Aineistonhallintasuunnitelmasi (DMP) on elävä dokumentti, jossa kuvailet, kuinka hallitset tutkimusaineistosi ja -datasi koko tutkimuksen elinkaaren ajan. Päivitä suunnitelma projektisi edetessä.

Päällekkäisyyksien välttämiseksi voit viitata aineistonhallintasuunnitelmassasi tutkimussuunnitelmaasi ja päinvastoin. Tutkimussuunnitelma kuvaa aineiston ja datan tieteellistä, analyyttistä ja metodologista käsittelyä, kun taas DMP kuvaa niiden teknistä ja hallinnollista käsittelyä.

Aineistonhallintasuunnitelman yhteydessä aineisto (data) ymmärretään laajasti. Tutkimusaineisto ja -data kattavat kaikki tiedot ja resurssit, joihin tutkimustuloksesi perustuvat.

 Miten laadin aineistonhallintasuunnitelma? LUE AINAKIN NÄMÄ ENSIN.

• Tutustu ensin kaikkiin kysymyksiin! Vastaa kysymyksiin soveltuvin osin ja ainakin pääryhmiin - jos tietty kysymys ei ole sovellettavissa tapauksessasi, perustele miksi näin.
• Sisällytä suunnitelmasi alkuun taustatiedot, kuten hakijan ja projektin nimi, projektin numero, rahoitusohjelma ja DMP-versio. Osoita aineiston- ja versionhallintataitosi nimeämällä myös aineistonhallintasuunnitelmasi asianmukaisesti.
• Käytä aineistonhallintasuunnitelmaa riskinarvioinnin kuvauksena. Osoita, että pystyt tunnistamaan, ennakoimaan ja hallitsemaan aineistonhallintaprosessiin liittyviä riskejä.
• Laadi aineistonhallintasuunnitelma oman tutkimushankkeesi näkökulmasta. Älä kopioi esimerkkejä muualta.
• Noudata organisaation tai rahoittajan vaatimuksia.

 Mihin tutkimusaineistojen hallinnointia ja aineistonhallintasuunnitelmaa tarvitaan?

• Tutkimusaineistojen hallinta ja aineistonhallintasuunnitelman laatiminen kuuluvat hyviin tieteellisiin käytäntöihin. Ne auttavat sinua säästämään aikaa ja rahaa!
• Etukäteen laadittu aineistonhallintasuunnitelma vähentää aineistojen häviämisen tai tuhoutumisen riskiä.
• Suunnitelman avulla pystyt ennakoimaan ja hallitsemaan omistajuuteen ja käyttöoikeuksiin liittyviä yksityiskohtia.
• DMP:n kirjoittaminen ohjaa noudattamaan FAIR-periaatteita (Findable, Accessible, Interoperable ja Re-usable), mikä lisää tutkimusaineistojen ja -datan uudelleenkäyttöä sekä lisää projektisi näkyvyyttä.
• Suunnittelu auttaa seuraamaan rahoittajien linjauksia.
• Aineistonhallintasuunnitelma kertoo osaamisestasi hankkeen johtajana.

Aineistonhallintasuunnitelma (DMP) on dokumentti, jossa kuvailet, kuinka hallitset tutkimusaineistoasi koko tutkimuksen elinkaaren ajan. 

Päällekkäisyyksien välttämiseksi voit viitata aineistonhallintasuunnitelmassasi tutkimussuunnitelmaasi ja päinvastoin. Tutkimussuunnitelma kuvaa aineiston tieteellistä, analyyttistä ja metodologista käsittelyä, kun taas DMP kuvaa aineiston teknistä ja hallinnollista käsittelyä.

Aineistonhallintasuunnitelman yhteydessä aineisto (data) ymmärretään laajasti. Tutkimusaineisto tai tutkimusdata kattaa kaikki tietoaineistot (data, koodit, jne), joihin tutkimustuloksesi perustuvat.

 Miten laadin aineistonhallintasuunnitelman? LUE AINAKIN NÄMÄ ENSIN.

• Laadi aineistonhallintasuunnitelma oman tutkimushankkeesi näkökulmasta. Älä kopioi tekstiä muualta tarkistamatta soveltuuko se tähän hankkeeseen.
• Tutustu ensin kaikkiin kysymyksiin! Vastaa kysymyksiin soveltuvin osin. Jos tietty kysymys ei ole sovellettavissa tapauksessasi, perustele miksi näin.
• Tutustu organisaatiosi (tai organisaatioiden) sekä rahoittajan laatimiin aineistonhallinnan ohjeisiin ja vaatimuksiin.
• Sisällytä suunnitelmasi alkuun taustatiedot, kuten hakijan ja projektin nimi, projektin numero, rahoitusohjelma ja suunnitelman versio. 
• Käytä aineistonhallintasuunnitelmaa riskinarvioinnin ja -hallinnan kuvauksena. Pyri tunnistamaan, ennakoimaan ja hallitsemaan aineistonhallintaprosessiin liittyviä riskejä.

 Mihin tutkimusaineistojen hallinnointia ja aineistonhallintasuunnitelmaa tarvitaan?

• Etukäteen laadittu aineistonhallintasuunnitelma vähentää aineistojen häviämisen tai tuhoutumisen riskiä.
• Suunnitelman avulla pystyt ennakoimaan ja hallitsemaan omistajuuteen ja käyttöoikeuksiin liittyviä yksityiskohtia.
• DMP:n kirjoittaminen ohjaa noudattamaan FAIR-periaatteita (Findable, Accessible, Interoperable ja Re-usable), mikä lisää tutkimusaineistojen ja -datan uudelleenkäyttöä sekä lisää projektisi näkyvyyttä.
• Suunnittelu auttaa seuraamaan rahoittajien linjauksia.

 "ainakin pääryhmiin" on epäselvähkö ilmaus.

toive suunnitelman päivittämisestä olisi hyvä mainita, eli aiempi "Päivitä suunnitelmaa projektin edetessä." /TV, Turku AMK

Kansallisen ohjeen päivitys. Käytyä keskustelua

"DMP on dokumentti, jossa suunnittelet ja jossa kuvailet, kuinka hallitset..." suunnitelmallisuun tulisi näkyä paremmin ohjeessa

"Päivitä suunnitelmaa projektin edetessä" nähtiin tärkeänä. Sen voisi lisätä

1.1  Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu? Millaista aineistoa kerätään, tuotetaan tai käytetään uudelleen? Missä tiedostomuodossa aineisto on? Esitä myös karkea arvio tuotettavan/kerättävän aineiston koosta.

Kuvaa lyhyesti, millaista aineistoa olet keräämässä tai tuottamassa. Selitä, millaista jo olemassa olevaa aineistoa aiot (uudelleen)käyttää. Luetteloi esimerkiksi tekstityypit, kuvat, valokuvat, mittaukset, tilastot, fyysiset näytteet tai koodit.

Luokittele aineistosi taulukossa tai selkeällä luettelolla esimerkiksi seuraavasti:
A) aiemmin kerätty aineisto, jota käytetään tässä hankkeessa uudelleen,
B) tätä hanketta varten kerätty aineisto,
C) tutkimusprojektissa tuotettu aineisto.

Kohdassa 1.1 muotoilemasi luokittelu muodostaa luontevan jäsentelyn, johon voit viitata aineistonhallintasuunnitelman muissa kysymyksissä.

Kuvaa käyttämäsi tiedostomuodot. Joissain tapauksissa tutkimushankkeen aikana käytettävät tiedostomuodot voivat erota tiedostomuodoista, joita käytetään hankkeen jälkeen aineiston arkistoinnissa. Mainitse tällöin molemmat tiedostomuodot. Tiedostomuoto vaikuttaa oleellisesti aineiston saavutettavuuteen ja uudelleenkäytettävyyteen.

Sisällytä aineistonhallintasuunnitelmaan kuvaus tarvittavasta levytilasta, ei siitä, kuinka monta tiedonantajaa hankkeeseen osallistui. Aineiston koon arviointi summittaisesti riittää (esim. alle 100 Gt, noin 1 Tt tai useita petatavuja).

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Käytä taulukkoa tai luetteloa esittämään tietotyypit, tiedostomuodot, käytettävät ohjelmat ja aineiston koko tiiviissä muodossa.
• Mahdollisia tiedostomuotoja ovat .csv, .txt, .docx, .xslx ja .tif.
• Muista mainita tietojen tarkasteluun tai käyttämiseen tarvittavat erityiset tai epätavalliset ohjelmat varsinkin, jos ne koodataan tai tuotetaan hankkeessasi.
• Voit myös arvioida, kuinka paljon hankkeessa tuotetaan tai kerätään aineistoa esimerkiksi viikossa: ”Hankkeessa tuotetaan/kerätään viikoittain noin 100 Gt aineistoa.”

VÄLTÄ PÄÄLLEKKÄISYYTTÄ TUTKIMUSSUUNNITELMAN KANSSA! Aineiston analysointiin ja tutkimusmenetelmiin liittyvät yksityiskohdat ja prosessit kuvataan tutkimussuunnitelmassa.

1.1  Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu? Millaista aineistoa kerätään, tuotetaan tai käytetään uudelleen? Missä tiedostomuodossa aineisto on? Esitä myös karkea arvio tuotettavan/kerättävän aineiston koosta. 

