Polkuun on ideamuotoilun pohjalta kaavailtu seuraavat asiat käsiteltäviksi
- Arkistoinnin kehittämisen ja järjestämismallien vaihtoehtojen selvittäminen korkeakoulujen näkökulmasta
- esim. asianhallintajärjestelmän kehittäminen korkeakoulun keskitetyksi arkistointiratkaisuksi
- Asianhallintajärjestelmän käyttäminen pitkäaikaiseen säilytykseen korkeakoulun yleispalveluna, siis muutoin kuin pysyvän säilytyksen kannalta (huomioitava kansallisarkiston seulontapäätös, joka määrää AMKien säilyttävän pysyvästi tiettyjen tehtäväluokkien asiakirjatiedot nimenomaan asianhallintajärjestelmässä, esim. hallinnon ohjauksen ja TKI-hankeasiakirjat)
- esim. valtakunnallisen ihmeen toivominen (edellyttää lisäksi paikallisesti järjestettyä, täydentävää ratkaisua)
- esim. arkistoinnin hajauttaminen toiminnan siilon ratkaisuihin ja yleiseen arkistoon
- esim. hybridi edellisistä
- Asianhallintajärjestelmän integraatiot operatiivisiin järjestelmiin
Kiinnostuksensa tähän polkuun ovat ilmoittaneet:
| Korkeakoulu | Nimi | Rooli | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Laurea | Maaret Usvasalmi | Projektipäällikkö | maaret.usvasalmi @laurea.fi | |||
| Humak | Tiina Miettinen | Suunnittelija (TKI-keskus) | tiina.miettinen @humak.fi | |||
| Humak | Ari Savander | CIO | ari.savander @humak.fi | |||
| Vaasan korkeakoulut | Ari Hovila | Tietohallintopäällikkö | ari.hovila @uwasa.fi | |||
| TUNI | Jenni Sorvisto | Asiakirjahallinnan asiantuntija | jenni.sorvisto @tuni.fi | |||
| TAMK | Hannu Terävä | Erikoissuunnittelija | hannu.terava | TUNI | Riina Ojanen | riina.ojanen @tuni.fi |
| LAMK | Vappu Anttila | Hankintakoordinaattori | vappu.anttila @lamk.fi | |||
| VY | Paula Ojala | Asiantuntija | paula.ojala @uwasa.fi | |||
| VY | Paul Niemistö | Asiantuntija | paul.niemisto @uwasa.fi | |||
| Arcada | Helena Päivärinta | Dokumenthanteringsexpert | helena.paivarinta @arcada.fi | |||
| ÅA | Katarina Pihl | Informationshanteringsspecialist | katarina.pihl @abo.fi | |||
| ÅA | Anne Niemi | Planerare | anne.niemi @abo.fi | |||
| SAMK | Esa Rahiala | Erityisasiantuntija (Talous- ja hallintopalvelut) | esa.rahiala @samk.fi | |||
| LUT | Sari Tuomiheimo | Hankintasuunnittelija | sari.tuomiheimo @lut.fi | |||
| SAMK | Saana Mäenpää | Arkistonhoitaja (kirjaamo) | sanna.maenpaa @samk.fi | |||
| TuAMK | Sari Toivanen | Tietopalvelusihteeri | sari.toivanen @turkuamk.fi |
Kerättyjä kommentteja
| Korkeakoulu | Kommentti |
|---|---|
| Aalto | Mahdollisuus myös allokoida rahaa mikäli pläni on hyvä. |
| Arcada | Seurataan tiiviisti ja hypätään mukaan siihen junaan jos vaan sopii meidän aikatauluihin |
| Centria | Ollaan mielellään kuulolla |
| HAMK | |
| Hanken | |
| Humak | Olemme kiinnostuneita olemaan mukana mutta tällä hetkellä emme voi luvata resursseja asian käyttöön |
| HY | HY:ssä on sähköinen arkistoalusta, tarvittaessa voimme selvittää järjestelmätoimittajan kanssa olisiko siitä hyöytyä muille korkeakouluille |
| JAMK | Lähinnä kuunteluoppilaaksi |
| KAMK | KAMK on kiinnostunut kaikista tutkintalinjoista. Suunnittelun edetessä se tekee päätöksen tarkemmasta resurssiensa kohdentamisesta. |
| Karelia | |
| LAMK | |
| Laurea | |
| LUT | Arkistointiratkaisua ei vielä ole. |
| Metropolia | Asiainhallinnan / arkistointijärjestelmän hankinta on ajankohtainen vuoden 2020 puolella. Tämän vuoden puolella voimme tehdä vain valmistelevia toimenpiteitä. |
| Novia | Pikkuhiljaa siirrymme tähän |
| SAMK | Kiinnostaa |
| Savonia | |
| TUNI | Arkistointiratkaisun hankkimisen selvityksessä ja mahdollisessa kilpailutuksessa olemme mielellämme aktiivisesti mukana. Tämä kohta kiinnostaa meitä ja on vahvasti intresseissämme. Alustavana tavoitteenamme on ollut jonkinlaisen sähköisen arkistoinnin ratkaisun saaminen vv.2020-2021. |
| TuAMK | Meitä kiinnostaa osallistua ilmoittamiemme polkujen toteuttamiseen, mutta lopullisen sitoumuksen annamme kun tiedämme ko. polkujen toteuttamisen mahdolliset kustannukset. Polku 1 tulisi saada toteutettua mahdollisimman pikaisella aikataululla. |
| Uniarts | Ehkä |
| VAMK | Tällä hetkellä ei ole käytössä järjestelmää, joten peruslähtökohtien tarkistus ja sitten mahdollinen yhteishankinta voivat tulla kysymykseen. |
| VY | Ollaan kuulolla |
| ÅA | Aktiviinen rooli kiinnostaa |
Järjestelmä on jo...
- Haaga-Helia
- LUC
- OAMK
- OY: Olemme toteuttaneet yhteistyössä Turun ja Itä-Suomen yliopistojen kanssa sähköisen arkistoinnin ratkaisun hankinnan 2018. Järjestelmän käyttöönotto menossa ja palveluntuottajana toimii CSC (käyttöpalvelut) sekä Avaintech (järjestelmä)
- UEF
- UTU