Aineistonhallintasuunnitelmasi (DMP) on elävä dokumentti, jossa kuvailet, kuinka hallitset tutkimusaineistosi ja -datasi koko tutkimuksen elinkaaren ajan. Päivitä suunnitelma projektisi edetessä.

Päällekkäisyyksien välttämiseksi voit viitata aineistonhallintasuunnitelmassasi tutkimussuunnitelmaasi ja päinvastoin. Tutkimussuunnitelma kuvaa aineiston ja datan tieteellistä, analyyttistä ja metodologista käsittelyä, kun taas DMP kuvaa niiden teknistä ja hallinnollista käsittelyä.

Aineistonhallintasuunnitelman yhteydessä aineisto (data) ymmärretään laajasti. Tutkimusaineisto ja -data kattavat kaikki tiedot ja resurssit, joihin tutkimustuloksesi perustuvat.

 Miten laadin aineistonhallintasuunnitelma? LUE AINAKIN NÄMÄ ENSIN.

• Tutustu ensin kaikkiin kysymyksiin! Vastaa kysymyksiin soveltuvin osin ja ainakin pääryhmiin - jos tietty kysymys ei ole sovellettavissa tapauksessasi, perustele miksi näin.
• Sisällytä suunnitelmasi alkuun taustatiedot, kuten hakijan ja projektin nimi, projektin numero, rahoitusohjelma ja DMP-versio. Osoita aineiston- ja versionhallintataitosi nimeämällä myös aineistonhallintasuunnitelmasi asianmukaisesti.
• Käytä aineistonhallintasuunnitelmaa riskinarvioinnin kuvauksena. Osoita, että pystyt tunnistamaan, ennakoimaan ja hallitsemaan aineistonhallintaprosessiin liittyviä riskejä.
• Laadi aineistonhallintasuunnitelma oman tutkimushankkeesi näkökulmasta. Älä kopioi esimerkkejä muualta.
• Noudata organisaation tai rahoittajan vaatimuksia.

 Mihin tutkimusaineistojen hallinnointia ja aineistonhallintasuunnitelmaa tarvitaan?

• Tutkimusaineistojen hallinta ja aineistonhallintasuunnitelman laatiminen kuuluvat hyviin tieteellisiin käytäntöihin. Ne auttavat sinua säästämään aikaa ja rahaa!
• Etukäteen laadittu aineistonhallintasuunnitelma vähentää aineistojen häviämisen tai tuhoutumisen riskiä.
• Suunnitelman avulla pystyt ennakoimaan ja hallitsemaan omistajuuteen ja käyttöoikeuksiin liittyviä yksityiskohtia.
• DMP:n kirjoittaminen ohjaa noudattamaan FAIR-periaatteita (Findable, Accessible, Interoperable ja Re-usable), mikä lisää tutkimusaineistojen ja -datan uudelleenkäyttöä sekä lisää projektisi näkyvyyttä.
• Suunnittelu auttaa seuraamaan rahoittajien linjauksia.
• Aineistonhallintasuunnitelma kertoo osaamisestasi hankkeen johtajana.

Aineistonhallintasuunnitelma (DMP) on dokumentti, jossa kuvailet, kuinka hallitset tutkimusaineistoasi koko tutkimuksen elinkaaren ajan. 

Päällekkäisyyksien välttämiseksi voit viitata aineistonhallintasuunnitelmassasi tutkimussuunnitelmaasi ja päinvastoin. Tutkimussuunnitelma kuvaa aineiston tieteellistä, analyyttistä ja metodologista käsittelyä, kun taas DMP kuvaa aineiston teknistä ja hallinnollista käsittelyä.

Aineistonhallintasuunnitelman yhteydessä aineisto (data) ymmärretään laajasti. Tutkimusaineisto tai tutkimusdata kattaa kaikki tietoaineistot (data, koodit, jne), joihin tutkimustuloksesi perustuvat.

 Miten laadin aineistonhallintasuunnitelman? LUE AINAKIN NÄMÄ ENSIN.

• Laadi aineistonhallintasuunnitelma oman tutkimushankkeesi näkökulmasta. Älä kopioi tekstiä muualta tarkistamatta soveltuuko se tähän hankkeeseen.
• Tutustu ensin kaikkiin kysymyksiin! Vastaa kysymyksiin soveltuvin osin. Jos tietty kysymys ei ole sovellettavissa tapauksessasi, perustele miksi näin.
• Tutustu organisaatiosi (tai organisaatioiden) sekä rahoittajan laatimiin aineistonhallinnan ohjeisiin ja vaatimuksiin.
• Sisällytä suunnitelmasi alkuun taustatiedot, kuten hakijan ja projektin nimi, projektin numero, rahoitusohjelma ja suunnitelman versio. 
• Käytä aineistonhallintasuunnitelmaa riskinarvioinnin ja -hallinnan kuvauksena. Pyri tunnistamaan, ennakoimaan ja hallitsemaan aineistonhallintaprosessiin liittyviä riskejä.

 Mihin tutkimusaineistojen hallinnointia ja aineistonhallintasuunnitelmaa tarvitaan?

• Etukäteen laadittu aineistonhallintasuunnitelma vähentää aineistojen häviämisen tai tuhoutumisen riskiä.
• Suunnitelman avulla pystyt ennakoimaan ja hallitsemaan omistajuuteen ja käyttöoikeuksiin liittyviä yksityiskohtia.
• DMP:n kirjoittaminen ohjaa noudattamaan FAIR-periaatteita (Findable, Accessible, Interoperable ja Re-usable), mikä lisää tutkimusaineistojen ja -datan uudelleenkäyttöä sekä lisää projektisi näkyvyyttä.
• Suunnittelu auttaa seuraamaan rahoittajien linjauksia.