Kuvaa lyhyesti, millaista aineistoa olet keräämässä tai tuottamassa. Selitä, millaista jo olemassa olevaa aineistoa aiot (uudelleen)käyttää. Luetteloi esimerkiksi tekstityypit, kuvat, valokuvat, mittaukset, tilastot, fyysiset näytteet tai koodit. 

Luokittele aineistosi taulukossa tai selkeällä luettelolla esimerkiksi seuraavasti: 

A) aiemmin kerätty aineisto, jota käytetään tässä hankkeessa uudelleen,

B) hankkeessa kerätty / tuotettu aineisto. 

Viittaa taulukkoon tai luetteloon aineistonhallintasuunnitelman muissa kohdissa. 

Kuvaa käyttämäsi tiedostomuodot (esimerkiksi .csv, .txt, .docx, .xslx ja .tif). Joissain tapauksissa tutkimushankkeen aikana käytettävät tiedostomuodot voivat erota tiedostomuodoista, joita käytetään hankkeen jälkeen aineiston arkistoinnissa. Mainitse tällöin molemmat tiedostomuodot. Tiedostomuoto vaikuttaa oleellisesti aineiston saavutettavuuteen ja uudelleenkäytettävyyteen.

Sisällytä aineistonhallintasuunnitelmaan kuvaus tarvittavasta levytilasta, ei siitä, kuinka monta tiedonantajaa hankkeeseen osallistui. Aineiston koon arviointi summittaisesti riittää (esim. alle 100 Gt, noin 1 Tt tai useita petatavuja). Tämän on tarkoitus auttaa arvioimaan riittävätkö organisaation tarjoamat tavalliset tallennusratkaisut vai tarvitaanko lisätallennustilaa. 

Mainitse myös lyhyesti, jos aineistonhallintaan liittyy jotain erityistä, kuten erityiset henkilötietoryhmät, tutkimusturvallisuus tai tekoälyn käyttö. Ota tässä tapauksessa asia huomioon läpi aineistonhallintasuunnitelman soveltuvissa kohdin. 

Vinkkejä hyvistä käytännöistä 

• Voit sisällyttää taulukkoon tai luetteloon esimerkiksi tietotyypit, tiedostomuodot, käytettävät ohjelmat ja aineiston koon tiiviissä muodossa.
• Muista mainita tietojen tarkasteluun tai käyttämiseen tarvittavat erityiset tai epätavalliset ohjelmat varsinkin, jos ne koodataan tai tuotetaan hankkeessasi.

Vältä päällekkäisyyttä tutkimussuunnitelman kanssa. Aineiston analysointiin ja tutkimusmenetelmiin liittyvät yksityiskohdat ja prosessit kuvataan tutkimussuunnitelmassa.

 Tehdyt muutokset: 

Yleistä: Tiivistimme ohjetta jonkin verran poistamalla toistoa ja muokkaamalla lauseita selkeämmiksi. Poistimme joitakin Vinkkejä hyviksi käytännöiksi -kohtia (nostimme tiedostomuodot ylemmäs ohjeeseen ja aineistojen koon arvioinnista puhutaan jo ylempänä, ei tarvinne toistaa vinkkikohdassa. 

• Aineiston luokittelun kolmijaosta (ABC) kahteen luokkaan (AB), koska emme hahmottaneet, mitä B ja C -erottelulla haetaan.
• Lisäsimme selittävän lauseen, miksi aineiston kokoa on hyvä arvioida.
• Lisäsimme loppuun kehotuksen, että voi mainita myös muista aineistoihin liittyvistä erityisistä asioista. Tiedostamme, että ehkä näitä asioita käsitellään muissa kohdissa, jolloin ehkä ei tarvitse ykköskohtaan lisätä.

Huomio: Vältä päällekkäisyyttä tutkimussuunnitelman kanssa -lause toistuu läpi ohjeen. Voisiko mainita kerran esim. motivointikohdassa ja poistaa muualta? Kuhunkin kohtaan voi toki jättää sen kohdan erityishuomion, mikä kuuluu sen kohdan osalta tutkimussuunnitelmaan. Toistaiseksi jätimme lauseen.

Kommentteja:

• Jako kolmeen (aiemmin kerätty aineisto, jota käytetään tässä hankkeessa uudelleen; tätä hanketta varten kerätty aineisto; tutkimusprojektissa tuotettu aineisto), on oikein hyödyllinen, sillä sen ansiosta tutkija usein tajuaa, että hänen tulee listata sekä keräämänsä raakadata, että tästä raakadatasta tuotettu data. Näin ollen en yhdistäisi B- ja C-kategorioita. / EA
• Poistaisin kohdan "ei siitä, kuinka monta tiedonantajaa hankkeeseen osallistui". On paljon tutkimusta, jossa dataa ei kerätä suoraan tutkittavilta. Se, että tässä viitataan nimenomaan levytilan arviointiin, selvinnee tutkijalle seuraavasta virkkeestä, jossa viitataan suoraan datan kokoon. / EA
  • tiedonantajalla tarkoitetaan ilmeisesti informanttia? (ja Tiedonantaja on Suomen Kommunistisen Puoleen lehti) (SM/HY)
  • tiedonantaja voisi olla yksinkertaisesti osallistuja, tiedonantaja- tai informantti-termi ei ole käytössä kaikissa korkeakouluissa. /TV, Turku AMK
• Voisiko selkeyden vuoksi käyttää systemaattisesti joko hanke- tai projekti-sanaa ohjeissa, kannatan projekti-sanan käyttöä. /TV, Turku AMK

Kansallisen ohjeen päivitys. Käytyä keskustelua

Käytetään tiedonantajan sijaan osallistuja

Sekä A- että B -kohtaan kerätty / tuotettu

Määritellään tutkimusaineisto: Tutkimusaineistoa on kaikki se, mitä työstetään ja mistä tuloksia saadaan

1.2 Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan? (Alkuperäinen)

Selitä, miten aineiston keruun, analysoinnin ja käsittelyn menetelmät voivat vaikuttaa aineiston laatuun, ja miten turvaat aineiston virheettömyyden.

Aineiston laadunhallinnalla varmistetaan, että aineisto ei epähuomiossa muutu ja että aineisto pysyy virheettömänä koko sen elinkaaren ajan. Laatuongelmia voi syntyä tietojen teknisen käsittelyn, muuntamisen tai siirron vuoksi tai sisällön käsittelyn ja analyysin aikana.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Hyödynnä jo käytössä olevia versionhallintaprosesseja - esimerkiksi yleisesti käytössä olevia tiedostojen nimeämiskäytäntöjä tai Git-alustojen tarjoamia työkaluja.
• On suositeltavaa, että haastattelujen ääni- tai videotaltiointien litteroinnit tarkistaa joku muu kuin litteroija.
• Virheiden ja epätarkkuuksien välttämiseksi analoginen aineisto on syytä digitoida mahdollisimman korkealla resoluutiolla.
• Alkuperäisen tietosisällön säilyminen on aina varmistettava tietoja ja tiedostoja muunnettaessa.
• Tarjoa koulutusta ja ohjeita varmistaaksesi, että kaikki tutkimusryhmäsi jäsenet pystyvät huolehtimaan laadunvalvonnasta ja ennakoimaan laatuun liittyvät riskit.

VÄLTÄ PÄÄLLEKKÄISYYTTÄ TUTKIMUSSUUNNITELMAN KANSSA! Aineiston analysointiin, menetelmiin ja työvälineisiin liittyvät seikat kuvataan tutkimussuunnitelmassa. Aineistonhallintasuunnitelmassa ei siis kuvata esimerkiksi tutkimuslaitteiden kalibrointia.

1.2 Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan? 

Selitä, miten aineiston keruun, analysoinnin ja käsittelyn menetelmät voivat vaikuttaa aineiston laatuun, ja miten turvaat aineiston virheettömyyden.

Aineiston laadunhallinnalla varmistetaan, että aineisto ei epähuomiossa muutu ja että aineisto pysyy virheettömänä koko sen elinkaaren ajan. Laatuongelmia voi syntyä tietojen teknisen käsittelyn, muuntamisen tai siirron vuoksi tai sisällön käsittelyn ja analyysin aikana.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä 

• Hyödynnä jo käytössä olevia versionhallintaprosesseja - esimerkiksi yleisesti käytössä olevia tiedostojen nimeämiskäytäntöjä tai Git-alustojen tarjoamia työkaluja. 
• Virheiden ja epätarkkuuksien välttämiseksi analoginen aineisto on syytä digitoida mahdollisimman korkealla resoluutiolla. 
• Tarjoa koulutusta ja ohjeita varmistaaksesi, että kaikki tutkimusryhmäsi jäsenet pystyvät huolehtimaan laadunvalvonnasta ja ennakoimaan laatuun liittyvät riskit. 

Vältä päällekkäisyyttä tutkimussuunnitelman kanssa. Aineiston analysointiin, menetelmiin ja työvälineisiin liittyvät seikat kuvataan tutkimussuunnitelmassa. Aineistonhallintasuunnitelmassa ei siis kuvata esimerkiksi tutkimuslaitteiden kalibrointia 

 Ehdotamme 1.2. poistamista DMP-rakenteesta tai kolmosryhmän ehdotuksen mukaista kohtien yhdistelemistä. Tämä kohta vähän väkisinkin on päällekkäinen tutkimussuunnitelman kanssa, tai voi olla vaikea kirjata tähän jotain, joka ei olisi jostain kulmasta menetelmällistä.

