören inom småbarnspedagogik med hjälp av identifikationsuppgifterna via det nya systemet kan administrera de uppgifter som tidigare överförts till Varda.
• Uppgifterna som aktören inom småbarnspedagogik har sparat i Varda kan hämtas från Varda till det nya systemet via Vardas tekniska gränssnitt och med användartjänstenamnet som ger tillgång till uppgiftsinnehållet.
  • Det här förutsätter att systemleverantören har tagit i bruk den tekniska funktion som behövs för att hämta uppgifter från Varda via gränssnittet.
  • Funktionerna i anslutning till att hämta uppgifter från Varda specificeras nere på denna sida, indelat enligt Vardas tekniska gränssnitt under rubriken Vardas tekniska funktioner
• Aktören inom småbarnspedagogik ser länkningskoderna för uppgifterna under rubriken ”Granska uppgifter” i Vardas användargränssnitt.

Alternativ 1: länkningskoder som behövs

Alternativ 2

Via systemet som tas ur bruk avslutar man de gällande uppgifterna om arbetstagarna och via det nya systemet för man in nya, motsvarande uppgifter om personalen.

• Det här innebär att aktören inom småbarnspedagogik avslutar följande uppgifter om arbetstagarna via det källsystem som ska tas ur bruk:

• Anställningsförhållandena
• Arbetsplatserna

• Via det nya källsystemet som tas i bruk skapar man därefter nya anställningsförhållanden och arbetsplatser vars begynnelsedatum ska vara datumet som följer efter slutdatumet.

Innan man kan föra in nya anställningsförhållanden och arbetsplatser i Varda ska aktören inom småbarnspedagogik spara länkningskoderna, det vill säga identifikationsuppgifterna för personerna och arbetstagarna i det nya källsystemet.

• Aktören inom småbarnspedagogik ser länkningskoderna för uppgifterna under rubriken ”Granska uppgifter” i Vardas användargränssnitt.

Alternativ 2: länkningskoder som behövs

Vardas tekniska funktioner då uppgifter hämtas till källsystemet

Uppgifterna som aktören inom småbarnspedagogik har sparat i Varda kan också hämtas från Varda med hjälp av användartjänstenamnet och funktionerna i Vardas tekniska gränssnitt.

• För att kunna hämta uppgifterna från Varda krävs att systemleverantören har verkställt de funktioner som behövs i källsystemet för att kunna utföra hämtningen av uppgifterna. 
• Det lönar sig för aktören inom småbarnspedagogik att alltid kontrollera dessa funktioner och användningen av dem med en ny systemleverantör.

Byte av informationssystem som integrerats med Varda

• Vid byte av informationssystem som integrerats med Varda ansvarar aktören inom småbarnspedagogik för att uppgifterna är korrekta och för att vid behov rätta till uppgifterna.
• I samband med att man byter informationssystem är det vanligt att även överföra uppgifterna från det gamla systemet till det nya. 
• I det nya systemet ska man spara länkningskoderna (identifikationsuppgifterna i Varda) för uppgifterna som tidigare överförts till Varda. 
• Då man har tagit i bruk det nya systemet som integreras med Varda och allt fungerar, ska aktören inom småbarnspedagogik av datasäkerhetsskäl byta användartjänstenamnets lösenord och i enlighet med systemleverantörens anvisningar spara det nya lösenordet i systemet som överför uppgifter till Varda.
• Kommunens Varda-huvudanvändare eller användarrättighetsansvariga i Varda ska uppdatera användarrättigheterna som är kopplade till användartjänstenamnet så att de motsvarar uppgiftshelheterna som överförts från det nya systemet. Ta kontakt med Vardas kundtjänst för att avsluta en privat serviceproducents användarrättighet. 
• I kommunerna kan lösenordet bytas av kommunens ansvariga användare av Studieinfo eller av Varda-huvudanvändaren. Privata serviceproducenter ska kontakta Vardas kundtjänst för att byta lösenord.

Från användargränssnitt till systemintegration 

Det nya systemet som integreras med Varda behöver de uppgifter som redan tidigare sparats i Varda. Det här innebär att man från det nya systemet ska hämta länkningskoderna till uppgifterna som sparats i Varda, alltså uppgifternas identifikationsuppgifter, med vilka det är möjligt att via det nya systemet administrera uppgifterna som tidigare förts in i Varda med användargränssnittet. Då aktören inom småbarnspedagogik övergår från att föra in uppgifter med användargränssnittet till att använda en systemintegration ska aktören skapa ett användartjänstenamn.

• Varda-huvudanvändaren skapar ett Varda-användartjänstenamn och därtill hörande lösenord för de uppgiftshelheter som ska överföras till Varda med systemintegrationen. En privat serviceproducent får på begäran ett användartjänstenamn till Varda från Vardas kundtjänst. 
• Skapa ett användartjänstenamn. Anvisningar för hur man skapar ett användartjänstenamn: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679&preview=/190612679/190617185/20200709%20Varda%20palveluk%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4n%20luonti%20Opintopolkuun.pdf#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Mitentiedonsiirtoihintarvittavapalveluk%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4tunnusluodaan?
• Aktören inom småbarnspedagogik ska i enlighet med anvisningarna spara användartjänstenamnet och lösenordet i det system från vilket uppgifterna ska överföras till Varda. 
• Varda-huvudanvändaren stänger användarnas rättigheter som Varda-registrerare med rätt att föra in uppgifter om småbarnspedagogiken och vårdnadshavarna. 

Från systemintegration till användargränssnitt 

• Användarrättigheten som Varda-tjänsteanvändare ska avslutas för den uppgiftshelhet som i fortsättningen kommer att föras in med användargränssnittet.
• Kommunens Varda-huvudanvändare eller ansvariga användare i Studieinfo avslutar användarrättigheten i kommunen på adressen https://virkailija.opintopolku.fi/. Ta kontakt med Vardas kundtjänst för att avsluta en privat serviceproducents användarrättighet. 
• Om inga andra användarrättigheter är kopplade till användartjänstenamnet är det också möjligt att passivera hela användartjänstenamnet.  
• Bevilja användarrättigheter åt de personer som i din organisation kommer att föra in uppgifter med Vardas användargränssnitt. Läs anvisningarna om användarrättigheterna på adressen https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Vardank%C3%A4ytt%C3%B6oikeudet.  
• Meddela Vardas kundtjänst att organisationen har för avsikt att börja föra in uppgifter med användargränssnittet istället för genom en systemintegration. Informera också när det här kommer att ske. Utbildningsstyrelsen vidarebefordrar informationen till aktören som ansvarar för det tekniska upprätthållandet av Varda. Vänta på att du får en bekräftelse om att uppgifterna kan börja föras in med Vardas användargränssnitt.  
• Ta del av användaranvisningarna för Vardas användargränssnitt på adressen https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595.  
• Om det finns felaktigheter i uppgifterna som förts in antingen med en systemintegration eller med användargränssnittet, kan dessa korrigeras direkt i användargränssnittet. Observera att uppgifter som förs in i Varda via användargränssnittet inte uppdateras i aktörens eget informationssystem som tidigare var integrerat med Varda. 

Läs mera

• Sivu suomeksi: Henkilöstötiedoissa (VANHA)