 "ainakin pääryhmiin" on epäselvähkö ilmaus.

1.1  Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu? Millaista aineistoa kerätään, tuotetaan tai käytetään uudelleen? Missä tiedostomuodossa aineisto on? Esitä myös karkea arvio tuotettavan/kerättävän aineiston koosta.

Kuvaa lyhyesti, millaista aineistoa olet keräämässä tai tuottamassa. Selitä, millaista jo olemassa olevaa aineistoa aiot (uudelleen)käyttää. Luetteloi esimerkiksi tekstityypit, kuvat, valokuvat, mittaukset, tilastot, fyysiset näytteet tai koodit.

Luokittele aineistosi taulukossa tai selkeällä luettelolla esimerkiksi seuraavasti:
A) aiemmin kerätty aineisto, jota käytetään tässä hankkeessa uudelleen,
B) tätä hanketta varten kerätty aineisto,
C) tutkimusprojektissa tuotettu aineisto.

Kohdassa 1.1 muotoilemasi luokittelu muodostaa luontevan jäsentelyn, johon voit viitata aineistonhallintasuunnitelman muissa kysymyksissä.

Kuvaa käyttämäsi tiedostomuodot. Joissain tapauksissa tutkimushankkeen aikana käytettävät tiedostomuodot voivat erota tiedostomuodoista, joita käytetään hankkeen jälkeen aineiston arkistoinnissa. Mainitse tällöin molemmat tiedostomuodot. Tiedostomuoto vaikuttaa oleellisesti aineiston saavutettavuuteen ja uudelleenkäytettävyyteen.

Sisällytä aineistonhallintasuunnitelmaan kuvaus tarvittavasta levytilasta, ei siitä, kuinka monta tiedonantajaa hankkeeseen osallistui. Aineiston koon arviointi summittaisesti riittää (esim. alle 100 Gt, noin 1 Tt tai useita petatavuja).

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Käytä taulukkoa tai luetteloa esittämään tietotyypit, tiedostomuodot, käytettävät ohjelmat ja aineiston koko tiiviissä muodossa.
• Mahdollisia tiedostomuotoja ovat .csv, .txt, .docx, .xslx ja .tif.
• Muista mainita tietojen tarkasteluun tai käyttämiseen tarvittavat erityiset tai epätavalliset ohjelmat varsinkin, jos ne koodataan tai tuotetaan hankkeessasi.
• Voit myös arvioida, kuinka paljon hankkeessa tuotetaan tai kerätään aineistoa esimerkiksi viikossa: ”Hankkeessa tuotetaan/kerätään viikoittain noin 100 Gt aineistoa.”

VÄLTÄ PÄÄLLEKKÄISYYTTÄ TUTKIMUSSUUNNITELMAN KANSSA! Aineiston analysointiin ja tutkimusmenetelmiin liittyvät yksityiskohdat ja prosessit kuvataan tutkimussuunnitelmassa.

1.1  Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu? Millaista aineistoa kerätään, tuotetaan tai käytetään uudelleen? Missä tiedostomuodossa aineisto on? Esitä myös karkea arvio tuotettavan/kerättävän aineiston koosta. 

Kuvaa lyhyesti, millaista aineistoa olet keräämässä tai tuottamassa. Selitä, millaista jo olemassa olevaa aineistoa aiot (uudelleen)käyttää. Luetteloi esimerkiksi tekstityypit, kuvat, valokuvat, mittaukset, tilastot, fyysiset näytteet tai koodit. 

Luokittele aineistosi taulukossa tai selkeällä luettelolla esimerkiksi seuraavasti: 

A) aiemmin kerätty aineisto, jota käytetään tässä hankkeessa uudelleen,

B) hankkeessa kerätty / tuotettu aineisto. 

Viittaa taulukkoon tai luetteloon aineistonhallintasuunnitelman muissa kohdissa. 

Kuvaa käyttämäsi tiedostomuodot (esimerkiksi .csv, .txt, .docx, .xslx ja .tif). Joissain tapauksissa tutkimushankkeen aikana käytettävät tiedostomuodot voivat erota tiedostomuodoista, joita käytetään hankkeen jälkeen aineiston arkistoinnissa. Mainitse tällöin molemmat tiedostomuodot. Tiedostomuoto vaikuttaa oleellisesti aineiston saavutettavuuteen ja uudelleenkäytettävyyteen.

Sisällytä aineistonhallintasuunnitelmaan kuvaus tarvittavasta levytilasta, ei siitä, kuinka monta tiedonantajaa hankkeeseen osallistui. Aineiston koon arviointi summittaisesti riittää (esim. alle 100 Gt, noin 1 Tt tai useita petatavuja). Tämän on tarkoitus auttaa arvioimaan riittävätkö organisaation tarjoamat tavalliset tallennusratkaisut vai tarvitaanko lisätallennustilaa. 

Mainitse myös lyhyesti, jos aineistonhallintaan liittyy jotain erityistä, kuten erityiset henkilötietoryhmät, tutkimusturvallisuus tai tekoälyn käyttö. Ota tässä tapauksessa asia huomioon läpi aineistonhallintasuunnitelman soveltuvissa kohdin. 

Vinkkejä hyvistä käytännöistä 

• Voit sisällyttää taulukkoon tai luetteloon esimerkiksi tietotyypit, tiedostomuodot, käytettävät ohjelmat ja aineiston koon tiiviissä muodossa.
• Muista mainita tietojen tarkasteluun tai käyttämiseen tarvittavat erityiset tai epätavalliset ohjelmat varsinkin, jos ne koodataan tai tuotetaan hankkeessasi.