Toistaiseksi teimme ohjeeseen vain kohtaa tiivistäviä muutoksia:

• Otimme pari vinkkiä pois, ne tuntuivat vähän sattumanvaraisilta. Emme keksineet parempiakaan. Jos litteroinnista haluaa vinkata, niin ehkä tässä kohtaa voisi viitata vaikka tekoälyn käyttämiseen videotallenteiden äänen tekstiksi tallentamisessa, jos joku osaa siihen hyvän vinkin tarjota. "Tietosisällön säilyminen varmistettava tietoja ... muunnettaessa" oli sisällöllisesti ristiriitainen ja vinkkiotsikon yläpuolellahan sama asia, eli aineiston muuttumattomuuden varmistaminen, jo todetaan. 

Kommentteja:

• Työryhmän ulkopuolisen kommentti: Science Europe -ohjeissa ja kriteeristössä 'quality control' on dokumentointi-alaluvun yhteydessä, joka on sille loogisempi ja parempi paikka, koska tässä datan yleiskuvaus/keruu -luvussa tutkija ottaa helposti kantaa vain datan keruu/luomisvaiheen laadun varmistukseen, ei enää datan elinkaaren myöhempiin vaiheisiin. Monista muista ohjeistuksista/kriteeristöistä (NWO, Dart, Belmont) laadun kontrolli kuitenkin on jätetty kokonaan pois. (Jukka Rantasaari, Turun yliopisto (JR/TY))
• Kannatan Jukan ehdotusta siirtää kysymys dokumentointi-osioon. /TV, Turku AMK

2.1 Mitä juridisia seikkoja liittyy aineiston hallintaan (esim. EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja muu aineiston käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö)?

Jokaiseen tutkimusaineistoon liittyy oikeuksia, lainsäädäntöä ja tutkimusetiikkaa koskevia kysymyksiä. Osoita, että tunnet aineiston käsittelyyn liittyvän lainsäädännön. Jos käsittelet henkilötietoja tai arkaluonteisia tietoja, kerro, miten suojaat tutkittavien yksityisyyden ja anonymisoit tai pseudonymisoit aineiston.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Tutustu organisaatiosi eettisiin ohjeisiin, yksityisyyttä koskeviin ohjeisiin ja tietoturvaperiaatteisiin ja valmistaudu noudattamaan kyseisten asiakirjojen ohjeistusta.
• Jos eettinen toimikunta antaa lausunnon tutkimuksestasi, kerro aineistonhallintasuunnitelmassa, miten noudatat toimintaohjeita (ts. miten henkilökohtaiset tai arkaluonteiset tiedot poistetaan aineistosta ennen sen jakamista, jotta yksityisyydensuoja voidaan varmistaa).
• Jos käsittelet henkilötietoja, yksilöi, millaisia henkilötietoja keräät.
• Kaikki tunnistettua tai tunnistettavaa henkilöä koskevat tiedot ovat henkilötietoja. Myös nimet, puhelinnumerot, sijaintitiedot ja henkilön isovanhempien synnynnäisten sairauksien kaltaiset tiedot ovat henkilötietoja.
• Lisätietoja ks. mm. Tietosuojavaltuutetun toimisto (https://tietosuoja.fi/henkilotietojen-kasittely)

VÄLTÄ PÄÄLLEKKÄISYYTTÄ TUTKIMUSSUUNNITELMAN KANSSA!  Yksityiskohtaiset tutkimuseettiset seikat, eettisten toimikuntien lausunnot ja koe-eläinten käyttö ym. kuvataan tutkimussuunnitelmassa.

2.1 Mitä juridisia seikkoja liittyy aineiston hallintaan (esim. EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja muu aineiston käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö)?

Tietosuoja

Jos käsittelet tutkimuksessa henkilötietoja, on tietosuojaa koskeva lainsäädäntö ja muut säädöstöt huomioitava aineistonhallintasuunnitelmassa. Kaikki tunnistettua tai tunnistettavaa henkilöä koskevat tiedot ovat henkilötietoja. Myös nimet, puhelinnumerot, sijaintitiedot ja henkilön isovanhempien synnynnäisten sairauksien kaltaiset tiedot ovat henkilötietoja. Tietosuojan näkökulmasta keskeisiä huomioitavia asioita ovat:

• Henkilötietojen tunnistaminen 

• Rekisterinpitäjyys 

• Tietosuojaan liittyvä informointi ja suostumuksen pyytäminen 

• Tietosuojailmoitus 

• Riskit ja DPIA 

• Tekoälyn käyttö 

Kuvaa selkeästi, millaisia henkilötietoja (yleiset/erityiset henkilötiedot) tutkimuksessa käsitellään sekä miten henkilötietojen keruuta ja käsittelyä pyritään minimoimaan. Kerro, miten suojaat tutkittavien yksityisyyden ja esimerkiksi anonymisoit tai pseudonymisoit aineiston. Määrittele kuka on aineiston rekisterinpitäjä ja mikä henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste. Kerro, miten tutkimukseen osallistujia informoidaan henkilötietojen käsittelystä. Arvioi tietosuojariskit ja kerro, miten niitä hallitaan sekä onko vaikutustenarviointi (DPIA) tarpeen. Jos tutkimuksessa käytetään tekoälyä, kuvaa sen käyttötarkoitus, siihen liittyvät riskit ja keinot varmistaa henkilötietojen suoja. Tutustu oman organisaatiosi tietosuojan ohjeisiin ja mallinpohjiin.

IPR

Huomioi tutkimukseen liittyvät immateriaalioikeudet (IPR), kuten tekijänoikeudet sekä mahdolliset patentit ja keksinnöt. Tekijänoikeuksien osalta on tunnistettava, että tutkimusaineisto voi sisältää suojattua materiaalia, kuten muualta saatua materiaalia, tutkittavien tuottamia kuvia tai tekstejä sekä tutkimuksessa kehitettyjä ohjelmistoja tai tuotteita. Mikäli tutkimuksessa syntyy keksintöjä, tulee varmistaa, ettei tuloksia tai dataa julkaista ennen patenttihakemuksen jättämistä, sillä julkistaminen voi estää patentin hakemisen. Kuvaa, kenelle oikeudet kuuluvat (esim. tutkija, organisaatio) sekä miten immateriaalioikeudet huomioidaan aineiston käytössä, jakamisessa ja mahdollisessa kaupallisessa hyödyntämisessä. 

Muu lainsäädäntö

Huomioi tutkimukseen soveltuva keskeinen lainsäädäntö. Kuvaa lyhyesti, mitä ja miten eri lakeja tutkimuksessa noudatetaan ja miten. Varmista, että lakiviittaukset ovat relevantteja tutkimuksen sisällön kannalta. Esimerkiksi lääke- ja terveystieteellisessä tutkimuksessa on keskeistä tunnistaa, sovelletaanko esimerkiksi lakia lääketieteellisestä tutkimuksesta, lakia kliinisestä lääketutkimuksesta tai toisiolakia (sosiaali- ja terveystietojen toissijainen käyttö).

Tutkimusturvallisuuteen liittyvä lainsäädäntö on myös huomioitava. Arvioi tutkimusturvallisuuteen liittyvät näkökulmat, kuten kaksikäyttöpotentiaali, yhteistyökumppaneihin mahdollisesti liittyvät riskit tutkijoille, tutkimukseen osallistuville ja akateemiseen vapauteen liittyvät kysymykset, sekä kriittiset teknologia-alueet. Kerro, miten otat nämä huomioon datan jakamisessa, käyttöoikeuksien hallinnoimisessa ja datan tallentamisessa.

Ehdotus uudeksi alikysymykseksi:

Mitä eettisiä kysymyksiä aineistonhallintaan liittyy?

Tutkimuseettiset kysymykset

Tutkimuksen eettisiä valintoja ja ratkaisuja kuvataan pääasiassa tutkimussuunnitelmassa. Älä kuitenkaan sivuuta eettisiä asioita aineistonhallintasuunnitelmassa, sillä tutkimuksen kaikissa vaiheissa on noudatettava hyvää tieteellistä käytäntöä (HTK). Voit kertoa tarvitseeko tutkimus eettistä ennakkoarviointia ja mainita onko se tehty tai valmisteilla. Kuvaa myös, miten tutkittavia informoidaan tutkimuksesta ja miten osallistumissuostumus kerätään. Jos tutkimuksessa hyödynnetään tekoälyä, arvioi siihen liittyvät eettiset kysymykset. 

• Voit kertoa tarvitseeko tutkimus eettistä ennakkoarviointia ja mainita onko se tehty tai valmisteilla.
• Kuvaa myös, miten tutkittavia informoidaan tutkimuksesta ja miten osallistumissuostumus kerätään.
• Jos tutkimuksessa hyödynnetään tekoälyä, arvioi siihen liittyvät eettiset kysymykset. 

Ympäristö ja luonto

Tutkimusetiikan ja lainsäädännön näkökulmasta on myös ympäristö ja luonto huomioitava tutkimuksessa. Eliölajitiedon julkaiseminen voidaan luokitella luottamukselliseksi tai salaiseksi. Oleellisimmat syyt tähän ovat luonnonsuojelulliset syyt, eli uhanalaisuus, rauhoitusmääräykset, kansainväliset ympäristösopimukset ja sitoumukset, ajallinen/paikallinen häiriöherkkyys jne. Muita syitä voivat olla aineiston omistajuuteen ja hallintaan liittyvät syyt, eli henkilötiedot, tutkimuskäyttö, liiketoiminta jne., sekä bioturvallisuuteen liittyvät syyt, eli ihmisille, eläimille ja kasveille haitalliset organismit, kuten kasvitaudit, tuholaiseläimet jne. Huomaa, että tiettyjen lajien paikkatieto täytyy karkeistaa. Ks. laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta eli julkisuuslaki (21.5.1999/621) ja sivusto Laji.fi. 

TENKin tulevassa tekoälysuosituksessa otetaan myös aineistonhallintasuunnitelmat huomioon:

"Kuvaus siitä, miten tekoälyä käytetään aineiston käsittelyssä, analyysissa tai tuottamisessa. Arvio tekoälyn käyttöön liittyvistä tietosuoja-, tietoturva- ja uudelleentunnistamisriskeistä ja niiden hallintakeinoista sekä tieto siitä, onko tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi tehty."

https://kannu.csc.fi/s/f9ACBGTSzxaqAMD?dir=/&editing=false&openfile=true

Pitäisiko olla maininta datan mahdollisesta avaamisesta: "... miten tutkittavia informoidaan tutkimuksesta, datan avaamisesta ja miten osallistumissuostumus kerätään"?

Kommentteja

• Voisiko tekstiä tiivistää reilusti? Tämän ohjeen tarkoitushan on olla yleispätevä kansallinen ohje, jota sitten kunkin organisaation omat aineistonhallinnan ohjeet täydentävät. / EA
• Ohjeessa pyydetään tutkijaa kertomaan muiden dokumenttien kanssa päällekkäistä tietoa (esim. aineston rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste, jotka ilmenevät tietosuojailmoituksesta). Kaikissa organisaatioissa aineistonhallintasuunnitelmaa ei välttämättä ohjeisteta kirjoittamaan tällä tarkkuudella. / EA
• Pitkien proosakappaleiden sijasta olisi hyvä ilmaista asiat ranskalaisin viivoin tai muuten kompaktissa muodossa. / EA
  • mutta bullet point -listakin on tutkijoille avuksi tarkoitettu, ei tarkistuslista meille kommentoijille (SM/HY)
  • alkuperäiset vinkit olivat pääsääntöisesti hyviä, ehkä niihin voisi lisätä ohje-ehdotuksesta lisätietoa, tai ne lisätä uuteen ehdotukseen? /TV, Turku AMK
• "säädöstöt" → sääntely? (SM/HY)
• "Jos tutkimuksessa käytetään tekoälyä" - HY:ssä pyydetty nyt kuvailua, jos tekoälyä on käytetty merkittävissä määrin tutkimuksessa. Suurin osa sitä kuitenkin käyttää ihan normaalisti tutkimuksessa apuvälineenä, eikä kaikkea tarvitse läpivalaista. Mutta sen verran olen ohjeistanut, että vaikka AI:n käyttöä ei ole "merkittävissä määrin" tutkimuksessa, käyttö pitäisi dokumentoida (esim. mikä kielimalli/järjestelmä on käytössä, kun käännetään aineistoja tai litteroidaan puhetta tekstiksi). (SM/HY)
• EA:n kommenttiin viitaten: Miten pitkiä ohjetekstejä kannattaa laatia? Linkkejä voi käyttää, ja erikseen on tarjolla laajempi ohje sensitiivisten ja luottamuksellisten/salassapidettävien aineistojen käsittelyyn: "Instructions for planning the management of sensitive and confidential data working group. (2024). Additional instructions for planning the management of confidential and personal data. National Open Science and Research Coordination (Finland). https://doi.org/10.5281/zenodo.11372948." (SM/HY)
  • Ohjeissa voisi myös käyttää linkkejä Tietoarkiston ohjeisiin. /TV, Turku AMK
• Kohta "Muu lainsäädäntö"
  • Tässä on nähtävissä erittäin potentiaalinen kohta tekoälyn kirjoitettavaksi, mitä näkyy DMP:issä nytkin. Tulee nätisti säädösnumerot ym., mutta konkretiaa ei ole. (SM/HY)
• Kohta "Ympäristö ja luonto": TENKin uusi suositus https://tenk.fi/fi/ajankohtaista/uusi-kansallinen-suositus-luontoon-ja-ymparistoon-kohdistuvalle-tutkimukselle
• Työryhmän ulkopuolisen kommentti: Tämä kommentti koskee lukua 2 kokonaisuudessaan, sekä vanhaa (2021) että uutta versiota: Se, että "2.1 Mitä juridisia seikkoja liittyy aineiston hallintaan" on erotettu erikseen siitä, miten näitä juridisia, aineiston hallintaan vaikuttavia seikkoja aiotaan käytännössä hallinnoida eli luvusta 2.2, on mielestäni keinotekoinen ja enemmän hämmentää kuin selkeyttää sekä tutkijoita että DMP:n arvioijia. Ehdotan sen sijaan, että meillä olisi saman tyyppinen rakenne kuin esim. Science Europella, joskin sovellettu SE:n kolmen alaotsikon sijaan näihin kahteen alaotsikkoon, esim. näin: 
  • 2.1 Ethical and legal compliance: kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat oikeudelliset ja eettiset vaatimukset SEKÄ SE, miten niitä noudatetaan: esim. GDPR, rekisterinpitäjä, käsittelyperuste, minimointi, anonymisointi/pseudonymisointi, tarvittaessa suostumus ja eettinen ennakkoarviointi. Nykyinen Evaluation Guidancekin sijoittaa nämä nimenomaan 2.1:een.
  • 2.2 Rights, ownership and agreements: omistajuus ja oikeudenhaltijat, tekijänoikeus ja muut IPR:t, olemassa olevan/kolmannen osapuolen datan käyttöoikeudet, oikeuksien siirrot, konsortio- ja muut sopimukset, lisenssit sekä näiden käytännön hallinta projektissa.
  • Eli summaten: ei ole hyvä ratkaisu erottaa erillisiin lukuihin teoriaa eli sitä mitkä lait tai eettiset periaatteet koskevat projektia (luku 2.1) siitä miten näitä lakeja ja eettisiä periaatteita aiotaan käytännössä noudattaa (luku 2.2) (JR/TY).
• Olen samaa mieltä siitä, että ohje on pitkä ja siinä paljon päällekkäistä esimerkiksi tietosuojadokumenttien kanssa. Kysymyksessä on kuitenkin erikseen mainittu tietosuoja-asetus ja muu lainsäädäntö. Mitä niistä pitäisi sitten pitäisi kirjoittaa ellei ohjeessa mainittuja asioita? Minusta ongelma on pikemminkin kysymyksessä. Voisiko sitä täsmentää tai jakaa alakysymyksiksi? Alakysymyksiä voisi olla esimerkiksi DCC:n pohjassa olevat: Have you gained consent for data preservation and sharing? How will you protect the identity of participants if required? e.g. via anonymisation How will sensitive data be handled to ensure it is stored and transferred securely? Nykyiseen kysymykseen voisi helposti tuottaa tekoälyllä yleisluontoisen vastauksen, jossa todetaan, että noudatamme lainsäädäntöä ja eettisiä ohjeita. JF/TAU
• Pitäisikö tässä osiossa ottaa huomioon myös kaksikäyttöön, yleiseen turvallisuuteen ja maanpuolustukseen liittyvien tietojen käsittely ja niihin liittyvä sääntely? /TV, Turku AMK
• Pitäisikö tänne myös lisätä linkki EU:n tekoälyasetukseen? Säilyttäisin myös linkin Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuille tietosuoja.fi /TV, Turku AMK

Ohjepäivityskokouksen kommentit

Lisätään kysymys "Mitä eettisiä kysymyksiä aineistonhallintaan liitty?

• Otetaan aineiston avaamiseen/arkistointiin liittyvä informointi osaksi eettisiä asioita.

2.2 Miten hallinnoit käyttämäsi, tuottamasi ja jakamasi aineiston oikeuksia?

Kuvaa, miten sovit hankkeessa kerätyn, tuotetun ja (uudelleen)käytetyn tutkimusaineiston käyttöoikeuksista. Voit käyttää luokittelua, joka esitetään edellä kohdassa 1. Kuhunkin kysymyksessä 1.1 luokiteltuun ryhmään liittyy erilaisia oikeuksia ja lisenssejä. Kuvaa oikeuksien siirtämiseen liittyvät menettelyt, jotka koskevat hankettasi. Kuvaa hankettasi koskevat salassapitokäytännöt.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Tarkista tietojen omistajuutta ja käyttö- ja jakeluoikeuksia koskevat organisaatiosi periaatteet.
• Tarkista, että olet saanut luvat aineiston säilyttämiseen ja jakamiseen.
• Omistajuutta ja käyttöoikeuksia koskevat sopimukset tehdään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa hankkeen elinkaarta.
• Huomioi rahoittajan linjaukset.
• Tutkimusaineiston sekä kaikkien tutkimushankkeessa luotujen koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäviksi on suositeltavaa. Käytä tähän tarkoitukseen esimerkiksi Creative Commons - (https://creativecommons.org/choose/), GNU- (https://www.gnu.org/licenses/gpl-3.0.en.html) tai MIT-lisenssiä (https://opensource.org/licenses/MIT) tai muuta asianmukaista lisenssiä.