Vältä päällekkäisyyttä tutkimussuunnitelman kanssa. Aineiston analysointiin ja tutkimusmenetelmiin liittyvät yksityiskohdat ja prosessit kuvataan tutkimussuunnitelmassa.

 Tehdyt muutokset: 

Yleistä: Tiivistimme ohjetta jonkin verran poistamalla toistoa ja muokkaamalla lauseita selkeämmiksi. Poistimme joitakin Vinkkejä hyviksi käytännöiksi -kohtia , koska ne eivät ehkä olleet hyviä käytäntöjä vaan o (nostimme tiedostomuodot ylemmäs ohjeeseen ja aineistojen koon arvioinnista puhutaan jo ylempänä, ei tarvinne toistaa vinkkikohdassa. 

• Aineiston luokittelun kolmijaosta (ABC) kahteen luokkaan (AB), koska emme hahmottaneet, mitä B ja C -erottelulla haetaan.
• Lisäsimme selittävän lauseen, miksi aineiston kokoa on hyvä arvioida.
• Lisäsimme loppuun kehotuksen, että voi mainita myös muista aineistoihin liittyvistä erityisistä asioista. Tiedostamme, että ehkä näitä asioita käsitellään muissa kohdissa, jolloin ehkä ei tarvitse ykköskohtaan lisätä.

Huomio: Vältä päällekkäisyyttä tutkimussuunnitelman kanssa -lause toistuu läpi ohjeen. Voisiko mainita kerran esim. motivointikohdassa ja poistaa muualta? Kuhunkin kohtaan voi toki jättää sen kohdan erityishuomion, mikä kuuluu sen kohdan osalta tutkimussuunnitelmaan. Toistaiseksi jätimme lauseen.

1.2 Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan? (Alkuperäinen)

Selitä, miten aineiston keruun, analysoinnin ja käsittelyn menetelmät voivat vaikuttaa aineiston laatuun, ja miten turvaat aineiston virheettömyyden.

Aineiston laadunhallinnalla varmistetaan, että aineisto ei epähuomiossa muutu ja että aineisto pysyy virheettömänä koko sen elinkaaren ajan. Laatuongelmia voi syntyä tietojen teknisen käsittelyn, muuntamisen tai siirron vuoksi tai sisällön käsittelyn ja analyysin aikana.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Hyödynnä jo käytössä olevia versionhallintaprosesseja - esimerkiksi yleisesti käytössä olevia tiedostojen nimeämiskäytäntöjä tai Git-alustojen tarjoamia työkaluja.
• On suositeltavaa, että haastattelujen ääni- tai videotaltiointien litteroinnit tarkistaa joku muu kuin litteroija.
• Virheiden ja epätarkkuuksien välttämiseksi analoginen aineisto on syytä digitoida mahdollisimman korkealla resoluutiolla.
• Alkuperäisen tietosisällön säilyminen on aina varmistettava tietoja ja tiedostoja muunnettaessa.
• Tarjoa koulutusta ja ohjeita varmistaaksesi, että kaikki tutkimusryhmäsi jäsenet pystyvät huolehtimaan laadunvalvonnasta ja ennakoimaan laatuun liittyvät riskit.

VÄLTÄ PÄÄLLEKKÄISYYTTÄ TUTKIMUSSUUNNITELMAN KANSSA! Aineiston analysointiin, menetelmiin ja työvälineisiin liittyvät seikat kuvataan tutkimussuunnitelmassa. Aineistonhallintasuunnitelmassa ei siis kuvata esimerkiksi tutkimuslaitteiden kalibrointia.

1.2 Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan? 

Selitä, miten aineiston keruun, analysoinnin ja käsittelyn menetelmät voivat vaikuttaa aineiston laatuun, ja miten turvaat aineiston virheettömyyden.

Aineiston laadunhallinnalla varmistetaan, että aineisto ei epähuomiossa muutu ja että aineisto pysyy virheettömänä koko sen elinkaaren ajan. Laatuongelmia voi syntyä tietojen teknisen käsittelyn, muuntamisen tai siirron vuoksi tai sisällön käsittelyn ja analyysin aikana.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä 

• Hyödynnä jo käytössä olevia versionhallintaprosesseja - esimerkiksi yleisesti käytössä olevia tiedostojen nimeämiskäytäntöjä tai Git-alustojen tarjoamia työkaluja. 
• Virheiden ja epätarkkuuksien välttämiseksi analoginen aineisto on syytä digitoida mahdollisimman korkealla resoluutiolla. 
• Tarjoa koulutusta ja ohjeita varmistaaksesi, että kaikki tutkimusryhmäsi jäsenet pystyvät huolehtimaan laadunvalvonnasta ja ennakoimaan laatuun liittyvät riskit. 

Vältä päällekkäisyyttä tutkimussuunnitelman kanssa. Aineiston analysointiin, menetelmiin ja työvälineisiin liittyvät seikat kuvataan tutkimussuunnitelmassa. Aineistonhallintasuunnitelmassa ei siis kuvata esimerkiksi tutkimuslaitteiden kalibrointia 

 Ehdotamme 1.2. poistamista DMP-rakenteesta tai kolmosryhmän ehdotuksen mukaista kohtien yhdistelemistä. Tämä kohta vähän väkisinkin on päällekkäinen tutkimussuunnitelman kanssa, tai voi olla vaikea kirjata tähän jotain, joka ei olisi jostain kulmasta menetelmällistä.