Sovi kerätyn, tuotetun tai valmiin aineiston käyttöoikeuksista. Sovi myös siitä, kuka omistaa aineiston, jos mukana on ulkopuolinen yhteistyökumppani. Voit käyttää luokittelua, joka esitetään edellä kohdassa 1.

Pohdi, tarvitaanko sopimuksia esim. valmiiden aineistojen käytöstä ja millä ehdoilla/lisensseillä aineisto on käytettävissä.

Syntyykö käsittelyssä tekijänoikeuden alaista materiaalia, esim. koodia?

Arvioi, pitääkö tutkimuksen toteutukseen osallistuvilta henkilöiltä vaatia salassapitosopimus esim. IPR-oikeuksien suojaamiseksi. Entä onko jokin osakokonaisuus pidettävä vain erikseen määriteltyjen henkilöiden tiedossa eikä siihen liittyvää tietoa voi jakaa kaikkien tutkimuksen toteutukseen osallistuvien kesken.

Huomioi mahdolliset tutkimusturvallisuuteen liittyvät seikat. Näitä ovat kaksikäyttöpotentiaali, yhteistyökumppaneihin mahdollisesti liittyvät riskit tutkijoille, tutkimukseen osallistuville ja akateemiseen vapauteen liittyvät kysymykset sekä kriittiset teknologia-alueet. Kerro, miten otat nämä huomioon datan jakamisessa, käyttöoikeuksien hallinnoimisessa ja datan tallentamisessa.

• Voisiko tässä yksinkertaisesti ohjeistaa tutkijaa tarkistamaan oman organisaation omistajuuteen, käyttöoikeuksiin ym. sopimusasioihin liittyvät periaatteet? Jos tutkijaa pyytää pohtimaan tätä itsenäisesti ilman organisaation erillistä ohjeistusta, hän mitä luultavimmin tulee siihen lopputulokseen, että sopimuksia ei tarvita. / EA
• Asiat olisi hyvä ilmaista ranskalaisin viivoin tai muuten kompaktissa muodossa. / EA
• Alkuperäisissä vinkeissä on hyviä neuvoja, jotka puuttuvat uudesta ehdotuksesta. /TV, Turku AMK

Pitäisikö tutkimusturvallisuudessa viitata EU:n Komission suositukseen?

3.1 Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimiva ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten?  Mitä metatietostandardeja, README-tiedostoja ja muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?

Aineistoa koskeva dokumentaatio mahdollistaa sen, että muut käyttäjät (sekä ihmiset että tietokoneet) voivat löytää ja käyttää tietoaineistoja ja tiedostoja sekä viitata niihin asianmukaisesti. Ilman asianmukaista dokumentaatiota aineiston jatkokäyttö on mahdotonta.

Aineiston ja datan dokumentaatio sisältää olennaisia ​​tietoja, esimerkiksi a) metadata (löytämistä ja tunnistamista varten) missä, milloin, miksi ja miten tiedot kerättiin, sekä b) kuvailevaa tietoa siitä, miten aineistoa ja dataa tulkitaan oikein metadatastandardien, sanastojen ja esimerkiksi readme-tiedostojen avulla.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Kuvaa kaikki tarjoamasi dokumentaatiotyypit (esim. README-tiedostot ja metatiedot), jotka auttavat jatkokäyttäjiä löytämään, ymmärtämään ja uudelleen käyttämään aineistoa. Arkistot edellyttävät usein tietyn metatietostandardin käyttöä. Tarkista, onko olemassa tieteenalakohtaista metadatamallia tai -standardia, jonka voisit ottaa käyttöön.
• Pohdi, miten tiedot järjestetään projektin aikana. Kuvaile esimerkiksi tiedostojen nimeämiskäytäntöjä, versionhallintaa ja kansiorakennetta.
• Käytä välineitä ja laitteita, jotka tuottavat standardoitua metadataa.
• Tunnista ne vähimmäistason kuvailutiedot, jotka tulee tallentaa, jotta muut tutkijat voivat löytää, tarkastella, tulkita ja käyttää aineistoasi sekä viitata siihen. Lisätietoja aineiston dokumentaation vähimmäisvaatimuksista on esimerkiksi täällä: (https://www.fairdata.fi/qvain/qvain-light-kayttoopas/).

 3.1 Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimiva ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten?  Mitä metatietostandardeja, README-tiedostoja ja muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi? 

=> Mitä tietoa aineistostasi tarvitaan itseäsi ja muita varten, jotta aineiston käyttö on mahdollista, se löytyy ja on saavutettavissa?  

Aineiston kuvailu ja dokumentointi on tarpeen, jotta aineisto säilyy käyttökelpoisena tutkimuksen aikana ja sen jälkeen. Tähän kokonaisuuteen kuuluu myös metatieto/metadata, joka kuvaa aineistoa tiivistetyssä muodossa ja voi noudattaa tiettyä standardia. (MS lisännyt 28.8. Tieteen termipankkia hyödyntäen, ks. tässä) Koko aineiston elinkaaren aikana tapahtuva kuvailu on tärkeää, vaikka aineistoa ei avattaisi. Kerro esimerkiksi:

• Millä tavalla varmistat aineistosi ymmärrettävyyden ja käytön, eli mitä lisätietoa aineistosta tarvitaan (esim. README-tiedosto, laboratoriomuistio, koodikirja, käytetyt termit, kyselylomake, haastattelurunko).
• Millaisilla nimeämiskäytännöillä ja kansiorakenteilla pidät aineiston löydettävänä (esim. oman alan, tutkimusryhmän yhteiset tai omat käytänteet).
• Miten huolehdit versionhallinnasta (esim. raakadatan lukitseminen muokkauksilta, versionhallinta-ohjelmisto, versionumerointi tiedostonnimissä, track changes -ominaisuus => poistetaanko track changes, joka ei ole versionhallintaa vaan pikemminkin mahdollisuus tarkistaa tehdyt muutokset?/MS 28.8.).
• Mitä sellaisia välineitä ja laitteita mahdollisesti käytät, jotka tuottavat standardimuotoista metatietoa

• . Poistetaan "eli metadataa" /MS 28.8.
• Mitä vakiintuneita sanastoja käytät (ks. esim. Finto.fi).
• Miten kokoat aineiston yleiset kuvailutiedot eli metadatan (esim. aineiston nimi, tekijä(t), versio, aineistoon liittyvät päivämäärät). => Ehdotus, että poistetaan tästä sanat "eli metadatan"/MS 28.8.
• Minkä metadatastandardin mukaan dokumentoit aineistoa (esim. oman alan, valitun data-arkiston). => Minkä metadatastandardin mukaan mahdollisesti kuvailet aineistoa (esim. oman alan, valitun data-arkiston)./MS 28.8.

Datan laadunhallinta ja dokumentointi: voisiko nämä asiat yhdistää samaan otsikkoon, jossa olisi erillinen otsikko metadatalle/metadatastandardeille/sanastoille? (Manna) > 1. osion työryhmä kannattaa tätä, osiossa 1.2 on paljon päällekkäisyyttä kolmososion kanssa (Anna)

Kansallisen pohjan varsinaista kysymyksenasettelua voi olla vaikea muuttaa nyt, kun tarkoituksena on päivittää ennen kaikkea ohjeistusta. / EA

Kannatan molempia ehdotuksia, mutta olen samaa mieltä Eemelin kanssa, että täytyy mennä kansallisen pohjan päivityksen kautta. / KL

Onko track changes varsinaisesti versionhallintaa? /TV, Turku AMK

Tässäkin kohdassa voisi käyttää linkkiä Tietoarkiston ohjeisiin: https://www.fsd.tuni.fi/fi/palvelut/aineistonhallinta/aineiston-kuvailu-ja-metadata/ /TV, Turku AMK

Työryhmän kommentteja

• Voisiko otsikosta poistaa metatietostandardin? Esimerkiksi " Mitä standardeja tai sanastoja ja muuta dokumentaatiota käytät? => 
• Jos otsikkoa voi muuttaa, kuten keskustelutilaisuudessa todettiin, tein tuohon uuden ehdotuksen otsikosta ja siirsin kysymyksen "mitä standardeja..." kysymys/vinkkilistaan (MS, 28.8.)

4.1 Minne aineistosi tallennetaan, ja miten se varmuuskopioidaan?

Kuvaa, minne aineisto tallennetaan ja varmuuskopioidaan tutkimushankkeen aikana. Pohdi, kuka vastaa tietojen varmuuskopioinnista ja palauttamisesta. Jos mukana on useita tutkijoita, tee suunnitelma yhteistyökumppaniesi kanssa ja varmista tietojen turvallinen siirto osallistujien välillä.

Osoita, että tunnet organisaatiosi säilytysratkaisut. Älä viittaa ainoastaan tietotekniikkapalveluihin. Perimmäinen vastuu aineistosi käsittelemisestä on sinulla, ei tietotekniikkaosastolla tai organisaatiolla.

Kuvaa kohdassa 5 yksityiskohtaisesti menetelmät, joita käytetään aineiston säilyttämiseen ja jakamiseen tutkimushankkeen päätyttyä.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• On suositeltava käyttää oman organisaatiosi tai muun luotettavan IT-tarjoajan (kuten CSC) tarjoamaa ja ylläpitämää tietoturvallista tallennusratkaisua.
• ÄLÄ KÄYTÄ ulkoisia kovalevyjä pääasiallisena säilytysratkaisuna.
• Noudata organisaatiosi aineiston turvallisen tallentamisen vaatimuksia.

4.1 Minne aineistosi tallennetaan, ja miten se varmuuskopioidaan?

Kuvaa, minne aineisto tallennetaan ja varmuuskopioidaan tutkimushankkeen aikana. Osoita, että tunnet organisaatiosi säilytysratkaisut. Älä viittaa ainoastaan tietotekniikkapalveluihin. Perimmäinen vastuu aineistosi käsittelemisestä on sinulla, ei tietotekniikkaosastolla tai organisaatiolla.

• Kuka vastaa tietojen varmuuskopioinnista ja palauttamisesta?
• Jos mukana on useita tutkijoita, suunnittele tiedostojen siirrot yhteistyökumppaniesi kanssa.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Huomioi riskitekijät tallennusratkaisujen ja pääsyoikeuksien hallinnan suunnittelussa.
• On suositeltavaa käyttää oman organisaatiosi tai muun luotettavan IT-tarjoajan (kuten CSC) tarjoamaa ja ylläpitämää tietoturvallista tallennusratkaisua.
• Älä käytä ulkoisia kovalevyjä pääasiallisena säilytysratkaisuna.
• Säilytä arkaluonteista aineistoa vain niihin soveltuvissa tallennusratkaisuissa ja käsittely-ympäristöissä. Käytä tarvittaessa tiedostojen salaamiseen soveltuvia ohjelmistoja.
• Noudata organisaatiosi vaatimuksia aineiston turvallisesta tallentamisesta ja käsittelystä.
• Huomioi pakotteiden asettamat käyttörajoitukset tutkimuksessa käytettävien laitteiden ja palveluiden käytössä ulkomailla.
• Varmista, että aineiston käsittelyyn ja keräämiseen liittyvien sovellusten tekoälyominaisuudet ovat tietoturvallisia ja noudattavat organisaatiosi tekoälypolitiikkaa.

Kommentti työryhmän ulkopuolelta (Tanja Vienonen, Turku AMK): Voisiko tämän osion otsikkoa muuttaa muotoon Tallentaminen, käsittely ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana? Silloin tähän voisi lisätä myös aineiston käsittelyssä olennaisia asioita, kuten tietoa tekoälyn käytöstä.

Tekoälyn käyttö liittyy useimmiten aineiston käsittelyyn ja keräämiseen liittyviin sovelluksiin, joissa on tekoälyominaisuuksia. Tulisi varmistaa, että tekoälyominaisuudet ovat tietoturvallisia ja noudattavat organisaation tekoälypolitiikkaa. Käsittely ja kerääminen eivät kuitenkaan oikein ole osa tämän hetkistä suunnitelmapohjaa. Tulisiko käsittelystä ja keräämisestä kysyä erikseen?

Kommentteja: 

• Voisiko kohdan "Noudata organisaatiosi vaatimuksia aineiston turvallisesta tallentamisesta ja käsittelystä" nostaa listan ensimmäiseksi? Näin tutkija ymmärtäisi nojautua heti oman organisaationsa ohjeisiin.
• 2. ja 5. vinkki ovat osin päällekkäisiä (JR/TY)
• Noudata organisaatiosi ja mahdollisen rahoittajan/yhteistyökumppanin vaatimuksia, voisi olla hyvä lisäys tähän. /TV, Turku AMK
• Voisi lisätä arkaluonteisille tarkoitut CSC SD-palvelut soveltuvina ratkaisuina. 

4.2 Kuka valvoo pääsyä aineistoon, ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?

Tietoturvasta huolehtiminen on oleellista varsinkin, jos aineisto on arkaluonteista (esim. sisältää henkilötietoja tai poliittisesti arkaluonteisia tietoja tai liikesalaisuuksia). Kerro, kenellä on pääsy aineistoosi, mitä kyseiset henkilöt voivat tehdä aineistolle ja miten varmistat aineiston turvallisen siirron yhteistyökumppaneillesi.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Aineistoon pääsyä tulee aina valvoa luottamuksellisuustason mukaan.

4.2 Kuka valvoo pääsyä aineistoon, ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?

Tietoturvasta huolehtiminen on oleellista varsinkin, jos aineisto on arkaluonteista (esim. sisältää henkilötietoja, poliittisesti arkaluonteisia tietoja, liikesalaisuuksia tai tutkimusturvallisuuden kannalta sensitiivistä aineistoa kuten kaksikäyttötuotteita). Kuvaile, miten huolehditaan, että ulkopuoliset eivät pääse aineistoon käsiksi esim. salasanojen tai käyttöoikeuksien hallinnan kautta).

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Aineistoon pääsyä tulee aina valvoa luottamuksellisuustason mukaan.
• Varmista, että pääsyoikeuksien hallinta on linjassa hankkeessa sovittujen toimintatapojen kanssa.

• Kuvaile, miten huolehditaan, että ulkopuoliset eivät pääse aineistoon käsiksi (esim. salasanojen tai käyttöoikeuksien hallinnan kautta).
• CSC:n sensitiivisen datan hallinnan palvelut SD desktop ja SD connect

5.1 Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista? Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville?

Kuvaa, miten saatat aineistosi löydettäväksi ja saataville jatkokäyttöä varten. Jos aineistoa tai osaa siitä ei voi julkaista, perustele, miksi julkaiset ainoastaan metadatan.

Jos kyse on arkaluonteisista tiedoista, joita ei voi avata, kuvaa niihin liittyvien metatietojen avaaminen. Kuvaa arkaluonteisen aineiston turvallinen säilytysmenettely seuraavassa kohdassa 5.2.

Tutkimusaineiston avoimuus edistää aineiston uudelleenkäyttöä.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Voit julkaista aineistosi kuvauksen (ts. metatiedot) asettamatta aineistoa avoimesti saataville ja näin rajoittaa pääsyä aineistoon.
• Julkaise aineistosi data-arkistossa (data repository) tai datajulkaisuissa (data journal).
• Voit etsiä sopivaa data-arkistoja osoitteesta re3data.org (https://www.re3data.org/).
• Suosi sellaisten arkistojen tai julkaisijoiden käyttämistä, jotka tarjoavat pysyvän tunnisteen (PID). Näin varmistat, että aineisto on käytettävissä pysyvän linkin (esim. DOI, URN) kautta.
• Muista tarkistaa rahoittajan omat, alakohtaiset tai kansalliset suositukset data-arkiston valintaan liittyen.
• Tutkimusaineiston sekä kaikkien tutkimushankkeessa luotujen koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäviksi on suositeltavaa. Käytä tähän tarkoitukseen esimerkiksi Creative Commons - (https://creativecommons.org/choose/), GNU- (https://www.gnu.org/licenses/gpl-3.0.en.html) tai MIT-lisenssiä (https://opensource.org/licenses/MIT) tai muuta asianmukaista lisenssiä.

VÄLTÄ PÄÄLLEKKÄISYYTTÄ JULKAISUSUUNNITELMAN KANSSA! Tutkimusartikkelin julkaiseminen ei ole sama asia kuin aineiston julkaiseminen. Datajulkaisut (data journal) ovat tutkimusaineistojen julkaisuun erikoistuneita foorumeita.

 5.1 Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista? Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville?

Kuvaa, miten saatat aineistosi löydettäväksi ja saataville jatkokäyttöä varten. Jos aineistoa tai osaa siitä ei voi avata kerro, miten julkaiset aineiston löydettävyyden kannalta keskeiset metatiedot, jotta aineisto on löydettävissä ja jatkokäytettävissä ehtojen mukaisesti.

• Mitä osia aineistosta voidaan avata: kokonaan, osittain esim. anonymisoituna tai aggregoituna, vai ainoastaan kuvailutiedot eli metatiedot? Kerro myös mitä osia aineistosta pitää tuhota hankkeen päättyessä. 
• Missä palvelussa aineisto tai sen metatiedot julkaistaan?
• Milloin julkaiseminen tapahtuu, esim. hankkeen päättyessä tai tutkimusjulkaisun yhteydessä?

Perustele tilanteet, joissa aineistoa tai sen osaa ei voida avata, esimerkiksi arkaluonteisten tietojen tai tutkimusturvallisuuteen liittyvien riskien vuoksi. Huomioi myös aineiston mahdolliseen jatkokäyttöön liittyvät riskit, kuten soveltuvuus automaattiseen analyysiin tai tekoälyjärjestelmien koulutukseen sekä näihin liittyvät tutkimusturvallisuusnäkökohdat. 

Tutkimusaineiston avoimuus ja löydettävyys edistävät aineiston uudelleenkäyttöä ja tutkimuksen läpinäkyvyyttä.  