Toistaiseksi teimme ohjeeseen vain kohtaa tiivistäviä muutoksia:

• Otimme pari vinkkiä pois, ne tuntuivat vähän sattumanvaraisilta. Emme keksineet parempiakaan. Jos litteroinnista haluaa vinkata, niin ehkä tässä kohtaa voisi viitata vaikka tekoälyn käyttämiseen videotallenteiden äänen tekstiksi tallentamisessa, jos joku osaa siihen hyvän vinkin tarjota. "Tietosisällön säilyminen varmistettava tietoja ... muunnettaessa" oli sisällöllisesti ristiriitainen ja vinkkiotsikon yläpuolellahan sama asia, eli aineiston muuttumattomuuden varmistaminen, jo todetaan. 

2.1 Mitä juridisia seikkoja liittyy aineiston hallintaan (esim. EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja muu aineiston käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö)?

Jokaiseen tutkimusaineistoon liittyy oikeuksia, lainsäädäntöä ja tutkimusetiikkaa koskevia kysymyksiä. Osoita, että tunnet aineiston käsittelyyn liittyvän lainsäädännön. Jos käsittelet henkilötietoja tai arkaluonteisia tietoja, kerro, miten suojaat tutkittavien yksityisyyden ja anonymisoit tai pseudonymisoit aineiston.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Tutustu organisaatiosi eettisiin ohjeisiin, yksityisyyttä koskeviin ohjeisiin ja tietoturvaperiaatteisiin ja valmistaudu noudattamaan kyseisten asiakirjojen ohjeistusta.
• Jos eettinen toimikunta antaa lausunnon tutkimuksestasi, kerro aineistonhallintasuunnitelmassa, miten noudatat toimintaohjeita (ts. miten henkilökohtaiset tai arkaluonteiset tiedot poistetaan aineistosta ennen sen jakamista, jotta yksityisyydensuoja voidaan varmistaa).
• Jos käsittelet henkilötietoja, yksilöi, millaisia henkilötietoja keräät.
• Kaikki tunnistettua tai tunnistettavaa henkilöä koskevat tiedot ovat henkilötietoja. Myös nimet, puhelinnumerot, sijaintitiedot ja henkilön isovanhempien synnynnäisten sairauksien kaltaiset tiedot ovat henkilötietoja.
• Lisätietoja ks. mm. Tietosuojavaltuutetun toimisto (https://tietosuoja.fi/henkilotietojen-kasittely)

VÄLTÄ PÄÄLLEKKÄISYYTTÄ TUTKIMUSSUUNNITELMAN KANSSA!  Yksityiskohtaiset tutkimuseettiset seikat, eettisten toimikuntien lausunnot ja koe-eläinten käyttö ym. kuvataan tutkimussuunnitelmassa.

Ohje voitaisiin jakaa useisiin osiin, joiden perusteella voisi valita niihin kysymyksiin, jotka liittyvät kyseiseen tutkimukseen.

1. Henkilötiedot ja tietosuojan huomioiminen

2. Päävastuu henkilötietojen käsittelystä eli rekisterinpitäjyys

3. Tietosuojan edellyttämät ilmoitukset

4. Tutkittavien informointi ja suostumus

5. Tutkimuslupa

6. Miten hallinnoit käyttämäsi, tuottamasi ja jakamasi aineiston oikeuksia?

7. Eettistä ennakkoarviointia

8. Tutkimusturvallisuus

9. Teköäly

10. IPR

Hyödyllisiin dokumentteihin voisi viitata ohjeessa ja lajitella teemoittain tai aloittain (esim. lääketiede).

2.2 Miten hallinnoit käyttämäsi, tuottamasi ja jakamasi aineiston oikeuksia?

Kuvaa, miten sovit hankkeessa kerätyn, tuotetun ja (uudelleen)käytetyn tutkimusaineiston käyttöoikeuksista. Voit käyttää luokittelua, joka esitetään edellä kohdassa 1. Kuhunkin kysymyksessä 1.1 luokiteltuun ryhmään liittyy erilaisia oikeuksia ja lisenssejä. Kuvaa oikeuksien siirtämiseen liittyvät menettelyt, jotka koskevat hankettasi. Kuvaa hankettasi koskevat salassapitokäytännöt.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Tarkista tietojen omistajuutta ja käyttö- ja jakeluoikeuksia koskevat organisaatiosi periaatteet.
• Tarkista, että olet saanut luvat aineiston säilyttämiseen ja jakamiseen.
• Omistajuutta ja käyttöoikeuksia koskevat sopimukset tehdään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa hankkeen elinkaarta.
• Huomioi rahoittajan linjaukset.
• Tutkimusaineiston sekä kaikkien tutkimushankkeessa luotujen koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäviksi on suositeltavaa. Käytä tähän tarkoitukseen esimerkiksi Creative Commons - (https://creativecommons.org/choose/), GNU- (https://www.gnu.org/licenses/gpl-3.0.en.html) tai MIT-lisenssiä (https://opensource.org/licenses/MIT) tai muuta asianmukaista lisenssiä.

 Tätä voisi ehkä tarkentaa esim.

Kuka omistaa aineiston; jos mukana on esim. yo:n ulkopuolinen yhteistyökumppani.

Tarvitaanko sopimuksia esim. valmiiden aineistojen käytöstä, millä ehdoilla/lisensseillä aineisto on käytettävissä.

Syntyykö käsittelyssä tekijänoikeuden alaista materiaalia esim. koodia?

3.1 Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimiva ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten?  Mitä metatietostandardeja, README-tiedostoja ja muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?

Aineistoa koskeva dokumentaatio mahdollistaa sen, että muut käyttäjät (sekä ihmiset että tietokoneet) voivat löytää ja käyttää tietoaineistoja ja tiedostoja sekä viitata niihin asianmukaisesti. Ilman asianmukaista dokumentaatiota aineiston jatkokäyttö on mahdotonta.