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Tarkista, miten tutkittavia on informoitu aineiston käytöstä.
• Muista tarkistaa rahoittajan omat, alakohtaiset tai kansalliset suositukset valitessasi sopivaa julkaisupaikkaa. EU-rahoittajat vaativat yleensä sertifioidun palvelun (data repository) käyttämistä.
• Voit etsiä sopivaa palvelua esimerkiksi Open Access Directorystä tai re3data.org -rekisteristä, kysyä suosituksia organisaatiosi datapalveluista tai hyödyntää kansallisia ja alakohtaisia julkaisupalveluita, kuten 
  • Fairdata-palvelut (yleinen),
  • Kielipankki (kielitieteet),
  • Tietoarkisto (yhteiskuntatieteet),
  • Federated EGA (genomidata) tai eurooppalainen ELIXIR Deposition Databases (biotieteet)
• Julkaise aineisto ja/tai sen metatiedot sopivassa palvelussa tai datajulkaisussa (data journal), joka on aineistoihin erikoistunut julkaisukanava ja myöntää pysyvän tunnisteen (PID, kuten DOI tai URN).

• Voit julkaista tutkimusaineistosi metatiedot avoimesti ilman, että itse aineisto on vapaasti saatavilla. Tämä parantaa aineiston löydettävyyttä ja mahdollistaa hallitun pääsyn aineistoon.

• Tutkimusaineiston sekä kaikkien tutkimushankkeessa luotujen koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäviksi on suositeltavaa. Käytä tähän tarkoitukseen esimerkiksi Creative Commons- , GNU- tai MIT-lisenssiä tai muuta asianmukaista lisenssiä.

1. Data-arkiston ja datarepositorion sijaan puhutaan palveluista, joka käsitteenä sisältää molemmat vaihtoehdot.

Repo ja arkistotermejä (data repository, data archive) käytetään monesti sekaisin. Repositorio lienee käsitteistä usein merkitykseltään laajempi. Periaatteessa datarepositorio tukee ensisijaisesti aineistojen jakamista, saatavuutta ja uudelleenkäyttöä projektin aikana ja sen jälkeen. Data-arkisto tai digitaalinen pitkäaikaissäilytyspalvelu keskittyy aineiston säilymiseen pitkällä aikavälillä, varmistaen aitouden, eheyden ja käytettävyyden teknologioiden muuttuessa. Ks. esim. Data Librarian's Handbook

2. lisätty riskit tutkimusturvallisuuteen & tekoäly.

3. lisätty kansalliset julkaisupalvelut

4. Vinkeissä on mainittu Open Access Directorystä ja re3data.org joihin linkataan myös EC Library Guidesissa https://ec-europa-eu.libguides.com/open-science/finding-open-data/directories Ryhmässä oli keskustelua, että Re3data on joillekin vaikeaselkoinen. 

Kommentteja

• Voisiko repositorioesimerkit poistaa? Esimerkit ohjaavat usein tutkijaa väärään suuntaan (valitaan kiireessä ensimmäinen tarjottu vaihtoehto). Erilaisia palveluita on niin paljon, että kaikkia tieteenaloja ja organisaatioita tyydyttävää listaa lienee mahdoton laatia. Eli esim. "Voit etsiä sopivaa palvelua esimerkiksi Open Access Directorystä tai re3data.org -rekisteristä, tai kysyä suosituksia kollegoiltasi tai organisaatiosi datapalveluista." / EA
• Työryhmän ulkopuolisen kommentti: Ohjeen kansallisten ja alakohtaisten palveluiden eli repositorioesimerkkien säilyttäminen on perusteltua, jotta ohje tarjoaa tutkijoille myös konkreettisia toimintavaihtoehtoja pelkkien esimerkkihakemistojen lisäksi. Päivitetyssä tekstissä tutkijaa ohjataan ensisijaisesti arvioimaan sopivuutta oman organisaation datapalveluiden tuella sekä hyödyntämään kansallisia ja alakohtaisia palveluita tilanteen mukaan, joten väärään suuntaan ohjautumisen riski on huomioitu ohjeessa.
  Esimerkkien säilyttäminen tekee ohjeesta tutkijalle konkreettisemman ja helpommin sovellettavan. Luetteloituna "kuten" ohjeessa on tehty, esimerkit eivät muodosta tyhjentävää listaa eivätkä korvaa tapauskohtaista arviointia, vaan havainnollistavat yleisesti käytettyjä, luotettavia ja suositeltuja ratkaisuja. Kansallisten palveluiden esiin nostaminen on perusteltua, koska ne on kehitetty ja niitä kehitetään edelleen julkisella rahoituksella tutkijayhteisön tarpeisiin. (JLK/CSC)
• "Tutkimusaineiston sekä kaikkien tutkimushankkeessa luotujen koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäviksi on suositeltavaa. Käytä tähän tarkoitukseen esimerkiksi Creative Commons- , GNU- tai MIT-lisenssiä tai muuta asianmukaista lisenssiä." Koodin kanssa ei ymmärtääkseni ole suositeltavaa käyttää CC-lisenssiä? / EA
  • Ei koodille CC-lisenssiä (SM/HY)
  • Korjataanko lauseella: "

    Tutkimusaineiston sekä tutkimushankkeessa luotujen koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäviksi on suositeltavaa. Aineistoille voidaan käyttää esimerkiksi Creative Commons -lisenssejä. Koodit ja ohjelmistot tulee lisensoida tarkoitukseen soveltuvilla ohjelmistolisensseillä, kuten GNU GPL-, MIT- tai muilla vastaavilla ohjelmistolisensseillä." (SF/CSC)

• Työryhmän ulkopuolisen kommentti: Science Europe DMP guidance tunnistaa repositoriojulkaisemisen rinnalla myös secure data services -palvelut, suoraan käsiteltävät aineistopyynnöt ja muut jakamismekanismit. Voisiko nämä tuoda eksplisiittisesti myös tähän ohjeeseen? Aineistosta riippuen kaikkea mielekkään uudelleenkäytön edellyttämää tutkimus- ja tulkintakontekstia ei aina ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista välittää dokumentaation avulla. Tällöin hallittu, luvanvarainen tai pyynnöstä tapahtuva jakaminen voi olla perusteltu ratkaisu myös muista kuin juridisista tai eettisistä syistä. (JR/TY)
• Pitäisikö tuhoaminen olla omana bulletinaan, eikä osana ensimmäistä Mitä-bulletia? Lisäksi tässä voisi ohjeistaa tarvitseeko metatietoa tallentaa lainkaan, jos koko aineisto tuhotaan heti projektin päätyttyä tai se ei ole projektin tehneen organisaation hallinnassa? /TV, Turku AMK
• Pitäisikö myös ohjeistaa määräaikaisesta säilytyksestä ja sen jälkeisestä aineiston tuhoamisesta ja että siitä pitää jonkun olla vastuussa, vaikka itse projekti ei enää ole käynnissä? /TV, Turku AMK

• Muokkaisin 5.2 kohtaa niin että pitkäaikaissäilytyksen sijaan kysyttäisiin esim.: Miten aineistoa säilytetään tutkimuksen jälkeen? Mielestäni kaiken aineiston osalta on olennaista pyrkiä määritelemään missä ja miten pitkään sitä säilytetään. Joku aineisto päätyy pitkäaikaissäilytykseen ja sen voi kertoa tässä, mutta useammin dataa säilytetään määräajan, jonka jälkeen se olisi hävitettävä, ja olisikin olennaista DMPssä suunnitella myös se, eikä vain avaaminen ja pitkäaikaissäilytys, johon kysymykset tällä hetkellä ohjaavat. 5.1 kohdassa voisi sitten keskittyä kokonaan avaamisen/julkaisemiseen ja poistaa siitä maininnan hävittämisestä. (Anne K.)

-5.2 Missä pitkällä aikavälillä arvokas aineisto säilytetään ja kuinka pitkään?

Kuvaa lyhyesti, mitkä osat aineistostasi aiot säilyttää, missä ja kuinka pitkään. Pitkäaikaissäilytys tarkoittaa, että aineisto ja data säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista - jopa useiden vuosikymmenten tai -satojen ajaksi.

Voit luokitella aineistosi ennakoidun säilytysajan mukaan:

A) Hankkeen päättyessä tuhottava aineisto
B) Aineisto, joka arkistoidaan verifioinnin ajaksi (tieteenalan mukaan esim. 5–15 vuotta)
C) Mahdollista uudelleenkäyttöä varten arkistoitava aineisto (esim. 25 vuotta)
D) Pitkällä aikavälillä arvokas aineisto, joka arkistoidaan kuratoidussa ympäristössä kymmeniksi tai sadoiksi vuosiksi tulevia sukupolvia varten

Sinun on päätettävä, mitkä aineistot ja data säilytetään ja mitkä hävitetään. Ainutlaatuisella tai vaikeasti toistettavalla datalla voi olla pitkäaikaista arvoa ja se on syytä säilyttää. Digitaaliseen säilyttämiseen tulisi käyttää erityisiä pitkäaikaiseen säilyttämiseen erikoistuneita arkistoja ja data repositorioita​.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Aineistojen ja datan säilyttämistä koskevat päätökset tulisi tehdä jo aineistonhallinnan suunnitteluvaiheessa, ja niiden tulisi ottaa huomioon mm. anisaatioiden ohjeet ja vaatimukset.
• Käytä arkistoja, jotka ovat sitoutuneet aineistojen ja datan pitkäaikaiseen kuratointiin. Esimerkiksi Fairdata PAS-palvelu on erikoistunut tutkimusaineistoihin, joilla on merkittävää arvoa organisaatiolle tai kansallisella tasolla sekä tällä hetkellä että erityisesti tulevaisuudessa. Lisätietoa PAS-palvelusta - ota yhteyttä kotiorganisaatiosi datatukeen.