Aineiston ja datan dokumentaatio sisältää olennaisia ​​tietoja, esimerkiksi a) metadata (löytämistä ja tunnistamista varten) missä, milloin, miksi ja miten tiedot kerättiin, sekä b) kuvailevaa tietoa siitä, miten aineistoa ja dataa tulkitaan oikein metadatastandardien, sanastojen ja esimerkiksi readme-tiedostojen avulla.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Kuvaa kaikki tarjoamasi dokumentaatiotyypit (esim. README-tiedostot ja metatiedot), jotka auttavat jatkokäyttäjiä löytämään, ymmärtämään ja uudelleen käyttämään aineistoa. Arkistot edellyttävät usein tietyn metatietostandardin käyttöä. Tarkista, onko olemassa tieteenalakohtaista metadatamallia tai -standardia, jonka voisit ottaa käyttöön.
• Pohdi, miten tiedot järjestetään projektin aikana. Kuvaile esimerkiksi tiedostojen nimeämiskäytäntöjä, versionhallintaa ja kansiorakennetta.
• Käytä välineitä ja laitteita, jotka tuottavat standardoitua metadataa.
• Tunnista ne vähimmäistason kuvailutiedot, jotka tulee tallentaa, jotta muut tutkijat voivat löytää, tarkastella, tulkita ja käyttää aineistoasi sekä viitata siihen. Lisätietoja aineiston dokumentaation vähimmäisvaatimuksista on esimerkiksi täällä: (https://www.fairdata.fi/qvain/qvain-light-kayttoopas/).

 3.1 Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimiva ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten?  Mitä metatietostandardeja, README-tiedostoja ja muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?

Aineistoa koskeva dokumentaatio ja kuvailu (Mannan lisäysehdotus) mahdollistaa / mahdollistavat sen, että sinä itse sekä muut käyttäjät voivat löytää ja käyttää tietoaineistoja (Manna: tietoaineisto, aineisto, data... mitä termejä käytetään) ja tiedostoja sekä viitata niihin asianmukaisesti. Ilman asianmukaista dokumentaatiota aineiston jatkokäyttö on mahdotonta.

Huolellisesti totetutettu dokumentaatio mahdollistaa sekä datan löydettävyyden että käytettävyyden. 

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Kuvaa kaikki hyödyntämäsi dokumentaatiokäytännöt (esim. README-tiedostot ja metatiedot).
• Pohdi, miten tiedot järjestetään projektin aikana. Kuvaile esimerkiksi tiedostojen nimeämiskäytäntöjä, versionhallintaa ja kansiorakennetta.
• Käytä välineitä ja laitteita, jotka tuottavat standardoitua metadataa.
• Arkistot edellyttävät usein tietyn metatietostandardin käyttöä. Tarkista, onko olemassa tieteenalakohtaista metadatamallia tai -standardia, jonka voisit ottaa käyttöön.
• Tunnista ne vähimmäistason kuvailutiedot, jotka tulee tallentaa, jotta muut tutkijat voivat löytää, tarkastella, tulkita ja käyttää aineistoasi sekä viitata siihen. Lisätietoja aineiston dokumentaation vähimmäisvaatimuksista on esimerkiksi täällä: (https://www.fairdata.fi/qvain/qvain-light-kayttoopas/).

Otsikkoehdotus: Miten kuvailet ja dokumentoit aineistosi ja sen käsittelyn, jotta itse ymmärrät ja löydät datasi sekä voit käyttää sitä mahdollisimman vaivattomasti tutkimuksen aikana (tms.) perustelu: Ohjeessa on liian vahvana datan avaaminen (ts. puhutaan vain FAIR-periaatteista) - kärki pitäisi olla siinä, että tutkija ja tutkijaryhmä pitävät datan järjestyksessä ja ymmärrettävänä tutkimuksen aikana > avaaminen/julkaiseminen on mahdollisimman helppoa, jos datan voi avata ylipäätään. (Manna)

Datan laadunhallinta ja dokumentointi: voisiko nämä asiat yhdistää samaan otsikkoon, jossa olisi erillinen otsikko metadatalle/metadatastandardeille/sanastoille? (Manna) > 1. osion työryhmä kannattaa tätä, osiossa 1.2 on paljon päällekkäisyyttä kolmososion kanssa (Anna)

Kansallisen pohjan varsinaista kysymyksenasettelua voi olla vaikea muuttaa nyt, kun tarkoituksena on päivittää ennen kaikkea ohjeistusta. / EA

4.1 Minne aineistosi tallennetaan, ja miten se varmuuskopioidaan?

Kuvaa, minne aineisto tallennetaan ja varmuuskopioidaan tutkimushankkeen aikana. Pohdi, kuka vastaa tietojen varmuuskopioinnista ja palauttamisesta. Jos mukana on useita tutkijoita, tee suunnitelma yhteistyökumppaniesi kanssa ja varmista tietojen turvallinen siirto osallistujien välillä.

Osoita, että tunnet organisaatiosi säilytysratkaisut. Älä viittaa ainoastaan tietotekniikkapalveluihin. Perimmäinen vastuu aineistosi käsittelemisestä on sinulla, ei tietotekniikkaosastolla tai organisaatiolla.

Kuvaa kohdassa 5 yksityiskohtaisesti menetelmät, joita käytetään aineiston säilyttämiseen ja jakamiseen tutkimushankkeen päätyttyä.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• On suositeltava käyttää oman organisaatiosi tai muun luotettavan IT-tarjoajan (kuten CSC) tarjoamaa ja ylläpitämää tietoturvallista tallennusratkaisua.
• ÄLÄ KÄYTÄ ulkoisia kovalevyjä pääasiallisena säilytysratkaisuna.
• Noudata organisaatiosi aineiston turvallisen tallentamisen vaatimuksia.