 5.2 Missä pitkällä aikavälillä arvokas aineisto säilytetään ja kuinka pitkään?

Pitkäaikaissäilytys tarkoittaa aineiston säilyttämistä käyttökelpoisena vuosikymmenten ajan tai pidempään, mikä edellyttää erikoistuneita palveluita ja ylläpitoa. Palveluilla on seulontaperiaatteita, joiden mukaan mahdolliset säilytyspäätökset tehdään.  

Ota ajoissa yhteyttä kotiorganisaatiosi datatukeen sopivan säilytysratkaisun valitsemiseksi. 

Erityisesti ainutlaatuiset, vaikeasti toistettavat tai aineistot, joilla on laajaa tieteellistä, yhteiskunnallista tai kulttuurista arvoa, soveltuvat pitkäaikaissäilytykseen. Arkaluonteisten tai tutkimusturvallisuuden kannalta herkkien aineistojen osalta tulee varmistaa, että säilytysratkaisut sisältävät asianmukaisen pääsynhallinnan ja tietoturvan koko säilytysajan. 

Omalla organisaatiollasi saattaa olla linjaus tutkimusaineistojen säilytysajoista.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Aineistojen ja datan säilyttämistä koskevat päätökset tulisi tehdä jo aineistonhallinnan suunnitteluvaiheessa, ja niiden tulisi ottaa huomioon mm. organisaatioiden ohjeet ja vaatimukset.
• Käytä palveluita, jotka ovat sitoutuneet pitkäaikaissäilytykseen ja joilla on
  
  • Määritellyt kuratointi- ja säilytyskäytännöt
  • Tuki pysyville tunnisteille ja metadatastandardeille
  • Esimerkiksi Fairdata PAS-palvelu on erikoistunut tutkimusaineistoihin, joilla on merkittävää pitkäaikaista arvoa organisaatiolle tai kansallisella tasolla.

Muutettu niin, että vastataan kysymykseen pitkäaikaissäilytyksestä & ajasta. Hävityksestä maininta siirretty 5.1.

Miten laajalti organisaatioissa on käytössä Data Availability Statement (DAS)? Pitäisikö DAS mainita ohjeessa?

• Jos on esimerkkejä organisaatioiden antamista DAS-lausekkeista, olen kiinnostunut näkemään. DAS tulee yleensä kustantajalta/lehdeltä, joissain tapauksissa ehkä rahoittajalta. (SM/HY)

Olisi hienoa, jos aineiston pitkäaikaisarvon/jatkokäytön määrittelyyn löytyisi konkretiaa, koska se on meillä usein se mitä ei löydetä, eli miksi aineistoa pitäisi säilyttää. Olen meidän aineistonhallinnan oppaassa käyttänyt Metropolian artikkelista ja jostain UEF:n esityksestä löytämiäni syitä: 

mieti onko aineisto:

• laadukas ja luotettava?
• kattava tai ainutlaatuinen?
• kansallisesti tai kansainvälisesti tärkeää?
• tärkeää Turun ammattikorkeakoululle?
• tärkeää sinulle tai tutkimusryhmällesi?
• säilytettävä muusta tärkeästä syystä (esim. tutkimuksen toistamista tai verifiointia varten tai rahoittajan vaatimusten vuoksi)?

Aineisto voi olla tärkeää myös jos se on

• vaikeaa, aikaa vievää tai kallista kerätä uudestaan,
• tärkeää Turun AMK:n profiilille tai osaamiselle,
• osa isompaa aineistokokonaisuutta (big data) yhteiskunnassa, jota on tarkoitus käyttää tulevaisuudessa,
• jne. /TV, Turku AMK

6.1 Kuka (esim. tehtävä ja laitos) vastaa aineistonhallinnasta?

Kerro tässä lyhyesti, miten edellisissä vastauksissa kuvatut tehtävät ja vastuut on jaettu. Pohdi myös, kuka vastaa aineistosta, jota hankkeesi tuottaa vielä päätyttyään.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Hahmottele aineistonhallintaan liittyvät tehtävät ja vastuut, jotka liittyvät esimerkiksi tiedonkeruuseen, metatietojen tuottamiseen, aineiston laatuun, säilytykseen ja varmuuskopiointiin sekä aineiston arkistointiin ja jakamiseen. Jos mahdollista, nimeä vastuuhenkilö(t).
• Yhteistyöhankkeissa kuvaa kumppaneiden aineistonhallintavastuut.
• Määrittele, kuka vastaa aineistonhallintasuunnitelman toteuttamisesta ja varmistaa, että suunnitelma tarkastetaan ja tarvittaessa korjataan.
• Harkitse aineistonhallintasuunnitelman säännöllistä päivittämistä.

 6.1 Kuka (esim. tehtävä ja laitos) vastaa aineistonhallinnasta?

Kerro tässä lyhyesti, miten projektisi aineistonhallinnan tehtävät ja vastuut on jaettu. Pohdi myös, kuka vastaa aineistoista, joita hankkeesi mahdollisesti tuottaa vielä päätyttyään.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Hahmottele aineistonhallintaan liittyvät tehtävät ja vastuut, jotka liittyvät esimerkiksi aineiston keruun valmisteluun ja sen toteuttamiseen, dokumentointiin, aineiston laatuun, säilytykseen ja varmuuskopiointiin sekä aineiston arkistointiin ja jakamiseen. Jos mahdollista, nimeä vastuuhenkilö(t).
• Yhteistyöhankkeissa kuvaa kumppaneiden aineistonhallintavastuut.
• Määrittele, kuka vastaa aineistonhallintasuunnitelman toteuttamisesta ja päivittämisestä.
• Kerro, kuka vastaa aineistonhallintataitojen perehdyttämisestä tutkimusryhmässä. 

Olisi hyvä kohdistaa huomio DMP:n sijaan itse aineistonhallinnan prosessiin.

• Kommentti liittyen näihin ohjeisiin ylipäätään: ohjeistetaanko näillä teksteillä DMP:n laatimista vai aineistonhallintaa ylipäätään? Otsikossa lukee DMP-ohje, mikä minusta tarkoittaa, että ohjeistetaan DMP:n kirjoittamista/tekemistä. Ohjeet aineistonhallintaan ovat asia erikseen ja laajemmat. (SM/HY)
• Kommentti edelliseen: usein DMP:n kirjoittaminen on kohta, jossa aineistonhallintaa ylipäätään mietitään, joten minusta on perusteltua, että ohjeissa on myös tätä näkökulmaa. /TV, Turku AMK

6.2 Mitä resursseja aineistonhallinta edellyttää, jotta voit varmistaa, että aineisto voidaan avata ja säilyttää FAIR-periaatteiden (ks. edellä) mukaan?

Arvioi resurssit (esim. raha ja aika), joita tarvitaan aineiston hallintaan, säilyttämiseen ja jakamiseen. Tarvittavia resursseja ovat esimerkiksi säilytyskustannukset, laitteet, työaika sekä mahdolliset data-arkiston tallennuskustannukset.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Pohdi, mitä täydentäviä tietoteknisiä tiloja ja resursseja tarvitaan ja mitkä niiden kustannukset ovat.
• Harkitse tarkkaan, mitä resursseja tarvitaan aineiston jakamiseen, säilyttämiseen ja kuratointiin.
• Erittele aineistonhallintakustannukset budjetissa rahoittajan vaatimusten mukaisesti.

 6.2 Mitä resursseja aineistonhallinta edellyttää, jotta voit varmistaa, että aineisto voidaan avata ja säilyttää FAIR-periaatteiden (ks. edellä) mukaan?

Arvioi resurssit, joita tarvitaan aineistonhallintaan koko datan elinkaaren ajan. Tarvittavia resursseja voivat olla esimerkiksi säilytyskustannukset, laitteet, työaika sekä mahdolliset data-arkiston tallennuskustannukset.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Pohdi, mitä täydentäviä tietoteknisiä ratkaisuja ja resursseja tarvitaan ja mitkä niiden kustannukset ovat.
• Kerro, miten varmistat aineiston pitkäaikaisen käytettävyyden.
• Erittele aineistonhallintakustannukset budjetissa rahoittajan vaatimusten mukaisesti.

Työryhmän ulkopuolisen kommentti: Koska kyse on koko aineistonhallinnan prosessista, vinkkejä voisi ehkä olla hyvä täydentää. Esimerkiksi: resursseja voivat tarvita mm. projektikohtaisen työnkulun dokumentointi, datan kuratointi, koodin ja käsittelyhistorian ylläpito, anonymisointi, metadatan tuottaminen, käyttöpyyntöjen käsittely sekä tarvittava data-, IT-, juridinen tai metodinen asiantuntemus. (JR/TY).