Kuvaa, minne aineisto tallennetaan ja varmuuskopioidaan tutkimushankkeen aikana. Osoita, että tunnet organisaatiosi säilytysratkaisut. Älä viittaa ainoastaan tietotekniikkapalveluihin. Perimmäinen vastuu aineistosi käsittelemisestä on sinulla, ei tietotekniikkaosastolla tai organisaatiolla.

• Kuka vastaa tietojen varmuuskopioinnista ja palauttamisesta.
• Jos mukana on useita tutkijoita, suunnittele tiedostojen siirrot yhteistyökumppaniesi kanssa.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• On suositeltava käyttää oman organisaatiosi tai muun luotettavan IT-tarjoajan (kuten CSC) tarjoamaa ja ylläpitämää tietoturvallista tallennusratkaisua.
• Älä käytä ulkoisia kovalevyjä pääasiallisena säilytysratkaisuna.
• Säilytä arkaluonteista aineistoa vain niiden säilyttämiseen soveltuvissa tallennusratkaisuissa. Käytä tarvittaessa tiedostojen salaamiseen soveltuvia ohjelmistoja.
• Noudata organisaatiosi aineiston turvallisen tallentamisen vaatimuksia.

Kommentti työryhmän ulkopuolelta (Tanja Vienonen, Turku AMK): Voisiko tämän osion otsikkoa muuttaa muotoon Tallentaminen, käsittely ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana? Silloin tähän voisi lisätä myös aineiston käsittelyssä olennaisia asioita, kuten tietoa tekoälyn käytöstä.

4.2 Kuka valvoo pääsyä aineistoon, ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?

Tietoturvasta huolehtiminen on oleellista varsinkin, jos aineisto on arkaluonteista (esim. sisältää henkilötietoja tai poliittisesti arkaluonteisia tietoja tai liikesalaisuuksia). Kerro, kenellä on pääsy aineistoosi, mitä kyseiset henkilöt voivat tehdä aineistolle ja miten varmistat aineiston turvallisen siirron yhteistyökumppaneillesi.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Aineistoon pääsyä tulee aina valvoa luottamuksellisuustason mukaan.

 Tietoturvasta huolehtiminen on oleellista varsinkin, jos aineisto on arkaluonteista (esim. sisältää henkilötietoja tai poliittisesti arkaluonteisia tietoja tai liikesalaisuuksia). Kuvaile, miten huolehditaan, että ulkopuoliset eivät pääse aineistoon käsiksi esim. salasanojen tai käyttöoikeuksien hallinnan kautta).

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Aineistoon pääsyä tulee aina valvoa luottamuksellisuustason mukaan.

• Kuvaile, miten huolehditaan, että ulkopuoliset eivät pääse aineistoon käsiksi )esim. salasanojen tai käyttöoikeuksien hallinnan kautta).

5.1 Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista? Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville?

Kuvaa, miten saatat aineistosi löydettäväksi ja saataville jatkokäyttöä varten. Jos aineistoa tai osaa siitä ei voi julkaista, perustele, miksi julkaiset ainoastaan metadatan.

Jos kyse on arkaluonteisista tiedoista, joita ei voi avata, kuvaa niihin liittyvien metatietojen avaaminen. Kuvaa arkaluonteisen aineiston turvallinen säilytysmenettely seuraavassa kohdassa 5.2.

Tutkimusaineiston avoimuus edistää aineiston uudelleenkäyttöä.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Voit julkaista aineistosi kuvauksen (ts. metatiedot) asettamatta aineistoa avoimesti saataville ja näin rajoittaa pääsyä aineistoon.
• Julkaise aineistosi data-arkistossa (data repository) tai datajulkaisuissa (data journal).
• Voit etsiä sopivaa data-arkistoja osoitteesta re3data.org (https://www.re3data.org/).
• Suosi sellaisten arkistojen tai julkaisijoiden käyttämistä, jotka tarjoavat pysyvän tunnisteen (PID). Näin varmistat, että aineisto on käytettävissä pysyvän linkin (esim. DOI, URN) kautta.
• Muista tarkistaa rahoittajan omat, alakohtaiset tai kansalliset suositukset data-arkiston valintaan liittyen.
• Tutkimusaineiston sekä kaikkien tutkimushankkeessa luotujen koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäviksi on suositeltavaa. Käytä tähän tarkoitukseen esimerkiksi Creative Commons - (https://creativecommons.org/choose/), GNU- (https://www.gnu.org/licenses/gpl-3.0.en.html) tai MIT-lisenssiä (https://opensource.org/licenses/MIT) tai muuta asianmukaista lisenssiä.

VÄLTÄ PÄÄLLEKKÄISYYTTÄ JULKAISUSUUNNITELMAN KANSSA! Tutkimusartikkelin julkaiseminen ei ole sama asia kuin aineiston julkaiseminen. Datajulkaisut (data journal) ovat tutkimusaineistojen julkaisuun erikoistuneita foorumeita.

 5.1 Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista? Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville?

Kuvaa, miten saatat aineistosi löydettäväksi ja saataville jatkokäyttöä varten. Jos aineistoa tai osaa siitä ei voi avata kerro, miten julkaiset aineiston löydettävyyden kannalta keskeiset metatiedot, jotta aineisto on löydettävissä ja jatkokäytettävissä ehtojen mukaisesti.

• Mitä osia aineistosta voidaan avata: kokonaan, osittain esim. anonymisoituna tai aggregoituna, vai ainoastaan kuvailutiedot eli metatiedot? Kerro myös mitä osia aineistosta pitää tuhota hankkeen päättyessä. 
• Missä datarepositoriossa aineisto tai sen metatiedot julkaistaan?
• Milloin julkaiseminen tapahtuu esim. hankkeen päättyessä tai tutkimusjulkaisun yhteydessä?

Perustele tilanteet, joissa aineistoa tai sen osaa ei voida avata, esimerkiksi arkaluonteisten tietojen tai tutkimusturvallisuuteen liittyvien riskien vuoksi. Huomioi myös aineiston mahdolliseen jatkokäyttöön liittyvät riskit, kuten soveltuvuus automaattiseen analyysiin tai tekoälyjärjestelmien koulutukseen sekä näihin liittyvät tutkimusturvallisuusnäkökohdat. 

Tutkimusaineiston avoimuus ja löydettävyys edistävät aineiston uudelleenkäyttöä ja tutkimuksen läpinäkyvyyttä.  

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Voit julkaista tutkimusaineistosi metatiedot avoimesti ilman, että itse aineisto on vapaasti saatavilla. Tämä parantaa aineiston löydettävyyttä ja mahdollistaa hallitun pääsyn aineistoon.

• Tarkista, miten tutkittavia on informoitu aineiston käytöstä.

• Julkaise aineisto ja/tai sen metatiedot datarepositoriossa (data repository) tai datajulkaisussa (data journal), joka on aineistoihin erikoistunut julkaisukanava ja myöntää pysyvän tunnisteen (PID, kuten DOI tai URN:n).

• Muista tarkistaa rahoittajan omat, alakohtaiset tai kansalliset suositukset valitessasi sopivaa julkaisupaikkaa. EU-rahoittajat vaativat yleensä sertifioidun datarepositorion käyttämistä.
• Voit etsiä sopivaa datarepositoriota re3data.org -palvelusta (https://www.re3data.org/) tai hyödyntää kansallisia ja alakohtaisia julkaisupalveluita, kuten 
  • Fairdata-palvelut (yleinen),
  • Kielipankki (kielitieteet),
  • Tietoarkisto (yhteiskuntatieteet),
  • Federated EGA (genomidata) tai eurooppalainen ELIXIR Deposition Databases (biotieteet)
• Tutkimusaineiston sekä kaikkien tutkimushankkeessa luotujen koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäviksi on suositeltavaa. Käytä tähän tarkoitukseen esimerkiksi Creative Commons- , GNU- tai MIT-lisenssiä tai muuta asianmukaista lisenssiä.

1. muutettu data-arkisto → datarepositorio, koska arkisto viittaa pidempiaikaiseen säilyttämiseen

2. lisätty riskit tutkimusturvallisuuteen & tekoäly.

3. lisätty kansalliset julkaisupalvelut

Kommentit:

Pitäisikö ohjeessä määritellä tämä? Repo ja arkistotermejä (data repository, data archive) käytetään monesti sekaisin. Repositorio lienee käsitteistä usein merkitykseltään laajempi. Periaatteessa datarepositorio tukee ensisijaisesti aineistojen jakamista, saatavuutta ja uudelleenkäyttöä projektin aikana ja sen jälkeen. Data-arkisto tai digitaalinen pitkäaikaissäilytyspalvelu keskittyy aineiston säilymiseen pitkällä aikavälillä, varmistaen aitouden, eheyden ja käytettävyyden teknologioiden muuttuessa. Ks. esim. Data Librarian's Handbook

5.2 Missä pitkällä aikavälillä arvokas aineisto säilytetään ja kuinka pitkään?

Kuvaa lyhyesti, mitkä osat aineistostasi aiot säilyttää, missä ja kuinka pitkään. Pitkäaikaissäilytys tarkoittaa, että aineisto ja data säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista - jopa useiden vuosikymmenten tai -satojen ajaksi.

Voit luokitella aineistosi ennakoidun säilytysajan mukaan:

A) Hankkeen päättyessä tuhottava aineisto
B) Aineisto, joka arkistoidaan verifioinnin ajaksi (tieteenalan mukaan esim. 5–15 vuotta)
C) Mahdollista uudelleenkäyttöä varten arkistoitava aineisto (esim. 25 vuotta)
D) Pitkällä aikavälillä arvokas aineisto, joka arkistoidaan kuratoidussa ympäristössä kymmeniksi tai sadoiksi vuosiksi tulevia sukupolvia varten

Sinun on päätettävä, mitkä aineistot ja data säilytetään ja mitkä hävitetään. Ainutlaatuisella tai vaikeasti toistettavalla datalla voi olla pitkäaikaista arvoa ja se on syytä säilyttää. Digitaaliseen säilyttämiseen tulisi käyttää erityisiä pitkäaikaiseen säilyttämiseen erikoistuneita arkistoja ja data repositorioita​.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Aineistojen ja datan säilyttämistä koskevat päätökset tulisi tehdä jo aineistonhallinnan suunnitteluvaiheessa, ja niiden tulisi ottaa huomioon mm. anisaatioiden ohjeet ja vaatimukset.
• Käytä arkistoja, jotka ovat sitoutuneet aineistojen ja datan pitkäaikaiseen kuratointiin. Esimerkiksi Fairdata PAS-palvelu on erikoistunut tutkimusaineistoihin, joilla on merkittävää arvoa organisaatiolle tai kansallisella tasolla sekä tällä hetkellä että erityisesti tulevaisuudessa. Lisätietoa PAS-palvelusta - ota yhteyttä kotiorganisaatiosi datatukeen.

 5.2 Missä pitkällä aikavälillä arvokas aineisto säilytetään ja kuinka pitkään?

Pitkäaikaissäilytys tarkoittaa aineiston säilyttämistä käyttökelpoisena vuosikymmenten ajan tai pidempään, mikä edellyttää erikoistuneita palveluita ja ylläpitoa. Data-arkistoilla ja repositioilla ja on seulontaperiaatteita, joiden mukaan mahdolliset säilytyspäätökset tehdään.  

Ota ajoissa yhteyttä kotiorganisaatiosi datatukeen sopivan säilytysratkaisun valitsemiseksi. 

Erityisesti ainutlaatuiset, vaikeasti toistettavat tai aineistot, joilla on laajaa tieteellistä, yhteiskunnallista tai kulttuurista, soveltuvat pitkäaikaissäilytykseen. Arkaluonteisten tai tutkimusturvallisuuden kannalta herkkien aineistojen osalta tulee varmistaa, että säilytysratkaisut sisältävät asianmukaisen pääsynhallinnan ja tietoturvan koko säilytysajan. 

Omalla organisaatiollasi saattaa olla linjaus tutkimusaineistojen säilytysajoista.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Aineistojen ja datan säilyttämistä koskevat päätökset tulisi tehdä jo aineistonhallinnan suunnitteluvaiheessa, ja niiden tulisi ottaa huomioon mm. organisaatioiden ohjeet ja vaatimukset.
• Käytä repositorioita ja arkistoja, jotka ovat sitoutuneet pitkäaikaissäilytykseen ja joilla on
  
  • Määritellyt kuratointi- ja säilytyskäytännöt
  • Tuki pysyville tunnisteille ja metadatastandardeille
  • Esimerkiksi Fairdata PAS-palvelu on erikoistunut tutkimusaineistoihin, joilla on merkittävää pitkäaikaista arvoa organisaatiolle tai kansallisella tasolla.

Muutettu niin, että vastataan kysymyseen pitkäaikaissäilytyksestä & ajasta. Hävityksestä maininta siirretty 5.1.

Miten laajalti organisaatioissa on käytössä Data Availability Statement (DAS)? Pitäisikö DAS mainita ohjeessa?

6.1 Kuka (esim. tehtävä ja laitos) vastaa aineistonhallinnasta?

Kerro tässä lyhyesti, miten edellisissä vastauksissa kuvatut tehtävät ja vastuut on jaettu. Pohdi myös, kuka vastaa aineistosta, jota hankkeesi tuottaa vielä päätyttyään.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Hahmottele aineistonhallintaan liittyvät tehtävät ja vastuut, jotka liittyvät esimerkiksi tiedonkeruuseen, metatietojen tuottamiseen, aineiston laatuun, säilytykseen ja varmuuskopiointiin sekä aineiston arkistointiin ja jakamiseen. Jos mahdollista, nimeä vastuuhenkilö(t).
• Yhteistyöhankkeissa kuvaa kumppaneiden aineistonhallintavastuut.
• Määrittele, kuka vastaa aineistonhallintasuunnitelman toteuttamisesta ja varmistaa, että suunnitelma tarkastetaan ja tarvittaessa korjataan.
• Harkitse aineistonhallintasuunnitelman säännöllistä päivittämistä.

 6.1 Kuka (esim. tehtävä ja laitos) vastaa aineistonhallinnasta?

Kerro tässä lyhyesti, miten projektisi aineistonhallinnan tehtävät ja vastuut on jaettu. Pohdi myös, kuka vastaa aineistoista, joita hankkeesi mahdollisesti tuottaa vielä päätyttyään.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Hahmottele aineistonhallintaan liittyvät tehtävät ja vastuut, jotka liittyvät esimerkiksi aineiston keruun valmisteluun ja sen toteuttamiseen, dokumentointiin, aineiston laatuun, säilytykseen ja varmuuskopiointiin sekä aineiston arkistointiin ja jakamiseen. Jos mahdollista, nimeä vastuuhenkilö(t).
• Yhteistyöhankkeissa kuvaa kumppaneiden aineistonhallintavastuut.
• Määrittele, kuka vastaa aineistonhallintasuunnitelman toteuttamisesta ja päivittämisestä.
• Kerro, kuka vastaa aineistonhallintataitojen perehdyttämisestä tutkimusryhmässä. 

Olisi hyvä kohdistaa huomio DMP:n sijaan itse aineistonhallinnan prosessiin.

6.2 Mitä resursseja aineistonhallinta edellyttää, jotta voit varmistaa, että aineisto voidaan avata ja säilyttää FAIR-periaatteiden (ks. edellä) mukaan?

Arvioi resurssit (esim. raha ja aika), joita tarvitaan aineiston hallintaan, säilyttämiseen ja jakamiseen. Tarvittavia resursseja ovat esimerkiksi säilytyskustannukset, laitteet, työaika sekä mahdolliset data-arkiston tallennuskustannukset.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Pohdi, mitä täydentäviä tietoteknisiä tiloja ja resursseja tarvitaan ja mitkä niiden kustannukset ovat.
• Harkitse tarkkaan, mitä resursseja tarvitaan aineiston jakamiseen, säilyttämiseen ja kuratointiin.
• Erittele aineistonhallintakustannukset budjetissa rahoittajan vaatimusten mukaisesti.

 6.2 Mitä resursseja aineistonhallinta edellyttää, jotta voit varmistaa, että aineisto voidaan avata ja säilyttää FAIR-periaatteiden (ks. edellä) mukaan?

Arvioi resurssit, joita tarvitaan aineistonhallintaan koko datan elinkaaren ajan. Tarvittavia resursseja voivat olla esimerkiksi säilytyskustannukset, laitteet, työaika sekä mahdolliset data-arkiston tallennuskustannukset.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

• Pohdi, mitä täydentäviä tietoteknisiä ratkaisuja ja resursseja tarvitaan ja mitkä niiden kustannukset ovat.
• Kerro, miten varmistat aineiston pitkäaikaisen käytettävyyden.
• Erittele aineistonhallintakustannukset budjetissa rahoittajan vaatimusten mukaisesti.